山西省社会保险业务档案管理暂行办法

－1－山西省社会保险业务档案管理暂行办法第一章总则第一条为了规范和加强各级社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，有效利用和保护社会保险业务档案，为社会保险事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《山西省档案管理条例》，结合我省社会保险经办机构工作实际，特制定本办法。第二条本办法所称社会保险业务档案，是指各级社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。第三条各级社会保险经办机构管理社会保险业务档案。社会保险经办机构包括：省、市、县（区）社会保险经办机构。第四条社会保险业务档案实行集中统一管理的原则，维护社会保险业务档案的完整、准确与安全，积极开展档案的利用工作，实现档案管理的标准化和现代化，为社会保险事业服务，任何部门和个人不得将其据为己有。第二章组织机构及其职责第五条省社会保险局负责各级社会保险经办机构业务档－－2案管理工作的组织领导。各级社会保险经办机构业务档案工作应当接受同级档案行政管理部门及上级社会保险经办机构的业务指导。第六条各级社会保险经办机构应当设置业务档案工作领导机构和工作机构并且要配置业务档案工作人员，健全业务档案工作制度，提供必要条件，保证业务档案工作健康发展。第七条各级社会保险经办机构应建立本单位综合档案室，集中管理本单位各种门类及各种载体的档案。第八条综合档案室的工作任务：1、指导、监督、规范本单位文件材料的组成、积累、格式及归档等工作；2、负责管理本单位的全部档案资料；3、认真开发档案信息资源，积极提供利用，为本单位各项工作提供有效服务。第九条各级社会保险经办机构的业务档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备一定专业知识，履行业务档案工作职责，圆满完成业务档案工作任务。业务档案工作人员对本单位各部门文件材料的形成积累和归档工作进行指导，并参与对业务档案工作的年度考核工作。第三章业务档案的管理第十条各级社会保险经办机构应根据本单位实际情况，参照《山西省社会保险经办机构文件材料归档范围和保管期限规定》（附件1），制定适合本单位工作实际的文件材料归档范围－3－及保管期限。第十一条反映社会保险经办机构工作活动，具有查考保存价值的各种文件材料都应归档保存，任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。第十二条反映社会保险经办机构各种门类、各种载体的档案应按时归档。各级社会保险经办机构应建立文件材料档案立卷归档制度（附件2.1）。1、文书档案和社会保险业务档案应当在形成年度的下一年6月份以前归档。2、基本建设项目档案应在项目竣工验收后的30日内归档；未竣工验收而投入使用的基本建设项目档案应在投入使用后的60日内归档。3、设备购置过程中形成的文件材料及随机文件材料应在开箱验收后归档。4、财务会计档案在财务工作年度终结后，由财务部门暂保管一年，到期后编制移交清册，移交本单位综合档案室统一保管，出纳不得监管会计档案。5、声像档案、实物档案应及时归档。6、电子文档，每年年底归档一次或任务完成后随时归档。第十三条社会保险经办机构业务档案的分类：1、文书类：以年度分二级类，以保管期限分三级类。包括党群工作、行政后勤管理、文秘、机要、档案、人事、劳资、－－4综合治理、安全保卫、计划生育等。2、社会保险业务类：以各业务环节分二级类，包括社会保险登记管理类、社会保险费征缴管理类、社会保险待遇核定类、社会保险审计稽核类、社会保险个人账户管理类、社会保险业务信息统计类。以保管期限分三级类，包括永久、100年、50年、30年、10年。3、会计类：分帐簿、凭证、财务报告、其它四个二级类。4、声像电子类：分录音、录像、照片、光盘、磁盘、磁带等若干个二级类。5、实物类：分奖杯、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、其它等若干个二级类。6、科技类：以基本建设档案、设备档案分二级类。基本建设档案以具体工程项目分三级类，设备档案总数量少可不设三级类目。第十四条社会保险经办机构业务档案的收集：一是要按照本单位制定的文件材料归档范围及保管期限的内容，由本单位综合档案室对单位内部各部门各工作岗位应归档的文件材料进行接收；二是征集散失在社会或个人手中的，但对本单位具有保存价值的文件材料。第十五条社会保险经办机构业务档案的整理：各种门类、载体的档案，规范整理应依据相关标准，做到分类合理，排列－5－有序，编目科学。1、社会保险业务档案依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令）进行整理。2、文书档案依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）进行整理。3、会计档案依据国家财政部和国家档案局《会计档案管理办法》进行整理。4、电子档案依据国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》进行整理。5、其他档案依据国家有关部门颁布的档案管理规定进行整理。第十六条社会保险经办机构业务档案工作应建立全宗卷，建立业务档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行管理。第十七条社会保险经办机构应定期对已超过保管期限的业务档案进行鉴定。销毁档案要逐件登记于销毁清册，经本单位鉴定小组审核签字后，报上级主管领导批准后销毁；会计档案的销毁应按《会计档案管理办法》执行。销毁清册要永久保存。第十八条社会保险经办机构应积极采用先进的现代化技术设备，实现业务档案管理的科学化、规范化、现代化。－－6第四章业务档案的保管和利用第十九条档案保管应配备专门的库房及相应的符合国家标准的档案装具和设备，并符合防火、防盗、防光、防尘、防潮、防水、防虫鼠、防高温、防震等要求。第二十条各级社会保险经办机构应编制归档文件目录、案卷目录、全引目录、人名索引等检索工具，编写大事记、组织沿革、基础数字汇集、专题概要、利用效果实例汇编、发文汇集等编研材料，满足利用工作需要。第二十一条业务档案工作人员调动工作时，应在离岗前办好交接手续。第二十二条各级社会保险经办机构应制定业务档案保管制度、保密制度、查（借）阅制度，规范提供利用工作，确保业务档案安全。第五章附则第二十三条各级社会保险经办机构要积极开展业务档案管理工作，按照人力资源和社会保障部、国家档案局以及省人力资源和社会保障厅、省档案局有关规定的要求，在规定的时间内达到国家社会保险业务档案达标验收工作标准。第二十四条本办法由山西省社会保险局和山西省档案管理局负责解释。第二十五条本办法自印发之日起执行。－7－附件：1、山西省社会保险经办机构文件材料归档范围和保管期限规定。2、山西省社会保险经办机构业务档案管理各项制度。3、山西省社会保险经办机构业务档案分类编号方案。4、山西省社会保险经办机构业务档案材料移交清单。5、山西省社会保险经办机构业务档案销毁清册。6、山西省社会保险经办机构业务档案借阅登记表。附件1－－8山西省社会保险经办机构文件材料归档范围和保管期限规定总则第一条为便于本单位各内设机构及全体职工正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家档案局8号令》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》，制定本规定。第二条本规定中的本单位文件材料是指本单位各内设机构及全体职工在其工作活动中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条本单位文件材料归档范围是：（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本单位需要贯彻执行的上级机关和同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；－9－（四）其他对本单位工作具有考查价值的文件材料。第四条本单位文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历史修改稿，各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性电话记录，内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案工作部门移交，实行统一集中管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。第六条本单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本单位制定的法规政策性文件材料；（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要－－10文件材料；（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；（六）本单位房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本单位一般性事务管理文件材料；（五）本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、人事、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；－11－（七）上级机关和同级机关制发的非单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。第九条本单位形成的人事、基建、财务、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行。第十条对应归档的电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。第一部分山西省社会保险经办机构文书档案归档范围和保管期限表一、本单位行政、后勤管理工作1本单位负责人办公会，本辖区内工作会议，工作专题会议等文件材料1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决定、决议、纪要、记录永久1.2典型材料、代表发言材料、经验交流材料、简报30年2本单位与其他机关联合召开会议的文件材料－－122.1本单位主办的2.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的原件永久2.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年2.2本单位协办的2.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年2.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年3上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料3.1上级领导讲话、指示、工作部署或上述领导机关派人督办事件、处理专项业务问题形成的纪录、纪要、总结等材料永久3.2省部级以下领导一般性检查、视察工作的文件材料30年3.3本单位专项或综合工作汇报材料30年4本单位业务文件材料4.1本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等文件材料永久4.2本单位的请示与上级有关单位的批复、批示、通知4.2.1方针政策性业务问题的永久4.2.2一般业务问题的30年4.2.3其他具有参考价值的10年－13－4.3上级机关制发的文件材料4.3.1上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料4.3.1.1重要的永久4.3.1.2一般的10年4.3.2上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年4.4同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执