基建档案整理要求

基建档案整理要求基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。一、归档范围每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。所占比例大的，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。具体归档范围参阅广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（附件一）二、归档要求1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。2、归档时间负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。3、分类与代号B基建类B1基建项目类（按单项工程排列）B1.1×××项目本单位第一项工程代号B2房屋产权类B2.1单位产权B2.2房改产权面积补差的材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码，将对应的材料归入相应的类别中；货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。三、基建档案整理要求（一）基建类档案整理1、立卷每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分问题（内容）——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比较少，可以一个阶段组一卷，或者五个阶段合成一卷。2、卷内文件材料的排列1卷内文件的排列一般按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、报告请示在后；正文在前、底稿在后。②图样材料的排列有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图）。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。③文字和图样交错材料的排列一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。3、卷内文件编页码卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷文件单独编一个流水页码，用号码机打码，单面书写的科技文件材料在其右下角打页码；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角打页码。图样在折叠后的图纸右下角标题栏外打页码。每卷的页号均从“1”开始。成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录（这里是指案卷内不需再另附打印的卷内目录，但仍需打印出卷内目录，以组成检索目录），不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。4、基建档案卷内文件目录科技卷内文件目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件材料首页之前。卷内文件目录必须《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。具体著录如下：顺序号：用阿拉伯数字从“001”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序科技文件材料标题：填写科技文件材料的全称，对于文件没标题或标题不能说明文件内容的，要根据文件的内容拟写或补充完整标题。具体参见《东山区电子文件、档案目录数据库结构及标引规则》中的“注释1”。文件作者：填写科技文件材料的形成部门或主要责任者文件日期：填写科技文件材料的形成日期。文件编号：填写科技文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。文件所在张号：填写每件科技文件材料首页上标注的页号。最后一份文件填写起止页号，如“021/023”。如果最后一份文件只有一页且单面的，则需在页号后跟一“止”字，如：“031止”。备注：需要注明的问题。5、基建档案分类目录分类目录的著录项目主要有：类别、档案号、总登记号、案卷标题、张数、份数、编制单位、时间、保管期限、密级、变更情况。按目录的格式照实抄录，拟写案卷题名时要全面、准确。案卷题名由工程项目名称、内容、文种三部份组成。工程项目名称不能简写，要把项目的门牌号码地址写清楚。如：署前路1号东山区政府办公楼报建报告批复、工程合同、协议。东川路20号住宅楼施工管理、测量、验收、设计变更通知单、记录。科技档案分类目录必须应用《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一份，与相应的卷内文件目录一起装订成目录册。基建档案分类目录独立编一本目录，每本目录登记大约500个案卷。6、科技案卷的排列每一个案卷均由案卷封面、卷内科技文件材料目录、卷内文件材料、卷末备考表组成。基建项目类档案排列一般按五个阶段的顺序排列，通常文字材料的案卷排前，图纸的案卷排在后面，但红线图和报建图应同征地报建材料合在一起组卷、排列。7、案卷档号的编制档号由二个方面组成：分类号+案卷顺序号B1.1——01～n案卷号（从“01”开始编）项目序号（最下位类）类别代号基建档案代号基建档案的案卷编号按最下位类分别编流水号，同一“最下位类”的案卷按保管期限“永久”“长期”“短期”的先后顺序排列，从“01”起编案卷号。8、编目按基建项目类和房屋产权类将科技分类目录和科技卷内目录用目录夹装订成检索目录册(绿色科技目录夹)。每册目录的编号为：B—1（第一本目录）、B—2（第二本目录）、B—3（第三本目录）、……，每满（“满”即案卷目录与卷内文件目录叠起的厚度已与目录夹预设的厚度接近）一册需另起一本目录，该新开的一本目录的目录号是在上一本目录的目录号上加“1”编定的。9、装订入盒①基建类档案的文件材料需要装订的部分，按归档要求采用“三孔一线”的办法装订。装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4或16开规格的文件要先修复（贴补）和折叠，对有文字是在文件装订线上的，应予以粘贴补宽装订边。粘贴文件和封面要用乳胶。②图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，需要在每张图纸右下角（标题栏外）加盖档案号章。档号章的模式如：档案号B—2件号6页号对于成册的设计图纸（蓝图），如果规格过大的可以整本对折置入盒内，如果此法不能解决问题的，还可订制专用档案盒。散件的图纸多时需单独组卷，不用装订，但要装入独立的、厚度适宜的档案盒中，以盒为卷，填写盒面项目，且不用软封面，但要放备考表。散件的图纸与散件的文字材料组成一卷时一定要装订。底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放于专用底图柜中保存，或卷成筒装入硬纸筒保存。要另外编制底图目录。所有竣工图均应加盖竣工图章（下图是一个竣工图章的示例，其规格为80mm×60mm），竣工图章(至少是印在图纸目录上的竣工图章)上必须有相关单位负责人的签名：编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人在接收图纸时注意：利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。③图纸的折叠。对大于A4的图纸，以蓝图标题栏的正视位为基准，以手风琴式的折叠方式，先竖后横，将蓝图折成A4图纸的规格。折叠后，标题栏必须被叠在最上层并露出来。④装盒：选择厚度适宜的档案盒，将整理好的基建档案按照案卷号从小到大的顺序，装满一盒再装第二盒。但不同类（指最下位类）的案卷，不能混装一盒。每个案卷必须填写卷末备考表，并填写盒面和脊背的内容：盒仅作装具用的，盒面只需填写“档号”。盒用作案卷封面的，需填写盒面上的各个项目。不须放入软封面，但要放入卷内科技文件材料目录和卷末备考表。盒面项的填写均应用区档案局提供的档案号章式样字号加盖。在盒脊背上部空白处填写“工程项目名称”，在“档案号”位置处填写卷内套装的若干案卷的起止案卷号。（二）房屋产权档案的整理房屋产权档案包括两方面的内容：第一种是单位产权，没卖给职工的房屋档案第二种是卖给了私人的房屋档案（已房改）1、立卷凡购买公有住房形成的材料，均按户立卷，一户一卷。立卷后以楼房（幢）为单位排列编号，以后陆续形成的再补充。卷内材料的排列按归档范围的顺序(见附件二)。保管期限全部放永久。2、拟写案卷题名题名=房屋地址+户名+文件名称如：中山二路30号住宅楼202房张三购房的评估表、公证、协议书、产权证。或：张三购中山二路30号住宅楼202房的评估表、公证、协议书、产权证。3、档号的编制以户为单位编一个大流水号。B2.2—01～n案卷号房改产权房屋产权类基建档案类4、案卷的排列将单位产权的材料排前，个人的排后。5、编目、装订与基建项目类档案相同。附件一：广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。一、前期准备阶段文件在前期准备阶段文件材料立卷时，如果工程项目文件材料数量多的可按单项分别立卷，数量少的，可只立一卷。（一）、立项报告、批复永久1、项目建议、批复2、可行性研究报告、批复3、设计任务书、批复4、选址报告、批复5、投资计划、上级下达的基建计划6、追加投资请示、批复（二）、征用土地报告、批复、协议永久1、规划局同意征地通知书2、征地红线图3、征用土地申请报告4、房管局同意用地通知书5、拆迁、回迁补偿协议书（三）、报建报告、批复、工程合同、协议永久1、规划局提出的设计要点2、报建审批意见书3、建筑许可证、固定资产投资建设许可证4、经批准的报建图5、报建申请表6、消防、环保、卫生防疫、安全生产、民航、海监市政管理、绿化、供水、供电等部门对报建的复函。7、市建委的开工通知、土建、水电、空调、机械设备安装施工承发包合同、协议书、招标、投标租凭文件、交付市政建设费收据。二、设计阶段文件在设计阶段文件材料立卷时，重点工程、投资额大的工程项目，（五）至（八）项中所规定的设计文件必须立卷，投资额小的工程项目，（五）至（八）项规定的设计文件可以不立卷。（4）、工程勘察报告永久1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位观测记录3、水文气象、地震等其他设计基础材料材料，如这部门材料不多可单独一卷，用“地质勘察报告”作案卷题名（五）、总体规化设计文件永久1、总平面布置图2、竖向设计、标准横断图3、地下管线工程系统图4、地下管结综合平面图5、设计评价、量级审批（六）、初步设计文件永久1、被步设计说明书2、工程概算（七）、技术设计文件长期1、总平面图2、土方计划图3、建筑设计图4、结构设计图5、设备、电器图6、设计计算书7、说明书8、关键技术试验（八）、施工图设计文件短期1、建筑施工图2、结构施工图3、设备安装施工图、电器施工图、采暧、卫生、通风、空调、通风系统施工图4、各个专业施工大样图5、工程预算三、施工阶段文件在施工阶段文件材料立卷时，工程项目文件材料少十二—十五项中所规定的文件材料可以立为一卷，如文件材料多的则按单项立卷。（九）、施工管理、测量验收、质量事故、设计变更通各单永久单位工程开工报告设计图纸会审记录设计变更通知单工程质量事故报告、整改通知单单位工程坐标定位测量记录单位工程垂直度观测记录单位工程沉陷观测记录（十）、基础施工隐蔽工程验