某公司物流管理办法暂行规定

-1-河南移动通信有限责任公司物流管理办法暂行规定（讨论稿）第一章总则第1条为了更好地配合MIS项目的实施，规范公司物资采购程序，加强资金的集中管理和统一调度，保证全省移动通信在业务拓展、网络建设等方面资金的及时到位和有效运作，根据国家有关财务法规，结合本公司实际情况，特制定本办法。第2条省公司物资采购包括统谈统签工程物资、统谈分签工程物资、备品备件、业务用品（卡品、手机等）、大宗办公用品、零星固定资产、全省生产和营帐用固定资产。省公司物流中心和综合部是相关的物资采购部门；网络部、市场部、计划建设部、数据部、网关中心、业务支援中心等是相关物资的需求计划提出部门。第3条由省公司统谈统签，反映在省公司的投资计划中，实际操作时由省公司统一签订合同、统一付款；由省公司统谈分签，即由省公司负责供应商选型，指定一家或几家供应商，并与指定供应商签订合同的有关服务条款及各项设备的金额上限，由分公司在指定的供应商范围内自行选定供应商及签合同，由市公司自行付款，但市公司签定的合同金额不得高于省公司规定的上限，且必须将签定的合同交省公司物流中心备案。第4条分公司物资采购包括规定范围内自行采购的工程物资、办公用零星固定资产、办公用品、部分市场宣传用品。物资物流专职人员负责相关采购职能工作。第5条应严格按照请购、采购两个环节完成物资采购管理。在合同经过谈判并经由综合部律师和相关部门汇审后，物流中心人员（市公司为物流岗人员）需根据合同内容在MIS中完成采购订单，并经由财务部和物流中心领导审批。只有通过PO审批，财务部在今后合同付款时才能正常进行。第6条凡金额超过15万元的采购必需签订合同，并按前款进行PO审批；未签订合同的采购，应在收到供应商发票时由采购部门依据发票在MIS中补录PO；金额超过一百万人民币的，必须通过招标决定供应商，金额超过300万元的，需要三至五家供应商的报价。卡品采购由集团公司统一招标。-2-第二章采购的组织与管理第1条公司招投标委员会、采购委员会（附件2）负责对采购的过程进行组织和监管。根据公司有关规定，采购分为招投标和议标的形式进行。第2条招、投标物资采购管理1.需招投标采购的物资范围已由相关文件列出。对此类物质的采购，先由需求部门写出书面报告，并报经相关领导审核批准。2.技术部门负责牵头拟定技术规范书和售后服务有关要求，征求公司领导及相关部门对标书的意见，并推荐供应商和向供应商发标书。一般情况下发标的供应商不得少于3家。3.技术部门牵头，会同物流、审计、财务等部门，在供应商收到标书两天后召开投标答疑会，请所有供应商对招标书相关条款进行答疑,弄清楚所有问题，并明确强调投标价为一次性最优惠价。答疑会应由双方人员签字记录。4.由物流中心牵头，根据投标规定限时收集供应商投标书，通知相关部门人员适时开标，并经监督组人员复核。开标情况要有记录，参加人员要有签字。5.根据项目成立技术、商务谈判小组，小组组成部门不得少于3个，每个小组人员不得少于3人（人员从公司专家库和各部门抽调）。技术和商务谈判结果要经小组人员签字。6.由物流中心牵头，向公司招投标委员会汇报工作，提交技术、商务报告。由招投标委员会形成采购决议，由物流中心、财务部结合MIS系统实施采购。第3条议标采购的管理1.需求部门提出书面申请，并经相关领导审核批准。该申请应同时在MIS中录入相应的请购单进行同步审批。2.由物流中心、需求部门和相关专家及监督部门组成技术商务谈判小组。3.物流中心收集相关情报，广泛询价，在此基础上邀请供应商进行竞价，确定入围供应商（至少两家以上）。4.物流中心组织与入围供应商进行技术和商务双边谈判，并将结果向采购委员会汇报，由委员会最后确定供应商，并执行采购。第三章省公司物资采购第1条统谈统签工程物资采购-3-1.统谈统签、统谈分签工程物资分类参见附件1。2.一般由省公司计划建设部、信息办提出固定资产投资计划，经项目领导小组批准后，实行招标采购。招标结束后，物流中心信息员根据合同草案在MIS系统录入采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。3.供应商根据采购订单，以及供货要求，定期送货。工程物料采用分散接收方式，由各分公司接收货物，实物入库保管，由各分公司网络部负责。4.省公司物流中心信息员确认各分公司货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5.工程物资开箱领用时，要求仓管员做好实物出入库的登记工作。6.定期对实物进行盘点，确认呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第2条备品备件采购1.备品备件是指一次性采购，分多次领用的网络工程建设、维护用物资，如信号板、一次性大量采购的天线、电源等。2.根据生产需要，由网络部申请人提出需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。3.备品备件的采购同样以招标方式进行。但合同需要与工程合同严格区分开，备品备件作为独立的合同处理。物流中心信息员根据招标结果在MIS系统录入采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。4.供应商根据采购订单要求按期送货。物流中心进行实物接收，入备品备件仓库，由备品备件仓库管理员管理。5.入库完成后，物流中心信息员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。6.备品备件仓库管理员根据各分公司的领用要求，将备品备件调拨至各分公司。同时在MIS系统记录调拨记录，并打印调拨单。7.各分公司根据调拨单接收后，入各自的备品备件仓库管理，由网络部管理。8.实物入库后，将调拨单交各分公司物流岗人员，由他们在MIS系统中进行接收处理。并打印收料单，交仓管员保存。9.备品备件的领用，需要领用人填写领料单（系统外单据），仓管员据此在MIS系统中记录出库情况。-4-10.定期对实物进行盘点，确认呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第3条卡品采购1.卡品由市场经营部申请人根据各分公司领用需求以及市场宏观计划，结合库存情况，在集团公司统一进行卡品采购时，确定卡品数量、卡品类型以，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。物流中心在确定卡品供应商时需征求市场部意见。2.卡品的供应商经集团公司统一确定后，采购以省公司统一签定方式进行。物流中心信息员根据请购单结果在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由物流中心采购员和相关市场部人员执行具体的采购任务。3.供应商根据采购订单要求按期送货。物流中心进行实物接收，入卡品仓库，由卡品仓库管理员管理。4.入库完成后，物流中心信息员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5.卡品仓库管理员根据各分公司的领用要求，将卡品调拨至各分公司。同时在MIS系统记录调拨记录，并打印调拨单。6.各分公司根据调拨单接收后，入各自的卡品库，由财务部管理。7.实物入库后，将调拨单交各分公司物流岗人员，由他们在MIS系统中进行接收处理。并打印收料单，交仓管员保存。8.由各分公司市场部根据各营业部领用情况，在MIS中编制领料单，并经各营业部确认后，通知财务部将卡品发放给各营业部。由财务部在系统中记录发放业务，打印出库单，交各营业部保存。9.各营业部根据实际业务将卡品发放给各营业厅、大客户和代办点，并在MIS系统中记录各项业务。10.定期对实物进行盘点，确认坏卡情况。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第4条生产营帐用零星固定资产采购1.生产用零星固定资产主要包括：移动电话、电子触摸屏、电子公告板、自助清单打印机、电子售卡计机等。2.生产用零星固定资产采购采用统谈分签方式进行，先由市场部提出采购需求，由物流中心组织统一招标确定供应商，各分公司自行采购。-5-3.一次性立即采购的，也可以由省公司物流中心统一采购。由市场部申请人提出采购需求，需要在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。4.物流中心根据招标结果，会同请购单，在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。5.统一采购的物资，供应商根据采购订单要求按期送货，各分公司分散接收，实物由分公司相关负责部门保管。省公司物流中心在确认各分公司货物接收情况后，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。第5条办公用零星固定资产采购1.办公用零星固定资产由相关部门申请人提出采购需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知综合部进行采购。2.综合部信息员根据请购单，要求采购员与供应商协商，落实采购事项。根据协商结果，信息员在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。3.供应商根据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4.综合部信息员确认货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5.综合部仓库管理员根据各部门的领用要求，将办公用零星固定资产发放至各部门。第6条一般办公用品采购1.一般办公用品由综合部根据各部门的领用情况，以及库存情况，确认需要采购时，由采购员与供应商协商，落实采购事项。综合部信息员在MIS系统录入采购订单。经各级主管领导审批后，采购订单生效。2.在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。3.供应商根据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4.综合部信息员确认货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5.综合部仓库管理员根据各部门的领用要求，将一般办公用品发放至各部门。-6-6.定期对实物进行盘点，确认物品损耗情况。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第7条广告宣传业务用品采购1.广告宣传业务用品由市场经营部、综合部申请人根据宣传计划，进行申请，需要在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知物流中心进行采购。2.由物流中心采购员与供应商协商，落实采购事项。物流中心信息员根据请购单以及协商结果在MIS系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。3.供应商根据采购订单要求按期送货。物流中心进行实物接收，入业务用品仓库，由业务用品仓库管理员管理。4.入库完成后，物流中心信息员在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5.物流中心仓库管理员根据各分公司的领用要求，将广告宣传用品调拨至各分公司。第四章分公司物资采购第1条自行采购的工程物资1.自行采购工程物资见附件1。2.由分公司自行建设的项目，由网络部提出固定资产投资计划，经省公司业务主管部门批准后，实行招标采购。招标结束后，市公司物流人员根据合同草案在MIS系统录入采购订单，经财务部和主管领导审批后，订单生效。3.供应商根据采购订单，以及供货要求，定期送货。由各分公司接收货物，实物入库保管，由各分公司网络部负责。4.物流人员确认货物接收情况，在MIS系统中进行接收处理，并打印收料单，连同发票交财务进行付款处理。5.工程物资开箱领用时，要求仓管员做好实物出入库的登记工作。6.定期对实物进行盘点，确认呆坏料。将盘点结果交本部门和财务部门确认，并按有关财务规定处理。第2条办公用零星固定资产采购-7-1.办公用零星固定资产由相关部门申请人提出采购需求，在MIS系统录入请购单。经各级主管领导审批后，请购单生效。申请人通知综合部进行采购。2.物流人员根据请购单，要求采购员与供应商协商，落实采购事项。根据协商结果，物流人员在MIS中系统生成采购订单，经各级主管领导审批后，订单生效。在系统外由相关采购员执行具体的采购任务。3.供应商根据采购订单要求按期送货，综合部仓库管理员接收，实物由综合部保管。4.物流人员确认货物接收情况，在MIS系统中进行接