弗迪尔财务制度系列 应收帐款的管理控制方法

弗迪尔财务管理制度系列弗迪尔财务管理制度系列，祝你一臂之力！应收帐款的管理控制方法現在我們先談應收帳款與信用的管理辦法。所謂的應收帳款應先從源頭來看，從信用管理來看；信用管理的產生，應先認識交易方式。以交易的活動來看，交易方式有3種：1.物物2.現金物3.信用物以下分別說明之。1.物物此類交易方式，在現階段的社會仍是存在，例如：筆者所主持的企業單位，從事三角貿易、多角貿易，就是這種交易方式。因為在第三世界國家有外匯管制，所以要用賣給它東西的所得來進口它的東西，則外匯才得以抵充，沒有風險。2.現金物此類交易方式，銷售量大但金額不大。3.信用物要注重與注意信用交易，因大過交易總量的80%為信用交易。何謂信用交易？我們做如下的說明：1.我們接受客戶跟我們買東西，產生應收款，客戶並沒立刻付錢。2.客戶付錢，但收到應收票據，應收票據不代表一定會兌現，仍算是是信用交易。收到客戶的遠期票據，我們還存在風險，如何做到信用交易的安全措施？一定要注意做到銷售安全。從事業務的人員，要關心銷售安全，被倒一筆帳，就好比損失十筆生意，而且還要花許多精神追索。所以一定要做信用調查、徵信調查的工作，要為每個客戶建立客戶資料卡。如果你是經銷商或製造商，客戶資料卡都是一定要做的；除非你是做直銷，才可以不做，因你的客戶較不會固定或長期購買。但其實還是最好做，因為如此就可以將服務工作做得更好，然後於獲得口碑後，能達到客戶介紹客戶的境界，這就是最佳的銷售方式。客戶資料卡的建議格式如下表所示，而相關填寫方式，以下將逐項說明之：客戶基本資料名稱、負責人、聯絡人、電話、傳真、EmailAccount、資本額、屬性、員工人數、設備營運資料月SR、季SR、年SR、項目、比例信用資料銀行帳戶同行評價同業評價客戶資料卡分3個section：客戶基本資料、營運資料、以及信用資料。現將客戶基本資料各欄位，說明如下：弗迪尔财务管理制度系列弗迪尔财务管理制度系列，祝你一臂之力！(1)名稱：指客戶的名稱。(2)負責人：指客戶的負責人。(3)聯絡人：指客戶的聯絡人，通常是採購或使用單位，亦常以KeyPerson稱之。(4)電話：指客戶的聯絡電話。(5)傳真：指客戶的聯絡傳真。(6)EmailAccount：指客戶的聯絡EmailAccount。(7)資本額：指客戶的資本額。(8)屬性：指客戶的經營屬性，是屬代理商？或製造業？或經銷商？或地區經銷商？零售商？…。(9)員工人數：指客戶的僱用員工人數。(10)設備：指客戶的設備有哪些？上述這些都叫基本資料，是指不太會變的部分。現將營運資料各欄位，說明如下：(1)月SR：指月營收。(2)季SR：指季營收。(3)年SR：指年營收。(4)項目：指客戶的營業項目。(5)比例：指我們公司產品在客戶那裡的佔比多少？如果我們做經銷或製造的業務，依此數值推算，可得到客戶它正常向我們進貨的量與金額，如果未做此整理分析，也許它會做過多的進貨，而我們並無警覺。防止其異常交易，有此參考值，則會立刻知道，不會造成迷失；不至於當其大量進貨，只會很高興而不知道有風險。安全銷售比衝業績還重要。在說明信用資料之前，先給各位一個建議。大家也許應未忘掉，老闆曾一再叮嚀，與新客戶第一次交易，一定要收現金。筆者反而對筆者的業務人員要求，第一次交易不要給現金，否則第二次給我們跳票或不給錢，就不構成詐欺。如果第一次交易給我們跳票，就可以直接告詐欺。若存心倒帳，通常第一次交易金額較小，不會倒，當第二次、第三次…胃口愈來愈大時，才會開始倒。因為若收票回來，票子上就有往來銀行及帳戶，就可以向銀行做徵信調查，此為重要的方法技巧，所以第一次交易就可以收票據。現將信用資料各欄位，說明如下：(1)銀行帳戶：指所收客戶票據的銀行帳戶。(2)同行評價：筆者常訓練業務團隊，到客戶那裡時，若同時看到其他廠商，可在門口等他出來，然後向他探聽：客戶與他們來往的信用情況？先自我介紹，然後以新近來往，想了解狀況做開頭。可以問他下述問題：「你們與他們已交易多久？你覺得他們的信用怎樣？」當他回答：「我與他們交易五年，每次收錢都很困難。現在這筆錢，也是收了好多次才收到。」如此我們就能心中有譜了…(3)同業評價指可從客戶的同業去調查它的虛實。由上述3點來建立信用額度，尤其是當我們是經銷商與製造商，可以在這個額度內放心與它交易，超過則要小心。現定義信用額度的公式，如下：信用額度=未收款+未兌現票據=應收帳款+應收票據上述公式的意思，指：信用額度是未收款與未兌現票據兩種風險加起來，我們相信評估後，在此額度內是安全的。未兌現票據，指：客戶開的遠期支票。因此我們開發一個新的客戶，我們評估給在這個額度之內，可以隨時出貨，不去擔心這個風險。26年前筆者曾訂營運管理規則，其中有下述兩項的規定：(1)業務人員的應收帳款被倒帳時，業務人員要賠償100%。(2)業務人員的應收票據被倒帳時，業務人員要賠償40%。弗迪尔财务管理制度系列弗迪尔财务管理制度系列，祝你一臂之力！現在如果再如此規定，恐怕找不到業務人員了，現在筆者一般的做法：在額度內免負責，超過則賠10%。建議從事業務工作的朋友，當我們規範好額度規定，我們還要做客戶管理。因為是你所提出申請的Credit(信用額度)已獲得公司同意，所以你應負責任的繼續自行進行客戶管理的工作。做外銷時，亦會有客戶要求OpenAccount，其實就是賒帳交易，我們若同意，則要給它一個CreditLine。從信用調查產生信用額度，應收帳款與應收票據皆是信用額度的一部份。應收票據是票據憑證，但應收帳款就比較困難舉證，以確保相關權益。請問貴公司是否建立信用額度？鼓勵大家了解，並在這方面實際於公司內運用。一個企業在業務管理裏，如何做到公司的交易安全？這是本課程前面所做的第一個課題說明。接著說明應收帳款、應收票據，管控上應注意哪些？對於應收帳款，一般企業都只用一個科目，在筆者所主持企業為有效管理，筆者一定把應收帳款分如下四個科目：一、應收帳款的管理定義1.正常應收帳款2.逾期帳款3.問題帳款4.壞帳為何要分這四個科目？筆者常向企業的老闆建議，這4個內容中，有3個很難收回，有2個是鐵定收不回來，如果未加以分辨，很容易造成誤判。例如：公司應收帳款掛了1000萬，其中細項內容如下：1.正常應收帳款400萬2.逾期帳款400萬？3.問題帳款100萬X4.壞帳100萬X實際正常部分僅有400萬，如果都掛在一齊很容易誤判。如何分辨上述四種應收帳款？假如公司的應收帳款政策是月結3個月，而今天的日期是89/1/24，那麼如果今天手上還有88/10/30以前的帳款存在，就叫逾期帳款，否則未滿三個月者叫正常應收帳款。帳款的收取一定要快速，或依約定時間收款，一天也不能拖，一拖就容易變成逾期。千萬不要養成客戶逾期的習慣，久而久之帳款就會不給，成為問題帳款，最後變成倒帳。在稅法上規定，除已經一定法律程序，否則不承認呆帳損失。所以若呆帳不獲承認，則就會造成公司的雙重損失，因為損益表銷貨收入有淨利產生，要繳稅；錢又未收回，造成雙重損失。呆帳的損失必須經過法律程序，確認收不回來，經過兩年後，才能掛壞帳處理。筆者曾主持某醫療產業，有天發現業務與會計因逾期帳款而吵架，業務說：「我到底是作業務的？還是收錢的？我跑業務很忙，要不然你去收。」筆者當場糾正業務說：「業務的工作就是既要做生意，又要收錢。你要會計去收，客戶會說：叫業務來，東西又不是你賣給我的。」其實這也正是許多公司常發生的情況。什麼叫問題應收？指這個客戶已經跳票了；或這個客戶雖屢經追索，仍一再拖欠，很可能會出問題…造成的原因，可能為下述之一：(1)客戶本身的因素。(2)可能有交易的瑕疵。(3)可能公司產品的品質不良、未處理好，而客戶想跟我們賴。什麼叫呆帳？指客戶已逃之夭夭、找不到；或客戶跳票、理都不理我們。鼓勵各位要將應收帳款分類清楚，才知如何做管理的動作。剛才從信用交易的過程中，了解第一個會產生應收帳款，第二個會產生應收票據。對應收票據，在心態上要把它看成應收帳款，因為還不一定會兌現？一定要收取到票據，才能做票據徵信。票據的徵信，對從事業務的人很重要，如何做票據徵信？票據徵信是一般弗迪尔财务管理制度系列弗迪尔财务管理制度系列，祝你一臂之力！公司行號對金融機構，缺點是較不容易得到正確的資訊。現在介紹更為有效的、金融機構對金融機構的票據照會：假設你開發了一個新客戶，第一次交易設法收一個7天到期的現金票，該現金票的付款行為彰化銀行吉林分行，我們現在想假冒華南銀行城東分行來進行票據照會。先查好彰化銀行吉林分行的電話號碼後開始打電話，並請按下列程序進行應答：(1)表明身分：如何表明身分？一般人常不清楚。如果說：「我是華南銀行城東分行。」這樣是不對的，因為金融機構對金融機構，他們之間會講行話，正確的說法為：「華銀城東，票據照會。」並且要以閩南話發音。(2)問：這個客戶什麼時候開戶？第二個問題要用閩南問：「何(閩南發音：當)時開戶？」錯誤的問法是：「開戶久不久？」因為若獲得正確的開戶日期，即可自行判斷開戶久不久？若所獲得的開戶日期為才新開戶一個月，就要小心是否為詐騙集團、或是新公司虛設行號。除非是喜歡賺差價的公司，否則對方一直要給現金算折扣數，就要小心是否為詐騙集團？他們第一次用小魚釣大魚，第二次就開票給你。而如果第一次已付現，第二次以後才發生跳票，你就不能告它詐欺，因為此乃法律上的規定。(3)問：往來實績？(4)問：往來績數？(5)問：平常的餘額幾位數(閩南發音：殘額幾位數)？要設法讓自己取信於對方，他就會告訴你許多實情。此問題對方答案的句型，可能會是下述六者之一：六上、六高六下、六中六中、六低六表示六位數，即10萬位數。上或高表示最高位數的值為7或8或9；中表最高位數的值為4或5或6；下或低表最高位數的值為1或2或3。若為310000就是六低。(6)問：有沒有其他的帳戶(閩南發音：口座)？(7)問：有沒有退補紀錄？票據法上規定，發生退票七天內註銷，則紅單子會收回，則沒有退票紀錄，只有註銷紀錄。所以不要只問：「有沒有退票紀錄？」或者問：「信用好不好？」應問：「有沒有退補紀錄？」如此才能涵蓋退票與註銷兩者的資訊。(8)多謝，有空來坐。如果對方恰巧有朋友在華銀，要你轉電話，你可以說：「等一下，我幫你看一看，他剛才離開，我再告訴他。」票據徵信是非常重要的，如此進行的話，就算給現金票，第一張也會安全。如果是固定客戶，也要每一季做票據照會，重新評估一次，這是非常重要的管理動作，若因為沒做，而產生安全狀況，就很可惜，所以對應收票據一定要做。現在說明剛才所提：票據照會的對談，要以閩南語進行，會較有效的原因。因為很多公司收回應收票據，會拿到金融體系做票據貼現，此時會轉到授信單位，而產生金融機構間的票據照會情況。通常在授信單位的行員，都是比較資深或表現比較好的，這些人都稍有年紀，行話很多。所以我們也要練就流暢的閩南語行話，讓他們誤以為我們也是老資格，就容易讓他們相信，他們就會什麼都告訴你。在筆者的企業裡，筆者都是叫業務助理或業務會計去做。另外筆者建議業務人員，因為客戶在你手上，你自己也一定要去做。接著說明有關應收票據的一些基本常識。太多人不了解票據的基本常識，我們先從下圖，理解票據的種類開始：銀行本票本票甲存本票票據種類支票商業本票匯票弗迪尔财务管理制度系列弗迪尔财务管理制度系列，祝你一臂之力！票據分為3種，有：本票、支票、以及匯票。本票分為3種，有：銀行本票、甲存本票、以及商業本票。什麼是銀行本票？銀行本票可盡量收，保證不會退票，其上的票據付款人與開票人都是金融機構，大寫金額會用毛筆。因付款行與開票人都是金融機構，所以它等於是現金，因金融機構開本票時，對方已將現金或銀行存款，交付金融機構。各位參加投標，押標金很高時，此為通常使用的時機。什麼是甲存本票？甲存本票的付款人是金融機構，開票人為公司行號。如果貴公司有甲存戶頭，可向往來銀行要求金融機構提供甲存本票與支票搭配使用，甲存本票與支票有一樣的效用。本票一定有兩個日期：一為到期日、一為開票日；支票只有一個日期，為到期日。下圖為本票、以及支票的外觀示意圖：到期日開票日到