总经办管理制度

《总经理办公室工作管理制度》编号主题索引E&O--001总经理岗位制度E&O--002副总经理岗位制度E&O--003总经理办公室秘书岗位制度E&O--004总经理办公室文员岗位制度E&O--005重大接待任务工作流程E&O--006酒店公文撰写工作制度E&O--007行政接待工作制度E&O--008总经理办公室会议制度E&O--009会务记录制度E&O--010收发文件工作制度E&O--011档案管理工作制度E&O--012夜间运行管理工作制度E&O--013酒店印章管理制度E&O--014档案文件借阅管理制度E&O--015介绍信管理制度E&O--016车辆管理制度E&O--017办公用品领用管理办法E&O--018节假日值班制度E&O--019酒店调研和信息工作制度E&O--020财产物资管理制度E&O--021办公室安全管理制度E&O--020总经理办公室工作沟通与协作制度总经理岗位制度1、向上级主管部门负责，定期向上级主管部门报告工作。2、负责制订酒店的经营管理目标、年度工作计划与预算管理计划，并组织实施。3、全面负责酒店人、财、物的管理，并重点负责市场营销、人力资源和计划财物管理工作。4、根据市场变化和发展纪律，制订市场营销工作的方针、政策和策略，并组织实施和有效控制。5、建立和健全酒店组织系统，合理调配与控制人力资源，决定部门管理人员的任免事宜，并定期组织考核。6、负责酒店年度预算与决算的编制，严格控制酒店的经营成本和各种费用开支，抓好开源节流工作，确保酒店资产保值增值。7、抓好酒店员工队伍建设和人才培养、开发工作，全面提高酒店员工的素质。8、主持制订和完善酒店的各项规章制度，全面负责推行酒店管理模式，督导下属履行职责，坚持服务宗旨和质量管理，确保酒店的高服务水准。9、全面负责酒店的安全管理，抓好安全生产、食品卫生和消防、治安安全工作，确保宾客和酒店的人身、财产安全。10、保持与社会各界的广泛联系，抓好重要客人的接待工作，塑造酒店良好的内、外部形象。11、抓好酒店民主管理工作，关心员工思想和生活，不断改善员工的工作条件。12、完成上级主管部门以及政府有关部门交办的其他工作。副总经理岗位职责[管理层级关系]直接上级：总经理1、协助总经理完成酒店的经营指标、年度工作计划与预算管理计划，并保证总经理的工作指令与各项决议的贯彻落实。2、重点负责酒店营运部、客房部、餐饮部、康乐中心的日常经营管理及内部协调工作，督促下属努力实现年度经营计划指标，提高酒店的经济效益和社会效益。3、在总经理的领导下，具体负责XX酒店管理模式的实施、检查和落实工作，确保酒店服务质量。4、每日查阅酒店经营业务报表，发现问题及时采取积极有效措施予以解决，并报告总经理。5、每天巡视客人活动区域，检查并督导各经营管理部门的工作，认真、妥善地指导下属部门处理客人投诉，不断改进和提高服务质量。6、负责召开分管部门的工作例会，督促工作进度，组织、指挥下属部门完成各项工作计划，认真做好服务接待和经营保障工作。7、总经理缺勤期间，代行总经理职责。总经理办公室秘书岗位职责1、执行总经理的工作指令，向总经理请示和报告工作。2、负责撰写酒店综合性的业务报告，总结、计划等公文函件，负责审核由各部门起草的对外文函。3、负责组织安排总经理办公会和行政例会，做好会议记录，撰写决议和会议纪要。4、检查酒店的各项决议和总经理工作指令的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息。5、负责业务资料和信息的收集、分析、研究，掌握酒店行业市场动态，为领导当好参谋。6、负责来往文件及书报、信件的收发工作，处理有关来电、来信等信息，分类整理，做好记录及时上传下达。7、负责总经理室的卫生清洁及总经理办公室的固定资产和办公用品的领用、保管。8、负责送阅总经理阅批的文件，派发总经理签发、批示的文件、通知等。9、严格执行保密制度，及时做好行政和业务资料及文件材料的收集、整理、立卷、登记、保管工作。10、根据总经理的指示做好工作安排，来访接待等有关事宜。11、按规定的手续严格管理和使用印章、介绍信，对需要用印的文件、材料和报表，经主管领导签字并登记后用印。12、完成总经理交办的日常行政事务工作。秘书工作流程顺序工作内容时间1提醒领导当天日程安排，询问有无交办事项每天上班后2按急事先办原则，办理领导交办工作或续办未完事项，办完及时反馈每天3汇集各部门工作日记、营业报表和重要接待任务，送领导审阅每天4接听电话，礼貌、热情、准确地回答问询，凡直接找总经理的电话应问清单位和姓名，如总经理不在或因故不能接听，应说明情况，做好电话记录每天5了解和掌握各部门执行总经理指令及各项决定的情况向领导报告视工作需要6按规定正确用印视工作需要7根据酒店领导的要求和工作需要，撰写酒店文稿，编写酒店简报，上报下发视工作需要8翻阅各类报刊杂志和资料，收集行业信息，供领导参阅每周9撰写酒店日记，年终撰写酒店大事记每天下班前总经理办公室文员岗位职责[管理层级关系]直接上级：总经理1、负责酒店公文、函件、资料的打印工作，分别轻重缓急，优质、高效地完成任务。2、严格执行安全保密制度。妥善保管打印的原稿，并按规定移交校对；及时清理和烧毁蜡纸，不得在办公室接待与工作无关的人员。3、熟悉打字机、复印机和电脑的性能，做好保养工作，保持机件处于良好状态。4、负责酒店公文、函件、内部刊物的收发、运转、催办、办理和登记、保管及使用工作。5、负责总经理办公室报刊、杂志分发工作。6、负责档案的登记、编号、借阅等管理工作。7、负责档案的安全工作，保证档案无遗失、无虫蛀霉变、无火警的事故。8、负责办公室和档案的清洁工作，注意经常保持室内环境的整洁。重大接待任务工作流程酒店遇有重大接待任务，如特别重要客人大型的会议接待任务，大批量重要客人接待任务等，均需由总经理或副总经理统一组织、指挥和协调，动员相关部门共同做好接待工作，确保接待任务圆满、顺利。接受任务后，由酒店总经理召开由各部门负责人参加的专题协调会议，明确任务、要求和分工。办公室根据专题会议要求制订接待计划，成立若干工作小组，逐项落实，如有必要，计划报政府有关部门。各工作小组制定实施细则，提前做好各项准备工作，重点做好物品采购，设备维护保养、客房、餐饮、环境布置、安全保卫、食品卫生等工作，逐项落实。总经理召开会议，听取各部门及工作小组接待计划落实情况。接待任务前一天，总经理亲自到现场检查落实接待准备情况，具体指导。接待任务期间，酒店领导和部门领导必须加强现场指挥，协调各方面关系，处理临时需要解决的问题，并听取客人意见及时反馈。接待任务结束后，认真做好总结工作。酒店公文撰写工作制度酒店公文撰写工作流程一般分为交拟、撰稿、审核、签发、缮校、用印等程序，文稿由秘书撰写。总经理或副总经理交拟撰稿任务，明确撰稿内容和行文要求。秘书撰稿前认真酝酿构思，收集各类材料、事例、数据等。按照行文规范，正式拟稿。审稿并提出修改意见，然后再行修改，形成正式文稿。二次审核后交总经理审核签发。文员根据签发稿，打印成文交秘书校阅，正式成文。在需要用印的文件上加盖印章。行政接待工作制度项目接待规范来信及时拆阅信件，认真做好登记，按信函内容呈有关领导。根据领导批文意见催办，尽快答复。来电认真接听电话，问清对方姓名、单位、电话号码、身份和事由，耐心地听取陈述，能当场解决的应予实事求是地给予答复，如涉及重要事项应认真做好电话记录单。事后将电话记录呈有关领导批阅后抓紧办理和答复，或转有关部门处理答复。来访热情接待，礼貌在先，问清来访者姓名、单位、身份和事由，认真做好来访记录单，对来访者提出的问题应予负责地解答，不能解答的应请示有关领导，如来访者要求见领导，征得同意后按安排会见地点与时间，如领导不在或不便会见应做好解释工作。来宾1、弄清来宾姓名、身份、单位、人数、目的、抵店和逗留时间，如重要客人应向总经理汇报，如需住宿、就餐的应按酒店规定办理审批手续。2、一般来客，由秘书或派员接待，重要客人应由酒店领导出面接待。3、根据客人要求或身份，安排好车辆，派人到机场、车站、码头迎送。4、根据客人要求安排好参观、外出观光、座谈交流等，落实陪同人员。5、酒店宴请招待应落实好陪同人员、餐厅、菜单。6、征求客人意见和建议，并协助客人结清食宿等费用，如有必要通知客人单位，告知客人返回时间和航班、车次等。总经理办公室会议制度总经理办公会每周召开一次，由酒店总经理主持，副总以上领导出席。总经理缺席时，由授权委托人主持会议。总经理办公会内容：(1)研究党的路线、方针、政策和国家有关法规以及上级的重要指示，规定在本店的贯彻执行。(2)研究讨论酒店发展规划、改革方案。(3)讨论酒店月度、季度、年度工作计划、总结。(4)讨论酒店的重大经营管理活动。(5)讨论酒店人事安排与组织机构的调整。(6)讨论酒店员工的工资、福利及涉及员工切身利益的有关问题。(7)讨论员工重大奖惩事项。(8)讨论研究其他酒店的有关问题。(二)专题工作会议制度1、酒店专题工作会议视经营管理需要确定。2、酒店专题会议事先由办公室根据总经理的指令，列出会议内容和要求，责成有关部门进行调查研究，充分准备，待时机成熟后召开。3、会议由总经理主持，视会议内容确定出席人员。4、酒店专题会议一般可分为：经济活动分析会；价格政策会议；餐饮工作会议；销售工作会议；酒店质量管理会议；培训工作会议；酒店更新改造会议；重大接待任务协调会等等。(三)酒店晨会制度1、酒店晨会每天上午8：30召开，由酒店总经理主持召集，会议时间一般控制在半小时内。2、会议出席人员：酒店副总经理及各部门主要负责人，如主要负责人因事不能出席，应指定副职或代理人参加。3、会议内容主要是各部门汇报一天(24小时)内本部门发生的重大问题或需要酒店协调的工作以及上次晨会布置的工作贯彻落实情况。4、会议主持人对晨会上各部门提出的问题或需要协调解决的工作应作出明确决断，并明确分工落实。5、会议结束，出席会议的各部门人员应迅速传达布置和落实工作指令和要求。(四)文件传阅制度酒店领导日常应阅读上级党、政部门和业务主管部门的许多文件、信息资料以及重要的期刊杂志，了解党和政府部门及业务主管部门各类重要信息和最新的方针、政策精神，正确指导酒店的各项经营管理活动。各类文件资料由办公室专职档案管理人员负责收、发、登记后，交酒店领导按序迅速传阅，对酒店领导批示的文件，应及时反馈给相关职能部门贯彻执行。(五)阅签值班记录和有关重要经营报表制度酒店领导每天要阅签“大堂副理值班记录簿”、“保卫值班记录簿”、“夜间经理值班本”、“酒店营业收入日报表”以及各类有关的重要财务报表，还可通过电脑终端查阅各项经营资料，全面了解酒店近期的经营管理情况，以便对经营管理中存在的问题迅速做出决策。(六)节假日值班制度节假日值班制度是加强酒店经营管理的一项重要措施，遇有重大节日，酒店领导应亲自参加值班。会务记录制度项目工作规范会前准备1、弄清会议议题、内容、时间、出席人员。2、落实会场。视需要布置会场、扩音和录音。3、书面通知会议出席人员。4、准备好会议文件和资料。会议期间1、做好会议记录，填写会议记录的扉页，注明会议时间、名称、地点、议题、主持人、记录人及出席、缺席人员名单等。2、视需要指导工作人员做好录音。3、指导工作人员做好会议服务工作会后落实1、整理会议记录（录音），编写会议纪要上报下发。2、向会议缺席人员传达会议精神。3、收集各部门落实会议精神情况向领导报告。收发文工作制度项目工作规范收文登记1、仔细清点、按类登记。登记应注明收文日期、文号、来文单位、事由等。2、专递文件（含机要件、挂号件）要注意把好“三关”：（1）外查关。对信函外包装进行检查，如发现破损应注明，同时查看与发文薄或回执单是否相符；（2）验户关。核对投递清单上的件数与实收件数是否一致。（3）验收关。对一些紧急件，注明收件时间，以分清责任。分文和批办1、文件拆封登记后，文件进入分文和批办，由工作人员拟就办文单，交相关领导批办。2、领导阅文后提出办文意见，办文意见签署在文件处理单内，由工作人员分别送酒店领导和有关部门办理。批办意见必须