材料设备管理制度

1材料采购招议标管理办法1总则为了建立规范、高效的材料采购运行体系，保证工程质量、达到降本增效的目的，现制定《材料采购招议标管理办法》。2范围与职责2.1本办法适用于公司及所属各经理部材料采购工作；2.2公司职责2.2.1授权经理部自行组织材料采购招议标工作；依据市场信息价结合各经理部材料采购实际情况，每季度下发一次公司材料采购限价表；综合经理部合格供方资源每半年下发一次公司合格供方名册。2.2.2公司成立材料采购招标领导小组和工作小组，负责对各经理部的材料采购招议标工作进行指导、帮助和审核。2.2.3负责对接优质供方资源并签订战略合作协议。2.2.4负责经理部上报的材料采购招标拟定意见的审核及合同评审工作2.3经理部职责2.3.1经理部成立材料采购招议标领导小组和工作小组报公司备案，在公司授权范围内自行组织材料采购招议标工作。2.3.2按规定范围及时将材料采购招标拟定意见上报公司审2核；拟定合同及时上报公司评审。2.3.3代表公司与供方签订购销合同并履行合同约定的权利和义务。2.3.4每季度对供方进行评价，每半年向公司上报经理部合格供方名册。3一般规定3.1经理部生产经理应牵头组织材料采购招议标工作，材料部门负责具体实施，招议标小组成员过程参与，每次开标后对报价最高的一家作废标处理，最终形成意见按规定报批。3.1.1单项采购金额达10万以上的必须进行公开招标采购，单项采购金额在10万以下的可进行议标采购。3.1.2经理部各种材料采购价格原则上不得高于公司发布的最高限价，如果高于限价的要书面报公司审批或由公司重新组织招议标后确定供方、采购价格、付款方式等，由经理部自行签订合同。3.2单项采购金额在50万以内的，由经理部经理审批后材料部门组织合同评审及合同签订工作；3.3单项采购金额超过50万的，经理部应提前15天将招标拟定意见报公司审核，审核通过的由公司工程部组织合同评审并在2天内向经理部反馈意见；若审核未通过，则由公司重新组织招标确定单价、付款方式及供方，公司工程部组织合同评审后向经理部反馈意见，由经理部自行与供方签订合同。33.4远离公司总部的经理部经公司授权自行组织材料采购招议标工作，及时将拟定合同报公司评审。3.5材料采购流程如下：单项金额在10万以内单项金额超过10万是否4材料招标采购4.1招标前的准备：4.1.1项目必须提前至少30天组织人员准确提出材料需用项目提出材料需用计划，提出招（议）标申请经理部组织议标经理部组织招标形成拟定意见报招议标领导小组审批形成拟定意见报招议标领导小组审批经理部材料部门组织合同评审提前15天将拟定意见报公司审核按评审意见修改后与供方签订合同经公司审核通过的经公司审核未通过的公司工程部组织合同评审后反馈经理部公司组织重新确定供方单项金额是否超过50万4计划，编制材料招标书，上报经理部，项目也可推荐供方；经理部在接到项目招标计划后24小时内，必须在公司平台上发布招标信息并立即组织招标工作，整个招标程序要求在7天内完成。4.1.2经理部向合格供方及未列入合格供方名册，但根据初步了解有能力供货且资质齐全有效的单位发布招标信息。4.1.3确定投标单位。对竞标单位根据供货能力、信誉状态等进行筛选，对新增的供方还要进行必要的考察，初步确定入围的名单（项目部至少推荐一至两家供货商），报招生产经理审批。4.2发招标文件，向批准入围的竞标单位正式发放招标文件，材料内业应在招标文件领取表（见附表）上认真登记，并收取招标文件工本费保证招标的严肃性；投标单位交纳投标保证金（500-1000元）由经理部财务部门负责收取，若发现其有围标或串标行为，可视其情节轻重可给予一定的处罚，从其投标保证金中扣除，投标方完全接受，没有任何异议。招标工作结束后三个工作日内，投标人凭收款收据统一到财务部门办理退款手续。4.3投标文件签收：各投标单位必须在规定的时间内将封存好并加盖印章的标书送达指定地点，由材料内业办理签收手续并妥善保管，对未在规定时间内送达的标书作废标处理。54.4开标、评标：4.4.1在约定开标日期的前一天，由材料部门通知招标领导小组、工作小组成员，确定开标的准确时间和地点。4.4.2到达约定的开标时间，由领导小组组长或组长委托人主持开标、评标。4.4.3由工作组长或组长委托人根据投标书送达先后顺序开启投标书，并唱标，由材料内业进行记录汇总，对报价最高的一家按废标处理，不与其再进行议标。由与会人员分别传阅标书内容后在开标汇总表签字确认。4.4.4根据开标的综合情况与项目目标成本进行比较，初步拟定入围单位。4.5议标：4.5.1由与会人员一起分别和入围单位进行议标，议标的结果应以材料议标洽谈记录表（见附表）的形式形成书面记录，以综合条件最优者为中标单位报相关领导批准。4.5.2确定中标单位后，由材料部发出中标通知，草拟合同按规定进行合同评审（见附表），再根据合同评审意见对合同进行修改后签定购销合同。5材料采购议标5.1议标前准备5.1.1项目必须提前至少15天组织人员准确提出材料需用计划，编制材料议标申请表，上报经理部，项目可推荐供方并组6织项目相关人员进行议标洽谈，汇总后附洽谈记录报经理部；经理部在接到项目议标计划后3天内必须确定供应商。5.2议标、评标：5.2.1议标前材料部门应向经理部生产经理汇报，确定议标的单位、准确时间和地点，参与人员由生产经理或生产经理委派的人员组织实施。5.2.2经理部必须与项目推荐的单位、合格供方或新荐单位至少三家进行洽谈，由材料内业进行记录汇总，对报价最高的一家按废标处理.由与会人员分别传阅议标记录内容后在议标记录表及汇总表签字确认。5.2.3根据议标的综合情况与项目目标成本进行比较，初步拟定中标单位，起草议标报告请生产经理审核。5.2.4经理部经理批准后，由材料部门发出中标通知，草拟合同，进行合同评审（见附表），再根据合同评审意见对合同进行修订后签定供货合同。5.3资料整理5.3.1材料部对合同进行统一编号。5.3.2整理招标资料装订成册存档，备查。5.4当几个项目在同一时期（不超过三个月）同时需要同一类型的材料时，可选择同一供货商，或不在同一时间（三个月内），而市场价格未变化时，仍可与原供货商再次合作，但须分项目重新签订供货合同。75.5当需采购材料在某一段时间（不超过三个月）价格波动较大时，应及时收集材料信息价格，为了缩短招标时间供应商可通过传真等形式报价，及时确定中标单位，确保项目施工生产正常进行。5.6当项目某种材料由甲方认质认价的，认价结果达到项目目标成本要求或超过目标成本的，可由项目部以书面报告（见附表）的形式说明情况后按议标情况处理；若没有达到项目目标成本要求的，要继续与甲方及甲方指定的供应商交涉尽量达到成本目标，若实在无法达到目标成本要求且影响工期的项目部要及时以书面报告形式向经理部领导汇报，征得同意后议标采购。5.7项目部、经理部、公司间相互传递函件、报告等相关重要资料必须建立书面交接手续，若因某一方无故拖延导致工期延误的要追究相关人员责任。6本办法自行文之日起执行7本办法由公司工程部负责解释和修订。8附件附表1、议标洽谈记录表附表2、合同评审表附表3、招议标文件领取登记表附表4、投议标文件签收表8附件5、采购招议标标书附件6、议标报告附件7、中标通知书附件8、材料采购招议标申请表附件9、材料招标开标记录表附件10、材料采购单价对比表附件11、材料招标拟邀请招标单位的请示附件12、投标承诺书附件13、材料招标结论评审表9附表1议标洽谈记录表洽谈地点：时间：材料名称：预计数量：供货单位：使用项目：本次洽谈供方最终意见：参与洽谈人员：供方：需方：附表2合同评审表10合同名称使用项目合同内容采购单价与项目目标成本对比：采购价成本价数量收入评审部门评审意见签名商务部门财务部门法律事务室材料（设备）部门生产经理经理部经理合同评审时间：11附表3招标文件领取登记表时间：年月日序号领取招标文件单位名称领取时间联系人联系电话工本费收款人1234567附表4投标文件签收表12时间：年月日序号投标单位名称送达时间送标人签收人123456713附件5材料采购招标书招标单位：中建三局建设工程股份有限公司西北公司年月日14邀请函_______________：我司在建的__________项目，位于________________因施工需要欲订购（见采购计划清单），根据我司对贵司的了解，诚邀贵司参与投标，若贵司愿意接受招标文件所列全部内容，请贵单位接此函后根据招标文件的要求编制投标书，按规定的时间送达我司指定地点。特此函告，若有疑问，及时与我司联系。招标人：年月日联系电话：15招议标工作程序时间安排时间：年月日序号程序时间地点主持人或经办人备注1发布信息确定投标单位年月日至年月日2领取招标文件年月日上午至下午3投标年月日上午4开标、定标年月日上午5发出中标通知并签定合同开标后三天内16总则1投标范围：采购计划所列全部物资（采购计划见清单）。2投标人的资格:投标人必须具有独立的法人资格。3投标费用:购买每套招标文件成本费用共计100元（此费用不予退还）。4招标文件的修正：4.1在投标截止期之前，招标人可用补遗书的方式修改招标文件。4.2发出的补遗书构成招标文件的一部份。该补遗书以书面形式发给所有投标人，投标人应以书面方式通知招标人确认收到每一份补遗书。5投标书的编制：5.1投标人所递交的投标书应包含下述文件：A、标函（规定格式）；B、投标综合说明；C、法定代表人授权委托书（规定格式）；D、投标保证书（规定格式）；E、近一年的销售业绩及合作单位反馈信息；F、对所供物资质量，供应时间的承诺；G、对项目部服务的承诺。5.2投标书的格式：17A、投标书应全部采用A4纸，用不能擦去的墨料或墨水打印或书写。B、凡有增加或修正之处均应由法定代表人或授权委托人签章证明。6投标书的提交：6.1投标人应将投标书全部密封在一个包封中，包封应注明投标人名称，并在封袋骑缝处以显著标志密封，并加盖投标人公章和法定代表人印签。6.2投标人法定代表人或授权委托人携带有效证件（包括法人证或授权委托书及本人身份证）按招标人要求的时间将投标书送至标书要求指定地点由招标人签收。6.3无效投标书：A、未在投标截止期前递交的投标书；B、投标书未按规定密封盖章；C、投标书未盖投标人法人章，法定代表人或授权委托人印章或签字。D、投标书字迹潦草、模糊、无法辩认；E、投标人法定代表人或授权委托人未参加开标，或有效证明不齐全。7开标和评标：7.1开标按招标人规定时间、地点公开开标，当众启封标书，并宣布投标人所填价格、质量、供应时间、付款方式及各类承诺。187.2评标、定标：A、评标西北公司或经理部材料招标领导小组和招标工作小组人员组成评委组；B、按“公平、公开、公正”原则择优选取中标人；C、开标及评标过程不邀请投标人参加，投标人对投标、开标、评标过程中所提问题或疑议，招标人不做任何答复；D、根据付款方式、报价、质量、服务、信誉和业绩等进行评价,确定入围单位；7.3根据需要，评委组可以个别地要求投标人澄清其投标书，有关澄清的要求与答复均采用书面形式，但不应寻问，提出或更改投标价格或投标书的实质性内容。如果投标人试图对投标过程中合同授予决定施加影响，则将导致该投标人的投标书被废标。8授予合同：8.1合同格式：合同由招标人撰稿8.2主要合同条件：A、数量：见清单（数量为暂定，以实际供应数量为合同总需用量）。B、产地：（根据不同情况确定）；质量：必须符合国家或行业标准；C、单价：为送到工地价；D、付款方式：经议标双方友好协商。19招标清单、报价单名称规格型号数量采用标准单价合价合价小写：大写：投标单位：年月日20投标保证书中建三局建设工程股份有限公司西北公司：经我司认真研究招标文件，并对工程项目调查了解，决定参加贵方_____________工程材料投标，并保证：一、我公司承诺并认真遵守招标文件中对投标单位的各项约定条件。二、我公司如获中标，保证按时签定并忠实地执行合同。__________________公司（盖章）_______