合同管理办法

---1---第一章总则第一条为进一步加强项目部的合同管理工作，根据《XX公司合同管理办法》以及相关法律和规定，制定本细则。第二条本细则所称合同是指项目部在生产经营活动中所签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。本细则所称的合同管理是指项目部实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、奖惩等行为。第二章合同管理机构及其职责第三条项目部由总经济师主管合同管理工作，配备专（兼）职合同管理员，并经公司法律事务部进行培训，经考核合格后方可上岗。合同管理员负责合同的签订、网上审批、台帐档案管理及项目综合管理信息平台合同的录入提交，合同签订后的履行监控等工作。公司鼓励合同管理员取得企业法律顾问资格。第四条经营核算部是项目部合同综合管理部门，合同管理员设在经营核算部。合同管理小组组成：组长：项目经理副组长：项目总经济师、项目总工程师成员：副经理经营核算部、工程管理部、安质环保部、物资设备部、财务部、综合管理部、人力资源部负责人及合同管理---2---员。第五条合同管理小组的职责是：（一）宣传贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；（二）建立健全合同管理制度，负责合同管理的日常工作；（三）对合同进行项目部的内部评审，审查合同和合同范围内的有关送审资料，防止不完善和不合法的合同出现；（四）制止单位和个人利用合同进行违法活动；（五）承办其他有关合同管理工作。第六条合同管理员的主要职责：（一）负责合同综合管理的日常工作；负责组织项目部合同评审；（二）负责合同网上审批；（三）参与项目部合同的论证、起草、谈判工作，执行合同会签制度，记录合同评审过程;对合同示范文本的使用提供咨询服务和监督检查（四）建立合同管理台帐和合同档案制度，定期向公司法律事务部和项目部领导报告合同管理工作的情况；（五）负责项目综合管理信息平台合同的录入提交;（六）负责合同签订后的履行监控;---3---（七）负责项目部的授权委托工作；（八）承办其他有关合同管理的工作。第三章合同的分类及管理分工第七条公司范围内使用合同类型，结合法律规定和施工实际分为十一种，分别是：1.买卖合同，简称买卖（MM）；2.供用电、水、气、热力合同，简称供用(GY)；3.租赁合同，简称租赁(ZL)4.承揽合同，简称承揽(CL)；5.建设工程合同，简称建设(JS)；---专指与甲方合同6.劳务分包合同，简称劳务(LW);7.专业分包合同，简称（ZY）;8.运输合同，简称运输(YS)；9.技术合同，简称技术(JS)；10.借款合同，简称借款（JK）；11．其它类型合同，简称其他(QT)。合同编号方式：选项目部名称前二个字大写字母（项目部名称较长或重复的选前三个字大写字母）---合同类别简称--时间（年代）—合同号码---4---如：XX项目部2010年签订的第15份劳务合同编号为：JH-LW-2010-15各类合同在网上审批结束时自动生成编号。第八条经营核算部是项目部的合同综合管理部门，全面负责项目部的合同管理工作，负责组织合同评审、网上审批、建立合同综合台账和合同档案管理、合同履行监控；各业务部门为项目部合同专项管理部门，具体负责业务范围内合同的起草、签订、履行并建立合同专项台账及合同档案。相关业务部门应当在权限和专业范围内开展工作，并定期统计分析合同签订、履行情况，主动接受合同管理员的监督和检查。第九条合同签订前的前置手续：（一）劳务分包、专业分包合同超限价的，在合同审批前报经营核算部办理超现价分析；（二）外协队伍进场前到劳务部办理准入手续，被列入工总、集团公司、XX公司的不合格协作方不得与之签订合同。（三）劳务合同、专业分包合同在办理准入同时到法律事务部留存授权委托手续；（四）物资采购合同、机械设备租赁合同签订须履行招议标采购、询质比价采购程序，形成评标报告或经审批的比价采购表。（五）临时工程、驻地建设必须按照《项目临时工程、设施---5---建设标准管理办法》要求提前审批。因以上原因导致合同签订滞后，由项目部总经济师督促办理。第四章合同的签订第十条签订合同应当遵守国家法律、法规、规章和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第十一条签订合同，除即时清结外，必须采取书面形式。公司实行合同文本制。对外签订合同首先使用XX公司统一规范的合同文本，XX公司没有颁发统一文本的，采用公司统一规范的文本。公司没有统一文本的，由合同管理员起草，并报法律事务部备案。签订正式合同前，合同管理部门或合同管理人员应对其合法性进行审查。确需使用对方文本的，报主管项目副总经理审批后使用。第十二条签订合同采取要约、承诺方式，除应当采取的书面形式外，信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）亦是合同的书面形式，在签订合同过程中要严格保管、审查。如有不同意见，要立即回复对方，不得拖延，避免造成经济损失。第十三条合同签订前，应当重点审查：（1）主体资格是否真实合法；---6---（2）资信情况是否全面、可靠；（3）履约能力；（4）对方代理人的代理事项、权限和代理期限；（5）合同标的的真实性；（6）其他应掌握的相关情况。对对方的主体资格、资质情况有怀疑的，应要求合同相对人出具、提供《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》以及其他与从业资格要求相关的证书等资料。前述证明资料存档时，应当要求对方将复印件加盖主管部门公章。第十四条经总经理授权，项目部经理、总经济师有权对外签订合同。第十五条严禁外协队伍不签合同进场施工；严禁租用本项目人员车辆、机械；严禁租用公司本部管理人员车辆、机械。除对业主合同以外，都应在条款中明确约定：发生争议向XX法院起诉。第十六条为健全劳务、专业分包合同的管理，防止假冒、伪造主体及伪造公章现象的发生，与我公司签订劳务分包、专业分包合同的对方必须是能够独立承担责任的法人单位。**项目部、**分公司等均无权与我公司签订合同。---7---签订劳务合同，劳务分包方不是法定代表人由他人代理的，必须提供《法定代表人授权委托书》，必要时还要进行公证。签订合同后，为方便施工和结算，经法律事务部备案，留存授权委托书原件，被准入单位可以授权下属**分公司、**项目部组织施工、办理结算手续、收取工程款。第十七条劳务合同签订时须按照财务部相关规定缴纳履约保证金，各项目部必须保证与外协队伍签订入场前承诺书、安全协议、资金监管协议、廉政承诺书、末次结算承诺书作为劳务合同的附件。签订劳务合同后，项目部还要监督外协队伍与所雇佣民工签订劳动合同并缴纳相关保险。第十八条严禁向对方提供盖有项目部及项目部部门印鉴的空白纸张，在未对清有关账目并征得项目经理、公司财务部书面审批前，严禁随意为对方书写欠条或进行账目确认。无论项目部、工区、作业队给外协工人发放胸卡，不得盖章。项目部要严格按照《XX公司印章管理办法》的规定刻制、使用、保管项目部公章。项目部无权对外签订担保合同、借款合同。第十九条合同签订前必须经过项目部各部门评审，通过评审无争议的合同方可通过网上审批程序或提报公司审批。项目部---8---合同评审以会签方式或会议形式，由业务部门具体办理，合同管理员全面负责。各业务部门对合同评审时要明确提出意见，不得只签名。无论以何种形式组建的项目部，项目部下设的各工区、作业队无权签订合同。第五章合同审批权限划分、审批流程第二十条需报总经理审批合同范围（1）专业分包合同和单项合同标的额在一百五十万元以上的劳务分包合同。（2）除甲供材料外，单项合同标的额在一百万元以上的物资采购合同。（3）单项合同标的额在五十万元以上的机械、设备租赁，运输合同。（4）单项合同标的额在五十万元以上的与铁路单位的配合协议、技术服务等其他合同。（5）单项合同标的额在二十万元以上的青苗补偿、拆改协议。（6）其他涉及生产、安全、经营重大事项的合同是否需要总经理审批，由分管副总经理决定。第二十一条需报主管副总经理审批合同范围---9---（1）劳务分包和专业分包合同无论金额大小，分管项目副总经理审批后还需报总经济师核备。（2）涉及临近营业线施工及营业线施工的合同，涉及吊装、架梁、爆破等特种作业的合同，无论金额大小，分管项目副总经理审批后还需报主管安全、生产的副总经理审批。（3）乘人汽车合同分管项目副总经理审批后还需报主管后勤的副总经理审批。（4）工程用车合同分管项目副总经理审批后还需报主管生产的副总经理审批。第二十二条需报分管副总经理审批合同范围（1）所管辖项目建设工程施工合同（与甲方）的补充合同。（2）所管辖项目部的全部合同。项目部为分公司下设时，分管分公司的副总经理审批。第二十三条项目部报送公司本部会签，需加盖公司合同专用章的合同（1）专业分包合同此类合同专项管理部门为经营核算部，会签程序为：项目部评审---劳务部---经营核算部---工程部---物资设备部---财务部---法律事务部---分管项目副总经理---总经济师核备---总经理。---10---专业分包合同只有对方盖章，公司本部履行完毕上述评审程序后不加盖我公司任何印章，经营核算部、法律事务部各留存一份合同原件存档，项目部留存复印件，外协队伍不留存。（2）劳务分包合同（土方施工、钻孔桩施工、大小临施工包括在劳务分包范围）此类合同（除涉及大小临工程以外）专项管理部门为经营核算部，会签程序为：项目部评审---劳务部---经营核算部---工程部---物资设备部---财务部---法律事务部---分管项目副总经理---总经济师核备（单项合同标的额在一百五十万元以上的还需报总经理审批）。涉及大小临工程的劳务分包合同专项管理部门为工程部，会签程序同上。劳务分包补充合同采取简化形式，专项管理部门为经营核算部，会签程序为：项目部评审---经营核算部---财务部---法律事务部---分管项目副总经理---总经济师核备（补充合同和原合同相加超过一百五十万元以上的还需报总经理审批）。（3）单项合同标的额在二十万元以上的物资采购合同此类合同专项管理部门为物资设备部，会签程序为：项目部评审---物资设备部---经营核算部---工程部---财务部---法律事务部---分管项目副总经理审批（除甲供材料外，单项合同标---11---的额在一百万元以上的还需报总经理审批）。（4）单项合同标的额在十万元以上的机械、设备租赁，运输合同（涉及临近营业线施工及营业线施工的合同，涉及吊装、架梁等特种作业的合同除外）此类合同专项管理部门为物资设备部，会签程序为：项目部评审---物资设备部---经营核算部---工程部---财务部---法律事务部---分管项目副总经理审批（单项合同标的额在五十万元以上的还需报总经理审批）。（5）涉及临近营业线施工及营业线施工的合同，涉及爆破、吊装、架梁等特种作业的合同此类合同专项管理部门为工程部，无论金额大小必须会签，程序为：项目部评审---工程部---安监部--物资设备部---经营核算部---财务部---法律事务部---分管项目副总经理审批---主管安全副总经理审批（单项合同标的额在五十万元以上的还需报总经理审批）。(6)工程用车合同此类合同专项管理部门为物资设备部，会签程序为：项目部评审---物资设备部---工程部---经营核算部---财务部---法律事务部---分管项目副总经理审批---主管生产副总经理审批。(7)乘人汽车合同---12---此类合同专项管理部门为办公室，会签程序为：项目部评审---办公室---安监部---物资设备部---经营核算部---财务部---法律事务部---分管项目副总经理审批---主管后勤副总经理审批。(8)单项合同额在八万以上青苗补偿协议、拆改协议等追溯性差，事后核实难度大的合同。但是代甲费用合同无论金额大小都要回公司会签。此类合同专项管理部门为经营核算部，会签程序为：项目部评审---经营核算部---工程部---物资设备部---财务部---法律事务部---分管项目副总经理审批（单项合同标的额在二十万元以上的还需总经理审批）。(9)单项合同标的额在二十万元以上的与铁路单位的配合协议、技术服务等其他合同，此类合同专项管理部门为工