最新档案管理制度

档案管理制度为加强公司档案管理，使档案管理工作逐步达到规范化、标准化要求，更好地为公司发展服务，根据《档案法》和企业实际制定本制度。一、管理分工1、总经办是公司档案管理的职能部门，负责公司各类档案的指导、管理以及公司档案室的具体管理工作；2、各职能部门负责本部门档案资料收集、整理、归档等具体工作。二、公司档案室归档范围和时间要求1、公司档案室归档的范围：在经营活动中形成的企业人事、劳动、经营、管理、科研等方面有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始材料。在公司档案室未交付使用之前，各部门应移交档案室的档案资料暂由各部门保存。2、公司各部门随时形成有保存价值的原始资料，根据部门工作特点和对档案资料的使用频率，由总经办和有关部门确定档案资料在本部门保存的时间，一般最长不超过12个月。三、档案的分类按照档案资料的性质和使用范围，分为如下十个类别：1、计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。2、批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。3、法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部档案管理制度的各类规章制度。4、公司的重要决议包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会议及其他重要行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。5、总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。6、凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。7、汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；8、劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、员工考勤、人才引进和培训考核、工资核定等相关资料。9、调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。10、证件性文书资料包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。四、档案的查阅和借阅公司有关部门根据工作需要查阅档案时，应填写档案查阅登记表，并经档案管理部门负责人批准，在档案室现场查阅档案资料，阅后随时归还。需要借阅的也要办理借阅手续并经档案管理部门负责人批准。五、档案的移交档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。六、档案的保管1、档案管理人员要做好档案的防火、防虫、防盗、防霉工作。确保档案资料的安全完整。2、为做好档案的使用和管理工作，所有文件资料要按照其性质和用途进行分类、组卷和归档工作。一般分为定期、永久两个类别。具体规定如下：定期档案保管期限一般在30年以内；具体由公司档案管理部门根据档案的用途和性质提出保管期限，分别报公司主管领导确定。永久档案具体包括法规性文件、证件性文书资料、公司重大决议、批示性文件材料、年度工作总结报告和年度会计决算报表，以及档案管理部门认为需永久保存的其他文件资料。七、档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案应及时做出销毁处理意见，报董事长批准后予以销毁。本制度自2011年1月1日起执行。2010年12月28日档案资料□查阅/□借阅申请表(在方格中打钩)序号档案编号档案资料内容份数页数秘密等级备注档案资料销毁登记表No.：编号档案类型档案名称发放日期作废日期备注编制：审核：批准：总经办2010年12月25日