工程档案工作交底记录(适用于建设单位档案管理部门对项目管理部门)

工程档案工作交底记录（适用于建设单位档案管理部门对项目管理部门）工程名称XXXXXXXX线路工程编号交底人时间参加人员名单交底内容一、该工程目录号：1074；工程代号：二、参建单位需提交一套完整、准确、系统的档案原件到档案管理部门。三、竣工档案按《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》：第三.（三）.B条进行收集1收集原则。归档文件材料必须能准确反映项目建设各阶段活动的真实记录。2收集要求2.1齐全率。文件材料必须收集齐全、完整。2.2文件收集的质量要求。2.2.1归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件,红头文件业主、抄送单位除外。2.2.2归档文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸。2.2.3文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档。3收集对象。包括各种载体文件、图表及照片、录像带、录音带等。4收集方法4.1拟定案卷主题及分类号收集袋是项目各阶段的管理部门及参建单位在文件收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)。参照《手册》第三.（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》拟出案卷主题，标示在文件袋上即可形成收集袋。各单位在文件收集过程中将文件按案卷主题放入袋中即可。4.2建立归档文件关联表归档文件关联表是指在项目管理过程中,将工程竣工投运前各阶段形成的应归档的管理性文件形成关联关系表格（格式见附件）。即项目建设各有关单位（规划部、工程部、物流中心、生产技术部）在工程建设过程中做好关联表的填写工作，工程竣工投运后，各单位将关联表连同归档文件一并移交档案部门归档。归档文件关联表序号责任者文号文件题名页数档号备注第三.（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限表》分类；备注：1、合同文件包括：合同审批、合同书、合同变更、合同变更索赔等涉及法律事务的文件。2、招投标文件包括：招投标文件审查；招标书、标底、招标修改及答疑；投标书资质、履约类保函、委托授权书和投标澄清、修正；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告；中标通知书。3、土建工程质保及验评材料包括：建筑材料试验报告；施工定位（水准点、导线点、基准点、控制点等）测量、复核记录、地质勘探；土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录；隐蔽工程验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录、事故处理报告；工程质量检查、评定。4、监理、科研项目、涉外、生产技术准备、试生产等这几方面的文件材料在架空线路工程、电力电缆线路工程、变电站（所）工程的内容基本相同，统一列在后面，各工程项目分类后对号入位。第三.（三）.C条进行整理C整理组卷的要求1立卷原则1.1立卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于工程项目档案的保管和利用。1.2项目文件材料由形成单位进行分类组卷，具体参照《手册》第三.(三).B.5条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》进行分类。2卷内文件的排列2.1文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2.2图纸按图号顺序排列。2.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文的外文资料，译文在前，原文在后。3案卷的编目3.1编制卷内文件页号3.1.1装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，每卷单独编号，页号从“1”开始。3.1.2印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。3.1.3竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，每件需盖档号章，样式见图一。原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。图一：档号章样式（单位：mm）351510103.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。4、案卷装订要求4.1文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；装订时做到右下齐、无倒面、不漏订，案卷采用三孔一线装订，装订要求结实、整齐、美观。图纸可不装订，但同一项目应统一。4.2案卷内不应有金属物。4.3单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖档号章。4.4外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。移交按《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》第三.（三）.E条进行移交；5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。档号序号