常见公文写作技巧

文新学院孙佳妮应用文写作一、应用文写作在现代社会的重要地位“写作的范围很广，写调查报告，写工作计划，写经验总结，写信写通知等等，都包括在内，当然也包括文学创作。”“大学毕业生不一定得写小说、诗歌，但是一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”——叶圣陶二、应用文的含义应用文是指国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在日常生活、学习、工作中处理公共事务和个人事务所使用的具有某种惯用格式和直接应用价值的文章，包括机关应用文和私人应用文两类，或称公务文书和私务文书。三、应用文写作的特点（一）实用性：1、内容的单一性2、强烈的时效性（二）模式性——实用性在形式上的体现1、约定俗成2、法定使成四、应用文语体特征及语言要求（一）应用文语体特征1、少文饰2、求明晰3、重程式（1）引据——使用材料的特定语言方式（2）分条——组织结构的特定语言方式（3）撮要——揭示主题的特定语言方式（二）语言要求1、应符合事务语体的要求——庄重、平实、准确、简明2、应符合不同文体的要求（1）要适应文种需要（2）要考虑行文关系（3）要注重阅读对象一、公文的涵义行政公文，简称公文，是党政机关、社会团体和事业单位在①管理国家、处理公务时，②按照规范的体式，③经过一定程序制成的具有特定效力和规范格式的公务文书。它是发布政策法令、传达工作意图、处理公务、记载工作情况的特殊文体。二、广义的公文种类⑴法定文书⑵事务文书⑶条例文书⑷专用文书三、公文的种类1、狭义的公文种类指“法定文书”⑴根据《国家行政机关公文处理办法》的规定（共13种）命令、通告、公告、议案、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。工作计划工作总结简报会议记录通讯稿方案通知启事几种常见公文的写作通知一、通知的特点1、时效性2、执行性3、知照性4、指示性二、分类1、指示性通知2、发布性通知3、事项性通知4、批示性通知三、格式和写法（一）标题1、完全式（发文机关+事由+文种）2、可在标题里加上紧急或重要字样3、只有文种（通知）（二）正文1、通知缘由：为什么发通知2、通知事项：怎么做，做到什么程度；3、结语：执行要求国务院办公厅转发教育部等部门关于调整撤并部门所属学校管理体制实施意见的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部位、各直属机构：教育部、国家经济贸易委员会、国家发展教育委员会、财政部《关于调整撤并部门所属学校管理体制的实施意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。国务院办公厅一九八八年七月三日事务公文事务公文，作为应用文的一大类别，指的是机关内部或机关之间，除了法定公文以外，处理一般公共事务工作所用的文书。事务公文种类计划、总结；简报、大事记；会议记录、调查报告；办法、制度、章程；守则、公约等。计划一、计划的含义计划是党政机关、企、事业单位、社会团体对今后一段时间的工作、活动事先作出预想、周密安排的一种说明性文书。常见的规划、纲要、安排、设想、打算、方案、要点等都是计划。二、计划的特点•(一)明确的目的性•(二)科学的预见性•(三)执行的约束性•(四)实施的可调性三、计划的种类•计划从不角度，可以划分成很多种类型。•按性质，可分为综合性计划和专题计划•按内容，可分为工作计划、生产计划、学习计划、科研计划；•按范围，可分为国家计划、地区计划、单位计划、个人计划；•按时间，可分为长期计划和短期计划；•按效力，可分为指导性计划和指令性计划；•按形式，可分为条文式计划和表格式计划。四、计划的写作方法由标题、正文、落款三部分构成。1、标题单位名称+适用期限+文种名称，如XX单位2002的工作要点；单位名称+适用期限+内容要点+文种名称,如XX电大2002年教学计划。2、正文：前言：写明制订计划的指导思想、依据以及目的；计划事项：明确目标、措施、步骤三要素；完成任务所要经过的阶段、各阶段所要采取的措施及人力、物力、财力的安排；结束语：可总结全文，表明完成计划的决心；可提出希望，发出号召，或指明注意事项及计划检查、修订的办法。3、落款：制订计划的单位名称和日期。方案•一、方案的含义•方案也是计划中的一种。对某项工作的要求、方式方法、措施步骤、具体进度都作了全面的部署，内容比较完整、具体的计划，就是方案。二、方案的作用•1．有利于组织和动员广大群众为一个明确的共同的目标而奋斗。•2．有利于指导、推动和保证工作的顺利进行。•3．有利于掌握领导工作的主动权。三、方案的种类和特点•(一)方案的种类方案的种类有很多，划分的方法也不相同，主要的有以下几种：1．按时间划分：有长期方案和短期方案。2．按目标划分：有单项目标方案和多项目标方案。3．按范围划分：有整体方案和局部方案。4．按性质划分：有工作方案、生产方案和学习方案等。5．按内容划分：有战略方案和战术方案。•(二)方案的特点•1．预想性。•2．程序性。•3．决定性。四、方案的写作•(一)方案的写作方法包括以下几个部分。•1.标题。标题的形式与计划的标题形式相同。2．正文•正文一般包括前言、主体和结尾3个部分，其中主体部分是必须具备的，前言和结尾部分可有可无。(1)前言。前言部分一般概述制定方案的基本情况，或说明制定此方案的目的和依据，或说明制定方案的动因等。其写作可以依具体内容而定，不必囿于格式。•(2)主体。•主体部分是方案的核心内容，一般分条列项具体详细地编写，主要包括以下几项内容。•奋斗目标它包括为了实现奋斗目标，有哪些具体任务，有哪些具体指标，以及对任务的完成有哪些具体规定和要求等，这些内容必须明确具体，切实可行。•措施步骤主要用以写明完成任务的程序，包括为了完成任务而采取的各种措施、方式和方法，以及实施时的具体步骤等。•检查督促主要是对方案的实施采取什么样的检查评比方法和哪些奖惩办法。这些内容必须准确清楚，具有约束力，以避免优劣不分、好坏不明、奖惩不当，挫伤群众的积极性。(3)结尾•提出总的希望或号召，作为全文的收束，以使方案具有鼓动性和号召力。•如果前文的内容较完备，结尾也可省略。•3．落款。它包括署名、日期和公章。总结（一）总结含义：总结是单位或个人对过去一定时间内的工作、生活或学习情况进行回顾检查并作出评估，用以指导今后努力方向的一种事务性文书。（二）总结的种类•按性质，可分为综合性总结和专题总结。•按内容，可分为工作总结、学习总结、活动总结、生产经营总结等；•按范围，可分为地区总结、部门总结、个人总结等；•按时间，可分为年度总结、年终总结、季度总结、月度总结等。（三）写法1、标题：•（1）单位名称+时间+总结对象+文种类别，如：宁海电大2001年工作总结；•（2）新闻式标题（概括总结的核心内容），如《构建农民进入市场的新机制——运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结》•2、正文：•基本情况：用以概述情况，或对工作背景和开展工作的条件作一个简要的交代；•成绩与经验：用翔实的材料将取得成绩及取得成绩的做法写明；•问题与教训：写明工作中的失误和问题，并深刻分析产生失误和问题的原因，指出应吸取的教训。今后的意见：结合经验和教训，提出改进工作的办法或下一步努力的方向；或展望前景，表明决心。会议记录•一、会议记录的含义会议记录是记录人员把会议的时间、地点、出席人数、主持人、讨论的主要问题、发言人的主要内容、形成的决议等如实的记录下来的文书。二、会议记录的写作方法•会议记录包括标题、会议的组织情况、会议内容、结尾四部分构成。•1、标题——在第一行用较大的字在中间写会议记录的名称，它是由“开会单位+会议名称+文种”三部分构成。2、会议的组织情况——按下列顺序写(1)开会时间：要写上准确的开会时间(2)开会地点：(3)主持人：(或会议主席)，要写上姓名和职务。(4)记录人：写上姓名和职务(5)出席人：(6)列席人：(7)缺席人：3、会议内容包括以下的内容：主持人开场白。会议议题——比如讨论议题发言情况——应按顺序如实记下发言的主要内容决议——是经过会议讨论后，由主持人或会议有关机构归纳而成。记录时如实记，不能随意增删。4、结尾会议记录结尾包括结束语、署名两项内容。(1)结束语：会议结束，记录完毕，另起一行，空两格写上“散会”。(2)署名：主持人、记录人在全文结束处的右下方签上姓名，以示负责。启事•一、启事的含义：启事就是把事情陈述出来、告诉人家的意思。•二、启事的种类启事的种类很多，根据事情的不同内容，可分成多种类型。常见的启事有招聘启事、招生启事、招考启事、开业启事、征文启事、寻物启事、结婚启事、贺婚启事等等。三、启事的写作方法•因为启事的种类很多，写法多种多样，都有一个共同点。归纳起来，有以下几项：•1、标题——在第一行中间用较大的字写，通常有四种形式。(1)由“说明事情的内容+文种”构成，(2)由“启事单位名称+内容+文种’’构成，(3)由“重要+文种”构成，(4)省去文种“启事”两个字，只写“招聘”、“寻人”。•2、正文——在第二行空两格处写，正文的内容一般包括目的、原因、要求。•3、署名日期——落款处要署名。招聘启事•×××律师事务所招聘启事×××市×××律师事务所是一所经司法机关批准的律师事务所，主要从事房地产、知识产权、金融、证券等方面的法律业务。因业务需要，经×××市人才服务中心批准，现公开向社会招聘专职律师：应聘条件：(1)具有高级、中级律师职称，或者具有律师资格，法律本科以上学历，从事专职律师工作×年以上，法学博士生、硕士生优先考虑。(2)年龄在×岁以下，身体健康、五官端正。应聘者将个人简历、资格证书、职称证书、律师执照、毕业证书等影印件及免冠照片一张寄至×××省×××市×局人秘科。审查合格者将书面通知面试，受聘待遇面议，材料恕不退还。地址：×××省×××市××区×街×号邮编：××××××电话：(区号)××××××××征稿启事•关于为黄帝陵征集祭文的启事位于×××省××县的黄帝陵是中华儿女敬仰的圣地。公祭黄帝陵是中华民族传统的祭祀大典，已延续2000余年。为了进一步弘扬中华民族优秀历史文化，振奋民族精神，激励爱国热情，满足海内外炎黄子孙表达崇敬始祖、爱我中华，告慰列祖列宗的崇高感情的需要，搞好一年一度的公祭黄帝陵典礼和整修黄帝陵工程，经×××省人民政府同意，决定为黄帝陵征集祭文。祭文内容要求体现中华文化博大精深，源远流长的历史，富有时代感。文体形式不限，提倡写白话文。请于xx月xx日之前将稿件交予xxxx处。xx县人民政府xx处xx年xx月x日寻物启事寻物启事本人于×月×日乘×路公共汽车时，不慎将身份证、工作证、驾驶证遗失。有拾到者请速与×××联系，当面重谢。电话：(区号)××××××××王××××××年×月×日简报一、简报的含义简报是指各级各类机关、社会团体及企事业单位内部编发，用于反映和沟通情况，汇报工作，交流经验，揭示问题的一种事务性文书。简报常常作为机关内部的刊物，或会议期间一种临时性的不定期期刊。常见的“工作通讯”、“情况反映”、“内部参考”、“××动态”、“××快报”、“动态与信息”等，均属于简报范畴。二、简报的作用1、汇报工作2、指导工作3、协调工作三、简报的分类（一）从性质分1、综合性简报2、专题简报（二）从发送对象分1、上行简报2、下行简报3、平行简报（三）从内容分1、情况简报2、会议简报3、经验简报四、简报的特点1、简——简明扼要2、快——迅速及时3、新——内容新颖4、真——真实可靠五、简报的格式和写法简报的编排形成了较为固定的格式，一般分为报头、报核和报尾三个部分。（一）报头1、简报名称2、期数3、编印单位名称4、印发日期5、分隔线（二）报核1、按语：用来表明简报者意图和观点，用“编者按”、“按”（1）揭示性按语：揭示简报中心和精神（2）评价性按语：表明对所报道事实的看法（3）批示性按语：根据领导人的意见，提出简报内容和借鉴的原则。2、标题——类似消息标题（1）概括式：《学习××会议文件的情况》（2）提问式：《先进为什么怕上报》（3）形象式：《医疗费用也不能吃“大锅饭”》（4）双标题：正标题揭示主题，副标题交代单位、地点等，《没有梧桐树，也有凤凰来——××单位积极引