泛微协同办公系统知识文档管理解决方案

e-Document:知识文档管理e-Document，创建知识积累、共享、利用和创新的平台。1.问题的提出作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。总之，获取信息的效率太低。现在，很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问――但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护不同的数据库。2.解决方案e-Document的解决方案：搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上；市场信息、管理经验、专业技能，无论是成文的信息、还是脑海里的构思，皆可发布、分类和归集；强大的搜索、个性化的分发，随时随地可迅速获得需要的信息和知识；一人对一人的交流，或多人对多人的沟通，充分运用群体智慧，知识在分享中得到更新。3.模块架构各种来源，各种格式的知识文档，都可以上传或下载，并通过一定的流程发布到公司知识库；知识文档分类存放后，员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息，同时系统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户：包括内部门户、外部门户（外部网站，客户门户，分销商门户和供应商门户），这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。4.模块综述e-Document提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档；e-Document可以管理内部和外部网站，并针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务；e-Document维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利用；e-Document严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性；e-Document与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。5.功能简介基础功能规范的知识文档管理e-Document采用中央数据库，所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户。统一的文档数据库，方便进行管理根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构为目录设定相应的管理权限，具有权限的人可以对目录进行编辑等操作对目录的属性进行定义，包括发布、回复、共享、创建、审批、移动等操作权限，以及附件、模板、信息链接等属性，发布在此目录下文档自动获得此属性定义各种模板，包括文档模板、邮件模板、新闻页模板、用户显示界面等各种结构化和非结构化的文档的管理，例如公文、表单、网页、扫描文件等都可以得到有序的管理可设定文档的查看、编辑、发布等操作权限可设定文档的下载、复制、打印等操作权限对文档进行移动、复制等操作，使得文档的排布更为合理可以对文档的关键字进行自由的升序或者降序的排列统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作出分析（文档目录）（文档列表）以各种形式创建e-Document与office的功能集成可以在线轻松编辑各种形式的文档。集成office组件，可发布HTML、WORD、EXCEL等各种形式的文档在线编辑文档，并集成电子签章、痕迹保留、公文收发等特性可预先设置固定的文档模板并导入插入多个附件对文档的排版和格式进行编辑，如不同的颜色和字体显示、加入页眉、图片、表格、超级链接等回复别人的文档；设定别人对自己文档回复的提醒功能（新建文档）（在线编辑）以各种形式发布e-Document提供多个发布出口方便用户根据实际情况进行选择。提交、草稿、预览、待审核等多种发布方式选择将文档保存在合适的目录下，或者以标题/主页形式发布到内部或者外部网站上，或者发布到特定的信息门户中去可建立个人文档库，并设定文档被访问的权限建立并维护内外网站通过e-Document可以维护企业的内外网站。所需做的只是完成页面的定制，发布含有链接的文字和图片对内外网站的统一管理，进行网站的格式、页面和内容的订制文档发布后自动在相应的网页上显示和企业信息门户结合，可以建立多个站点及这些站点的形式和发布的内容，每个站点对应一个目标访问组（公司新闻）以各种方式共享知识文档所有的用户都可在系统中进行知识文档的高度共享，有价值的信息被迅速的传递和利用。通过文档目录查看通过内外网站查看通过“最新文档”查看最新创建的文档通过快速搜索或高级搜索查看通过知识地图迅速获得需要的知识文档通过与即时通讯、工作流程等文档推送机制获得知识文档文档的批量共享通过文档订阅查看（文档订阅）虚拟目录虚拟目录为用户提供了一种除文档目录以外的文档组织形式，用户可以按照自己的习惯从多维度创建、管理和使用知识文档。用户可以在权限允许的情况下，将文档列表中的部分或全部文档直接导入自己的虚拟目录下。（虚拟目录）文档操作权限管理通过赋予访问者相应角色及赋予文档以安全级别，保证访问者只有在其权限允许的范围内查看和编辑文档，e-Document对知识文档的安全性管理是多层面、多层次和多维的。文档创建、查看、复制、转移等操作权限的设定可从目录角度、也可从单个文档角度进行权限设定；可分别设定发布、回复、共享、创建、审批、移动等操作权限，形成多维的权限定义与工作流程管理的结合进行文档发布的审批文档被查看、操作的系统日志记录创建知识共享环境e-Document是一个动态的知识库。员工可以通过e-Document达到增强协同交流和知识共享的目的。创建一个知识共享的环境，每个人都可以找到适合的目录发布自己的心得、经验并分享他人的知识可设定不同的知识地图，如专家地图、岗位地图、行业知识地图等，方便知识的归类、获取通过与文档回复、讨论专区、工作流程、网络会议、即时通讯、邮件、短信等的集成，加快知识文档的流动和共享辅助的评分机制、订阅机制、网上调查、在线编辑、收藏夹等功能提升知识文档的利用与人力资源的结合，激励员工分享和创新知识，并帮助快速找到有知识专长的人员各种分析报告帮助对知识库进行分析（知识地图）（文档打分）自定义功能目录结构和属性e-Document让用户根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构。同时可以设定目录的属性，包括发布、回复、共享、创建、审批、附件、模板、相关信息链接等。这样就不必对目录下的文档属性逐个进行设置。文档及邮件模板文档和邮件模板可以使相关文档和邮件都采用设置好的格式，例如合同、方案和发送给客户的邮件都可采用企业统一的版式。新闻页模板对新闻页的样式，包括图片等进行定义。可以使某类新闻页具有统一的格式。文档分布重定义对目录下的文档进行重新的分布。只需要选择源目录和目标目录，以及需要复制或移动的文档。用户自定义e-Document与信息门户相结合，提供给用户个性化的应用。在此基础上，用户自己还可以进行一些定制以满足个人的特殊要求，如文档摘要显示的字段、用户界面的目录结构等。分析功能统计及报告e-Document提供的报告功能可以供用户对文档的以各项指标为基础的统计信息进行整体浏览，及从不同角度对知识文档进行统计和分析。所著文档数目最多的员工所著文档数目最多的部门最多被阅文档最高得分文档文档价值评价每位员工对知识的利用度每位员工对知识的贡献度（文档创新）从组织的角度分析通过e-Document，您能清晰地以企业组织结构图形式查看文档在各部门或分支机构的分布情况，您还可以通过点击查看某个部门文档的详细信息。协同功能管理文档相关的所有资源与普通的文档管理不同，由于e-cology按照企业信息网状体系设计，在e-Document中，用户获得的不仅仅是文档的创建者和内容这样的信息。e-Document将所有与文档相关的实体集成起来。例如读取一份合同，可以了解到所有与之相关的信息，包括合同关联的客户、项目、交易情况、相关工作流等。并且可以层层深入地追溯了解最详细的信息。e-Document与其他模块的协同使得所有的文档信息都不是孤立的。知识文档库方案书计划书合同资产及产品管理财务管理人力资源管理项目管理工作流程管理客户关系管理票据扫描文档方案书合同培训书政策合同公文简历新闻方案说明书帮助文档（文档协同性）e-Document实现的协同工作e-Document是存储企业文档的基础，在e-cology系统中，e-Document实现的是与其他模块间的数据共享。知识文档可由其他模块的应用从e-Document中被带出和带入，并共同组成企业的信息网络。e-Document与其他模块结合实现协同化的工作：与e-HRM结合，配合人员角色、岗位等权限的设定完成e-Document安全性的定义；配合e-HRM的考评机制，激励员工进行知识分享和利用与e-CRM结合，管理与客户相关的各种方案书、合同、报价书等与e-Logistics结合，管理各种产品说明书、帮助文档等与e-Project结合，管理项目方案书、计划书等，提供项目进行所需的各种知识资源，并在项目结束后将积累的项目经验形成新的知识文档与e-Financials结合，管理票据等各种扫描文档与e-Workflow结合，完整管理文档生命周期内的发布、审批等功能；进行知识文档的推送与各种办公工具结合，如即时通讯、讨论社区、协作区等，加快文档的共享，提升知识的利用与企业信息门户结合，为不同的用户提供相关的应用和个性化的信息，例如不同的网站、不同的文档目录结构、不同的文档应用6.总结设立统一的知识文档存储和管理中心建立文档的管理规范创建和存储所有类型的文档集成office组件、公文管理、电子签章、痕迹保留等特性建立并维护内部和外部网站管理文档的整个生命周期动态知识库的维护组织内外用户在权限内的信息高度共享各种知识工具提升知识的分享和利用效率实现文档相关所有信息立体化集成分门户的网站和文档信息内容展示严密的文档查看和操作权限自动生成相关的统计报告与其他功能模块的高度集成