某上市公司行政管理制度之公文处理制度实施细则

公文处理实施细则一、职能与分工（一）×××××有限公司公文是传达贯彻公司的方针、政策及×××××公司管理工作的部署，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告沟通情况、交流经验的重要工具。（二）公司综合管理部负责公司的公文处理工作，具体组织和协调公文的全过程处理。（三）公司各部门是公文处理的具体责任部门，具体负责协调职能范围之内的公文处理工作。二、责任（一）收文处理1、综合管理部文档人员负责来文的签收、拆封、登记、分办、传递、催办、保管、归档、查阅，各部门根据领导批示负责来文的承办。2、上级公司送寄或由OA下达公司的公文由行政主管负责拆封、登记、传递、催办、保管。（二）发文处理1、公司发文由办文部门负责拟稿、审核，综合管理部负责核稿、审稿，送公司主要领导或分管领导签发。2、综合管理部负责对各部门、公司系统各单位的公文处理工作进行统一指导、协调、检查。（三）综合管理部负责统一组织各部门、公司系统各单位文秘人员的业务培训。三、权限（一）综合管理部1、综合管理部有权拆封署名公司收启的信件。2、综合管理部有权根据收文内容，按部门职责范围进行分办。3、公司领导批办的重要文电，综合管理部有权实施督办和催办。（二）各部门1、需要其他部门协助办理的文件，主办部门有权召集协办部门共同研究办理。2、根据工作需要，部门有权提出发文意见，并草拟公文。3、拟稿人根据拟文需要有权查阅有关文件、资料，了解领导意图。4、各部门有权对公文处理工作提出改进意见。四、管理内容和要求（一）行文规则1、行文应当确有必要，注重实效。2、行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过单位。3、向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式。“报告”中不得夹带请示事项。4、除上级公司负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级公司负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。5、凡部门之间尚未协调一致的问题，不得各自向上或向下行文。6、发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。（二）公文种类见附录A。（三）公文格式见附录B。（四）公文处理1、收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催(督)办等程序。（1）签收、拆封。凡署名公司信件，一律由综合管理部签收、拆封；署名部门收启的信件，由各部门签收、拆封、登记；各部门人员凡直接收到主送或抄送公司或公司部门的文件，一律交综合管理部处理。（2）登记。对上级和公司所属单位来文，一律输入计算机分类登记。当天收文当天输入，登记正确率、准确率100％。（3）拟办、批办。综合管理部按来文的轻重缓急和公司领导分工，提出拟办意见分送相关领导批办或部门主办、协办。1）属全公司性重大政策、决策的文件，送总经理阅示；重大政策、决策的文件抄报董事会及上级公司。2）属某一方面的重大政策、决策的文件，或属某一方面的重要业务工作的文件，分送分管副总经理阅处并抄报总经理阅；3）属一般性业务工作的文件，分送部室承办；涉及几个部室共同办理的文件要明确主办部门和协办部门。（4）传递。除机要文件外，其它文件可通过书面流转传递或通过0A系统进行网上传递(流转)。机要文件的传阅按保密程序执行，有特殊要求的文件按要求办理。（5）承办。各部门承办的文件，部门负责人须签署承办意见，明确承办人。特急文件要求当日内完成，急件在3日内完成，一般公文办理时间不超过5日。（6）催(督)办。对公司领导有明确批示要求的文件，由综合管理部向各部门催(督)办，并做好催(督)办记录。2、发文办理发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、部门审核、会签、综合管理部核(审)稿、领导签发、印刷、用印和装订、封发、归档等程序。（1）拟稿。公文拟稿人应事先掌握发文意图、发文主题，查阅依据资料，明确行文关系，正确选择文种，书面流转或在OA系统的发文管理中操作。草拟的文稿应做到：1）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策和公司规定、规程、规章制度，依据正确、充分。2）情况确实，主题、观点鲜明，内容、要求明确，具有可操作性。3）对前面已发过类似内容的文件，要明确前后关系，避免产生矛盾。4）逻辑性强，文字精练、合乎语法，不生造词汇，不用不规范的简称，准确使用标点符号，篇幅力求简短。5）人名、地名、数字、引文准确；数字使用，除公文编号、统计表、序号、专有术语和其它必须用阿拉伯数字书写以外，—般使用汉字书写。6）文稿中所标的计量单位，严格按《中华人民共和国计量单位》规定的名称使用。7）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。8）公文格式标准中所规定的内容完整、准确，公文主题词标引正确。（2）部门审核。草拟的文稿由文稿起草部门负责人审核。（3）会签。对涉及其他部门职能范围的文稿，主办部门须履行会签手续。会签部门对文稿涉及本部门职能范围的内容负责。如有不同意见应写明理由或当面协商。会签完毕须返回主办部门，审查会签意见一致后送综合管理部核稿。（4）公文核稿。公文核稿由综合管理部负责，核稿内容如下：1）是否需要行文。2）是否符合国家的方针、政策、法令、法规、规程和制度，与当前公司中心工作和其它有关文件有无矛盾、脱节，与公司已发的规定是否衔接。3）提出的要求、办法、措施是否明确、具体、切实可行。4）会签部门意见是否协商一致。5）是否符合本标准的规定。6）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。7）附件是否齐全。8）公文主题词的标引是否规范，文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确，发文代字是否正确。（5）签发。公司发文的书面文稿或电子文稿由综合管理部按公司领导分工和重要程度送相应的领导签发。（6）印刷。公文印刷由综合管理部负责，做到字迹清晰。公文印刷用纸厚度70—80克，纸幅尺寸应按国际标准A4型。（7）用印。公司发文由综合管理部负责审核用印，印章使用正确率100％。（8）装订、封发、归档公司发文由综合管理部负责装订、留存归档并发送电子邮件，寄发或传真主、抄送单位。公文应及时统一交档案室。公文从交付打印到封发时间不超过2天，急件不超过1天。（9）公司各部门以部门名义行文一律用便函、传真形式，由发函部门负责人签发。以公司名义行文的便函、传真一律由总经理签发。（五）密级文件行文程序1、部室按职能分工起草文件。2、发文内容是否具有密级，由公司保密委确定。凡标有密级的行文不从办公自动化系统行文，采用人工方式行文。填写发文拟稿单(文件标题、密级、印发份数、发送范围)。3、部室领导审核签字，需有关部门会签的文件由起草部室负责组织会签。4、公司综合管理部机要秘书负责核稿、编号，并经综合管理部主任审核后，呈公司领导签发。5、总经理秘书负责密级文件的打印、校对、装订、用印和分发，原稿和文件样本送交公司档案室归档。五、检查与考核由分管综合管理部的负责人根据本办法及其他相关标准进行考核与检查。六、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布之日起执行。附录A公文种类使用标准A1决定(下行)适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。A2通告(下行)适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。A3请示(上行)适用于向上级单位请求指示和批准。A4报告(上行)适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。A5通报(下行)适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或事项。A6批复(下行)适用于答复下级单位请示事项。A7通知(平行、下行)适用于发布规章；批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项及任免人员。A8意见(上行、下行、平行)适用于对重要问题提出见解和处理办法；答复对方征求对某项工作的意见。A9函(上行、下行、平行)适用于平行的或不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准和答复审批事项等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。A10会议纪要(平行、下行)适用于记载、传达会议情况和议定事项。附录B公文格式使用标准B1公文一般由秘密等级和保密期限、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、单位印章、成文时间、抄送单位、主题词、印发单位、印发日期等部分组成。B2涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。B3发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。B4紧急公文应当分别标明“特急”，“急件”。B5发文字号应当包括单位代字、年份、序号；联合行文，只标明主办单位发文字号。B6上行文应当注明签发人姓名。在横线上方左侧标注发文字号，右侧注明签发人，其中，“请示”应在成文日期之下空1行左空2格的位置向后标识联系人和联系电话，并括号括起来。请示不能抄送下级单位。B7公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。除批转法规性文件外，公文标题中一般不用书名号和其他标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。如“转发XX报告的通知”；转发的文种是通知时，为“转发XX的通知”。B8首页必须显示正文。B9公文如有附件，应在正文之后空1行，左空2格，用3号仿宋体字标识附件说明。附件说明如有序号，应使用阿位伯数码(如“附件：1．XXXXXX”)，附件名称后不加标点符号。BIO公文除会议纪要(以会议纪要名称为文头的)外，一律加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。B11成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。B12文件应当按有关要求标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过五个词汇。标注位置一般在文件末页下端、抄送单位上方，词汇之间空一格。B13文字一律从左至右横写横排。公文纸一般采用国际标准A4型，在左侧装订。