标准化流程图制作规范

教育部1教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范主办单位：国立科学教育馆主讲人：林腾蛟教育部2教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范目录壹、前言贰、目的参、流程图符号肆、流程图结构说明伍、流程图绘制原则陆、范例柒、问题研讨教育部3教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范壹、前言(1/2)标准作业流程的意义「标准作业流程」（SOP）是企业界常用的一种作业方法，其目的在使每一项作业流程均能清楚呈现，任何人只要看到流程图，便能一目了然，有助于相关作业人员对整体工作流程的掌握。教育部4教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范壹、前言(2/2)制作流程图的优点：（一）所有流程一目了然，工作人员能掌握全局。（二）更换人手时，按图索骥，容易上手。（三）所有流程在绘制时，很容易发现疏失之处，可适时予以调整更正，使各项作业更为严谨。教育部5教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范贰、目的一、为建立本部作业标准化（SOP）流程图之可读性及一致性，参考美国ANSI系统流程图标准符号，及道勤企业管理顾问有限公司「效率会议」标准流程，制作符号及范例。二、本规范流程图绘制，采用由上而下结构化程序设计（Top-downStructuredProgramming）观念。三、对于制作流程图共通性目标，本规范亦列出流程图绘制原则。教育部6教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范参、流程图符号(1/2)选取图示计算机的Word软件中，工具栏─插入─图片─快取图案─流程图教育部7教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范参、流程图符号(2/2)常用图形符号名称意义准备作业（Start）流程图开始处理（Process）处理程序决策（Decision）不同方案选择终止（END）流程图终止路径（Path）指示路径方向文件（Document）输入或输出文件已定义处理（PredefinedProcess）使用某一已定义之处理程序连接（Connector）流程图向另一流程图之出口；或从另一地方之入口批注(Comment)表示附注说明之用教育部8教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(1/13)循序结构（Sequence）（一）图形：（二）意义：处理程序循序进行。（三）语法：DO处理程序1THENDO处理程序2處理程序1處理程序2教育部9教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(2/13)循序结构（Sequence）（四）实例：（五）运用时机：本结构适用于具有循序发生特性之处理程序，而绘制图形上下顺序就是处理程序进行顺序。1.研考室：成立推動小組2.研考室：小組成員工作分配教育部10教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(3/13)选择结构（Selection）˙二元选择结构（基本结构）（一）图形：（二）意义：流程依据某些条件，分别进行不同处理程序。（三）语法：IF条件THENDO处理程序1ELSEDO处理程序2條件處理程序1處理程序2是否条件处理程序3是否或教育部11教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(4/13)选择结构（Selection）˙二元选择结构（基本结构）（四）实例：8.主席指裁示事項是否列管9.主席指裁示事項持續管理10.結案7.辦理主管會報(暨縣務會議)主席指裁示事項是否教育部12教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(5/13)（五）运用时机：1.本结构适用于须经选择或决策过程，再依据选择或决策结果，择一进行不同处理程序。2.选择或决策结果，可以用「是、否」、「通过、不通过」或其它相对文字，来叙明不同路径处理程序。3.经选择或决策结果之二元处理程序，可以仅有一个，例如：仅有「是」或「否」的处理程序。教育部13教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(6/13)选择结构（Selection）˙多重选择结构（二元选择结构变化结构）（一）图形：（二）意义：流程依据某些条件，分别进行不同处理程序。（三）语法：FOR条件PCASE1DO处理程序1CASE2DO处理程序2.CASEnDO处理程序nP=1P=n條件P處理程序2處理程序n處理程序1.........P=2教育部14教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(7/13)选择结构（Selection）˙多重选择结构（二元选择结构变化结构）（四）实例：4.普通件处理程序3.速件处理程序2.最速件处理程序1.公文会签会核时限判定教育部15教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(8/13)（五）运用时机：1.本结构是二元选择结构之变化，流程依据选择或决策结果，择一进行不同处理程序。2.选择或决策结果路径名称，可用不同文字，来叙明不同路径之处理程序。教育部16教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(9/13)重复结构（Iteration）˙REPEAT-UNTIL结构（一）图形：（二）意义：重复执行处理程序直到满足某一条件为止，即直到条件变成真（True）为止。（三）语法：REPEATDO处理程序UNTIL条件條件處理程序否是教育部17教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(10/13)重复结构（Iteration）˙REPEAT-UNTIL结构（四）实例：4.選定要建立標準化項目5.成立標準化項目小組6.提報計畫至研考室7.審核計畫8.研擬教育訓練計畫通過不通過教育部18教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(11/13)（五）运用时机：1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，而当停止继续执行的条件成立后，即离开重复执行循环至下一个流程。2.本重复结构是先执行处理程序，再判断条件是否要继续执行。教育部19教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(12/13)˙DO-WHILE结构（一）图形：（二）意义：除了在执行处理程序之前，得先测试条件外，DO-WHILE结构和REPEAT-UNTIL结构很相似，若条件为伪（False），就不再执行处理程序。（三）语法：WHILE条件DO处理程序END條件處理程序否是重复结构（Iteration）教育部20教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范肆、流程图结构说明(13/13)˙DO-WHILE结构（四）实例：（五）运用时机：1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，而当停止继续执行的条件成立后，即离开重复执行循环至下一个流程。2.本重复结构是先判断条件是否成立，再执行处理程序。重复结构（Iteration）1.受理案件未辦結？2.辦理稽催列管否是3.已辦結，登錄銷案解除列管教育部21教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范伍、流程图绘制原则(1/8)一、流程图分中心主轴及旁支说明，主轴内各流程图文字请键入KEYWORD，各细部流程若需补充说明，请精简条列以虚线旁支说明，每点以不超过二行为原则。二、各项细部流程有办理期程者，应注明。三、各项步骤有选择或决策结果，如（可、否）、「通过、不通过」或其他相对文字时，请回馈校正流程是否有遗漏，以避免悬而未决状况。四、注意各流程图动线勾稽的合理性、并考虑是否需建置分表或合成简要总表，分表与总表应以符号、颜色或字段等区隔，使人一目了然。教育部22教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范伍、流程图绘制原则(2/8)五、流程图符号绘制排列顺序，为由上而下，由左而右。六、处理程序请以阿拉伯数字，由1开始，依处理程序排列顺序编号，并以文字依处理程序功能命名。文字命名部份，以「动词＋受词」及简明扼要叙述为原则。若须表示处理程序之单位，则在编号之后，加上单位名称。【实例1】1.研考室：成立推動小組2.研考室：小組成員工作分配教育部23教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范伍、流程图绘制原则(3/8)【实例2】7.提報計畫至研考室9.標準化項目文件撰寫8.2實施教育訓練8.1審核計畫通過未通過教育部24教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范伍、流程图绘制原则(4/8)七、处理程序须以单一入口与单一出口（Single-Entry,Single-Exit）特性绘制。【实例】【修正前】【修正后】1.2.是否1.2.是否教育部25教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范伍、流程图绘制原则(5/8)八、流程图一页放不下时，可使用连接符号连接下一页流程图。同一页流程图中，若流程较复杂，亦可使用连接符号来述明流程连接性。连接符号内请以文数字标示，以资区别。九、相同流程图符号宜大小一致。十、路径符号宜避免互相交叉。【实例】1.2.是否3.1.2.3.否是【修正前】【修正后】教育部26教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范伍、流程图绘制原则(6/8)十一、同一路径符号之指示箭头应只有一个。【实例】【修正前】【修正后】1.2.是否3.是否1.2.是否3.是否教育部27教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范伍、流程图绘制原则(7/8)十二、开始符号在流程图中只能出现一次，但结束符号则不限。若流程图能一目了然，则开始符号及结束符号可省略。十三、选择结构及重复结构之选择或决策条件，文字叙述应简明清晰，路径并加注「是」及「否」或其它相对性文字指示说明。十四、流程图中若有参考到其他已定义流程，可使用已定义处理程序符号，不必重复绘制。【实例】1.研考室：填據請購單2.秘書室：辦理採購教育部28教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范伍、流程图绘制原则(8/8)十五、流程图若一页绘制不下，可以使用阶层性分页绘制方式，并在处理程序编号上表示其阶层性。【实例】【第一页】【第二页：处理程序2的阶层性分页绘制】1.2.3.2.12.2是否2.3教育部29教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范陆、范例两种重复结构的差异條件處理程序否是條件處理程序否是教育部30教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范柒、问题研讨教育部31敬请指教简报结束