文档管理制度之培训教材0

我们的困惑◆文件与档案的关系●文件（记录/规范/程序文件/图样/报告/标准）是原始追溯证据，依产生周期收集、整理成册后，按保存时间保管；文件归集保存档案前身归宿信息及其承载媒介！文件是什么●记录、规范、程序文件、图样、报告、标准；●媒价可以是纸张、磁性的、电子的、光学的计算机盘片、照片或标准标品，或他们的组合。档案是什么档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的作用ABC档案认识和把握事物发展规律的钥匙，寻找事物发展规律的可靠依据。•档案工作是维护历史真实面貌，渗透到人类活动的方方面面。•档案具有特殊的凭证作用，具有一定的法律效用。档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物。它是一种无形的产物，本身就是一种无形资产。D•档案具有广泛的参考价值，“察往知来，视兹故佚”档案管理干什么项目资料合同往来票据会议记录电子文档采购合同其它项目资料人事资料会议记录销售合同同时建立索引档案放哪儿容易分类易于保密保护性好检索简便1．抽屉式直立档案2．开放式横向档案整齐划一便于取阅易于查找保密性一般3．穿孔式活页夹容易损毁有顺序性保密性差容易保存标准统一便于存取长期保存保护性好4．档案盒灵活取用存量较小容易脱落5．金属文件夹隔水防污拿取方便保密性低暂时保存6．透明资料袋拿取方便临时存取保密性差7．多层资料盒档案如何管1.目的和范围6.资料室管理要求2.定义7.借用/借阅/复印3.职责权限8.鉴定与销毁4.岗位要求9.文档利用管理5.资料管理员要求10.检查与考核课件内容本制度适用于深圳万利达电子工业公司各中心、各部门和所属各子公司的过程活动中形成的文档管理。范围为保证集团公司及各子公司文档管理的完整性、规范性，特对公司文档管理制定统一、规范流程，规定了综合文档管理原则与管理体制，文档的归档、保密、利用、借用、借阅、复制管理、鉴定、销毁、资料室管理文档等，特制定本制度。目的一目的和范围二定义文档在集团公司及各子公司各项管理活动中直接形成的且有保存价值，以文字、图表、声像等不同形式存在的原始记录。包括劳资、教育培训、财务管理、产品设计、经营销售、生产管理、采购管理、品质管理、设备仪器、技术开发、计划统计、科技研究等各项业务活动中形成的记录文档管理文档收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动档号以字符形成赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码；目录以一个档案册为单位生成的、反映该档案的具体文档信息，如查询顺序、文档生成日期、编辑者、版本等；内号是类目的标识符号，用以表示类目在分类过程中的位置和排列顺序。电子文档指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件纸件文档反映各项管理活动的纸件形成的文档，即本公司在工作中形成的文件、公文、传真、账簿（册）、图表、记录、会议材料等内容，包括会计文档、人事文档、研发文档等等声像文档指记录声音或影像的文档，包括照片、影片、录音带、录像带等绝密文档含人事信息、财务凭证、财务报表、资金合同、银行及税务相关信息文件机密文档公司内部文件涉及技术资料、商务合作合同、购销合同及客户信息普通文档公司部门信息交流文件、记录、有效证件等。内部公开资料：一旦泄密会使公司利益遭受一般损害，公开资料：公开有助于公司利益三职责权限1负责文控管理体系定位总指挥2对副总指挥及文控管理组长提出指示副总指挥1负责按总指挥指示监督、协助组长建立与实施文控管理体系2跟踪进度，及时处理过程问题3相关文件审核1负责按总指挥/副总指挥指示建立文控管理体系，编制相关文件组长2负责推进各子公司、各中心文控管理3及时处理岗位人员提出问题4每年收集电子工业各部门文档、归档管理（财务档案、人事档案除外），监督电子工业公司各部门文件管理组长5每年组织资料室管理员对过期文件进行整理、提出报废审批，组织销毁6负责每年监督各分公司文档归档、储存与管理情况1负责按文件要求监督本公司各部门的文档管理副组长2负责本公司资料室的管理，监督工厂资料室的管理3负责每年组织收集本公司相关文档归档存入资产室1负责资料室的管理工作资料室管理员2负责对已归档入资料室的文档按要求进行借用/借阅/复印管理3负责每年按要求收集本公司或工厂的相关文档，归档管理4每年协助组长对过期文档进行整理、销毁1负责每月参照《文档类别、级别及归档范围一览表》收集文档、归档管理部门资料管理员2每年将本部门文档移交资料室保管3负责监督本部门人员按要求摆放、归档管理文件4各部门资料管理员具体职责详见《文档管理人员名单及工作职责一览表》岗位人员1负责对本岗位工作输出的文档按要求进行标识、分类整理、摆放管理各岗位人员按《文档类别、级别及归档范围一览表》要求将输出文件存入服务器或专业系统，对个人电脑资料按要求保存部门资料管理员对各岗位人员的电子存放情况进行监督管理四岗位要求电子文档◆对服务器进行分区管理，设置文件夹、权限；◆对服务器进行备份管理信息管理中心纸件文档整理要求每天整理文件、记录●字迹清晰、工整，纸张及格式符合要求，禁止用铅笔等易擦的书写工具●按《文档类别、级别及归档范围一览表》中“范围”要求进行分类整理●废弃的资料销毁或斜画后二次使用纸件文档文件夹、目录要求●各岗位人员须按《文档类别、级别及归档范围一览表》要求分类建立文件夹●对文件夹及内目进行标识文档整理整理要求●用于大文件夹●用于小文件夹纸件文档整理要求区分摆放场所●对于每天或每周需用到文件，一般摆放于岗位人员办公桌面●对于每月/季度需用到的文件，一般摆放于部门文件柜保存●半年以上需用到的文件，一般摆放于资料室纸件文档整顿要求确保文件标识与内容一致，一般情况，单个文件夹只针对一个主题资料各岗位人员每天下班前将文件、记录分类整理纸件文档送审文件或每天处理的文件可摆放于文件栏或文件夹/袋中，须对状态进行标识送审/每天日常使用的文件直接打孔分类存放于文件夹/袋中。财务凭证使用专用方式捆绑整理日常使用移交资料室保管的文档：普通文档使用订夹或装订线进行捆绑；绝密/机密文档使用文件袋/文档盒或装订线进行捆绑移交文件装订要求●资料管理员对本部门人员工作输出文件进行监督管理●资料管理员每月初按要求收集本部门上月的相关文档，按要求进行分工类整理、标识、形成明细后打包，附清单●于年初将上年度的文档进行移交(对需要使用的文件资料由部门资料管理员进行拷贝待用)，移交时填写《文档移交明细》移交资料室●专项独立保存的以项目完结后整理、标识、打包移交资料室资料管理员要求五资料管理员要求文档类别、级别及归档范围一览表文档管理人员名单及工作职责一览表六资料室管理要求●非文档管理人员不得擅自进入资料室。如有需要，必须由管理人员陪同方可进入资料室要求●不得于资料室内抽烟、饮食，室内应保持整洁、空气流通、光线充足、温湿度适宜、定期打扫卫生●任何部门和个人不得私自提供赠送或出卖给外单位及个人，不得任意带出本单位，不谈论绝密/机密内容，违者严肃处理●文档人员要严格执行保密纪律，对密级文档要重点保管，严格文档借阅手续，并不得随便谈论文档中秘密资料，以防失密，发现泄密现象，按情节轻重、予以处理●收集的文档，在入库前必须认真检查，以确保文档完整、系统、准确，字迹端，严禁用圆珠笔、铅笔，要用墨水书写，传真件必须做到及时复印，层次分明，符合其形成规律。对入库文档明细建立电子文档明细资料收集要求●归档文档应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转及文件与原件、多种文字形成的同一文件，不得分开，分别立在一起。文电应合一立卷●不同年度的文件一般得归入同一卷内，但跨年度的请示与批复，归入复文的年度内立卷，没有复文的，归入请示的年度内立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件放在结案年立卷●普通文档，必须按部门、功能模块形成文档存放区，以纸箱方式保存（以发生日期先后顺序摆放），每个纸箱内部放置防霉、防虫药剂，每个纸箱外正面必须有相应的文档明细。叠层摆放。声像文档以特制卷/盒进行分类存放密级文档保存要求●机密文档，必须按部门、功能模块形成文档存放区，以文件柜方式保存（以发生日期先后顺序摆放，一般从左及右方式排放），每个文件柜中放置防霉、防虫药剂●绝密文档，由财务部负责按财务要求摆放，负责资料室管理。人事文档以个人为单位使用文件袋盛装，以工号为顺序排放，保存于文档柜中。每个文件柜中放置防霉、防虫药剂●定期安全检查，发现不安全因素，及时汇报并采取措施，消灭事故隐患，确保库房安全。要定期进行库藏文档的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的文档，要及时进入修补和复制，以延长文档使用期安全检查要求公司内部人员，因工作需要借用已移交资料室的文档原件时，填写《文档借用/借阅/复印申请表》，普通文档交部门负责人批准（当涉及跨部门时，需交跨部门负责人批准）后交资料室管理员；绝密/机密文档需交部门分管领导复核（当涉及跨部门时，分管理领导复核），绝密文档报总经理批准七借用/借阅/复印要求添加标题文档借用IT开网本部门文档申请人部门经理签字跨部门经理签字档案管理员复制/借阅/开网部门经理签字普通文档借用/借阅/复印相关部门文档机密/绝密文档借用/借阅/复印申请人部门经理签字跨部门经理签字分管副总、总监分管副总、总监本部门文档相关部门文档财务，投资及绝密档案财务，投资及绝密档案总经理档案员复制/借阅/开网IT开网●按要求提供文档，并要求借用人员登记于《文档借用/借阅/复印登记表》中。跟踪收回原文档●所有借用文档不得扩大范围使用●文档借用一般限一周内交还，如需延期，要办理延期手续●图书借用不得超过半月，科技图书仅供专业人员借阅，每人不得超过二本，借期半月，凡超期未补办手续者，一律停止借阅借用要求普通文档借用机密/绝密文档借用借用期限●借用绝密/机密文档时，需2个陪同，不得随意摆放。当为外借时应由经办人本人亲自传送，并交给收件人本人●如由第三者代替进行传送，应用信封封好并签名，在信封上注明收件人的姓名和地址，要求收件人本人拆封，并用电话通知收件人●收件人在收到信件时，应留心信封是否有被拆开过的痕迹●公司内部人员，因工作需要借阅/复印已移交资料室的文档原件时，填写《文档借用/借阅/复印申请表》，按上述10.1项要求递交审批●申请人于《文档借用/借阅/复印登记表》中签字确认。文档管理员监督经办人按要求执行●所有文档借阅不得离开资料室，不得摘录绝密/机密文档内容，如需离开资料室或需摘录时需按相应的复印申请手续办理●所有文档复印工作由资料室管理员负责，其他人员不得复印借阅/复印申请借阅/复印手续办理借阅/复印要求借阅/复印要求八鉴定与销毁每年底或次年初由组长组织各资料室管理员对超过保管期的文档列出清册提出销毁申请经原输出部门、文控管理副总指挥、总指挥评审后，交各公司总经理批准鉴定已鉴定为销毁文档，需列出清单，整理到固定区域存放3个月再销毁销毁时必须有两人执行，其中一个负责监督普通文档可划线后再次使用，绝密/机密文件必须采用碎纸机或手动撕碎后销毁存有机密信息的磁盘/光碟应重新格式化或破损为不可打开为止销毁九文档的利用管理编制文档目录，扩大使用范围对文档加工整理，汇编专题资料或编制产品科研成果，基建工程简介，文摘和数据手册，图表手册，市场信息，用户反映，国内外同行生产情况介绍等文档利用是文档管理的根本目的，综合资料室应编制必须的检索工具（目录、索引、卡片）为查找利用创造条件，做到调卷迅速准确十检查与考核每年进行一次全面检查贯彻执行情况，并将检查结果写成总结，除报有关部门外，反馈给人力资源部作业年终评优依据、绩效考核依据会务文控室不定期对各部门文档管理情况进行抽查，每次检查结果进行通报，反馈给人力资源部作业年终评优依据、绩效考核依据考核项目需含有“五率”，归档率、完整率、准确率、查准率、查全率岗位文件归档范围一览表●要求资料管理员组织本部门各岗位人员编写《岗位文件归档范围一览表》;●作业完成日期：