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制度名称:控股公司接待管理办法制度编号:AK/ZD0401B-20091安瑞科能源装备控股有限公司接待管理办法1.目的为规范安瑞科能源装备控股有限公司(以下简称“控股公司”)来宾接待工作,树立良好的企业形象,使接待工作规范化、标准化,特制定本管理办法。2.接待原则对口接待、相互配合;周密细致、友好尊重;预算合理、厉行节约;安全第一、严格保密。3.适用范围本管理办法适用于控股公司接待工作,各成员企业可参考使用。4.释义4.1本规定所称的接待是指公司对政府机构、相关企业、客户、社会团体等单位的来访的接待。4.2重要接待是指对公司发展有重要影响的政府机关、投资机构、并购单位等来访的接待。4.3一般接待是指除了重要接待以外的接待。5.职责5.1人事行政部是控股公司接待工作的归口管理部门,负责控股公司接待制度的修订、接待工作总体的组织协调与实施、接待信息的存档,接待工作的指导;制度名称:控股公司接待管理办法制度编号:AK/ZD0401B-200925.2重要接待由人事行政部负责接待方案的制定、组织与实施,相关部门按照接待方案予以配合;5.3一般接待由相关业务部门负责接待方案的制定、组织与实施,人事行政部按照接待方案予以配合。6.接待工作程序6.1接待申请6.1.1重要接待相关部门依据本管理办法提出重要接待申请(见附件1),经总经理批准后,提交至人事行政部,由人事行政部根据实际需求拟定接待方案报总经理审批,总经理批准的重要接待方案,由人事行政部组织实施。6.1.2一般接待由相关部门自行联系前台、物业、车队等部门进行会议室申请及会议服务、前台引导、电子屏字幕等其它相关工作的安排。6.2接待实施6.2.1登记来访被访人员一般在一楼客人来访接待区接待客人,确有必要在楼上进行接待时,被访人员应由本人或其委托人员到前台服务处办理客人来访登记手续,并根据客人人数领取“来宾证”,为提高接待效率,接待负责人可提前通知前台服务人员进行登记,不再进行现场登记,客人来访期间,应佩戴“来宾证”,并由被访人员全程陪同,客人离开公司时,被访人员应将客人送至一楼前台服务处,同时交回“来宾证”,进行访客离开登记手续。6.2.2内部用餐为方便工作、提高办事效率,成员企业各部门人员因普通业务关系、培训等原因到安瑞科控股本部,一律安排公司内部食堂用餐,并填写用餐申请表提前进行申请(见附件2)。6.2.3外部用餐制度名称:控股公司接待管理办法制度编号:AK/ZD0401B-20093经确认需要外部用餐,人事行政部或相关部门应按人数和标准安排外部用餐,并将相关信息向主管领导及相关部门反馈。6.2.4来宾住宿公司内部来总部办事需住宿人员,由控股公司负责协助联系安排,费用自理;外部来访客人住宿,根据来宾层次和重要程度选择适宜标准进行安排(见附件3)。6.3纪录存档6.3.1接待结束后,各业务部门指定专人负责接待档案的整理工作,同时将《接待申请表》填写完整(见附件1)后上报人事行政部存档;6.3.2对口业务部门根据接待的重要性以及是否可以对外披露等情况做好对外宣传报道工作;6.3.3每次接待任务完成后,人事行政部根据各业务部门上报的《接待申请表》做好存档备案工作,并连同接待方案等相关文件一同存档备案;6.3.4视重要程度,相关业务部门应按实际需要采取记录、摄影、摄像等方式予以纪录,并将相关文件报人事行政部存档备案。7.接待相关事项7.1接待产生费用由相关部门领导签批后分别计入其部门费用。7.2招待用烟、酒标准7.2.1招待烟、酒按来宾层次分档次使用,由人事行政部负责指导选择;7.2.2领取烟、酒信息应提前填写于《接待申请表》报领导审批;7.2.3人事行政部对领取的烟、酒做好登记,将各部门领取情况汇总,报财务部计入相关部门招待费用。7.3礼品领用与赠送7.3.1一般工作联系及业务接待不赠送礼品,重要接待视来宾重要程度赠送适宜档次的礼品,由人事行政部负责指导选择;制度名称:控股公司接待管理办法制度编号:AK/ZD0401B-200947.3.2领取礼品信息应提前填写于《接待申请表》报领导审批后到人事行政部领取;7.3.3人事行政部负责统一订购、管理及发放礼品,相关业务部门特殊情况需自行采购的,经总经理签批后办理;7.3.4人事行政部对各业务部门接待标准及赠送礼品做好登记,以便于综合平衡,宏观掌控,避免费用超标及重复赠送。8.本管理办法由人事行政部负责解释,从发布之起开始执行,原《安瑞科能源装备控股有限公司接待管理办法》(AK-ZD0402A-2007)同时废止。附件:1.《接待申请表》2.《内部用餐审批单》3.《客户接送、用餐、住宿招待实施标准表》制度名称:控股公司接待管理办法制度编号:AK/ZD0401B-20095附件1接待申请表上报部门:来访者及公司名称来访人数来访时间离开时间姓名职务单位性别备注主要来访人员名单主接待领导参与接待人接待人员接待联系人会务经理日期时间地点活动安排主要日程准备事项1.车辆(车型)2.欢迎牌(具体内容)3.环境要求:(如瀑布景观、灯光、门卫特别服务等)4.会议室准备:投影□、放映简介□(中/英文)、接驳电脑□、录音□、音响□(有线话筒_个,无线话筒_个)、鲜花□、茶□、瓶装水□、专刊□、书面简介□、国旗□(国家名称_____)5.拍照□、摄像□。6.用餐:(文员餐□、经理餐□、点菜用餐□___人)制度名称:控股公司接待管理办法制度编号:AK/ZD0401B-20096备注本项目请按实际情况填写,以便安排相关事项及接待信息存档:住宿要求:烟酒标准:用餐标准:礼品标准:是否需定票:其它费用支出:客人兴趣、爱好、饮食习惯及其它需求等等:部门领导意见总经理意见制度名称:控股公司接待管理办法制度编号:AK/ZD0401B-20097附件2内部用餐审批单(南方中集餐厅用餐申请表)用餐部门用餐时间用餐人数费用标准/RMB用餐形式□文员餐□经理餐□点菜招待水果盘:大□中□小□申请人部门经理备注除点菜需要填写费用标准外,其它用餐只需在方框内打“√”(此表一式两份,其中一份交一楼服务前台,另外一份交南方中集餐厅服务人员)申请时间:年月日时制度名称:控股公司接待管理办法制度编号:AK/ZD0401B-20098附件3客户接送、用餐、住宿招待实施标准表(2009年4月版)外部客户内部客户客户层次接送机(站)用餐住宿客户层次接送机(站)用餐住宿备注客户酒店名称接待层次高档高端客户单位总经理或以上级别√濠景海鲜观海路1号南海酒店胜记酒家南海酒店中油酒店高端成员企业或兄弟单位总经理或以上级别√田园餐厅(青青世界)岭南大可口金都大酒店名粤坊食得乐忆江南明华国际会议中心明华轮酒店外部客户可安排鲜花及果盘,内部客户不安排中档中端客户单位副总经理、部门经理或相应级别√田园餐厅(青青世界)岭南大可口金都大酒店名粤坊食得乐忆江南明华国际会议中心明华轮酒店中端成员企业或兄弟单位常务副总经理或相应级别X西南饭店高句丽西贝莜面村明华鸿隆公寓海涛酒店华洋宾馆太子宾馆外部客户可安排鲜花或果盘(二选一),内部客户不安排一般一般客户单位营销业务员等一般级别人员X西南饭店高句丽西贝莜面村北京饭店明华鸿隆公寓海涛酒店华洋宾馆太子宾馆银利宾馆保利宾馆一般成员企业或兄弟单位副总经理及副总经理以下级别人员或相应级别人员X高句丽北京饭店银利宾馆保利宾馆一般不安排果盘、鲜花
本文标题:接待管理办法
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