项目部档案管理制度

青岛地铁2号线一期工程土建二标02工区档案管理制度编制：审核：批准：中国铁建十八局集团有限公司二○一三年一月一、档案管理内容与要求1接收与整理⑴归档的技术性文件材料，应由工程部将所形成的文件材料收集齐全、核对准确，并由资料员加以系统的整理。⑵档案室接收档案时，应该检查所归的材料是否齐全、完整，整理得是否符合要求，发现问题立即查明补正，符合要求后方可归档并办理交接手续。⑶对接收来的档案应进行分类、编目、登记和必要的加工整理、装订成册或归档至相应的档案盒。⑷编制档案总台账、分类台账、按类别按收发部门逐步开展档案管理工作。⑸利用电脑贮存档案文件资料、台账或目录，进行检索，查讯资料。2登记与保管⑴资料室对库存档案应定期进行清理、核对工作，做到帐物相符，对破损或褪变的档案，要及时进行修复或复制。⑵建立档案登记制度，对收入和移出的档案要建立登记簿，分类档案要建立分类登记薄，对收入移出的档案要及时登记。3利用与保密⑴对各类档案资料编制台账和检索目录，积极开展档案的利用工作，为施工生产、工程投标、技术管理、企业管理和科学研究服务。⑵查阅、借阅档案、图纸都必须办理登记手续，归还时当面检查、注销。⑶借阅者对所借档案，应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失、污损和擅自在档案上填注、涂抹、改字、圈点、抽面或拆散。⑷奖励与惩罚根据《中华人民共和国档案法》和《交通部科技档案管理办法》中的法律责任和奖励与惩罚办法执行。二、资料归档职责1分管经理（总工程师）职责⑴分管档案工作的经理（总工程师）负责贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策及上级机关有关档案工作的各项规章制度，并监督、检查贯彻执行情况。⑵加强对档案工作的领导，把档案工作列入本项目的工作计划，保证机构人员的编制及档案管理所需经费的落实。⑶布置、检查各项工作的同时要布置检查档案文件材料的形成和归档工作。⑷技术系统的例会，有关工程开工、竣工、会审等会议活动应通知资料室派员参加。⑸依法查处档案管理工作中的违法违规行为。2资料室⑴资料室是贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及省、市、中铁十八局《档案管理条例》及项目部要求的实施部门。⑵资料室应设置专职档案管理人员3-5名，按照项目档案的归档范围，按时完成本项目的档案文件的收集、整理和归档工作，监督档案资料的填写。⑷资料室统一管理本项目的档案材料的形成、积累、整理和立卷归档工作，负责收集、整理施工过程中各种资料，保证施工资料的准确、完整，并及时提供各阶段的检查验收。⑸资料员负责签收、编号、登记、保存及发放各种文件。⑹资料室人员工作变动时，交接双方应对所保管的档案进行清点、登记，并办理移交手续。三、档案的整理质量标准归档文件，齐全完整。标题确切，容易查找。卷内排列，系统条理。保管期限，比较准确。密级划分，基本恰当。卷皮书写，正楷整洁。案卷装订，结实美观。未尽事宜请参照附录执行。附录青岛市地铁工程建设档案管理规定（试行）第一章总则第一条为加强地铁工程建设项目档案的规范化管理和过程控制，保证地铁工程建设项目档案的完整、准确、系统，根据国家、省、市有关规定，结合工程实际情况，制定本规定。第二条本规定所称青岛市地铁工程建设项目，是指包含青岛市地铁车站、区间、车辆段（场）、控制中心等所有地铁主体工程及相关附属工程、车辆及机电设备系统在内的工程施工、安装、调试至开通运营所发生的工程项目。第三条地铁建设工程（以下简称工程）档案是指从项目的提出、立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理、竣工投产（使用）过程中形成的，具有保存价值，应当归档的各种载体的文件材料。第四条青岛地铁工程档案管理工作是青岛市地铁工程建设与管理工作的重要组成部分，青岛市地下铁道公司（以下简称地铁公司）各处室要把档案工作纳入领导日程，加强领导，健全制度；各参建单位要把工程文件的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设管理程序，纳入工程建设计划合同管理和年终考核内容，纳入本单位有关部门和有关人员的职责范围与工程管理同步实施，并建立工程档案管理工作领导责任制，明确整理机构，配置专门人员（持有档案人员上岗证）及设施，统筹安排档案管理工作所需资金，建立健全工程档案管理的各项规章制度，保证工程档案管理工作有序进行。第五条为加强地铁档案工作的信息化管理，各参建单位应配置计算机的软、硬件设备，完成青岛地铁工程文件、图片、图纸的扫描及录入工作。第二章工程档案管理职责第六条青岛市地下铁道公司负责地铁建设工程档案的监督指导和验收。一、收集、归档工程建设准备阶段文件、竣工决算及国家验收文件，并且负责整个工程档案的收集、汇总、排序工作；二、对勘察、设计、施工、监理等单位工程档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导；三、确保青岛地铁档案工作与地铁建设工程同步进行，定期对施工单位的施工资料的完整性、准确性及专职人员持证上岗情况进行检查，对档案管理人员进行考评。四、接受青岛市档案局对地铁工程档案管理的跟踪服务，并定期参加其业务培训；联系市城建档案管理处、市建设工程质量监督站对工程建设过程中工程的收集、立卷工作进行监督、检查、指导；在竣工前对竣工档案进行预验收。第七条监理单位将本单位形成的文件进行整理、立卷，并向地铁公司档案室移交；对所监理各施工单位的工程文件的整理、竣工图的编制进行综合审查，确保工程文件的真实性、完整性、准确性。对按规定由监理签认的工程资料予以签认后报青岛地铁公司工程管理处，由工程管理处及相关职责处室兼职档案员再审查后，报青岛送地铁公司档案室。第八条委托单位（管线迁改、招标代理、第三方监测、设备供应商等）应按合同和规范要求完成委托项目资料的归档工作；对所提供资料的真实性、完整性、有效性负责。第九条参与青岛地铁建设的勘察、设计、施工单位应对勘察、设计、施工过程中形成的勘察、设计文件、施工资料、竣工图按照归档要求认真进行整理、编制；并对文件安排的真实性、完整性、有效性负责。实行总承包工程项目，各分包单位按规定整理本单位的勘察、设计、施工文件、图纸，合格后及时报送总承包单位。由总承包单位负责各分包单位的勘察、设计、施工文件和竣工图的汇总、排序、审查，合格后分别报规划设计处、工程管理处，由规划设计处、工程管理处档案管理员审查合格后报青岛地铁公司档案室；第三章工程文件的归档范围和要求第十条在归档工程档案的过程中，按照《青岛市地铁工程档案归档范围》收集（见附件一）。第十一条归档的工程档案按照青岛市城建档案管理处关于《建设工程竣工档案整理的基本要求》（见附件二）标准整理。第十二条在编制竣工档案过程中，按照青岛市城建档案管理处《青岛市建设工程竣工图的编制办法》进行编制（附件三），不得任意涂改、伪造、随意抽撤或损坏丢失资料，对弄虚作假的单位和个人追究单位和个人的相应责任。第十三条工程竣工档案（纸质）归档要求一式三套，其中一套报送青岛市城建档案管理处，两套报送地铁公司；电子档案报送一式四套，纸质文件材料必须与电子文件一一对应。第十四条施工单位在移交纸制档案的同时应向市城建档案管理处、青岛市档案局各移交一套音像档案，向青岛地铁公司移交两套音像档案；音像档案应按照《青岛市地铁工程建设项目音像档案归档范围和整理要求》标准整理，见（附件四）第四章工程档案的归档登记和验收第十五条在办理建设工程手续前，青岛地铁公司相关部门向青岛市档案局填报《青岛市重点建设项目档案管理登记表》，同时与青岛市档案局签定《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》。第十六条因青岛地铁工程建设周期长，为保证工程资料的系统、完整，可由青岛地铁公司负责组织相关部门按标段或专业分阶段验收。第十七条竣工档案验收要与工程竣工同步进行，即分为分部工程档案检查、竣工档案验前检查、单位（子单位）工程验前检查及单位（子单位）工程验收。一、分部工程档案检查由施工单位按照本规定要求，将分部工程归档文件材料进行汇总整理，组成预立卷（不打印页码、不装订，用3-4厘米的夹子夹成案卷）不装档案盒，建立案卷目录、卷内目录后，送监理检查，签署整改意见，提交分部工程验收会，接受档案专业验收组的验收。二、竣工档案验前检查在单位（子单位）工程验收检查之前，施工单位应按照本规定要求，将竣工归档文件材料及竣工图进行汇总整理，组成档案预立卷，建立案卷目录．卷内目录，送监理检查，签署整改意见，并填入工程竣工资料审查表。通知地铁公司档案室审查确认，给予档号，再进行案卷编目，填写案卷备考表，文字案卷打印页码，并完善竣工图编制、原件补缺工作。监理单位和施工单位应重点检查：归档文件原件是否齐全，签字、盖章是否完备；设计变更内容是否正确标注在竣工图上；作废图纸不应归入竣工图内；设计变更单所附有的变更图号的图纸是否归入竣工图；设计变更通知单汇总表、竣工图汇总表及设备厂家图纸、资料目录汇总表是否与实物一一对应，案卷目录、卷内目录及目录数据、归档电子文件是否正确无误；案卷和卷内文件目录的填写是否符合有关规定要求；厂家图纸、资料要立卷编目；照片档案编排后装入相册，并按照音像档案整理标准刻录光盘。三、单位（子工程）验前检查会议上，施工单位须提交土建工程竣工档案一式三份（设备系统工程竣工档案一式四套），音像档案一式四套进行检查，设计单位须向施工单位提交《施工图汇总表》，作为竣工图完整性审查依据。设备供货商须向施工单位提交《设备厂家图纸、资料目录汇总表》，作为设备厂家图纸、资料完整性的审查依据，监理单位须提交一套监理档案预立卷。工程竣工验前档案检查，由地铁公司规划设计处、计划合约处、工程管理处、设备技术和运营筹备处、办公室等部门及使用单位的项目工程师组成档案验收组进行，提出验收整改意见。提交验收会检查的竣工档案、音像档案，要有案卷目录、卷内目录，纸质档案案卷封面，用铁夹夹紧、暂不装订，竣工图要折叠装盒，暂不打印页码，档案要装档案盒，并在地铁档案盒脊背下部，用铅笔标注字母A．B．C套档案。工程竣工前检查后，施工单位尽快完成竣工图页码打印、填写竣工图档号、填写（打印）案卷封面、装订案卷，完成电子版竣工图编制、整理电子文件目录及电子文件。四、单位（子单位）工程验收单位（子单位）工程档案，施工单位要提前十五天，将青岛地铁工程竣工资料监理审查意见单、案卷目录、卷内目录（用电子邮件方式），提前送地铁档案室检查，并向地铁公司申请竣工档案验收。正式验收时由地铁公司组织地铁建设相关部门，地铁公司办公室及使用单位的项目工程师组成档案验收组，会同青岛市档案局、市城建档案管理处等部门，对竣工档案进行质量验收评定。竣工档案不合格者，不能进行工程验收。在机电系统分部工程或单位（子单位）工程竣工验收会上，青岛地铁公司C套档案要现场移交地铁公司使用部门档案资料室，若地铁公司使用部门档案室无人参加验收会，则由地铁公司设备材料运营筹备处指定专人签收，并将《档案移交目录册》《设备厂家图纸．资料目录汇总表》（签收件）移交青岛地铁公司使用部门档案室存查。第十八条竣工档案移交竣工档案正式验收后三个月内，施工单位、项目总承包商必须按合同要求向地铁公司档案室移交竣工档案一式两套（文字、电子双套制），向市城建档案管理处移交竣工档案一套（文字、电子双套制），须经地铁公司档案室在移交目录上签署意见登记后，持《青岛市重点项目档案验收合格证书》由施工单位直接向市城建档案管理处移交（文字．电子双套制），由青岛市城市建设档案管理处在该证书相关栏目签署意见并出具《建设工程竣工档案验收意见书》后，持该证书及意见书到工程竣工备案部门办理建设工程竣工验收备案。对不移交竣工档案的施工单位不给予工程结算和不得参加青岛地铁其它工程项目的投标。要求移交竣工档案的单位将案卷目录和卷内目录，分别打印出三套，并刻制光盘四套。第十九条地铁公司档案室应在工程整体竣工验收后六个月内，将包括工程备案文件、工程决算书等后期形成的项目档案报送青岛市城市建设档案管理处，由青岛市城市建设档案管理处核发《山东省建设工程档案合格证》。第五章考核与奖惩第二十条对地铁公司各处室工程档案管理工作的考核与奖惩列入内部绩效考核内容；按内部绩效及考核办法执行；对各参建单位档案管理工作的考核与奖惩列入参建单位综合考