office2010操作讲义

2010日程安排•Excel2010的新界面及新特性•Excel常规操作技巧•工作表及工作簿的格式设置•公式与函数基础•打印设置22010第一章：EXCEL2010的新界面及新特性3第一章内容概要•Ribbon功能区•内建截图功能•强大的粘贴功能•全新的条件格式•迷你图•文件兼容模式1.1Ribbon功能区51.“文件”选项卡：也称为“后台视图”，左侧区域为命令选项区，该区域列出了与文档有关的操作命令选项。在该区域中选择某个选项后，右侧区域将显示其下级命令按钮或操作选项。同时，右侧区域也可以显示与文档有关的信息、打印预览等。2.快速访问工具栏：频繁使用的命令，可以通过单击下拉按钮，将其添加到快速访问工具栏，以便单击一次鼠标即可访问命令。3.Ribbon功能区：在每个选项卡中，按照具体功能将其中的命令进行详细的分类，并划分到不同的组中,如组的右下方出现小箭头，即可通过单击该箭头调出其他隐藏的命令。1231.2内建截图功能61.利用屏幕截图功能可以向Excel中轻松插入屏幕截图。单击“插入”选项卡中的“可用视窗”，在弹出的下拉列表中选择需要截取的程序窗口图标，程序会自动执行截取整个屏幕的操作，并且将截图插入到Excel中。2.如需截取某个窗口的其中某一部分，可单击“插入”选项卡中的“屏幕截图”，选择“屏幕剪辑”，程序会自动跳转到上一次打开的窗口，即可从其中截取特定的部分。121.3强大的粘贴功能721.在Excel2010中，粘贴功能得到强化，不仅新增了更加丰富的选项，并且在粘贴之前有即时显示的预览效果，在粘贴的同时更直观。2.选择需要进行复制的数据，单击“开始”选项卡中的“复制”，然后单击“粘贴”下方的倒三角，从中选择所需的粘贴方式。1.4全新的条件格式8条件格式中新增了丰富的图标集，可对不同的数据套用不同的图标。使用数据条，可以通过数据条的长短直观判断数据大小。•选择需要设置条件格式的数据区域，单击“开始”，在“样式”中选择“条件格式”，设定规则即可。1.5迷你图9迷你图是Excel2010的新增功能，它是工作表单元格中的一个微型图表，可以提供数据的直观表示。•选择需要创建迷你图数据区域，单击“插入”，在“迷你图”中选择合适的类型，设定放置位置即可。•在“设计”选项卡中，可对迷你图的类型、显示方式、样式等进行修改。1.6文件兼容格式•当Excel软件升级为2010版本时，创建的电子表格格式为：.xlsx，而Excel2003甚至以前的版本均无法打开该文件，如希望在以前的版本中可以打开编辑，则需将文件保存为兼容模式。•单击“文件”选项卡，选择“另存为”，从弹出的对话框中设置保存类型为：Excel97-2003工作簿(*.xls)。102010第二章：EXCEL常规操作技巧11第二章内容概要•快速录入有规律的数字、日期或文本•特殊数据的录入技巧•常用快捷键介绍2.1快速录入有规律的数字、日期或文本•连续数字：输入第一个数字，然后往下填充，在弹出的智能标签上选择以序列填充。•等差序列：输入第一、第二个数字，同时选中两个数字，然后往下填充。•日期：输入第一个日期，然后往下填充，在弹出的智能标签上选择以工作日填充。•自定义序列：单击“文件”，在“选项”中选择“高级”，选择“编辑自定义列表”。2.2特殊数据的录入技巧141.输入分数：0+空格+分数（如：0½）2.0开头或超过15位的数字：先录入’（如：’001）3.强制换行：Alt+Enter4.设置单元格格式：单击右键，从弹出的列表中选择“设置单元格格式”。123442.3常用快捷键介绍快捷键功能快捷键功能F1帮助Ctrl+F6在多个工作簿中切换F2编辑当前单元格Ctrl+F4关闭当前工作簿F11插入一个图表页Ctrl+1打开单元格格式的窗口F12另存为Ctrl+HOME将光标移置A1单元格Ctrl+A全选Ctrl+PageUP切换至前一个工作表Ctrl+C复制Ctrl+箭头将光标跳过空格Ctrl+G定位Ctrl+；插入当前日期Ctrl+K插入超链接Shift+箭头选择光标经过的单元格Ctrl+X剪切Shift+F11添加一个工作表Ctrl+V粘贴Alt+下箭头在编辑状态中，列出该列中其他单元格的内容152010第三章内容概要•条件格式•使用数据有效性•数据保护3.1.1以数据条、渐变色和图标集格式化报表18条件格式中新增了丰富的图标集，可对不同的数据套用不同的图标。使用数据条，可以通过数据条的长短直观判断数据大小。•选择需要设置条件格式的数据区域，单击“开始”，在“样式”中选择“条件格式”，设定规则即可。•打开“条件格式”中的“管理规则”，可对条件格式进行编辑、修改。3.1.2在条件格式中使用公式19通过设置公式，把2月份的销量和1月份的销量进行对比。3.2.1创建下拉菜单20•如果希望设计表单的时候生成一个下拉菜单，供用户选择数据，可以通过数据有效性来实现。•选择需要创建下拉菜单的数据区域，单击“数据”，选择“数据有效性”，在弹出的对话框中设置“允许”为“序列”，在“来源”中填写下拉菜单中的选择项，单击“确定”即可。3.2.2防止在工作表中输入无效数据21•在默认情况下，用户可以在单元格中输入任何数据。在实际工作中，经常需要给一些单元格或单元格区域定义有效数据范围，为防止在工作表中输入无效数据，可以通过数据有效性来进行限制。•选择需要设置数据有效性的单元格区域，单击“数据”，选择“数据有效性”，在弹出的对话框中设置允许的值。•如输入无效数据，Excel会弹出一个对话框进行报错，该对话框的内容可以在“出错警告”中进行修改。3.2.3找出工作表中的无效数据22•对工作表中的数据进行限制后，如需快速找到不符合条件的数据，则可以通过圈释无效数据。•选择数据区域，然后单击“数据”，选择“数据有效性”，从弹出的列表中选择“圈释无效数据”。3.3.1文件整体保护23•如果工作簿的内容非常重要，并且不希望被其他人随便打开，则可以为工作簿设置密码。•单击“文件”选项卡中的“信息”，在“保护工作簿”中选择“用密码进行加密”，在弹出的对话框中设置密码。3.3.2工作表保护24•Excel2010增加了强大而灵活的保护功能，以保证工作表或单元格中的数据不会被随意更改。•单击“审阅”选项卡中的“保护工作表”，从弹出的对话框中设置密码。3.3.3工作簿保护25•如果不希望其他人随意在重要的Excel工作簿中移动、添加或删除其中的工作表，可以对工作簿的结构进行保护。如果对工作簿进行了窗口保护，则将锁死当前工作簿中的工作表窗口。•单击“审阅”选项卡中的“保护工作簿”，从弹出的对话框中设置密码。2010第四章：公式与函数基础第四章内容概要•公式基础•常用函数介绍4.1公式基础•基本概念–公式是对单元格中数据进行分析的灯饰，它可以对数据进行加、减、乘、除或比较等运算。–Excel中的公式尊许一个特定的语法，即等号（=），后面是参与计算的元素（运算数）和运算符。每个运算数可以是不改变的数值（常量）、单元格或区域的引用、标志、名称或函数。284.1公式基础•相对引用和绝对引用–公式中的相对单元格引用是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在的单元格位置改变，则引用也随之改变。–绝对引用指向工作表中固定位置的单元格，它的位置与包含公式的单元格无关。在Excel中，通过对单元格引用的“冻结”来达到此目的，即在列标和行号前面添加“$”符。294.2.1日期与时间函数30•使用TODAY函数可以返回一个自动更新的今天日期，其函数表达式为：=TODAY()。•使用NOW函数可以返回一个自动更新的当前时间，其函数表达式为：=NOW()。•使用DATE函数可以对一个日期进行组合，其函数表达式为：=DATE(YEAR,MONTH,DAY)。4.2.2常用数学函数31•使用SUM函数可以计算一系列数据的总和。•使用AVERAGE函数可以计算一系列数据的平均值。•使用MAX函数可以计算一系列数据的最大值。•使用MIN函数可以计算一系列数据的最小值。4.2.3统计类函数32•使用COUNT函数可以计算数值单元格的个数。•使用COUNTA函数可以计算非空单元格的个数。•使用COUNTBLANK函数可以计算空白单元格的个数。4.2.4查找函数33•使用VLOOKUP函数，按照指定的查找值从工作表中查找相应的数据。使用此函数的重点是参数查找方法的设定。其函数表达式为：=VLOOKUP(搜索值,搜索范围,列序号,匹配参数)。•使用HLOOKUP函数，则指定搜索方向为水平，其函数表达式为：=HLOOKUP(搜索值,搜索范围,列序号,匹配参数)。2010第五章：打印设置345.1打印设置•单击“文件”选项卡，在弹出的菜单中选择“打印”命令。•在“份数”中可以设置需要打印的份数。•如果打印当前工作表的所有页，则单击“设置”下方的“打印范围”，选择“打印活动工作表”；如果仅打印部分页，则在“页数”和“至”文本框中设置起始页码和终止页码。•单击“打印”按钮。2010广州灵通2020/6/15日程安排•Outlook2010的新界面及新特性•有序的邮件管理•全新的客户管理系统•灵活的会议、日程安排•高效的任务管理372010第一章：OUTLOOK2010新界面及新特性38第一章内容概要•Ribbon功能区•新增的“审阅”标签1.1Ribbon功能区401.“文件”选项卡：也称为“后台视图”，左侧区域为命令选项区，该区域列出了与文档有关的操作命令选项。在该区域中选择某个选项后，右侧区域将显示其下级命令按钮或操作选项。2.快速访问工具栏：频繁使用的命令，可以通过单击下拉按钮，将其添加到快速访问工具栏，以便单击一次鼠标即可访问命令。3.Ribbon功能区：在每个选项卡中，按照具体功能将其中的命令进行详细的分类，并划分到不同的组中,如组的右下方出现小箭头，即可通过单击该箭头调出其他隐藏的命令。1231.2新增的“审阅”标签41在“审阅”标签中，内置了诸如“英语助手”、“简繁体转换”等实用功能，同时，也将字数统计、语法检查等功能整合其中。2010第二章：有序的邮件管理42第二章内容概要•新建邮件的常用功能•全新的邮件色彩分类•使用“筛选”功能迅速找出邮件•用搜索文件夹查找邮件•自定义“快速步骤”功能•快捷的邮件阅读方法•管理不同来源的邮件•委托秘书处理信息•邮件撤回•邮件存档2.1新建邮件的常用功能44发送带附件的电子邮件发送电子邮件重要电子邮件2.2全新的邮件色彩分类45①单击“分类”可以根据不同的邮件内容对邮件进行分类；②单击“所有类别”可以对颜色的类别进行管理或设置快捷键。①②②2.3使用“筛选”功能迅速找出邮件46①单击邮件列表中的搜索框；②选择搜索位置；③选择搜索条件;④完成搜索单击“清除搜索”即可。①②③④2.4用搜索文件夹查找邮件47①单击“文件夹”中的“新建搜索文件夹”；②选择搜索条件；③选择搜索位置。①②③2.5自定义“快速步骤”功能48①单击“新建快速步骤”；②键入名称；③选择操作；④继续添加操作。①②③④2.6便捷的邮件阅读方法49①单击“视图”选项卡，在排列中选择“日期”，则邮件列表按照日期排序；②除此之外，还可以按照发件人、类别、主题、大小等其他方式排序。①2.7管理不同来源的邮件50①单击“规则”中的“管理规则和通知”；②单击“新建规则”；③填写规则。①②③2.8委托秘书处理信息51①②③①单击“文件”“账户设置”中的“代理访问”；②单击“添加”；③设置权限。2.9邮件撤回52①打开需要撤回的邮件；②单击“操作”中的“撤回该邮件”；③单击“确定”即可。②2.10邮件存档53①单击“文件夹”中的“自动存档设置”；②在“自动存档”中设置存档属性；③单击“确定”即可。2010第三章：全新的客户管理系统54第三章内容概要•用联系人组针对部门分组联系人•建立不同的联系人页•联系人的导入导出•联系人的备份•联系人信息的共享3.1用联系人组针对部门分组联系人①在“联系人”窗格中单击新建联系人组；②键入名称；③添加成员；④单击