某职业学院档案管理制度汇编

某大学院校档案管理制度汇编综合档案室二〇〇八年十月目录1.某某职业学院档案管理办法..................................................................................................12.某某职业学院档案实体分类方案.........................................................................................63.某某职业学院档案利用制度................................................................................................124.某某职业学院档案保密制度................................................................................................155.某某职业学院档案鉴定销毁制度.......................................................................................166.某某职业学院档案统计制度................................................................................................177.某某职业学院档案库房管理制度.......................................................................................188.某某职业学院档案工作岗位职责.......................................................................................199.某某职业学院综合档案室工作职责..................................................................................2210.某某职业学院档案人员职业道德规范..............................................................................2311.某某职业学院党群、行政类档案管理实施细则............................................................2412.某某职业学院教学类档案管理实施细则.........................................................................3613.某某职业学院科研类档案管理实施细则.........................................................................4514.某某职业学院基建类档案管理实施细则.........................................................................5215.某某职业学院仪器设备类档案管理实施细则................................................................6116.某某职业学院出版档案管理实施细则..............................................................................6517.某某职业学院外事类档案管理实施细则.........................................................................6818.某某职业学院财会类档案管理实施细则.........................................................................7119.某某职业学院声像档案管理实施细则..............................................................................7620.某某职业学院实物档案管理实施细则..............................................................................8121.某某职业学院重大活动档案管理制度..............................................................................8322.某某职业学院不归档文件材料范围及处理办法............................................................8623.某某职业学院文件材料立卷归档工作规范.....................................................................8924.某某职业学院各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表......................................941某某职业学院档案管理办法第一章总则第一条为了加强某某职业学院（以下简称“学院”）档案管理，有效的保护和利用学院档案，维护学院历史真实面貌，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案管理实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，结合学院实际，特制定本办法。第二条本办法所称档案是指学院从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学院和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。第三条档案工作是学院建设的一项重要基础工作，是检查和评估学院管理水平的重要指标，学院必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。第二章领导体制、机构设置第四条学院档案工作由主管院长办公室的院长分管，并成立学院档案工作小组，业务上接受广东省档案局、广东省教育厅办公室的指导、监督与检查。第五条学院设置综合档案室，为正科级建制，由院长办公室领导，它既是永久保存和提供利用学院各类档案的管理机构，又是全院档案工作的职能管理部门。第六条综合档案室的基本任务（一）贯彻执行国家关于档案工作的法规和政策，负责规划、协调全院档案工作。（二）制定学院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行的情况（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管学院各类永久、长期保存的档案及有关资料，组织实施学院档案的信息化建设，负责学院电子文件归档和电子档案的规范化管理。（四）开展档案开发利用，编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案信息资源，为学院各项工作做好服务工作。（五）对学院各部门、单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，对全院专兼职档案工作人员进行业务培训。（六）参加档案业务、学术研究和交流、协作活动。（七）开展档案宣传教育活动。（八）完成学院领导交办的任务。第七条各处（室）、系（部）等部门应有一名负责人分工管理该部门的档案工作，并确定合适的兼职档案员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。第三章档案队伍建设2第八条学院专(兼)职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。第九条学院综合档案室专职档案员列入学院事业编制，档案队伍实行专、兼职人员与临时聘请人员相结合。第十条学院专(兼)职档案员属档案专业技术人员，其职称和待遇按国家及广东省的有关规定执行。第四章经费、库房和设备第十一条学院档案事业所需经费，应单独立项，列入学院预算，由院长办公室统筹安排。第十二条学院应充分考虑学院档案事业的发展规模，本着方便利用、安全保管、有利发展的原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。第十三条学院要有计划地为综合档案室配置适应档案现代化管理需要的设备，如：计算机、复印机、录音机、照像机、扫描仪、除湿机等。第五章文件材料的归档、移交与接收工作第十四条学院档案工作要纳入学院和各部门发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第十五条学院对基建工程、教学科研成果和重要设备采购等项目验收、鉴定前，应由综合档案室对项目进行档案验收，未经档案验收或验收不合格的，不予以工程竣工、课题结题的验收、鉴定工作和报（评）奖。第十六条学院严格实行文件材料形成部门、课题组立卷制度，学院各部门在教学、科研、党政管理等活动或个人在职务活动中形成的材料，由各部门按照综合档案室制定的档案整理规则加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，经检查合格后定期向综合档案室移交。综合档案室负责指导各立卷单位文件材料的立卷归档工作。第十七条列入归档范围的档案，必须按照规定向综合档案室移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有；个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理；对于个人向综合档案室捐赠档案的，视珍贵程度，学院给予奖励。第十八条文件材料形成部门立卷时间，原则上要求：除教学档案按学年度立卷外，其余各类档案均按年度立卷，每年三至五月份为部门立卷时间；每学年形成的教学文件材料应于次学年度第三个月（即11月份）完成立卷工作。第十九条各类文件材料的归档范围要求：（一）党群类3主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表；上级机关与学院关于党务管理等方面的文件材料。（二）行政类主要包括院长办公会会议记录、会议纪要、学院大事记，以及人事、监察、审计、武装保卫、总务、图书、档案工作等相关材料；上级机关与学院关于行政管理等方面的文件材料。（三）教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究活动形成的文件材料，按《高校教学文件材料归档范围》（[87]教办字016号）执行。（四）科研类按《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[87]6号）执行。（五）基本建设类按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[88]4号）执行。（六）仪器设备类主要包括各种仪器设备（特别是价值在十万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（七）出版类主要包括学院编辑出版的学报、校报、院刊等学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。（八）外事类主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内、校内举行的）、出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及学院聘请的外籍、港澳台专家、教师（含客座教师）在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。（九）财会类按《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。（十）声像类主要包括学院各项活动中直接形成的或院外单位形成的与学院有关的，有重要保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体的原件，具体范围包括：照片、录像带、录音带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等。（十一）实物类主要包括上级领导来视察、检查、指导工作和境内知名人士参观来访的题词、题字等手迹材4料；学院和个人参加国际、国家、省、市级重大赛事获得的各类奖品（奖状、奖章、奖牌、奖杯、锦旗、证书等）；有保存价值的赠品、礼品、纪念物品；学院著名教师在工作中产生的实物作品