销售与收款循环内部控制制度与流程

销售和收款循环的内部控制一、销售及收款循环1-1文件类别作业项目编号页次一、流程图二、销售和收款循环内控作业程序销售及收款循环作业流程图销售计划作业程序客户授信作业程序订单处理作业程序预收货款及签证押汇作业程序交货作业程序开立销货发票作业程序应收帐款作业程序客诉处理及销货退回作业客诉处理及销货折让作业收款作业程序1-21-31-41-51-61-7~81-91-101-111-121-131-2-销售及收款循环作业流程图销售计划作业客户授信作业交货作业是否发生客户投诉投诉处理作业销售退回作业预收账款销货折让作业开立销售发票应收账款作业收款作业是否订单作业1-3【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体销售计划作业一、控制的作业程序1.配合年度预算作业，预测未来一季乃至二或三年之销售变化情形。2.业务单位于制定销售目标前，应由下列各项基础着手：(1)以往年度销售情况。(2)市场占有率及竞争者状况。(3)国内外经济景气状况。(4)产业状况。(5)产品开发计划。(6)售价政策及促销计划。(7)其它可能影响销售预测之因素。3.依据上述之基础了解后拟定未来方向。4.未来方向确定后考虑自身资源及经营策略，提出销售预测目标。5.每月营业会议应定期检讨销售及预测差异原因。二、控制的重点：1.预测是否考虑政治、文化、经济、市场动态及竞争者进入等因素。2.预测是否包含短、中、长期预测，并适时修正之。3.预测是否考虑历史及未来之各种变量之数据。4.公司是否依规定定期举办营业会议并做成议事录。一、参考信息：1.预算管理办法2.营业会议议事录1-4【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体客户授信作业程序一、作业程序：1.新客户要求信用交易时，由业务人员收集客户数据和银行往来账户数据后填入「客户基本资料表（业务部）」，并预估客户之每月交易金额后，拟定欲申请之信用交易金额，送业务部门主管签核。2.业务部门主管签发信用交易金额后，由业务助理送交财务部征信，征信人员依『授信管理办法』进行征信作业，再将征信数据及意见汇总填入「客户基本资料表（财务部）」，呈请权责主管核定其信用交易金额。3.权责主管核定其信用交易金额后，征信人员进入ERP《营业管理循环体系》建立客户之信用交易额度。4.若信用评估不佳，仍须接此订单，则由总经理决定是否要求担保抵押或保证，或是要求现金付款。5.信用交易额度变更时需重新填写「客户基本数据表（业务部）」，再依『授信管理办法』规定办理。6.「客户基本数据表(业务部)」、「客户基本数据表(财务部)」及「超出信用额度申请书」由财务部征信人员留存，并定期复核客户之信用额度。7.征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危机时，经初步查明证实，应立即通知业务部门停止信用交易，俟财务状况好转方可重新提出信用交易申请；业务人员对于有问题之客户应进行了解，以决定因应之对策。二、控制重点：1.是否建立客户征信数据并随时更新。2.客户授信总额是否经适当核准。3.修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。4.如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写「超出向用额度出货申请书」并呈权责主管核准。5.对于授信不佳之客户，其交易型态是否考虑变更。一、参考文件：1.授信管理办法。二、使用窗体：1.客户基本数据表（业务部）。2.客户基本资料表（财务部）。3.超出信用额度出货申请书。1-5【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体订单处理作业程序一、作业程序：1.接单：(1)业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理售价范围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价范围内，则由主管确认后报价。(2)业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。(3)接获客户订单后，业务人员需进入ERP《库存管理盘点体系》检视库存量，库存不足时，则依『CP-1请购作业程序』进行请购。(4)业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于ERP订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印「内部订单」呈权责主管核准。2.订单变更：(1)受订后在未出货前才准予受理变更。(2)「内部订单」若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入ERP《营业管理体系》制作「订单变更单」，打印变动后「内部订单」通知厂商。二、控制重点：1.订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。2.需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。3.业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。4.业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。一、使用窗体：1.内部订单2.订单变更单1-6【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体预收货款及签证押汇作业一、作业程序：1.T/T方式：(1)财务部出纳人员收到T/T款后，通知帐务人员及业务助理依『CS-5交货作业程序』办理出货之相关作业。(2)退回客户之预付款A.由业务助理填写「退回预收(溢付)款申请书」，交由帐务人员核对应退回之金额，连同预收货款之「收款冲账单」转回业务助理并呈权责主管签核。B.经权责主管核准后，业务助理将前述单据交由帐务人员，并由帐务人员于ERP《财务管理循环体系》制作「收款冲账单」冲转原收款分录。C.出纳人员核对上述A.所附凭证据无误后，于ERP《财务管理循环体系》将「收款冲账单」抛转传票并呈权责主管核准后，办理退回溢收之预付款给客户。2预收信用状：(1)业务助理接到信用状时先审核其内容，若有不符则通知客户修改信用状，然后再依『CS-5交货作业程序』制作相关文件办理出货。(2)信用状押汇之相关文件（包括发票、汇票、承兑申请书、保险单、提单、INVOICE、PACKINGLIST等）由业务助理汇整转交出纳人员办理。经银行审查无误后，由银行拨款转入公司存款账户。(3)出纳人员确认入帐后，通知帐务人员及业务助理进行帐务及出货之相关作业。二、控制重点：1.确实注意付款条件，并于收到客户T/T或信用状时，详加核对其金额与条款是否与订单相符。2.核对出口文件与信用状的内容及条款是否相符。3.客户的汇款及押汇金额入帐后，其金额是否与「销货（送货）单」相符。一、使用窗体：1.退回预收(溢付)款申请书。【内部控制制度】1-7文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体交货作业程序一、作业程序：1.出货管理(1)业务助理每日依据客户订单或ERP《营业管理循环体系》之’’客户订单现况明细表”作为出货管制基准。(2)出货时业务助理进入ERP《营业管理循环体系》制作「出货申请单」，并抛转为「销货（送货）单」及「销货成品（出库）单」，前述窗体ERP系统会自动编号并列出客户名称、货品名称、数量及出货日期。(3)业务助理打印「销货（送货）单」一式四联，呈权责主管签核，核准后制作麦头、标签。(4)业务助理将权责主管签核后之「销货（送货）单」一式四联给会计人员开立发票。(5)会计人员开立发票后再将「销货（送货）单」之第一联（绿联）及第四联（蓝联）、发票（一式三联的第二、三联）及连同发票印出之”销货单”（一式三联）转交给仓库人员。(6)仓库人员依「销货(送货)单」备料出货并打印销货成品(出库)单呈仓管主管签核，以确保库位及库存数量之正确性。(7)销货单应经客户签收或取得托运业者之签收单具，并妥善保管。(8)会计人员依「销货（送货）单」结转应收帐款、销货收入传票。2.出货排程参照『CO-4销货出库作业程』办理。3.样品领用：(1)客户提出申请时，业务人员先查询库存量，再填写「InternalSampleRequestForm」，经权责主管核准后，依上述程序出货，但不开立发票。(2)若库存量不足,则由业务人员决定是否向同行调货或是向原厂申请。一、使用窗体：1.客户订单现况明细表。2.销货（送货）单。3.销货成品（出库）单。4.InternalSampleRequestForm【内部控制制度】文件类别销售及收款循环页次1-8作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体交货作业程序二、控制重点：1.订单是否以客户订单现况明细表控管，准时交货。如有逾期未交情形，应检讨其原因，提出改善对策。2.仓库人员是否核对交货种类、数量应与「销货（送货）单」、发票上之内容一致。3.需有核准之「销货（送货）单」始可出货。4.仓库人员对于当日未及时送出之货物是否通知业务人员。5.客户订单、「销货（送货）单」及「销货成品出库单」是否续号归档保存。6.样品「销货(送货单)」是否备「InternalSampleRequestForm」，并经权责主管核准。【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体1-9开立销货发票作业程序一、作业程序：1.发票开立：(1)出货前由业务助理进入ERP《营业管理循环体系》制作「销货（送货）单」呈权责主管核准。(2)「销货（送货）单」经权责主管签核后，转交会计人员进入ERP《营业管理循环体系》依照『营业人开立销货凭证时限表』之规定期限内序号开立发票。(3)发票及供客户签收用之”销货单”各一式三联，”销货单”于打印发票时连同发票一起印出来并序号开立。发票为第一到第三联，第一联为存根联由财务部留存，第二、三联为扣抵联及客户收执联随货交给客户，”销货单”为第四到第六联，第四联为客户留存联，第五联为客户签回联，第六联为仓库存查联，合计共六联。2.发票作废：(1)发票作废应填写「单据修改通知书」，申请条件限于：A.发票内容开错。B.发票所载数量与客户签收数量不符。C.因故退货。(2)将原发票取回，若为当月发票则直接钉于存根联上，并加盖作废章始可重新开立。(3)若为已申报营业税之发票，或原开立发票之收执联因故不能收回时，应取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证明单”，向税捐机关办理营业税扣抵。3.出货、开立发票与记载应收帐款应由不同人员负责。4.会计人员定期编制营业收入与统一发票调节表。二、控制重点：1.销货发票开立是否依营业税法规定办理，发票与「销货（送货）单」内容要一致，如有差异是否予以查明。2.出货、开立发票与记载应收帐款明细帐是否由不同人员负责。3.跳开发票及作废发票是否注明原因并适当保存。4.销货退回是否及时查明原因并取得核准，并取回原统一发票或取得证明文件于存货帐上作冲转记录。一、参考文件：营业税法及相关法令。二、使用窗体：1.销货（送货）单。2.单据修改通知书。【内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件／使用窗体1-10应收帐款作业程序一、作业程序：1.会计人员每日审核留存的红、黄联「销货（送货）单」及一联发票、进入ERP《营业管理循环体系》作「销货（送货）单」及「应收凭单」的确认，再转立冲及传票确认，前述单据须呈权责主管签核。2.柜台总机人员收到客户寄来的货款支票时，先将客户名称、挂号号码、支票票号及金额填入「支票签收单」，并同此单据及支票交于帐务人员，由帐务人员依支票内容登录于ERP《应收票据管理系统》并进行冲帐作业，由出纳人员核对金额无误后存入银行托收及兑现。3.帐务人员应定期通知业务单位逾期未收之应收帐款资料，并由相关业务人员追踪催收。4.逾期未收之应收帐款收款依「应收帐款管理办法」办理。业务人员必须提出「异常状况报告」详细说明债务人、金额及原因，呈权责主管签核后转交催收人员。催收人员依「异常状况报告」作后续追踪处理，于异常状况结案或处理完毕时填写「异常处理结案报告」呈权责主管签核结案。。5.财务部定期审查备抵呆帐之提列是否适当足够，已确定之坏帐是否认列损失。6.因销货退回及折让所发生之应收帐款减少，需经权责主管核准。二、控制重点：1.应收帐款/票据明细帐是否与客户出货单相符，并定期与总帐调节。2.业务单位是否定期追踪逾期未收之应收帐款。3.每期应评估备抵呆帐提列是否适当足够，呆帐冲销应经核准。4.因销货退回及折让所调整之应收帐款，是否经适当核准。5.是否不定