某公司采购管理体系之采购管理办法

修订状态：A－02第1页共11页发布日期：采购管理办法1目的为了规范公司采购行为的管理，提高资金使用效益，增强采购环节透明度，促进公平交易，提高采购质量，维护公司利益。2范围公司所属各部门、各分（子）公司使用公司资金进行工程建设，采购物资或者接受服务的行为均适用本办法。3职责3.1采购中心物资采购部负责公司统一采购类物资采购的统筹管理及实施。3.2采购中心项目管理部负责公司各类固定资产投资及维修采购的统筹管理及实施。3.3加工事业一部原料采购部负责公司除**原料以外其他原料的采购实施和除**以外其他活品销售产品采购的实施。3.4加工事业二部负责公司**原料的采购实施。3.5**事业管理部负责各单位**物资申请的审核以及**用苗种及种苗采购的统筹管理及实施。3.6**事业一部管理部负责各下属**单位**物资申请的审核，活品销售海螺的采购以及**苗种采购的统筹管理及实施。3.7**事业二部负责荣成分公司**物资申请的审核以及**苗种采购的统筹管理及实施。3.8加工事业一部管理部负责下属各单位加工物资采购申请的审核。3.9加工事业二部管理部负责下属各单位加工物资采购申请的审核。3.10活品销售部负责销售**采购的统筹管理及实施。3.11行政事务部负责办公用品及家具采购的审核，**区内粮油等生活物资的采购及非**区生活物资的监督管理。3.12信息技术部负责各种信息技术产品申请的审核。3.13安全管理部负责各分子公司劳保护具及安全用品申请的审核。3.14人力资源部负责公司统一制作的工作服采购申请的审核。3.15品控部负责公司下属各单位化验室药品采购的审核和采购实施。3.16实验室负责自用药品采购的审核。3.17预算审批委员会，由总裁、副总裁各中心/事业部总监/总经理组成，负责各单位年修订状态：A－02第2页共11页发布日期：度预算的评审工作。3.18其他各部门和分公司负责各自职责范围内采购活动的实施；负责采购物资的验收以及合格供方的推荐等工作。4定义4.1零星物资指不在采购分类表内且金额在1000元（含）以下的物资。4.2职能单位指对各采购产品具有采购审核权限的单位，详见3。5内容5.1采购申请审批流程5.1.1每年1月中旬以前，各需求单位按照未来1年的经营情况上报本单位1年的《年度物资采购预算报表》，按照附录A《年度采购预算审批流程》的执行审批程序。5.1.2各单位以《年度物资采购预算报表》为基准，每月底前上报审批下个月的采购计划，年度预算内且月份预算内，或年度预算内且月份预算外的的采购按照附录B《预算内月份采购计划审批流程》执行审批，年度预算外的采购按照附录C《预算外月份采购计划审批流程》执行审批。5.2采购方式分类表采购计划经批准后，共分统一采购和自行采购两种采购形式对所需物品进行采购，两种采购方式对应的采购产品的种类不同，详见以下“采购方式分类表”:采购分类表采购分类统一采购自行采购采购项目统一采购范围自行采购范围**物资网笼、绳、线、浮力、木橛等各种台筏物资，网袋、附着基等采苗物资，船用机件、网具，尾挂机配件，周转箱、网片等运苗物资，日常生产及生活用其他物资（包括岛内无法买到或成本过高的）**苗种**物资网袋、波纹板、筛绢布、棕绳等大宗**物资，药品、化学试剂、玻璃器皿，饵料，供水、电、热车间的维修物资**苗种、锅炉用化学试剂、液化气等加工物资各种包装耗材，药品、化学试剂、食品添加剂、调味料等加工辅料，车间维修物资及其他需要统一采购的物资加工原料办公用具包括文具及办公家具修订状态：A－02第3页共11页发布日期：信息产品电脑、打印机、复印机等办公自动化产品及相关耗材，各种办公系统等劳保安全用品各种劳保护具及消防用具工作服公司统一工作服固定资产土建投资、维修，船舶车辆投资、维修，机械设备及仪器投资物流物资物流包装、仓储及暂养车间用物资燃料燃煤（主要是**内各**、**、加工单位）燃油及添加剂（客运公司用机油、**单位摩托艇用机油归统一采购）实验用品实验用物品、药品船舶机件船舶配件及客运日常运营物资其他广告投入、产品手册等印刷品及其他宣传用品荣成分公司、荣成食品有限公司（除黑胡椒碎、面包屑、预裹粉、裹浆粉、鱿鱼保鲜剂等辅料）生产物资除行政事务部负责的生活物资采购外各生产单位的生活物资水、电、热服务项目1000.00元以下的零散物资以及在各分子公司《集分权手册》权限内的采购事项经采购中心确认并授权给各单位自行采购的项目，经采购中心总监签字后，按自行采购流程执行。财务帐册及相关印刷品5.3采购实施5.3.1除提供活品及活品原料、苗种、日常清扫工具、卫生用品、石油燃料、供电、供暖、自来水、其他零星物资供货供方不需纳入《合格供方名录》，提供其他产品的供方必须在合格供方中选择，如果计划选择的供方不在《合格供方名录》中，需将供方按照《采购控制程序》的要求纳入《合格供方名录》后，方可与其开展业务。5.3.2活品采购实施流程见附录E。5.3.3苗种采购实施流程见附录F。5.3.4除5.3.2和5.3.3以外的产品采购按照附录D。5.3.5签订采购合同的过程按照公司《合同管理制度》的要求执行。5.3.6招标项目的管理依照《采购招标管理制度》执行。5.3.7成立筹建处的工程项目的按照《基建工程项目管理办法》执行。修订状态：A－02第4页共11页发布日期：5.3.8船舶建造过程按照《船舶建造管理办法》的要求实施。5.4日常采购工作管理5.4.1合格供方目录管理除了不需要纳入《合格供方名录》的，各采购实施单位应按实际情况随时更新《合格供方名录》，按业务分工归档相关文件，并按照《公司保密制度》的要求，做好采购数据的保密工作。5.4.2报表及会议管理5.4.2.1各发生自行采购行为的单位需于下月5日前上报采购中心本月《月自行采购执行月末报表》，遇节假日提前。5.4.2.2各活品原料、苗种采购实施单位需于下月5日前上报采购中心本月《月原料采购工作总结》，总结内容至少包括活品原料来源、苗种来源、价格、质量状况等，遇节假日提前。5.4.2.3由采购中心牵头，管理中心、采购中心和财务中心每季度末召开一次活品原料、苗种采购价格的评审，总结本季度价格执行情况，确定下个季度活品原料、苗种采购价格的浮动区间。5.4.3采购信息更改管理经过审批的各种预算内外的采购审批表，如果在未完成采购工作时，采购信息发生变化，各单位负责人在得到各级审批人员同意的情况下，电话告知采购实施单位的业务人员变更采购审批表，采购业务人员接到电话后，更改采购审批表并签署自己的姓名。5.4.4费用管理活品原料、苗种采购发生的费用必须经采购中心签字确认，财务中心才能予以报销。5.4.5检查采购中心、管理中心、审计部不定期对采购活品原料、苗种的价格、质量及采购流程的执行情况进行检查，发现问题按照《纠正和预防措施控制程序》的要求予以纠正。5.5采购人员管理5.5.1采购人员应及时调查市场信息、了解市场行情，为采购工作提供参考。5.5.2采购人员确保及时获得足够的采购信息，才可实施采购，避免采购产品失误对生产经营情况造成影响。5.5.3采购人员应严格遵循对比采购、择优采购的原则，保证对需求物资保质保量的合修订状态：A－02第5页共11页发布日期：格供应。5.5.4对采购工作中出现的问题，应及时与相关部门沟通，必要时应及时上报，请示上级领导意见。5.5.5在采购工作中严格维护公司利益，清政廉洁、不徇私舞弊。6相关文件6.1《不合格品控制程序》DZF-QP-186.2《采购控制程序》DZF-QP-096.2《采购招标管理制度》DZF-CGB-TR-0036.3《基建工程项目管理办法》DZF-XMB-TR-0026.4《合同管理制度》DZF-ZCB-TR-0036.5《公司保密制度》DZF-ZCB-TR-0046.6《集分权手册》DZF-RLB-TR-0136.7《产品检验制度》DZF-PKB-TR-0036.8《纠正和预防措施控制程序》DZF-QP-207相关记录7.1《年度物资采购预算报表》DZF-WCB-TR-001-017.2《月份采购计划申请审批表（预算内）》DZF-WCB-TR-001-037.3《月份采购计划申请审批表（预算外）》DZF-WCB-TR-001-047.4《采购询价单》DZF-WCB-TR-001-077.5《采购物资验收记录表》DZF-WCB-TR-001-087.6《月份自行采购申请单（预算内）》DZF-WCB-TR-001-107.7《月份自行采购申请单（预算外）》DZF-WCB-TR-001-117.8《月自行采购执行月末报表》DZF-WCB-TR-001-127.9《订货单》DZF-WCB-TR-001-137.10《合格供方名录》DZF-WCB-TR-001-147.11《物资使用情况回馈记录》DZF-WCB-TR-001-157.12《年度采购明细表》DZF-WCB-TR-001-167.13《月原料采购工作总结》原料采购部附录A修订状态：A－02第6页共11页发布日期：年度采购预算审批流程开始报年度采购预算审批审批审批审批申请采购单位填写《年度物资采购预算报表》申请采购单位的主管总监/总经理审核年度是否符合生产计划，是否可做内部调配主管职能部门审核年度是否符合生产计划，是否可做内部调配汇总主管职能部门主管职能部门、采购中心总裁、采购中心审批董事会、采购中心审批股东会、采购中心报采购中心发布结束预算审批委员会、采购中心采购中心把经最后审批的《年度物资采购预算报表》发布在公司内部网站公共板块上否否否否否是是否是活动/职责程序指引附录B修订状态：A－02第7页共11页发布日期：预算内月份采购计划审批流程活动/职责程序指引开始审批做月份采购计划申请采购单位主管总监/总经理审批主管职能部门传递采购审批表结束申请采购单位、采购中心、采购实施单位是是填写《月份采购计划申请审批表（预算内）或《月份自行采购申请单（预算外）是否不能做内部调配，是否符合生产计划的安排是否属于年度预算内，是否不能做内部调配采购中心、采购实施单位各一份；采购实施单位见条款3。否否记录实施采购单位填写《年度采购明细表》附录C修订状态：A－02第8页共11页发布日期：预算外月份采购计划审批流程活动/职责程序指引开始审批做计划申请采购单位主管总监/总经理审批主管职能部门传递采购计划结束是是否不能做内部调配，是否符合生产计划的安排是否不能做内部调配采购中心、采购实施单位各一份，采购实施单位见5.2“物资采购方式分类表”审批是总裁同意否申请采购单位、采购中心、采购实施单位不同意填写《月份采购计划申请审批表（预算外）或《月份自行采购申请单（预算外）记录实施采购单位填写《年度采购明细表》附录D修订状态：A－02第9页共11页发布日期：采购实施流程图活动/职责程序指引询价确定供方和价格从合格供方名录中选择2-3家合格供方进行询价，询价填写《采购询价单（代标书）》下《订货单》/合同验收请、付款是否有问题上报回馈表结束采购中心、职能单位、采购实施单位、使用单位、审计部采购实施单位申请采购单位、供方使用单位、采购实施单位是是否为不需纳入《合格供方名录》中的供方不合格验收填写《采购物资验收记录表》，验收不合格时由采购实施单位按照《不合格品控制程序》处理,有争议或需要检验报告，报品控部处理使用单位否使用过程中如发现问题要及时填写《物资使用情况回馈记录》根据使用单位的反馈，和供方沟通解决问题，以后更加谨慎的选择供方实施采购合格采购实施单位、供方采购实施单位采购实施单位审计部参加5万元（含）以上采购价格和供方的确定是否单一来源否是采购实施单位是否为活品、苗种其中之一是否是A否使用单位采购实施单位开始修订状态：A－02第10页共11页发布日期：附录E：活动/职责程序指引A取样送加工厂请付款上报反馈表结束活品采购实施流程图确定是否可接收实施采购是否验收合格不合格采购实施单位使用单位采购实施单位、供方使用单位采购实施单位检验结果或生产过程是否发现异常问题是使用单位使用单位、采购实施单位从出成率、价格、去杂、感官方面确定产品是否可接收