广东省交通运输厅关于公路建设项目档案管理办法

广东省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法第一章总则第一条为规范广东省公路建设项目的档案管理工作，充分发挥档案在项目建设、运行和管理等方面的作用，根据《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发﹝2010﹞382号）及省有关档案管理的法规及标准，制定本办法。第二条本办法适用于广东省新建、改扩建公路建设项目档案管理工作。第三条本办法所称公路建设项目文件材料是指自项目立项审批（核准）至竣工验收过程中产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后的工程管理、运行、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。公路建设项目档案是项目竣工验收、运行维护等工作的重要依据。本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。第二章公路建设项目档案工作管理第四条各级交通主管部门、档案机构根据统一领导、分级管理的原则，按规定对所辖区域内公路建设项目档案工作进行管理，做到事前指导、中间检查、最后验收，同时接受项目所在地上级及同级档案行政管理部门的检查和指导。项目法人（建设单位）在监理工程师签发开工令后一个月内向项目交通主管部门或初步设计审批单位的档案管理部门报送《交通建设项目档案管理登记表一》［附件一］，项目合同段交工验收后一个月内报送《交通建设项目档案管理登记表二》［附件二］。第五条公路建设项目档案管理工作实行项目法人（建设单位）负责制。项目法人（建设单位）应将档案工作纳入项目建设计划和管理程序，纳入合同管理及监理工作内容，纳入相关人员的岗位职责，根据项目实际情况，采取有效措施，与工程建设同步管理，确保公路建设项目档案完整、准确和系统。第六条项目法人（建设单位）应指定总工程师或技术负责人分管此项工作，制定档案工作计划和档案管理网络，建立档案管理制度，制定档案的编制办法，对文件材料的形成、收集、整理及归档工作提出明确要求；配备具有公路工程及相关专业学历或技术职称、能够适应项目档案管理工作的专职档案管理人员，并保持其稳定性，同时提供档案管理所需的经费、设备和场地等条件。第七条项目法人（建设单位）应审查各参建单位的档案管理制度，对其档案的收集、整理和移交进行业务指导，对各参建单位移交的档案进行审核。第八条加强项目档案信息化建设，达到快速、准确查考及利用的目的。第九条公路建设项目档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案专项验收或档案专项验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第十条公路建设项目在项目竣工验收后三个月内，按规定做好项目档案的进馆工作。第三章公路建设项目文件材料的形成与收集第十一条公路建设项目文件材料的形成与收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则。具体收集范围及整理单位按《广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》执行。［附件三］已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档;在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求;如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。第十二条公路建设项目文件材料收集归档责任分工按照本办法附件三《广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》执行。第十三条公路建设项目文件材料的形成与收集工作应与项目建设同步实施。各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。在项目建设过程中，项目法人（建设单位）应结合项目进度，对文件材料的形成与收集情况进行检查和考核。第十四条收集的文件材料应为原件，其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人（建设单位）可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在清晰的复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。第十五条收集归档的文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘测及测量基础资料，施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。实行计算机辅助项目管理的公路建设项目，现场形成的原始记录本须相关责任人亲笔签名，并在原始记录本封面上加盖相关单位公章。与原始记录本数据相对应的、经计算机辅助形成的电子文件，必须制成纸质文件，相关责任人须亲笔签名。当计算机辅助形成的电子文件采用了可靠的电子签名方式时，制成纸质文件并加盖相关单位公章，与相应的电子文件一并归档。纸质文件相对应的电子文件的形成与归档应符合《中华人民共和国电子签名法》及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)的有关规定。第十六条文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式基本统一，小于A4及16开纸张规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上;应使用不易褪色的书写材料，禁止使用红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写及绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条应清晰并符合耐久性要求；使用热敏材料形成的文件，应复印保存。第十七条声像档案：项目法人（建设单位）声像档案应从项目管理方面进行收集；监理声像档案应从项目质量监理角度方面进行收集；施工声像档案应从施工过程（隐蔽工程、关键工序、桥梁等结构物重点部位等）进行收集。第十八条数码照片应记录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。第一十九条电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678，1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。第二十条竣工图的编制要求一、竣工图由施工单位负责编制。如项目法人（建设单位）指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工和监理单位的审核和签字认可责任。二、竣工图的绘制须与工程施工同步进行，并能完整、准确、清晰地反映项目工程的实际情况。三、竣工图的绘制应符合相关制图规范及标准。四、编制竣工图时应注意以下事项：（一）按图施工没有变更的图纸，可在原施工图（新图）上加盖“竣工图章”［附件四］后，作为竣工图。（二）在施工中有一般性设计变更，可将原施工图纸加以修改并标注变更依据，加盖“竣工图章”后，作为竣工图。（三）凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图应保留原设计图栏内容，标注变更依据，加盖“竣工图章”后，作为竣工图。（四）每张竣工图上须加盖红色不褪色印泥的竣工图章，竣工图章内的编制人、技术负责人及监理人栏应手工签署。竣工图章一般加盖在图纸右下角空白处。五、每册竣工图应编制竣工说明，竣工说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间以及《变更文件与竣工图对照一览表》等［附件五］。六、相同结构构筑物的通用图应按实际施工情况编入竣工图。第四章公路建设项目文件材料的整理第二十一条公路建设项目文件材料归档前，应由收集单位按照文件材料的内在联系，进行分类组卷。第二十二条公路建设项目文件材料的组卷，应遵循公路工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，分类科学，组卷合理，保持文件材料的内在有机联系。一、项目法人（建设单位）文件材料（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系整理组卷。（二）招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容分别整理组卷。（三）工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程整理组卷。（四）工程管理文件按问题并结合时间整理组卷。（五）与质量监督部门的往来文件按时间组卷。（六）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容进行组卷。二、设计单位文件材料（一）勘察、设计阶段的文件材料按照不同阶段和专业分别整理组卷。（二）设计变更文件按编号组卷。三、监理单位文件材料（一）监理单位的文件材料按监理合同段为单位进行组卷。（二）监理活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等文件分别整理组卷。（三）平行试验、原始数据记录本、独立抽检的文件材料按施工合同段分别进行整理组卷。（四）监理旁站记录、监理日志、计量支付报表、监理指令及监理指令处理结果按施工合同段整理组卷。四、施工单位文件材料（一）施工单位文件材料以施工合同段为单位进行组卷。（二）施工管理文件材料按问题结合时间组卷。（三）原材料质量保证文件、试验检测文件属单位（分部、分项）专用的，按单位（分部、分项）工程分别集中整理组卷，如属共用的，按进场材料种类、批次进行分类组卷。（四）单位、分部和分项工程质量评定表（或分项工程质量评定汇总表）组专卷。（五）原始施工记录以单位、分部和分项工程进行整理组卷。（六）原始数据记录本原则上按单位、分部和分项工程进行整理组卷。（七）设备文件材料按专业及用途分别整理组卷。（八）竣工图原则上按原施工图分类整理组卷。（九）计划进度报表按时间整理组卷。（十）工程变更文件按变更令编号整理组卷。第二十三条卷内文件系统化排列一、一般原则（一）卷内文件一般文件材料在前，图样在后;译文在前，原文在后。（二）单份文件应印件（正文）在前，定稿在后；正件在前、附件在后。（三）来往文件应批复在前、请示在后。二、项目法人文件材料（一）立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件的顺序依次排列。（二）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次排列。（三）工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列。1、会议纪要一般按照时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；2、招投标文件按合同段依次排列;3、合同文件按问题或专业排列;4、征地应按区域进行排列;拆迁文件应按桩号结合专业进行排列;5、重大质量事故处理和施工中遇到非正常情况记录按事件进行排列。（四）合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次排列。（五）工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容进行组卷。三、设计单位文件材料（一）勘察、设计阶段的文件材料按照不同阶段结合专业依次排列。（二）设计后服务函（变更通知书）按合同段结合时间依次排列。四、监理单位文件材料（一）监理管理文件按照问题结合重要程度依次进行排列。（二）旁站监理记录和平行试验及独立抽检记录按照单位、分部、分项工程依次排列，如属共用的可分类组卷。（三）原始数据记录本原则上按单位、分部和分项工程进行整理组卷。（四）监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。（五）计量支付文件及计划进度报表按时间依次排列。五、施工单位文件材料（一）原材料质量保证文件按产品种类、批次排列，每批次原材料质量证明文件应组成一份文件。（二）变更文件按变更令编号依次排列。（三）单位、分部和分项工程质量评定表（或分项工程质量评定汇总表）按照单位、分部、分项工程质量评定工作程序依次排列。（四）施工原始记录应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序分别整理排列。分项工程按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测等依次排列。（五）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。第二十四条经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角用阿拉伯数字逐页编写页号;已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其它文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文