印章管理制度

第1页共11页印章管理制度第一章总则第一条为进一步规范我司印章管理，统一印章种类、规格、使用范围，明确印章刻制、保管、使用、销毁标准，以避免由于印章管理不善造成公司信誉上、经济上的损失，特制定本管理制度。第二条本管理制度适用于公司所有印章。第二章印章的类别第三条公章（一）定义：代表所在公司的法定名称，正式代表公司的权力和职责的印章。（二）使用范围：公司下发的红头文件；以公司名义发出的对外函件及报表；以公司名义出具的证明、担保、授权委托书等法律文书；以公司名义签订的非经济合同类协议书；其他须加盖公章的文件材料。（三）印章格式：公章为圆形、直径4.2cm、五角星、文字自左而右整圈环绕。第四条法人代表名章（一）定义：刻有法人代表姓名，代替手写签名，加盖在文件或凭据上以示负责的印章。（二）使用范围：公司开具的支票；其他须加盖法人代表名章的凭证与法律文书。（三）印章格式：方形、边长1.8cm、文字自上而下自左而右。第五条专用印章（一）定义：为行使某一项专门性业务而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名称外，还刊有专门的用途。我司专用印章包括财务专用章、合同专用章、业务专用章、人事专用章等。（二）使用范围1、财务专用章：往来对帐需财务确认的核对函件；结算、结账证明；涉税报表、资料及相关退税资料；其他需要加盖财务章的文件材料。2、合同专用章：以公司名义签订的各类经济合同。3、人事专用章：收入证明文件；公积金贷款；终止或解决劳动合同决定书；政审函；大学生实习鉴定；在职证明；住房证明；人事介绍信、劳动合同备案花名册等、独生子女证明、单身证明、培训合格证书、对外招聘合作协议、考勤证明、参保养老医疗证明、初婚未育证明、商调表、退档证明、旷工通知书、毕业鉴定审核、其他培训、会议邀请函。第2页共11页房屋业主的函件往来确认。（三）印章格式1、合同专用章、人事专用章采用圆形、直径4cm、五角星、文字自左而右环绕；2、财务专用章有方形章和圆形章两种，圆形章同上，方形章，边长2.5cm、文字自上而下自左而右，主要用于银行结算等事宜；3、发票专用章采用椭圆形，4cm*3cm，文字自左而右环绕；4、人事专用章为圆形、直径4cm、五角星、文字自左而右环绕。第六条其他印章（一）党委印章1、使用范围：以党委名义上报的公文；党委开具的各种介绍信、证明信、外调信等；接转组织关系；党员入党材料审核文件；其他需加盖党委印章的文件。2、印章格式：圆形、直径4cm、五角星、文字自左而右环绕。（二）工会印章1、使用范围：以工会名义上报的公文；其他需加盖工会印章的文件。2、印章规格：圆形、直径4cm、五角星、文字自左而右环绕。第七条戳记（一）定义：代替某些手写方式刻制的印章，作用是代替手写功能，部分戳记还有一些正式作用的含义。（二）使用范围：根据刻制规定的特定范围进行使用。（三）印章规格：采用小四、条形、文字自左而右排列、宋体。第三章印章的刻制、登记与启用第八条印章刻制申请程序（一）申请部门填写《印章刻制申请单》（附件一），明确印章形状、规格、使用范围等相关内容。（二）戳记的申请流程：1、印章按以下流程进行刻制：申请人申请部门负责人总经理第九条印章、戳记刻制登记程序第3页共11页（一）刻制印章、戳记审核同意后，由总经办按照国家相关规定进行刻制。（二）印章、戳记刻制完毕后，进行《印章领用台帐》（附件二）的登记。第四章印章的保管与使用第十条印章保管（一）总经办为印章管理部门。各部门负责人为印章管理最终负责人。（二）印章保管部门、保管人1、公章：由总经理指定专人负责保管；2、财务专用章：由财务部负责人保管；3、法定代表人名章：由财务部负责人指定资金会计保管；4、合同专用章由总经办负责人保管；（四）特定情况下保管人的规定1、印章保管人岗位空缺或人员处于试用期间，由印章管理部门负责人指定其他人员保管，须经总经办审核。2、印章保管人出差或休假，影响到印章使用时，印章保管人需将印章临时交接给本部门专人保管（财务专用章与法定代表人名章不得指定同一人保管），并及时报总经办备案。如因交接期间印章出现问题，临时保管人负直接责任，保管人、印章管理部门负责人负连带责任。3、印章保管人离职、印章保管人临时变更时，必须办理印章的交接工作，保管人、交接人、监交人（总经办人员担任）必须签字确认。第十二条印章的使用（一）除戳记、发票专用章，其他印章须填写印章申请单方可使用1、经办人填写《印章使用申请单》，并经权限审核人批准后连同需盖章文件一并交印章保管人。公章、合同章的权限审核人为总经理，其他印章为保管部门负责人。2、印章保管人须查看文件用章审核手续是否齐全、有效，经确认有效审核人签字审核同意后，方可允许用印。3、印章使用申请单统一在总经办保管，各部门需用章时，到总经办填写，按流程报批结束后，凭《印章使用申请单》至印章保管人处盖章。45、印章使用申请单保管1年后，方可销毁。（二）协议、合同加盖印章操作规定第4页共11页印章保管人对签订的协议、合同加盖公章或合同章时，原则上需看到对方单位的签字盖章后方可加盖，盖章时对方单位印章、双方代表人签字、合同盖章日期缺一不可。如因特殊情况须先盖我司公章或合同章时，经办人将我方盖过章的合同复印签字后，交印章保管人保管。合同经客户签字盖章后带回后换回复印件。（三）协议、合同的法务审核所有对外签订的协议、合同均需通过董事长审核。合同履行过程中的所有补充协议、变更协议、合同出现违约而向对方出具的函件，在盖章前均需通过审核。在接待政府工商、物价、质监等执法部门，以及法院、公安、检察院等司法机关的执法检查过程中，对方要求提供材料并加盖公章的，在盖章前必须通过董事长审核。应有关个人、单位或国家机关的要求，我司需对外提供证明、情况说明等文件时，在文件盖章前，应通过总经理审核。（四）原则上不得将印章带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《印章使用申请单》，列明带出人、带出原因并经部门负责人同意后，报总经理审核。（五）用章规范1、当加盖1个印章时候，应该上不压正文，下骑年盖月。2、加盖印章应图案端正，痕迹清晰。忌讳重印（即第一次加盖痕迹不够明显，再次加盖）；严禁在空白纸上盖印；严禁盖印的那一页没有正文；严禁多页文件不盖骑缝章；严禁没有申请和登记的情况下盖印。第五章印章的停用与销毁第十三条印章的停用单位名称变更、撤销，或因为业务内容发生变化，部门负责人决定停用的，印章应立即停止使用，并交总经办注销，并在《印章保管台帐》中注明“停用日期”，并填写《印章停用销毁申请单》。第十四条如印章丢失，印章保管人应立即向总经办报失，总经办在第一时间上报总经理。公章、法人代表名章、专用印章丢失由总经办对外公告作废。第七章惩罚条例第二十一条总经办体系负责对印章日常管理进行检查和控制。第二十二条出现违反以下情形之一，1、违反印章刻制程序私自刻制印章。2、印章遗失。3、私自使用印章（印章使用不履行登记手续，按私自使用处理）。第5页共11页4、印章滥用及不正当使用的。5、印章保管不善被他人窃用的。6、其他违反本规定使用印章给公司利益造成损失的。没有给公司造成损失的，对相关责任人予以警告、通报批评，并视情节轻重予以100--500元的经济处罚；给公司造成经济损失的，责任人除全额赔偿公司经济损失外，将视情节轻重予以降职、降级、开除等处分；如违反国家法律规定的行为，将依法追究法律责任。保管人部门负责人、单位第一负责人承担连带责任。第八章附则第二十三条本制度自颁发之日起执行，有效期至新制度颁发止。第6页共11页附件一：印章刻制申请单日期：申请部门申请人部门负责人印章形状印章规格五角星□有□无印章名称用途与使用范围部门经理签字综合管理部审批总经理审核第7页共11页附件二：印章领用台帐序号印章名称印模留存申请部门刻制人领用人签字领用时间保管人备注12345第8页共11页附件三：印章保管台帐说明：备注栏用于填写“保管人变更”记录填写不下时，重新登记序号的情况序号印章名称印模留存保管部门保管人保管人变更1保管人变更2保管人变更3停用日期备注姓名协议编号姓名协议编号姓名协议编号姓名协议编号1保管情况转序号XX2345第9页共11页附件四：印章保管人移交登记表印章名称印章保管人及部门印章接收人及接收部门监交人部门负责人姓名部门交接日期姓名部门交接日期第10页共11页附件五：编号：XXXX-XXXX印章使用保管协议甲方：乙方（印章保管人）：第一条本协议适用于所有印章的保管。第二条甲方委托乙方负责对公司进行保管、使用，乙方负责对印章使用进行审核，同时登记使用记录，定期报总经办备案。第三条各类印章需在范围内使用，不得超过范围使用、混用，具体使用范围参见《印章管理制度》相关条款。第四条印章保管人严格按照印章使用程序和使用方法操作。第五条违反印章管理办法，甲方将按照《印章管理制度》中相关处罚条例进行处理。第六条本协议一式二份，甲、乙双方各一份。第七条协议有效期至保管人变更时为止。甲方签字（盖章）：乙方签字（盖章）：年月日年月日备注：1、保管协议的编号必须填写在《印章保管台帐》上2、编号原则：XXXX代表年，XXX代表当年流水号第11页共11页附件六：印章停用销毁申请表日期：申请人监督人销毁时间拟销毁印章销毁原因总经理审核