广西创新港湾公司应收帐款管理制度

广西创新港湾公司应收帐款管理制度一．总则第一条本制度内的应收帐款是指公司在正常的经营活动中，公司的工程经过双方确认工程量，且按照合同客户方应该付款，但由于种种原因没有付款所形成的往来款项。第二条根据合同规定，客户应该预付工程款的，且已实际付款形成的预收工程款，也纳入本制度管理。第三条应收票据管理也适用本制度第四条应收帐款管理的基本目标是支持公司营销活动，降低公司应收帐款的投资损失和管理成本，最大限度提高公司的经济效益二．应收帐款管理的职责第一条公司的应收帐款管理分别由总经理、财务部、经营部、项目部负责，各部门各司其职，分别对应收帐款管理活动中不同的职能负责。第二条总经理的职责1、总经理对公司应收帐款管理付全部责任。2、总经理负责审批客户的信用等级和信用额度。3、负责审批具体客户的收帐方针和策略。4、负责确定在应收帐款管理活动中相关部门、员工的责任。第三条财务部的职责1、财务部负责应收帐款的核算工作，应该在应收帐款发生之日或应该确认之日及时准确地确认应收帐款。预收帐款发生后，及时组织收款并进行会计核算。2、财务部负责应收帐款对帐工作，应该根据实际情况定期或不定期和客户财务部核对往来款项，并取得客户对往来帐户发生额、余额的书面认可。3、对帐工作的频率要根据和客户往来的频繁程度确定，一般应该不少于半年一次。4、财务部负责具体收款手续的办理，在项目部、经营部和客户达成付款一致意见后，财务部可以派人到客户方完成收款工作。特殊情况下，项目部、经营部可以代替财务部办理收款手续，但必须在银行汇票、银行承兑汇票、转帐支票、银行汇款的方式下才可以代替，且事后收款的工作结果必须得到财务部的认可。5、财务部要定期对应收帐款进行帐龄分析，督促各责任部门按时回收工程款。6、财务部负责编制应收帐款催收通知书，交业务人员、项目部进行帐款催收。7、对经过长期催收，确实没有回收可能性的应收帐款，财务部负责组织材料申报核销。8、应收帐款经批准核销后，财务部应该设立专门的登记簿登记已核销的应收帐款，并且要定期检查，如果日后能够回收，应该及时回收。9、财务部负责公司应收帐款的信用管理，负责公司信用标准、信用条件的制定，负责审查客户的信用条件、经营部的信用调查报告和给客户信用额度的最终审定。10、财务部要主动和客户方财务部门建立联系，必要时协助收款。第四条经营部的职责1、负责和客户协调，解决应收帐款回收过程中出现的矛盾，对帐款的回收承担最终责任。2、在项目生产期间，项目部是主要的收款责任人，经营部负责协助。项目结束后，在没有工程质量纠纷等条件下，工程尾款的回收由经营部负责。如果有工程质量纠纷等情况下，由项目部负责解决纠纷，经营部协助，纠纷解决后经营部负责收取甲乙双方确认的工程尾款。3、经营部在合同签订后，应该弄清楚客户工程款付款程序、不同部门在收款工作中所承担的责任，主要负责人，联系方式等内容，以便公司的相关部门对口开展工作，保证工程款的按时回收。4、经营部负责按照规定的信用调查标准，开展信用调查，提交信用调查报告，经审定后通知客户。第五条项目部职责1、项目部负责和客户方协商确认工作量，按时把经过甲方、乙方和监理公司确认的工程量结算书移交财务部，财务部根据工程量结算书确认工程收入和应收帐款。2、项目部在施工期间每月负责按照公司规定的进度款比例按进度向甲方催收进度款，具体比例年初由公司总经理确定。3、项目结束后，项目部负责和甲方确认全部的工程量和全部的工程收入，确认完毕后相关资料移交财务部、经营部。工程款催收的责任也同时移交经营部。4、项目生产期间发生的和甲方及其他部门之间的纠纷，有项目部负责处理，处理结果要及时通报财务部、经营部。5、项目生产期间发生的向甲方索赔、追加工程量（款）等增加公司收入的事件，项目部要及时把相关的协议、书面确认资料移交财务部以便确认收入。三．应收帐款的核算第一条项目部申报工程量经甲方、监理公司确认后，项目部负责人要直接将工程量结算书及时传递回财务部进行帐务处理。第二条财务部会计在收到工程量结算书后，要及时进行帐务处理，不得拖延到月底集中处理。第三条为了便于对项目部的考核，工程结算收入要按项目部设置二级科目，实行分项目部核算。第四条应收帐款要按客户核算，一个客户和公司有两个或两个以上的项目，为便于核对往来帐，必要时按客户、项目分开核算应收帐款。第五条当收到工程量结算书时，财务部按以下分录进行帐务处理，确认应收帐款：借：应收帐款－客户－项目部贷：工程结算收入－项目部第六条当实际收到工程款时，按实际收到的款项按以下分录处理帐务借：银行存款——帐户名贷：应收帐款－客户－项目部第七条当公司收到的是银行承兑汇票或商业承兑汇票时，要及时把款项从应收帐款帐户中转到应收票据帐户。第八条预收帐款是指公司和客户签订的合同中，要求客户在协议开始履行前，预付给公司的工程款。当公司预收帐款数额比较小时，可以直接在应收帐款帐户核算，收到款项时记帐户的贷方，收入确认时记借方。第九条当发生以资产抵付应收帐款的情况时，要把款项以协议规定的抵债额度从应收帐款帐户中转出，按物资评估的价值记入资产帐户，发生的损失记入当期费用。四．应收帐款信用管理第一条公司的应收帐款管理实行以客户信用额度为中心的管理方法。第二条客户信用额度是指公司根据应收帐款管理政策的规定，对客户最高赊欠的额度。第三条应收帐款管理政策是指公司对应收账款管理与控制而确立的基本原则与行为规范。第四条公司应收帐款管理政策由财务部负责，经营部参与制定，总经理审核、执行董事审批通过下发执行。第五条应收帐款管理政策包括的主要内容：1、信用标准:是客户获得公司商业信用额度所具备的最低条件，以预期的坏帐损失率表示。2、信用条件：是客户享受公司给予信用期限时所要承担的其他条件。3、应收帐款收帐政策：是指客户违反信用条件，拖欠甚至拒付账款时企业所采取的收账策略与措施。企业在组织催收时，也必须权衡催账费用与预期的催账收益的关系问题第六条经营部负责对客户信用水平的调查，填写客户信用调查表第七条财务部负责审核，提出客户的信用评级，根据工程量大小，确定客户的信用额度，上报总经理审批确定客户的信用等级和信用额度。经营部负责通知客户的信用等级和信用额度。第八条客户信用等级和信用额度实行动态管理，一般一年进行一次，特殊情况下根据实际情况随时调整。第九条财务部负责监控公司应收帐款信用管理的执行，项目部负责具体的实施。项目部在生产过程中，要严格控制信用额度，不得超额生产。第十条项目部、经营部在执行过程中要密切注意客户的经营状况、付款情况及其他情况，多渠道地掌握客户资料，分析预测客户的未来发展情况及存在的偿债风险。五．应收帐款分类第一条公司应收帐款实行分类管理，分类以帐龄为基本标准，并结合客户经营情况和还款意愿。第二条应收帐款分为正常应收帐款、逾期应收帐款、呆滞应收帐款和呆帐，具体标准如下:1、正常应收帐款：帐龄在信用期内或超过信用期不足20天。2、逾期应收帐款：帐龄超过信用期20天且在90天内。3、呆滞应收帐款：帐龄超过信用期90天且在360天内。4、呆帐：帐龄超过信用期360天以上。第三条发生了以下情况，应收帐款可以直接划入呆帐。1、债务人经法院宣告破产或进入破产程序。2、债务人明示拒绝还款。3、债务人虽然有还款意愿，但其经营状况急剧恶化，从较长时期看没有好转的可能。4、债务人遭受了巨大的自然灾害，短期内难以恢复。5、其他在公司年度应收帐款管理政策中规定的情况。第四条财务部负责应收帐款的分类，每月在进行帐龄分析的同时进行应收帐款的分类。第五条经营部、项目部负责收集客户的经营信息并及时通知财务部进行分类调整。第六条公司要对逾期类应收帐款和呆滞给予特别关注，要采取各种方式努力清收。第七条公司要对呆帐应收帐款指定专人负责采取必要的手段清收，年末要从公司的整体绩效考核利润指标中全额扣除呆帐应收帐款，以后实际收回时计入当年绩效考核利润指标里。具体扣除标准要由年度应收帐款管理政策规定。六．应收帐款的催收第一条财务部每月要对应收帐款进行帐龄分析，根据帐龄和应收帐款的状态，填写应收帐款催款通知书，总经理签发后交经营部经理和项目部经理负责催收。第二条财务部每季度要组织召开由总经理主持的应收帐款评审会，评价各客户应收帐款收回的可能性，确定具体客户的收帐方针。第三条基本的营收帐款收帐政策根据应收帐款回收可能性确定，可以按以下标准把握：1、回收可能性在90％以上，一般不要打扰客户，等待客户主动付款。2、回收可能性在70％－90％之间，可以措辞委婉地催收，尽量取得客户方对催收应收帐款的理解。3、回收可能性在50％－70％之间，应频繁地信件催款、电话催询及人员上门催收4、回收可能性在50％以下，应措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼。第四条负责催收应收帐款的员工要根据公司确定的收帐方针对不同的客户采取不同的手段，无论是否能够收回款项，每次必须取得对方承诺还款的书面记录，交财务部存档。第五条负责催收应收帐款的员工每次催款要填写收款情况报告表，第六条应该由项目部收回的应收帐款而项目部实际没有收回，以后经营部收回，相应部分的绩效考评奖励由经营部领取。第七条催收应收帐款发生的费用要列入部门费用管理，一般要包括差旅费、必要的招待费、人员工资和诉讼费。年初计划阶段，经营部要根据当年应收帐款催收计划，制定相应的费用计划，经审批后执行。第八条当发生以资产抵付应收帐款的情况时，财务部要及时组织相关人员对抵债物资进行评估，如果有损失及时确认。抵债物资收回后，如果公司生产经营需要，则交相关部门使用，否则，尽快组织拍卖变现。第九条发生以资产抵付应收帐款的事件后，如果造成了损失，要区分经营部和项目部的收款责任，按各自应该收款的额度分摊损失额，然后再乘以赔偿比例，具体比例在公司的年度应收帐款管理政策中规定。七．应收帐款的损失确认第一条符合下列条件的应收帐款可以确认损失：1、债务人被依法宣告破产、撤销，其剩余财产确实不足清偿的应收帐款2、债务人死亡或依法被宣告死亡、失踪，其财产或遗产确实不足清偿的应收帐款3、债务人遭受重大自然灾害或意外事故，损失巨大，以其财产(包括保险赔偿等)确实无法清偿的应收帐款。4、债务人逾期未履行偿债义务，经法院裁决，确实无法清偿的应收帐款5、逾期3年以上仍未收回的应收帐款6、公司根据管理的需要设定的应收帐款核销条件第二条应收帐款的损失确认由财务部负责申报，经营部、项目部负责收集材料，经执行董事批准后执行。第三条应收帐款损失确认后，财务部要组织召开由总经理主持的责任讨论会，分析应收帐款损失的原因、相关的责任人及给予的处罚。第四条财务部负责其他应收帐款核销后的事务处理，包括向税务局申报应收帐款损失。第五条财务部向税务局申报损失最迟不得超过第二年后45日，超过后税务局不予核销，由于税务局不核销给公司造成不能抵扣所得税的损失，财务部要按损失的％赔偿，具体计算公式如下：赔偿金额＝应收帐款损失×33％×赔偿比率第六条核销后的应收帐款经过公司员工努力又重新收回或部分收回，公司根据回收额的％给予奖励。第七条本公司坏帐损失采用直接转销法，实际发生坏帐时，确认坏帐损失，计入期间费用，同时注销该笔应收帐款。八．应收票据管理第一条应收票据包括银行承兑汇票和商业承兑汇票，公司在收到票据后，要交专人保管。第二条应收票据在到期前或办理贴现前，要和公章印鉴分开存放，严禁提前背书。第三条应收票据到期后，财务部要及时到银行办理委托收款手续，如果因为财务部延期办理导致该票据项下款项无法收回，财务部负责追回该笔款项并承担由此引起的利息损失、追款费用。第四条公司资金不足时，经总经理批准，财务部可以持承兑汇票到银行办理贴现。第五条应收票据无法收到现金时要及时从应收票据帐户转到应收帐款帐户。第六条公司在收到承兑汇票时，要根据承兑汇票到期日计算贴现费用，业绩考评计算回款时要扣除贴现费用。附表1业务员客户情况调查表客户名称编号地址公司邮编电话项目部邮编电话主要联系人公司法人代表联系方式总经理联系方式公司主要联系人联系方式项目经理联系方式其他重要关系人联系方式营业执照号码注册资金项目状态得分权重加权得分公司表面现象