某集团控股公司财务部会计电算化管理制度

修订状态：B－00第1页共44页发布日期：会计电算化管理制度1目的为规范财会业务，确保会计电算化正常运行，数据及会计信息安全可靠、准确、完整。根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本制度。2范围适用于各独立财务核算单位。3定义会计电算化：是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中，并用电子计算机作为工具替代手工记账、算账、报账等，实现对会计信息的收集、整理、输出、分析、预测、决策等。4职责4.1系统主管（财务总监）。负责全公司会计电算化系统运行，掌控账务数据库及系统管理员密码，负责电算化账套建立、删除等。4.2系统维护员。负责负责全公司会计电算化系统运行维护工作。4.2账套主管（会计主管）4.2.1负责财务软件系统的日常管理工作，监督并保证系统有效安全、正常地运行；4.2.2协调本单位系统操作人员之间的工作关系；4.2.3负责系统操作运作的完全性、正确性、及时性的检查；4.2.4负责计算机输出的帐表、凭证数据正确性和及时性的检查。4.2.5财务部会计主管负责全公司账套数据的备份工作4.3复核员（会计或出纳员）。负责输入、输出数据正确性的复核工作，包括已录入记账凭证的审核手续、录入数据的正确性、是否严格按照原始数据录入等，复核时发现凭证录入错误，必须通过相关数据操作录入员进行修改。4.4录入员（会计或出纳员）。严格按照系统操作说明进行操作，当天的业务要当天录入计算机，录入完毕进行自检核对；5内容5.1会计电算化账务处理修订状态：B－00第2页共44页发布日期：5.1.1财务部门应在每年年初或上年末建立新会计年度的完整账套。根据现行财务制度及本公司会计核算特点，使用财务部统一规定的科目编号、存货编码、名称，正确地设置全部级次的会计科目。会计年度中间可以追加新的会计科目，但已制单并审核确认或记账的会计科目不得修改或删除。5.1.2转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的十天内，完成各账户的年初余额结转业务，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记账以前可以修改，当年记账以后如有调整，只能通过填制记账凭证进行。5.1.3每天发生的经济业务，都要填制计算机凭证并打印，摘要区要规范填入，在机上填制的记账凭证编号应当连续，采用自动编号的方式，每月份重新排号。5.1.4凭证录入人员依据原始凭证填制计算机凭证，并打印输出，月末装订成册。复核人员以打印出来的记账凭证及原始凭证与计算机存储的记账凭证进行复核确认，并检查原始凭证是否合规，金额是否准确，会计科目运用是否正确等。5.1.5根据计算机使用情况及工作要求，确定每月的记账时间，每月至少记账一次，每月月末以前应将当月所有收支及转账业务全部登记入账，总账、明细账至少每月核对一次，并保证账户之间的勾稽关系一一对应。5.1.6定期打印财务账簿并装订，账簿每月至少打印一次，次月10日前将本月账簿全部打印。打印出来的会计帐簿、会计报表等会计档案保管期限与手工账簿报表一样，按照《档案管理办法》的规定执行。5.1.7每月末，将当月账务系统数据文件自动生成报表，存储磁盘中上报财务部，实行电脑报表。5.2会计电算化操作权限5.2.1系统管理员口令由公司财务总监设置，各企业财务科无修改系统主管口令的权限，如发生系统故障联系财务部解决；5.2.2各会计电算化工作岗位权限（见附表）5.2.3因工作需要对各系统设置更改，包括增减科目、部门档案、个人档案、客户档案、供应档案、存货档案等都需要填写《会计电算化系统设置更改审核登记表》（见附表）。5.3会计电算化系统维护5.3.1会计电算化系统硬件设备维护5.3.1.1系统设备是专门用于财务处理工作的，任何人员不得擅自使用、拆换，不准对外服务、浏览与工作无关的网站、玩游戏、看影碟（或光盘）、处理个人事务。修订状态：B－00第3页共44页发布日期：5.3.1.2系统设备由财务部门统一管理和使用，其他部门不准使用，确需使用时必须经系统管理员或有关负责人批准，并确认不影响系统正常工作。5.3.1.3为维护计算机系统不感染病毒，各级工作人员一律不准使用任何外来的软盘或光盘。5.3.2会计电算化软件维护5.3.2.1上机操作人员不准改变软件系统环境配置。5.3.2.2所有软盘或系统工具用碟使用前必须首先进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。5.3.2.3账务数据库必须设置密码，由财务总监掌控，操作人员不得擅自打开财务系统的数据库，以免破坏数据内容。5.3.2.4定期检测系统软件运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作。发现潜在危险应中止财务软件运行，及时通知财务部电算系统负责人处理。5.4会计电算化档案管理5.4.1会计电算化档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其它磁性介质或光盘存储的会计数据及计算机打印出来的书面形式的会计数据等；会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。5.4.2存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时以书面形式打印输出，未打印之前不得删除。由计算机打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。5.4.3会计电算化账套数据档案保管期限为25年，以电子文档形式保存的会计报表保管期限为15年，详见《会计档案管理制度》。5.4.4必须经常对硬盘上的会计数据建立备份，每月备份不得少于一次。备份三份，一份直接备份在计算机硬盘上，第二份备份在光盘或可移动磁盘上，第三份上报财务部，财务部统一备份两份分别存放于**、岛内财务部。并利用财务软件自动备份功能，备份时间设置为每天备份，备份路径设置在非操作系统盘符下。6相关文件《会计制度》《财务制度》《财务、会计百分考核方案》修订状态：B－00第4页共44页发布日期：7相关记录《会计电算化系统设置更改审核登记表》修订状态：B－00第5页共44页发布日期：会计电算化操作权限设置明细表序号设置项目分、子公司财务本部出纳员会计主管会计出纳员外汇管理员审核会计管理会计税务主管进销存主管销售会计往来会计费用会计资产会计薪资会计库存会计材料会计其他岗位资金主管财务主管会计主管1公用目录设置■■2新会计转换工具■■3基本信息■■4编码方案■■5编码方案编辑■■6编码方案查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■7数据精度■■8数据精度编辑■■9数据精度查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■10其他■■11常用摘要■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■12自定义项■■13自定义项设置■■14自定义项查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■15自定义项档案■■16自定义档案■■17档案表结构设置■■18档案表结构查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■19备查科目设置■■20凭证批量传输■■21自定义报表设置■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■22质量管理■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■修订状态：B－00第6页共44页发布日期：23集团财务■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■24网上银行■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■25UFO报表■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■26总账■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■27应收应付■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■28成本■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■29固定资产■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■30工资■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■31结算中心■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■32项目■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■33存货■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■34库存■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■35销售■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■36采购■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■37生产管理■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■38公司对账■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■39质量管理■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■40合同管理■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■41资金管理■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■42人事信息管理■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■43考勤管理■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■44对照表■■45供应商存货对照表■■46供应商存货对照表编辑■■47供应商存货对照表查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■48仓库存货对照表■■49仓库存货对照表编辑■■50仓库存货对照表查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■修订状态：B－00第7页共44页发布日期：51存货货位对照表■■52存货货位对照表编辑■■53存货货位对照表查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■54总账工具■■55集团应用■■56档案对照■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■57档案下发接收■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■58数据抽取■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■59报表查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■60决策平台公共功能■■61历史发送信息■■62邮件记录■■63短信记录■■64通讯簿■■65业务数据同步■■66决策平台基础配置■■67管理驾驶舱■■68沃尔比重■■69公共配置■■70数据抽取■■71数据抽取■■72抽取记录日志■■73移动办公设置■■74数据抽取设置■■75数据权限■■76数据配置■■77指标仪表盘■■78组织机构■■修订状态：B－00第8页共44页发布日期：79公共指标■■80每日一报设置■■81公共项目■■82资金项目■■83资金流量分析项目■■84资金存量分析项目■■85财务项目■■86资产负债分析项目■■87费用分析项目■■88利润分析项目■■89账套参照■■90标准设置■■91销售类型■■92标准项目■■93货币■■94部门■■95科目■■96参照指定■■97科目■■98货币■■99标准项目■■100部门■■101销售类型■■102参照变更■■103标准项目■■104科目■■105部门■■106货币■■修订状态：B－00第9页共44页发布日期：107销售类型■■108工作流设置■■109机构设置■■110集团企业目录■■111集团企业目录查询■■112集团企业目录编辑■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■113部门档案■■114部门档案编辑■■115部门档案查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■116职员档案■■117职员档案编辑■■118职员档案查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■119往来单位■■120地区分类■■121地区分类编辑■■122地区分类查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■123客户分类■■124客户分类编辑■■125客户分类查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■126客户档案■■127客户档案编辑■■128客户档案查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■129供应商分类■■130供应商分类编辑■■131供应商分类查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■132供应商档案■■133供应商档案编辑■■134供应商档案查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■修订状态：B－00第10页共44页发布日期：135存货■■136存货分类■■137存货分类编辑■■138存货分类查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■139存货档案■■140存货档案编辑■■141存货档案查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■142计量单位■■143计量单位编辑■■144计量单位查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■145财务■■146会计科目■■147会计科目编辑■■148会计科目查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■149增加下级科目■■150凭证类别■■151凭证类别编辑■■152凭证类别查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■153外币设置■■154外币编辑■■155外币查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■156项目目录■■157项目编辑■■158项目查询■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■1