关于印发《成都铁路局铁路建设项目合同管理办法》的通知

—1——成都铁路局文件成铁建设〔2011〕75号━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━关于印发《成都铁路局铁路建设项目合同管理办法》的通知局属各单位：为加强我局铁路建设工程项目的合同管理工作，规范铁路建设工程合同的订立、履行、变更、终止等法律行为，预防、减少合同纠纷，维护合同当事人的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国铁路法》、《铁路合同管理办法》等法律法规及相关规定，结合我局铁路建设项目实际，制定《成都铁路局铁路建设项目合同管理办法》，请各项目管理机构按照本办法的规定，做好合同的审核、签订、登记、履行、变更、解除等管理工作。二○一一年一月二十六日—2—成都铁路局铁路建设项目合同管理办法第一章总则第一条为加强成都铁路局管内铁路建设项目的合同管理工作，规范工程合同的订立、履行、变更、终止等法律行为，避免合同纠纷，维护合同当事人的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国铁路法》、《铁路合同管理办法》等法律法规及相关规定，结合路局铁路建设项目实际，制定本办法。第二条本办法适用于由成都铁路局局管公司、建设指挥部（以下简称项目管理机构）负责实施的所有铁路建设项目的合同管理。合同管理实行归口管理、分级负责。第三条本办法所称合同是指项目管理机构在工程建设期间签订的设计、施工、监理、咨询、物资设备采购、征地拆迁补偿等合同。以上合同以外的其他重大合同（指涉及对外投资、担保、借款、不动产转让、股权转让及其他法律关系较复杂、履行期限长的合同），项目管理机构认为需要报路局审查的，送局建设管理处、企管法律处开展合同审核联签后方能签订。第四条签订和履行合同应遵守国家法律法规、铁道部及路局有关文件要求，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益，坚持平等、自愿、公平和诚实信用的原则，严格—3—按照合同约定行使权利、履行义务。第二章合同管理机构和职责第五条项目管理机构是合同管理主体，应当建立健全合同管理制度，配备合同管理人员，必要时配备或聘用专职法律顾问，加强合同管理队伍建设。第六条项目管理机构应设立合同管理领导小组，主管主要领导为领导小组组长，负责合同管理中的重大决策和各部门的协调工作；分管领导和各部门负责人为小组成员，协助组长做好各专业合同管理工作，合同管理领导小组的职责是：1.贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；2.制定本单位合同管理办法;3.对合同的签订、履行情况开展监督;4.研究、审定合同内容;5.审核合同管理奖惩建议。6.指导本单位合同纠纷案件的处理;第七条项目管理机构的合同归口管理部门原则为计划财务部，其主要职责是：1.组织学习、宣传并贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；负责对合同管理员进行培训和管理工作；2.负责合同管理日常工作，归口管理合同，定期向相关领导—4—汇报合同管理情况；3.建立合同专用章使用制度，监督、管理本单位合同专用章的使用；4.结合实际制定合同管理制度、办法，检查监督其执行，向合同管理领导小组提出改进意见或奖惩建议；5.负责监督指导其他部门履行合同管理职责的情况;6.负责组织开展合同文本的合法性审查，根据实际情况，参与合同的起草、论证、谈判、签订和解除等工作；7.建立合同管理台帐，督促合同的履行，汇总并及时反馈合同履行情况，就合同文本的补充、修改和变更等提出处理方案；8.负责办理法定代表人的法人授权委托书；9.负责办理合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作；10.指导配合各部门办理合同的报批、公证等事项；11.承办其他有关合同管理工作。第八条合同管理员的基本职责：1.协助合同承办人员依法签订合同，参与合同的谈判和起草、签订、变更、解除等事项；2.负责对拟签订的合同文本开展合法性审核；办理需报审合同的报审手续；3.负责管理合同专用章，建立合同台账，按照档案管理的要—5—求保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料；4.监督检查合同履行情况，协助合同承办部门处理合同执行中的问题与纠纷，提出有关合同管理的意见和建议;5.汇总分析并报送有关合同管理情况及统计资料。6.会同合同承办部门办理有关合同的文书，负责建立合同档案。第九条项目管理机构各业务部门是合同承办部门，根据其职责职能具体承办相关合同业务，主要职责是：1.研究相关法律法规和调研市场情况，提供决策依据；2.按《合同法》规定，根据项目具体要求，起草合同文本和相关报送材料文件，履行报批手续；3.审查合同对方的资质、资信和履约能力，并将其有效的资信证明资料及合同正式文本（含附件）送合同管理部门；4.代表项目管理机构与合同对方进行谈判；5.依法办理合同的签订、变更、终止、解除手续，对所承办合同的真实性、合法性、可行性负责；6.建立合同履行情况台帐，做好合同标的物的交接、验收，确保标的物的质量、数量符合合同要求，留存合同当事人共同签字确认交接、验收书面记录；7.留存合同文本及履行、变更、终止、解除等有关资料（含—6—合同当事人之间往来的电传、电报、信件、信函等相关资料），合同履行完毕或合同终止时，应及时将合同文本等资料移送合同管理部门归档保存；8.负责组织开展项目管理机构内的合同审核联签工作；9.协助办理合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼；10.主动接受合同管理部门指导，及时向合同管理部门通报合同签订和履行中发生的问题。第十条合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时，应做好资料的完整移交。第十一条项目管理机构可按路局规定聘请法律顾问，法律顾问的基本职责是：1.办理项目管理机构的法律咨询；2.起草合同文本；3.审查合同文本；4.处理合同纠纷；5.受委托参加诉讼或仲裁活动；6.对项目管理机构的有关人员进行法律知识培训及普法教育。第三章合同的签订第十二条合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议或非—7—正式书面协议，经合同当事人签认的有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。国家规定采用标准合同文本的必须采用标准合同文本。工程承包、监理、主要物资和设备采购供应等合同的签订必须依据《招投标法》以及铁道部、路局的规定开展。第十三条具备法人资格的项目管理机构，法定代表人可授权代理人以本单位名义对外签订合同，不具备法人资格的项目管理机构，行政主要负责人在路局授权范围内以本单位名义对外签订合同。授权代理人对外签订合同，应持有《法定代表人授权委托书》。授权委托书应当注明授权委托事项、权限、期限，由法定代表人签字并加盖单位公章。代理人必须在授权范围和期限内签订合同，禁止无权代理、越权代理等现象发生。代理人不得将代理权限转委托他人。第十四条合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其授权代理人签字，并加盖当事各方单位的合同专用章，同时需提供法定代表人身份证明书，授权代理人签字的，还应提供授权委托书。第十五条合同承办部门在合同签订前应先审核对方的签约主体资格，要求合同对方提供有效的营业执照、资质证书、资信—8—状况及有关业绩情况，审查合同对方的主办（经办）人是否具有代理权及其权限内容，查验上述资料的真实性、合法性，并保存上述经对方加盖公章的有关资料。合同技术条款等有关内容，由项目管理机构的相关业务部门按照职责分工，负责该部分内容的谈判、起草工作。合同技术条款等有关内容必须经合同管理领导小组审核。第十六条合同签订前需进行合同谈判的，经合同承办部门、合同管理部门和合同管理员（法律顾问）商讨后，由合同管理部门汇总合同商讨纪要，用以指导合同谈判工作。第十七条合同谈判由项目管理机构的负责人或其代理人、合同管理部门的负责人、合同管理员（法律顾问）共同参加，合同具体承办部门有关人员根据需要参加谈判并提供有关的技术文件。第十八条项目管理机构必须建立健全合同审核联签制度，在合同正式签订前，合同承办部门应当将拟签的合同文本送相关业务部门负责人、合同管理部门负责人和项目管理机构业务主管领导审核联签。合同联签完成后，需由合同管理员（法律顾问）对合同进行合法性审核，经合法性审核后的合同，方能送项目管理机构主要行政负责人或代理人签字并加盖合同专用章。参与审核的部门对合同提出异议或修改意见的，应当补办联—9—签手续。第十九条合同审核联签由合同承办部门组织实施，可采用会议审核或联签审核的方式进行。不论采用何种方式审核，均应作出审核记录，并妥善保存。第二十条合同审核的内容：1.合同是否符合法律、法规、技术规范；2.合同双方权利、义务是否明确、清楚；3.各项费用计算与支付方式是否正确、清楚；4.合同内容与谈判或招投标不一致的问题是否解决；5.项目管理机构与合同对方的组织和技术接口是否建立并保持；6.合同对方的要求是否双方都已明确并形成文件；7.满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到项目管理机构有关方面的确认。第二十一条合同内容一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和地（住）址，营业证号码或身份证号，标的，数量，质量，价款或者酬金，履行期限，地点和方式，违约责任，解决争议的方法以及合同生效条件等。对于涉外合同还应包括纠纷处理选择使用的法律规定和语言。对项目管理机构权益影响较大或可能存在风险的合同条款，—10—必须对当事人双方的权利义务作出明确的约定。同时，依据《担保法》的有关规定要求合同对方提供履行合同的担保（担保的形式包括但不限于保证金、履约保函等）。第二十二条合同签订后，合同管理员应按照合同类别进行分类登记，并与合同审查记录及合同文本、电子文件以及附件等一并归档保存。第二十三条合同签订后，合同正本由合同管理部门留存。复制合同必须事先征得合同管理部门同意。合同的发放均应进行登记。第二十四条合同管理员应建立合同台帐，合同台帐内容包括：合同编号、送审时间、送审单位、对方单位、合同类别、合同名称、标的额、履行期限、经办人姓名、审查人姓名等。第二十五条需经国家有关部门或上级主管机关批准、登记或者备案的合同，应履行相应的手续。第二十六条合同签订后，不具备法人资格的项目管理机构应按照路局要求，在局企业管理和法律事务处办公管理信息系统内开展合同备案工作。项目管理机构的合同管理员每年应对所签订的合同进行一次清理自查和统计，认真填写合同统计表，并报路局建设处、企管法律处备案。—11—第四章合同的履行第二十七条依法成立并生效的合同应全面履行，不得随意变更或解除。如合同不能履行应当及时采取补救措施避免或减少损失。因不可抗力因素影响合同履行的应当及时通知合同对方，同时采取措施减少损失，并注意保存有关证据。第二十八条合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。承办人对合同谈判、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应当及时收集和妥善保管。第二十九条合同承办人应当随时掌握合同履行的动态，对于合同对方提出的有关合同履行问题，应当咨询合同管理部门后及时起草书面说明回复对方，不得拖延，避免造成经济损失；发现对方不履行或不完全履行合同时，合同承办人应积极与合同对方协商，催促其履行合同约定义务，同时应将其不履行或不完全履行合同的情况及时书面报告本单位负责人和合同管理部门，并协助在索赔期限内收集和保存证据，及时索赔。第三十条合同承办部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行，并将合同履行情况及时反馈给合同管理部门。第三十一条合同管理部门对所签订的合同履行情况进行跟—12—踪，定期了解合同对方的资信和履约能力变动情况，发现问题及时向主管领导汇报，并采取积极稳妥、切实可行的措施；对合同履行中出现的问题给予解释、解决。第三十二条合同结算必须通过计划财务部进行。计划财务部应当依照已生效合同的约定，及时办理收付结算。对未经审批、签章的合同，不得办理收付结算。第五章合同的变更和解除第三十三条合同变更是指合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。第三十四条合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同。确需变更或解除的，应当经各方当事人协商一致并签订书面协议。当事人协商一致的变更或解除合同的协议，视同新合同，应当按照合同审查程序履行联签审