现代档案事业的基本特征与档案管理现代化

档案与档案管理北仑区档案局一、对档案的现象的认识与沿革1、档案是一种普遍存在且意义深刻的社会事物。档案管理是一种普遍存在且意义深刻的社会现象。人类空间相连，时间相续，成为不可分割的时空统一体。维系这个时空统一体的事物，就是档案。档案无处不在。省委书记习近平指出：经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，离不开档案与档案工作。2、档案是人类文明相伴相生。自从人类发明了文字，用于记录社会活动，这些记录被保存下来，就成为档案。档案的历史与人类文明史一样悠久。(河南安阳殷墟出土的甲骨文，是我国迄今发现最早的档案)档案走过的历程：甲骨金石——简牍缣帛——铁卷金册——纸墨文书——音像制品——电子文件。我国最早出现的档案是甲骨档案，形成于距今4500—5000年的殷代。在国外，古埃及和两河流域的泥板档案、石刻档案及纸草档案也十分古老（距今2000—3000年）《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”二、档案的定义和涵义档案来源从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人。1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。档案形成档案是由文书转化而来的。转化条件有三：（一）办理完毕的文件才能成为档案所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种：1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”各种各样的文书是档案的主要实存形态。而大量的非文书类的信息记录物，如文稿、书稿、会议记录、条录、音像制品、丝绸、影片、各种资训记录、实验数据，乃至印章、奖杯、锦旗、胸牌、肩章（袖标）、口述记录等，都在“档案”这一概念的外延之内。档案的形成过程（来历）是自然形成+有意地制作+有意的处理保存。“无意”，就是自然地形成，不是为了档案而“留档”。绝大多数的公务文书和私人信函，都是人们出于自身活动的需要形成的。“有意”，就是其制作时就为了“存档”，供日后查证使用，如人事档案、会计凭证、会议记录、日记、照片、录音等。档案的形式档案的具体存在形式（实存形态）是多种多样的。凡是对历史事实具有某种清晰、明确的原始记录作用的信息物，均可视其为档案。档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。表达方式基本有三种：文字、图像、声音；从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。但是，不同形态的档案，其可信度和法定效用是有等级、有差异的。文书的定稿、照片的底片、图纸的底图、影片的母片等，一般被认为是程度最高的档案，可称之绝对意义上的档案，而文书的正本、照片、蓝图、反转片、拷贝片、复制件等则地位次之。档案内容档案内容反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是：1、十分丰富，无所不包一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展，政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案，数量浩如烟海，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包。2、原始性档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。三、档案的属性档案的本质属性是原始记录性。除此，档案还具有社会性、文化性、职能性、信息性、知识性、确定性、成套性、多样性等属性。档案概念还具有相对性、动态性。文章、图书虽不是档案，但其文稿、书稿是档案；报刊不是档案，但其文稿、发排稿是档案；电影、电视节目不是档案，但其脚本、场记、拍摄母片、播发稿等记录是档案。档案与资料可以相互转化。如档案复制件就成了资料；而在科研、生产、建设项目中，被直接运用的资料就转化为档案保存。四、全面评价档案资源的作用与功能。——档案可以存史；——档案可以资政；——档案可以育人；——档案是解决争端、处理事件的法定凭据——档案管理是所有工作开展的必备环节和基础性支撑；——档案工作的存在与发展，是我国经济发展制度创新、文化繁荣、社会进步的重要条件，具有不可替代的综合贡献力，即：△国家利益的捍卫力△经济发发展的拉动力△社会进步的保障力△科技创新和文化繁荣的促进力——档案之有用，源于之其特有的、强大的凭证价值和参考（情报）价值。五、档案工作的概述——档案工作的内容和基本任务——档案工作性质——档案业务工作“六个环节”——现代档案工作的“四大转变”——加强档案管理工作的具体措施（一）档案工作的内容广义上的档案工作—说是指档案事业，所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。狭义上的档案工作—是指档案管理工作，具体业务工作内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。（档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说）（二）档案工作的性质管理性—档案工作本身的业务工作就是一项管理性工作，从收集整理保管统计编目都是属于管理性的事务工作，属于管理的范畴；档案工作又是整个单位基础性的工作，是单位管理工作的一部分。服务性—档案工作的目的是为了提供利用，在这个提供利用的过程就是为用户服务的过程，体现了档案工作服务性。政治性—一是档案工作也存在着为谁服务，不同的政治环境为谁服务的对象也不同，这为谁服务的选择就体现出档案工作政治性。二是也有许多档案需要保密，不能全部对外开放，档案的保密性就是政治性的一个最好体现。1、机关档案工作的性质档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。２、基本任务（１）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。）（２）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。（３）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。a、传达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。b、制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。c、对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。（４）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。（５）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。（三）档案业务工作的“六个环节”l档案收集工作1、收集工作的内容有（1）档案室对本单位需要归档的档案的接收。（2）档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。（3）对历史档案的接收和征集工作。2、收集工作的意义是收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。２、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。３、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。４、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。应注意的问题：1、丰富馆（室）藏；2、收集工作必须抓住重点：严格执行归档制度，根据归档范围，加强档案收集工作。l档案整理工作一、整理工作的意义档案整理的质量直接关系到档案的利用。档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。二、整理的内容和步骤（一）内容包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。三、整理工作的原则是(一）充分利用原有基础（二）保持文件之间的历史联系（三）便于保管和利用（四）符合相关标准规范常用分类法：分类方法很多，常用的主要有三种：（一）年度分类法（二）组织机构分类法（三）问题分类法复式分类法的选择和分类方案的编制（一）年度--组织机构分类法适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。（二）组织机构--年度分类法适用于撤销机关档案。（三）年度--问题分类法(四）问题--年度分类法综合档案室分类示意图文书档案会计档案科技档案业务档案特种载体档案J基建档案S设备档案01会计凭证03会计报表02会计帐簿声像档案实物档案K科研档案C产品档案立卷工作内容包括：组成案卷单位拟写案卷标题卷内文件的排列与编号填写卷内文件目录与备考表案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”）立卷的方法文件六特征立卷法：按作者立卷按时间立卷按问题立卷按地区立卷按文件名称立卷按收发文机关立卷全宗卷全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。当全宗转交给另一档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也随同全宗移交。l档案保管工作一、保管工作的含义为：1、库房管理2、档案流动过程中的保护3、保护档案的专门措施二、保管工作的任务有：1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。2、延长档案的寿命；3、维护档案的政治安全，防止泄密三、为档案管理工作提供最起码、基本的物质对象：(一)档案库房(二)档案装具有1、档案箱2、档案架3、档案柜等(三)包装材料有1、卷皮2、卷盒3、包装纸等库房编号有两种方法：1、为所有库房编一总的顺序号2、分区编号排架和编号1、整齐一致2、避光通风3、空间利用4、统一编号，顺序是从左到右、从上到下。l档案检索工作检索工作在整个档案工作中的地位1、检索是提供利用的先期工作档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。2、检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节编制档案检索工具的基本要求是（一）全，指信息存储丰富。（二）准，指检索准确（三）快，指迅速（四）便，指检索要方便l档案统计工作一、档案统计工作的内容和任务１、档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。内容很多。包括档案的基本登记和综合统计两部分。从统计的对象来看，分为两方面：Ａ、对档案实体及其管理状况的统计；Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；l档案提供利用工作基本途径有1、提供档案原件2、提供复制品3、提供档案信息加工品几种主要的方法有1、档案阅览服务2、外借服务3、制发复本4、展览与陈列服务5、