10_ERP系统岗位责任制度及操作指南

ERP系统岗位责任制度及操作指南北京用友软件股份有限公司**分公司第1页共65页ERP咨询实施部第1章ERP系统作业流程及岗位责任管理制度1.1总则第一条为规范公司企业资源规划（以下简称ERP）系统的管理，特制定本制度。第二条ERP系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司的绩效考核体系。第四条我司ERP系统分为财务会计、供应链、生产制造和人力资源四大类模块，供应链包括销售管理、采购管理、库存管理、存货核算，质量管理5个子模块，生产制造成包括物料清单、需求规划、生产订单三个子模块，财务会计包括总帐，应收款管理，应付款管理三个子模块，人力资源包括人事管理和薪资管理两个子模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：模块职能部门数据输入员数据审核员系统设置管理行政部系统维护员系统工程师销售管理业务部业务员业务主管采购管理采购部采购员采购主管库存管理仓库仓库记账员成本会计存货核算财务部财务会计财务部主管质量管理品质部品质文员品质主管物料清单工程部工程文员工程部经理需求规划生产部生管生产经理生产订单生产部生管生产经理总账财务部财务会计财务部主管应付款管理财务部财务会计财务部主管应收款管理财务部财务会计财务部主管人事管理行政部人事行政经理薪资管理行政部人事行政经理系统维护综合部第五条ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统工程师及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负总责。其ERP系统工程师负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障；ERP系统岗位责任制度及操作指南北京用友软件股份有限公司**分公司第2页共65页ERP咨询实施部第六条各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作，用户提出的与系统有关的所有问题。第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。第九条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须及时向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；第十条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。第十一条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，主管领导应及时上报系统管理员，以便冻结其账号，避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为主管失误，并承当一切后果。第十二条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。1.2岗位说明1.2.1系统设置管理模块（行政部）系统设置管理模块—系统总负责人主要职责：1．负责系统的总体运行；2．负责系统流程的制定、维护和根据实际业务需要进行流程变更；3．协调各部门的工作，确保流程畅通；ERP系统岗位责任制度及操作指南北京用友软件股份有限公司**分公司第3页共65页ERP咨询实施部4．审核并确认所有作为ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、订单编码规则文件等；系统日常管理—系统维护员（行政部）主要职责：1.监督系统数据（物料出入库数据、物料清单数据、存货档案及各类订单）的正确性和及时性，发现错误及时指导纠正，确保系统有效运行；2.监督系统文件的执行情况；3.负责系统日常故障的及时处理；4.负责系统数据备份管理；5.系统新增客户权限的分配；6.系统用户权限的分配和管理；7.负责系统使用员考核数据的提供。1.2.2销售管理模块（业务部，生产部）销售管理模块—业务部主管主要职责：1.审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料等；2.如有特殊情况或订单变更时，应及时通知生管；3.指导、监督各业务人员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；4.跟踪销售订单执行情况，如有错误或异常情况及时指导纠正；销售业务员主要职责：1.接到客户订单之后必须在一个小时内输入ERP系统，在审核确认销售订单的同时告知生管。2.如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；3.保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；4.跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况反馈给部门主管；ERP系统岗位责任制度及操作指南北京用友软件股份有限公司**分公司第4页共65页ERP咨询实施部1.2.3生产制造管理模块（工程部、生产部）物料清单及存货数据主管（工程经理）主要职责：1.监督物料清单及存货档案录入的正确性；2.监督常规产品物料清单及存货档案的维护情况；3.监督整个体系中物料的标准化工作（名称、规格型号、单位等的一致性）；4.负责监督例外情况下BOM清单中替代料的及时处理。物料清单及存货数据录入（工程文员）1．系统新增物料的录入及旧物料的维护；2．BOM清单的维护、新产品BOM清单的及时录入，及依据生产部提供的资料设置原材料的物料替代；3．保证物料BOM与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并及时知会相关部门；4．新产品的完整BOM在接到数据提供员提供的完整数据后，必须在2个小时内完成录入确认工作（含新物料在存货档案中的录入）。5．当收到采购部、生产部的物料数据错误置疑通知后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；生管1.负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性；2.负责BRP运算，并调整和下发生产计划、采购计划.3.负责定期运行BRP物料需求运算，计算前应检查销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误的，订单是否有逾期现象存在，如发现问题必须马上向相关部门反映并要求更新，待数据正确无误后再进行BRP运算；4.计划有变动时，及时调整并维护，重运行BRP物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；5.当收到下游采购部、生产统计人员反馈的运算单据错误质疑通知后，必须在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；6.根据生产实际，按客户订单数量进行自制件及采购件的余量控制。生产统计ERP系统岗位责任制度及操作指南北京用友软件股份有限公司**分公司第5页共65页ERP咨询实施部主要职责：1.根据计划数据管理员BRP计算生成的生产任务单，负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；2.当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；3.发现上游BRP生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决；4.出现无法正常领料时，必须通知仓库进行原因查找并解决，仓库不能解决时需立即通知系统管理员进行处理；5.生产领料员凭生产部下发的生产制令单到仓库领料，在领料单上须注明所领物料的物料编码、物料名称，对应的产品规格名称、数量及生产部下以的生产制令单号。涉及到退料时，在退料单上也须注明物料编码、物料名称，对应的产品规格名称、数量及生产部下达的生产制令单号；生产未用完的料在订单结束后应立即按对应的订单办理退库手续；6.生产在入库时必须遵守先进先出原则，按最早的订单办理入库；7.涉及到材料不良或废品时，生产统计须及时按领料时对应的生产订单号办理退库手续，由于未及时办理退库造成帐物不符时，生产统计将承担相应的责任。1.2.4采购管理模块（采购部）采购管理模块--采购部主管主要职责：1.审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；2.分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查审核供应商数据、采购订单的正确性，发现错误及时指导纠正；3.跟踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正；采购员主要职责：1.负责根据采购计划编制采购订单并输入、修改、打印以及传送到供应商；2.跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和应及时关闭，对于逾期的订单应及时变更交货期；ERP系统岗位责任制度及操作指南北京用友软件股份有限公司**分公司第6页共65页ERP咨询实施部3.不能按计划指令所要求的规格采购物料时，需报经生产部同意后方可执行替代料采购；4.如发现生产部下发的采购计划不正确或有疑问，应及时通知计划部配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；5.如发现本层采购订单有错误，马上更正并以书面通知供应商。1.2.5仓库管理模块（物料部）库存管理模块—物料部主管主要职责：1.负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；2.审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等；3.确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；4.负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性；仓库记账员主要职责：1.据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门；2.负责采购到货的收货工作，包括物料名称、数量、规格型号的确认、并录入系统，经检查无误后打印出到货单；当天输入到ERP系统中.3.将打印出的到货单传送到检验员处，并跟踪。作好办理正式入库的准备；4.严格按采购订单上的物料名称和数量收货，不得超订单收货。5.品质检验完成（良品处理单，不良品处理单）做外购入库单及其他入库单，并确认审核；当天输入完成。6.接到经生产或其他使用部门签字确认的生产领料单、退料单后，当日输入完成（蓝字、红字）生产发料单、其他出库单并审核；7.及时办理产成品的入库手续，并确认审核、不能因延误影响销售出库；9.发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；10.有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；ERP系统岗位责任制度及操作指南北京用友软件股份有限公司**分公司第7页共65页ERP咨询实施部11.发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产领料单、退料单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管或系统管理员反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。12.负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据各仓库管理员提供的上月库存历史数据和仓库进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管；13.照各个物料的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据记账员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点；14.严格按生产部下发的生产制令单号办理物料的出入库工作，不得超生产指令单发料，保持谨慎、负责、热情的工作态度和工作作风，确保系统各项库存的准确性。1.2.6品质管理模块品质部）品质管理模块—品质部主管主要职责：1.审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括检验标准