公文处理培训讲义(襄垣)

公文处理培训李翠平一、重要意义《条例》是继1996年5月中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》之后，党和国家为进一步规范党政机关公文处理工作新出台的重要法规。《条例》是建国以来党和国家第一次通过立法，用法规的形式对全国党政机关公文处理工作进行统一规范，使党政机关的公文处理工作上升到法律法规的层面。同时，也是我国党政机关公文处理工作理论的深化和发展，是各级党政机关依法行政、做好公文处理工作的重要保障。《条例》是2012年7月1日后公文处理工作要严格遵循的基本制度。二、立法宗旨为了适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化。三、基本框架新出台的《条例》共分八章42条。新的《条例》所包涵的内容、强调的重点，以及其可操作性等方面都在原来党政机关各自的规定之上有了很大的提升。第一章总则，开宗明义，对目的、意义、适用范围、作用、原则及办公厅、室的职责等方面都做了精准的表述。接下来，其他章节从公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制（发文起草把关）、公文办理（收文办理）公文管理六个方面做了规定，最后的附则讲了电子公文、依照、参照执行事项、解释权、施行时间等。四、内容增减在第一章总则中主要有两处增加。一是公文处理工作的原则，“事实求是”、“精简高效”、“准确规范”、“安全保密”。二是明确了办公厅（室）系统上下级之间的关系是“业务指导和督促检查”的关系。第二章中，公文的种类增加了两个文种，即：“决议”和“公报”。决议，适用于会议讨论通过的重大决策事项。是最高级别的文件，是须经特定的会议讨论通过。公报，适用于公布重要决定或者重大事项。“公报”与目前使用的“公告”在适用范围、公布范围、公布事项等方面有区别，具体使用时要注意把握。在文种的变动上，还有三个方面要注意：一是文种的适用范围作了个别调整。二是，文种的表述作了改动，文字更精准。三是15个文种的前后顺序做了调整，主要是按文种的重要程度排了序，其次是大致按下行文、上行文、平行文、内部行文排了序。在第三章中，公文格式增减内容：第七条增加项目：份号。减少项目：主题词。改动的项目：1.紧急程度标识：“特急”和“急件”改为“特急”和“加急”。2.发文机关标识。明确了加“文件”二字和可以不加“文件”二字。3.联合行文“可用联合发文机关名称，也可单独用主办机关名称。”党政机关公文格式2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），自2012年7月1日起施行。同时，从1996年5月3日中办发布的《中国共产党公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准正式发布。公文格式的范畴：一是公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；二是承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；三是公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等，最常用的是文件格式、信函格式和电报格式三种。公文格式的基本要求：1.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。2.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。3.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可作适当调整。4.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。5.公文应当双面印刷。6.公文应当左侧装订。第一种类：公文的通用格式一件完整的公文由三部分组成：版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。(一)份号涉密的公文需要标注份数序号。公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。一、版头涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。在份号标注上存在的主要问题：一是涉密文件不标注份号；二是份号的数字不按规定标注，随意性大；三是份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第1行。（二）密级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。在密级和保密期限标注上存在的问题有：一是在确定密级和保密期限上出现过紧或过松两种倾向。二是密级标注不规范不统一。（三）紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（四）发文机关标志发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。发文机关标志存在的主要问题有：一是发文机关标志不规范，有的发文机关字体、字号大小不规则。二是有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致。三是“文件”二字不是标在发文机关右侧，而是在发文机关全称或规范性简称正下方居中标“文件”或“上报文件”。四是有的基层单位的发文机关标识字号大于上级机关的字号。（五）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号〔〕括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字。（六）签发人上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm。签发人标注中存在的问题：一是签发人不是机关的主要负责人；二是多个机关联合上行文，只标注主办机关负责人，而未标注其他机关负责人；三是签发人标注的位置不规范；四是签发人姓名未用楷体。二、公文主体（一）公文标题标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。标题的拟制和标注上存在的问题有：一是冗长啰嗦，对事由概述不简洁、准确、完整。或标题与正文不符，标题不能涵盖公文的内容。二是标题排列形式不够美观，如“金字塔形”或“沙漏形”等。有的在回行时词意不完整。三是标题中乱用标点符号。四是标题中介词使用不规范，介词连用或重复使用介词等。五是标题中文种使用错误。（二）主送机关是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。主送机关标注上存在的问题有：一是多头请示。二是随意编造主送机关的简称。三是标注位置不正确。四是有的机关向下级机关普发公文时，每次的主送栏排序都不一样。五是主送机关标点符号使用不规范。同级同类之间用顿号、同级不同类用逗号，主送机关结束后用冒号。（三）正文是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。（四）附件说明附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。附件说明标注中存在的问题：一是公文中带有附件的却漏标附件说明；二是附件说明标注不规范，有的公文在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样，在附件说明处不必再标注“附件”字样的，却标注。有的公文在附件说明处标注“附件3份”或“附件随后”等；三是附件说明编排位置不规范；四是附件顺序号用汉字一、二、三来标注；五是附件名称后用标点符号等。（五）发文机关署名发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字，如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。（六）成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。（七）印章（公文生效标识）印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。联合上行文，发文机关只署名主办机关时