某保险公司财务部会计档案管理办法

**保险分公司会计挡案管理办法为维护公司会计档案的安全与完整，实现科学化、规范化管理，根据《档案法》、《会计法》和总公司的有关规定，结合分公司实现、制定本办法。一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。本制度所指会计档案为我分公司财务部门在没有移交公司综合档案室之前，暂由财务部门保管的会计档案及有关会计资料。二、会计档案的范围：（一）凭证：原始凭证、记帐凭证、其他会计凭证；（二）会计帐簿：总帐、日记帐、固定资产明细帐、低值易耗品登记簿、其他分户明细帐、有价证券登记簿、其他会计帐簿；（三）报表：月报表、季报表、年度决算报表及所属附表、财务报告、报表文字说明等；（四）采用计算机进行会计核算后，须保存的磁盘、磁带、光盘及打印出的书面会计档案等；（五）其他：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案消毁清册、银行存款对账单及余额调节表及其他应该保留的会计资料。三、会计档案立卷会计凭证：按月统一编流水号，如6月份第2册编为6-2。会计帐簿：活页帐按封面、帐簿启用表、帐户目录、帐页、封底顺序排列，装订成册，封口处加盖装订人名章。帐簿脊背注名所属年度、帐簿名称、编号、保管期限。每册活页帐不应超过200页。会计帐簿按年编号，编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存款日记帐、固定资产明细帐及其他分户明细帐。会计报表：装订应以左上角齐1、装订顺序：（1）封面；（2）财务情况说明书；（3）会计报表，按表号顺序排列；（4）封底。2、卷号应根据用途和保管期限的不同进行编制。下列各项应分别单独装订、编制卷号：（1）月季度会计报表；（2）年终结算；（3）会计移交清册；（4）会计档案保管清册；（5）会计档案销毁清册。四、会计档案的整理、保管及归档（一）分公司所形成的会计档案应按照规定分类，按时间顺序装订成册。一般应在月终结算工作完成后的下月，进行整理装订。（二）成册的会计档案，应有专人管理，设置专用文件柜或保险柜。建立会计档案登记簿逐项编号登记。在移交综合档案室之前，做到防水、防蛀、防霉等。（三）年度终了后的第二年六月底以前，应将主要会计档案移交公司综合档案管理部门管理。移交时编制“会计档案移交清册”，双方经手人及财务负责人签章后，各留一份备查。五、档案的调阅使用为防止丢失和泄密，会计档案一般不准外借。根据工作需要，内部需要调阅时，应经过会计主管人员批准，手续办妥后，方能借阅。纪检、审计、司法人员等因特殊需要，查阅会计档案时，必须持主管部门正式公文介绍信，经单位负责人批准，办妥手续后，方可查阅。查阅时，会计档案保管人员要现场陪同，不准随意带出。不允许将原件抽出或借出。查阅人员如需复制或摘录，必须经财务负责人同意并报单位负责人批准。外来查阅人员的介绍信，应附入原件内保管，并将查阅的日期及有关情况在档案封底详细记录，由会计主管人员和经办人共同签章，以备查，与介绍信调阅内容无关的档案不予提供。六、会计档案的处理和销毁1.财务部门不准自行销毁会计档案。销毁档案时，应有档案部门、会计部门、稽核部门共同监销。销毁用计算机核算的会计档案，应有电脑部门参与监销。2.财务部门保留的短期会计核算的辅助资料，保管期满后，列出清册，由经手人签章，财务负责人签署意见后，交综合档案管理部门统一销毁。3.合并、撤消公司的会计档案，应根据撤并方案的要求，分别移交并入公司或总公司，交接双方必在移交清册上签名或盖章。七、各种会计档案的保管期限根据会计档案的特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一年起。八、本办法的解释权归分公司财务部。九、本办法自下发之日起执行。