合同事务管理办法(XXXX)

1QG/SH132500.10-2010合同事务管理办法1范围1.1本办法适用于公司各单位、各部门、各项目部的合同事务管理。1.2公司所属法人单位的合同事务管理制度，参照本办法执行，并报公司法律事务处备案。2引用标准《中国石油化工集团公司合同事务管理办法》3定义合同事务是指合同签订、履行、终结过程中发生的合同基础性管理工作。主要包括：合同文本、合同编号、合同台帐、合同统计报表、合同专用章、授权证书（由《授权委托管理办法》另行规定）、合同档案管理等方面的内容。4职责4.1法律事务处是公司合同事务的主管部门。4.2合同归口管理部门或其它职能部门、后方单位依照本办法管理本系统合同事务。4.3合同台账的登记和合同专用章的保管、使用由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责。4.4合同统计报表编制、报送由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责。4.5合同编号由合同承办部门的合同管理员具体负责。5合同文本5.1法律事务处负责统一组织开发、颁布和推广使用各类合同标准文本，建立和维护合同标准文本资源库，对纳入资源库的合同标准文本进行统一规范化整理并上传至公司OA系统，供各部门、单位下载使用。5.2在对外签订合同时，合同承办部门应按下列顺序选择使用合同文本：a）集团公司法律事务部颁布的合同标准文本；b）公司制定、发布的标准文本；c）对方在公司合同标准文本基础上修改形成的合同文本；d）双方共同拟订的文本或第三方文本；e）对方合同文本。5.3合同文本由承办部门负责统一打印。6合同编号6.1一般要求6.1.1对外签订合同应由合同承办部门按本办法统一编号，实行一份合同一个编号的原则，不得重号或漏号。没有编号的合同不得进行审查、报批和签署。6.1.2采用对方当事人提供的合同文本，且对方已有编号的，仍应按本办法自行编号。26.2合同编号规则6.2.1合同编号承办部门代码、合同分类代码、订立年份和流水代号等四部分用连字符“-”连接起来组成。6.2.2承办部门代码承办部门代码码长8位。其中，前四位为公司机构代码，根据《中国石化标准代码维护管理办法》，码值为“1325”。后四位为承办部门机构代码，编码规则及管理执行《公司组织机构代码管理办法》和《项目部组织机构代码、工作分解结构代码管理办法》（总部机关职能部门、后方单位和分（子）公司及项目部的机构代码情况详见附录A）。6.2.3合同分类代码合同分类代码规定如下（详见附录B）：a）公司对合同按两级分类设置代码；b）合同一级代码由两位拼音字母组成。二级代码由以阿拉伯数字“0”开头的两位阿拉伯数字组成。未划分小类的合同二级代码一律用“52”替代。6.2.4合同订立年份合同订立年份填写公历年份的全部数字。6.2.5合同流水序号合同流水序号，按合同签订的先后顺序，从0001－9999，由合同承办部门自行编制。6.2.6合同签订后，双方签订的补充协议或变更协议的编号应与原合同一致。但应在原编号末加注/1、/2等尾标，以示区别。履行完毕后与原合同一并归档。6.2.7合同编号举例：13250003-GC01-2009-00017合同台帐7.1法律事务处、合同归口管理部门、其它职能部门应建立合同台账，对本系统（部门）的合同签订、履行情况予以登记。7.2各单位、各项目部应当按照法律事务处和归口管理部门的要求，建立合同台账，对合同签订、履行情况进行登记。7.3合同台账应做到登记及时、记录准确、内容完整。7.4合同签订与履行登记台账的主要内容包括：序号、合同编号、合同名称、我方承办部门、合同当事人（包括甲乙双方名称或姓名、授权代表与经办人）、合同主要内容、标的合同流水号合同订立年份合同一级分类，建设工程合同代码为GC，合同二级分类，工程承包合同代码为01市场开发部代码3额（包括单价、合同额和结算额）、合同期限（包括签约日期、合同日期和实际日期）、验收人、变更及原因等。具体详见附录C。7.5公司合同台账原则上采用电子台帐形式，并定期打印成纸质台帐备查。8合同报表8.1为及时反映合同签订、履行动态情况，合同归口管理部门、合同承办部门应定期向法律事务处报送合同统计报表（详见附录D）。8.2合同统计报表每半年填报一次，分别为当年七月上旬和次年的一月上旬前。8.3专业公司（项目部）报送报表时应同时将统计报表抄送合同归口管理部门。8.4合同统计报表应做到报送及时，信息准确，内容完整。8.5报表应有编制说明，简要说明本报告期发生合同订立、履行、变更、解除、违约或不可抗力等情况。8.6公司将按照集团公司法律事务部的统一部署，逐步实现合同统计报表的信息化管理。9合同专用章9.1合同专用章由法律事务处统一刻制、并发放至归口管理部门。9.2公司对合同专用章实行分类专项管理和授权使用，其管理部门和使用范围规定如下：9.2.1“中国石化集团第十建设公司建设工程承包合同专用章”若干枚，由市场开发部负责管理和使用，可授权公司组建的项目部和专业公司保管和使用，用于签订建设工程承包合同。9.2.2“中国石化集团第十建设公司分包合同专用章”1枚，由经营部负责管理和使用，用于签订建设工程分包合同。9.2.3“中国石化集团第十建设公司劳务合同专用章”1枚，由人力资源部负责管理、使用，用于签订劳务合同。9.2.4“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章”3枚，用大写英文字母A至C进行区分。a）“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章A”，由经营部负责管理，用于签订业务公司建设工程发包合同、业务外包合同、施工设备（机具）租入合同、脚手架租赁合同和项目暂设办公及生活用房屋的租赁合同；b）“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章B”，由物资装备处负责保管使用，用于签订公司设备采购、设备出租、设备修理、列入公司集中采购范围的货物和服务采购，以及30万元及以上货物与服务的采购合同。c）“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章C”，由社区事务管理中心负责保管使用，用于签订公司房屋建筑物和土地使用权租赁、社区物业服务合同。9.2.5“中国石化集团第十建设公司涉外合同专用章”1枚，由海外事业部管理和使用，用于订立与涉外工程和服务有关的合同。9.2.6“中国石化集团第十建设公司材料采购合同专用章（30万元以下有效）”若干枚，由4物资装备处负责管理和使用，可授权公司组建的项目部和专业公司保管和使用，用于签订限额以下的材料采购合同。9.2.7“中国石化集团第十建设公司吊装运输合同专用章”1枚，授权重机公司负责管理和使用，用于代表公司对外签订吊装、运输合同和相关设备租赁合同；9.2.8“中国石化集团第十建设公司修理合同专用章”1枚，授权重机公司负责管理和使用，用于签订与特种机械修理厂经营活动中有关的承揽及采购合同；9.2.9“中国石化集团第十建设公司配件购销合同专用章”1枚，授权重机公司负责管理和使用，用于签订加藤工程机械零件中心经营活动中有关的购销合同；9.2.10“中国石化集团第十建设公司合同专用章”一枚，由法律事务处保管、使用，用于签订委托代理合同、社会中介服务合同和前述9.2.1至9.2.9项未列明的其它合同。9.3设立、增添、更换合同专用章，应由归口管理部门向法律事务处提出书面申请，经法律事务处审核并报公司法定代表人批准后，由法律事务处负责刻制、发放至归口管理部门，印模由法律事务处备案。归口管理部门应填写合同专用章发放登记表（参见附E），办理领用手续。9.4合同专用章终止使用或报废后，归口管理部门应填写合同专用章回收登记表（参见附F），并将废止合同专用章交法律事务处统一处理。9.5归口管理部门应当对授权专业公司、项目部保管和使用的印鉴的权限范围做出明确届定。9.6归口管理部门应当就专业公司、项目部保管和使用印鉴与使用、保管人签订或续签保管、使用协议，并报法律事务处备案。9.7合同印鉴使用单位应指定专人保管合同专用章，没有法定代表人或法人授权代表签字或审查不合格的合同，不得加盖合同专用章。9.8合同印鉴使用单位应建立健全合同印鉴使用登记薄，并在加盖合同专用章时，由经办人在合同印鉴使用登记薄上签字。9.9合同印鉴使用登记薄包括但不限于以下内容（详见附录G）：a）用印部门/单位；b）合同名称/编号；c）公司方签约代表；d）合同订立日期；e）加盖合同章日期；f）公司方经办人（签字）。9.10禁止携带合同专用章外出签订合同。因情况紧急确需携章外出的，公司总部机关各部门，经公司主管领导同意；其它单位或项目部，经本单位本项目部法人授权代表同意后，由合同管理员带章一同前往。59.11公司合同专用章遗失或被盗，应及时向公安机关报案，并在24小时内报告法律事务处。责任单位或部门应法律事务处的指导下，在3日内通过事发当地的地市级以上媒体声明作废，费用由责任单位或部门承担。9.12禁止以行政章代替合同专用章对外签订合同；禁止出借合同章或出借、丢弃盖有合同章的空白合同纸；禁止可能对公司造成损害的所有违法使用合同章的行为。9.13公司所属法人单位以本单位名义设立合同专用章，参照本章有关规定办理。10合同档案10.1公司合同管理部门应建立合同档案制度；10.2每份合同均应建立合同档案。合同档案应包括在合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除及解决纠纷等过程中，形成的所有书面材料及封存样品等实物。10.3文字类原始档案包括但不限于以下内容：a）合同文本及附件；b）补充协议、变更或解除合同协议；c）对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信调查资料，对方签约人法定代表人证明或授权委托书；d）意向书、备忘录、谈判及会谈记录；e）往来信函、电报、传真、电子邮件（包括验收确认书、质量异议书、催款通知书等）；f）现场签证、送达回执或确认书。10.4合同管理中形成的文档资料，包括各类台帐、报表、记录、领导批示等，也应归类建档，妥善保管。10.5合同终结程序完成之前，合同档案由合同承办部门负责保管。合同终结后的次年，合同承办部门应当按照《档案管理办法》的规定，将合同档案直接移交或交由合同归口管理部门统一移交公司档案室。10.6建设工程承包合同订立后，须提供合同四份（正本和副本），报市场开发部备案，由市场开发部发至有关部门、单位和项目部。10.7建设工程分包合同，须提供合同一份（正本），报经营部备案，其余由项目部或专业公司发至有关部门、单位。10.8内部分包工程合同，须提供合同一份（正本），报项目管理部备案，其余由项目部发至有关部门、单位。10.9设备、物资等货物与服务合同，须提供合同一份（正本），报物资装备处备案，并发至有关部门、单位。10.10其它合同，须提供合同一份（正本），按业务归口，报合同主管部门或归口管理部门备案，并发至有关部门、单位。10.11重机公司管理的合同之档案管理，由其依照本办法制定实施细则，在重机公司范围6内组织实施。10.12合同自履行完毕之日起，除内部合同外保存期为10年。附录1.本办法由公司法律事务处负责解释。7附录A：总部机关职能部门、后方单位、分（子）公司及项目部代码一览表序号单位名称代码序号单位名称代码1经理办公室1325000126金海湾工程公司132500932市场开发部1325000327齐安工程公司132502073经营部1325006428建筑工程管理公司132502784项目管理部1325000229管道结构工程公司132502745海外事业部1325028130上海分公司132502086人力资源部132500067财务资产处1325028331北京金海湾工程建设监理公司132502058发展规划处1325028032上海齐安工程设备有限公司132502069技术质量部1325028233中石化第十建设青岛有限公司1325027310安全监督处1325000911审计处1325001034青岛炼化工程项目部1325021012物资装备处1325003335福建炼油工程项目部1325021113党群工作部1325008036内蒙神华工程项目部1325021214纪委监察处1325001537齐鲁工程项目部1325021315信息管理中心132