售后服务资料归档管理办法讲义

三营工程处邓建国售后服务资料归档管理培训售后服务资料归档管理办法修订说明1.对于一些非关键的过程资料，允许不归档，实际发生了就归档，没有发生就不用归档2.推行电子形式归档，归档到ECC项目管理平台工程模块，在近期由分包商发送给项目经理，项目经理提交到网上。11月份ECC平台的工程模块可能对分包商开放，那时就由分包商直接在网上提交3.优化工程资料模版，减少签字数量4.工程过程资料和竣工资料分开，在竣工资料中有归档的在过程资料中就不再归档；文本形式必须归档的资料1.环境验收结论2.工程服务危险源识别登记表3.开工报告4.设备到货证明5.开箱验货报告6.安装验收结论7.已安装工程量总表8.已安装的设备、主材明细表9.设备、主材余料交接单10.工程数据配置报告11.工程服务满意度调查表12.验收阶段质量评估及工程质量总评13.验收测试结论14.初验证书15.终验证书16.封面（竣工资料）17.文件分发表18.卷内目录19.工程概况20.图纸目录21.竣工图纸文本形式根据发生情况归档的资料1.工程勘察任务书2.设计变更申请表3.停工报告4.复工报告5.现场工作联络单6.工程质量事故报告单7.工程质量整改通知单8.初验申请报告9.初验验收组织10.现场培训记录单11.工程备忘录12.试运行描述13.终验申请报告14.终验验收组织15.验收遗留问题备忘录16.用户报告17.工程中与客户往来的重要文件电子形式根据发生情况归档的资料1.工程勘察计划2.工程勘察报告（排产发货数据、工程设计信息、调测数据信息）3.工程勘察报告评审表4.合同问题反馈表5.环境验收报告6.环境验收结论（第一次环境验收）7.工程设计计划表（工程处归档）8.工程计划9.开工前协调会议纪要10.补发货申请单11.工程周报12.工程现场例会表13.安装验收报告14.督导阶段工程质量评估表15.调测阶段工程质量评估表16.开通测试记录17.工程总结报告文本或者电子形式根据发生情况归档的资料1.工程准备反馈表2.验收测试记录（初验）3.验收测试记录（终验）电子归档资料的文件命名规范1.文件名按照统一的规范命名，避免重名，同时便于归档管理2.由于销售合同编号可能对应多个外包合同，外包合同编号唯一，而项目资料主要以销售合同编号为索引，命名方式如下：销售合同编号+（外包合同编号）+资料名称+站点名称+输出日期注：按照站点输出的资料才增加站点名称；输出日期（年-月-日）主要为了区分一个项目多次发生的资料，只发生一次的资料可以不添加输出日期办事处输出资料名称不加外包合同编号设备到货证明、初终验证书归档汇总表开箱验货报告资料目录文本工程过程资料目录表电子形式工程过程资料目录表工程竣工资料目录表竣工资料装订的顺序1.统一的封面模版2.文件分发表3.卷内目录（必须填写每个资料的页数，保证竣工资料的完整）4.按照卷内目录顺序归档的资料5.竣工图纸：1.图纸目录（一级目录站点，二级目录图纸名称）2.按照图纸目录顺序归档的竣工图纸竣工资料目录的说明1.工程竣工资料目录表是办事处活页夹归档竣工资料的目录，对于其中没有归档的资料填写未归档原因；2.竣工资料卷内目录是装订成册的竣工资料内部目录，没有归档的资料在目录中删除；3.两个目录的内容基本上是一致的，但是形式不一致竣工图纸目录新旧切换归档说明1.必须使用新的归档汇总表和目录表，原各个汇总表的信息必须倒换到新的汇总表模版中2.过程资料如果已经输出，并且由于签字等原因无法按照新的模版重新输出一份，可以使用原模版按照新的归档方式进行归档，并备注说明3.要求电子归档的资料，如果以前没有在网上提交，在竣工资料归档时打包在网上提交4.目录表中有而没有归档的要在未归档原因中说明“根据发生的情况归档”说明1.实际工作过程中规范有要求的做的必须归档，如停复工报告、工程备忘录、工程周报等等2.用户有归档要求的必须归档，如初验申请报告、初验验收组织等等3.特殊工程办事处或者项目管理有特殊要求的资料必须按照相应要求归档工程过程发生就必须归档的文本资料1.设计变更申请表2.停工报告3.复工报告4.现场培训记录单5.工程备忘录6.终验遗留问题、备忘录7.用户报告8.工程中与客户往来的重要文件模版使用说明1.与产品有关的资料模版，如测试记录、工程勘察报告等等按照产品事业部的模版并及时更新；2.模版中不存在或者不需要的内容应该删除，并适当调整格式，有通用验收结论的，电子归档中的结论项删除；3.与项目管理资料内容重复的，以项目管理要求的模版提交4.用户对模版有特殊要求的，允许按照用户的模版提交，但是必须保证达到我们资料的基本要求5.模版中填写的内容是为了指导大家使用，正式使用请删除原填写内容，避免错误信息环境验收结论1.环境验收报告电子形式归档2.第一次环境验收时环境验收结论归档电子文档3.没有第一次环境验收相应内容不填写4.实际提供了多少工程现场就应该验收多少站点5.第二次环境验收后一个项目填写一份环境验收结论，签字归档安装验收结论1.安装验收报告电子形式归档2.安装验收结论一个项目输出一份，签字归档验收测试结论1.验收测试报告电子形式归档2.验收测试结论一个项目输出一份，签字归档工程质量评估表的说明1.工程质量报告拆分为三个独立的质量评估表2.办事处归档电子文档3.结算时根据分包商的界面提交电子文档4.验收阶段质量评估及工程质量总评的内容应该与其他两个表的内容一致5.验收阶段质量评估及工程质量总评项目经理和分包商都应该签字，原件工程处归档6.用户实施的工程界面可以不做质量评估表督导阶段工程质量评估表1.评估硬件安装阶段的质量2.包括硬件安装质量及机房环境、本阶段安全操作规范及行为规范、本阶段文档质量3.电子文档归档（ECC外包平台）调试阶段工程质量评估表1.评估设备调试阶段的质量2.包括设备调试质量、本阶段安全操作规范及行为规范、本阶段文档质量3.电子文档归档（ECC外包平台）验收阶段工程质量评估及工程质量总评表1.将验收阶段评估与质量总评合并在一个文档中2.评估验收阶段的质量及汇总各阶段评估结果3.验收阶段质量包括本阶段安全操作规范及行为规范、本阶段文档质量4.质量总评的内容必须与各阶段的内容一致5.办事处归档电子文档（ECC外包平台）6.本表项目经理及分包商项目负责人签字，工程处归档签字的文本文档