机械科学研究院（集团）外派财务监事管理制度

机械科学研究院（集团）外派财务监事管理制度北京新华信管理顾问有限公司2004年8月机密目录第一章总则..............................................................................................................2第二章职责、权力和义务......................................................................................2第三章聘任..............................................................................................................3第四章工作方式、内容和报告..............................................................................4第五章考核和薪酬..................................................................................................6第六章解聘、辞职和离任......................................................................................6第七章附则..............................................................................................................7外派财务监事管理制度第一章总则第一条为建立和完善机械院集团法人治理机制，使权属公司的财务决策符合集团整体利益最大化的要求，科学有效地管理外派财务监事，根据《公司法》、参照《上市公司治理准则》等相关法律法规和机械院集团章程，制定本制度。第二条外派财务监事是指机械院集团对外投资时，由机械院集团提名并代表机械院集团在被投资企业出任财务监事的员工。第三条外派财务监事按照是否在机械院集团兼任经营管理职位分为专职监事和非专职监事。专职监事是指在机械院集团不兼任经营管理职位的外派财务监事，非专职监事是指在机械院集团兼任经营管理职位的外派财务监事。第四条本制度中，除特殊注明之外，“集团”是指机械院集团，“权属公司”是指机械院集团有限公司拥有实际控制权的对外投资企业。第二章职责、权力和义务第五条集团通过外派财务监事对权属公司董事会和经营层经营管理进行监督，外派财务监事应该严格履行其职责。外派财务监事的职责包括：（1）参与检查权属公司财务工作，并及时向集团汇报权属公司的财务现状；（2）检查、监督权属公司的经营管理政策，特别是财务政策是否符合母公司的总体政策与目标，财务管理制度是否健全有效；（3）对权属公司董事、经营层成员在经营管理中的行为是否合法合规、母公司政策、目标和章程进行监督，当权属公司董事、经营层成员的行为损害权属公司或母公司利益时，应责令其立即纠正，并及时向集团汇报；（4）检查权属公司所做出的涉及母公司所有权利益以及母公司总体政策、目标或章程的重大财务决策是否通过母公司领导审批；（5）对权属公司存在重大缺陷的决策项目，有权要求权属公司重新论证并进行复议；（6）集团赋予的其他职责。第六条外派财务监事在履行职责时，应该享有相应的权力。外派财务监事的权力包括：（1）获知权属公司各类经营管理信息的权力；（2）获知集团有关其任职权属公司经营管理信息的权力；（3）列席集团有关其任职权属公司经营管理决策会议的权力；（4）出席权属公司的监事会和列席董事会的权力；（5）在权属公司监事会上对所议事项进行表决的权力；（6）提议召开权属公司董事会的权力；（7）提议召开权属公司临时股东大会的权力；（8）指导和监督权属公司财务部门和审计部门日常工作的权力；（9）集团赋予的其他权力。第七条外派财务监事的基本义务包括：（1）遵守国家法律法规、集团章程，忠实履行职务，维护集团利益，不得利用监事的职权为自己谋取私利；（2）不得利用监事职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占集团的财产；（3）不得泄露集团秘密；（4）作为集团的对权属公司经营管理的监督者，在权属公司监事会和列席董事会进行表决时，要慎审行使表决权，不得损害集团利益；（5）外派财务监事不得同所任职公司订立合同或者进行交易。第三章聘任第八条集团在选派和任命外派财务监事时，要遵循程序规范、标准透明、用人唯贤等用人原则。第九条外派财务监事的基本任职资格包括：（1）根据国家相关法律法规具备担任公司监事的资格；（2）承认并信守集团章程，承诺根据公司章程及有关的管理制度忠实、诚信、勤勉地履行职责；（3）具备良好的职业道德和职业素质；（4）具备现代公司治理的基本知识，熟悉相关法律法规和内部管理制度；（5）具备一定的管理能力和专业能力，管理能力包括沟通协调能力、管理创新能力和人际交往能力等，专业能力包括研究分析能力、问题解决能力、学习能力、表达能力等；（6）年富力强，有足够的时间和精力履行其应尽的职责。第十条外派财务监事的选拔和任命流程如下：（1）集团董事会根据权属公司的实际情况，向人力资源部和财务部提出委派外派财务监事的需求计划；（2）人力资源部和财务部根据外派财务监事需求计划组织初步选拔，根据初步选拔结果提出外派财务监事候选人名单（2－3人）；（3）董事会提名委员会对外派财务监事候选人名单进行审核，并提出外派财务监事提名议案（1人）；（4）集团董事会对提名委员会通过的外派财务监事提名议案进行审核，并形成集团的决议；（5）外派财务监事提名议案经过权属公司股东大会表决通过之后，由董事会主席签发外派财务监事任命书；（6）外派财务监事收到外派财务监事任命书之后前往权属公司就职。第十一条外派财务监事既可以是专职监事，也可以是兼职监事。第十二条外派财务监事应该要保证有充分的时间和精力来切实履行其职责，专职监事最多可以同时在不超出4家权属公司担任外派财务监事，兼职监事最多可以同时在不超出2家权属公司担任外派财务监事。第四章工作方式、内容和报告第十三条外派财务监事在人事管理上接受集团董事会的直接领导，业务上接受集团财务部的指导；第十四条外派财务监事的日常办公地点根据实际情况来确定，既可以在集团办公，也可以在权属公司办公。第十五条外派财务监事如果在集团办公，应该遵守集团的日常管理制度，如果在权属公司办公，应该遵守权属公司的日常管理制度。第十六条外派财务监事应该按照权属公司通知准时出席监事会和列席董事会，如果由于客观因素不能出席监事会和列席董事会，应该以书面形式委托集团其他外派财务监事代行职责，并及时向集团汇报。第十七条外派财务监事在出席权属公司监事会之前，要做好充分的准备工作，包括：（1）主动向权属公司其他监事、经营层和相关部门了解和获取监事会议题的相关信息；（2）对监事会拟审议的议题，外派财务监事和其他监事之间要及时进行内部沟通，并在充分沟通的基础上提出初步的决策议案，及时把决策议案向集团相关领导汇报并进行相应修改。第十八条外派财务监事根据集团的决议，代表集团在权属公司监事会和董事会上对相关事项进行监督并发表意见，并及时把会议结果向集团领导和财务部进行汇报。第十九条外派财务监事在权属公司监事会和董事会发表意见时，必须遵循集团的决议。第二十条外派财务监事在权属公司监事会和董事会闭会期间的主要工作内容包括：（1）了解权属公司财务现状及其存在的问题，并及时把相关信息反馈到集团；（2）监督权属公司董事会和经营班子执行股东大会的各项决议；（3）检查权属公司董事会和经营班子经营管理的合法性和合规性；（4）配合集团审计部门对权属公司进行审计；（5）集团安排的其他工作。第二十一条集团外派财务监事实行工作汇报制度，具体安排如下：（1）每月汇报一次，通过列席集团董事会进行汇报，并分别向董事会和财务部提交书面工作总结；（2）财务部负责对财务监事日常工作情况和工作总结进行管理、专业指导和反馈，并及时向董事会进行汇报；（3）对重大事项，根据实际情况进行不定期汇报，既可以单独对财务部长、总会计师进行汇报，也可以列席集团董事会进行汇报；第二十二条外派财务监事工作汇报的主要内容包括：（1）汇报期内个人主要的工作内容及其取得的工作业绩；（2）汇报期内权属公司财务现状及其存在的问题；（3）汇报期内权属公司对股东大会决议和监事会财务相关决议的执行情况；（4）汇报期内权属公司董事会和经营层在经营管理中存在的问题；（5）集团所要求的其他汇报内容。第二十三条外派财务监事列席集团董事会进行年度述职报告，年度述职报告是对外派财务监事进行考核的重要依据。第二十四条外派财务监事工作汇报既要按要求进行当面的述职汇报，也要提交书面的工作报表，书面工作报表按照集团统一格式和要求编写，是对外派财务监事进行考核的重要依据。第五章考核和薪酬第二十五条外派财务监事直接对集团董事会负责，由财务部，人力资源部和集团董事会成员组成的考核委员会对外派财务监事实施定期考核和测评，日常管理工作由董事会授权财务部来具体执行；第二十六条外派财务监事定期接受集团审计部的职责、能力、经济行为等方面的审查，每年接受集团审计部一次全面审计。第二十七条外派财务监事的激励机制纳入集团董事会薪酬委员会薪酬结构之中，由薪酬委员会管理；第二十八条集团实施外派财务监事补贴制度，外派执行监事补贴标准由集团发放，在集团管理费用列支，补贴标准视情况另行制定。第二十九条外派财务监事补贴在监事任期满整年时以现金形式发放。第三十条任期不满整年的外派财务监事如果是正常离任，补贴标准按任期月度进行折算；如果是非正常离任，取消当期的补贴。第六章解聘、辞职和离任第三十一条外派财务监事实行任期制，具体任期由其所任职的权属公司根据公司章程确定。第三十二条外派财务监事如果不能胜任工作，集团应该及时予以解聘。第三十三条外派财务监事解聘提案由集团财务部会同人力资源部提出，报集团总裁办公会审核通过，提交集团董事会审批，具体流程如下：（1）根据外派财务监事工作表现和考核结果，财务部会同人力资源部对于不能胜任工作需要的外派财务监事提出解聘方案；（2）分管人力资源副总裁对外派财务监事解聘方案进行审议，并提出外派财务监事解聘议案；（3）集团董事会对外派财务监事解聘议案进行审核，并形成集团关于外派财务监事解聘的决议；（4）外派财务监事解聘决议经过权属公司股东大会表决通过之后，由董事会主席签发外派财务监事解聘书；第三十四条外派财务监事在任期内可以提出辞职，但是辞职申请须经集团审核通过之后提交权属公司股东大会审批，具体流程如下：（1）外派财务监事向财务部和人力资源部提出辞职申请；（2）相关部门对外派财务监事辞职原因进行调查，并提出专业意见；（3）集团人力资源副总裁审阅辞职申请，并出示意见；（4）集团董事会审议辞职申请，并形成集团关于辞职申请的决议；（5）集团董事会主席根据集团决议在权属公司股东大会上进行表决。第三十五条外派财务监事的非正常离任是指被解聘或者任期内主动辞职而离任，其他情况均为正常离任。第三十六条外派财务监事离任时，由审计监察部对其进行离任审计。第三十七条外派财务监事离任前要把有关档案材料、正在办理的事务及其他遗留问题全部移交。第七章附则第三十八条本制度由集团人力资源部起草和修订，由人力资源部负责解释。第三十九条本规定如有与国家相关法律、法规、规定相抵触的，应以相关法律、法规、规定为准。第四十条本制度经由集团董事会审批后发布施行。