档案管理制度

xx电子城集团编号DZCX-2012-F-005名称档案管理制度（试行）版式2013，共45页，3.0编制：档案部制定：批准：生效日期2013年1月14日档案管理制度（试行）1总则1.1为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。1.2本规定所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.3公司全体员工要树立档案意识。对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。1.4管理部门档案部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下：1)制定或参与制定档案工作的规章制度。2)对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。3)做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。4)做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。5)提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化，档案信息模块系统化、清晰化。6）忠于职守，确保档案载体和档案机密的完整性和安全性。7）开展档案管理员培训。1.5公司及各部门、员工有保护档案的义务。1.6员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好移交本部室或公司档案管理员，具体步骤如下：需填写《移交资料明细表》，见附件表1，由领导核查完毕后签字确认，交接至接收人进行核实检查无误后签字，最后经档案管理员确认。《移交资料明细表》一式两份，档案部留存一份，接收人留存一份。在办理档案移交手续后方可办理调离职手续。1.7档案管理人员应保持相对稳定，如有变更应在5个工作日内通知集团档案部。2公司档案管理体制2.1管理模式2.1.1.公司档案工作实行集中与分散管理相结合的模式。由档案部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。2.1.2.公司设立三个档案管理点，分管各类文件、资料档案。人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务经营中心负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；档案部、信息部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。2.1.3.各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由档案部定期归档统一处理。2.1.4.各部门需配备兼职档案管理员具体负责本部室档案的收集、整理工作，并做好预立卷及定期向档案室移交的工作。2.2档案管理人员岗位职责a)贯彻执行集团档案制度，建立健全本部室（公司）档案工作实施细则。做好档案的接收、借阅登记手续。b)熟悉本部室（公司）文件材料归档范围和保管期限，做好本部室（公司）文件材料的收集、整理和立卷归档工作，对部室（公司）文件材料的齐全、完整、准确负责。c)负责收集本企业全部档案，对其进行整理、保护、鉴定和统计，并有效和积极开发档案信息资源，为本企业提供各项便捷的服务性工作。d)负责对本部室（公司）各类电子文件进行整理、著录，建立本部室（公司）的电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作。e)根据本部室（公司）不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，件号编写准确，卷内目录和备考表填写清楚。f)主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交档案。g)做好档案统计工作，按规定时间上报档案统计报表。h)积极参加档案业务理论培训，不断提高档案管理水平。i)做好文件材料的安全和保密工作，妥善保管本部室（公司）文件材料。j)负责本部室（公司）档案信息系统的管理和维护工作。3归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：1)办公文件：包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。2)证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。3)法规性文件：包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。4)公司的重大决议：包括由股东会议、董事会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。5)计划性文件：包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。6)总结性文件：包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。7)批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。8)凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。9)汇报性文字资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的各类文书资料。10)声像制品资料：包括公司及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。11)题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画，工艺制作等。12)工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。13)营销类档案：广告推广资料、市场调查资料、可行性报告及策划方案、客户资料，招商协议或合同资料等各类与营销相关的资料。14)图书资料：各类图书，图书目录，图书管理登记表等与图书相关的资料。15)会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。16)人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。4档案编码根据职能活动和档案形成的特点，划分为13类二级类目，行政管理档案（A）、经营管理档案（B）、合同档案（C）、财务档案（F）、人事档案（P）、题赠性资料（T）、工程档案（E）、基础建设类档案（FC）、营销设计档案（FD）、图书资料（BM）、网络技术类（N）、设备仪器档案（EI）、特种载体（SC）。1)根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个三级类目(属类)。2)录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、光盘、实物分别编号，用特种载体（SC）•类别[照片（F）、录音带（T）、录像带（V）、光盘（CD）、实物（P）]标识。4.1档号的编制档案的编号采用“（公司名+一级类目）---年度---二级类目---案卷号”方式，设类目号、年度号、案卷号。4.2分类标识方法：1)采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。类目号、年度号、案卷号之间，用连接符号“—”连结。例如：2010年电子城《关于宿舍管理的通知》文件，其档号可标识为——i.DZCX—2010—A—001ii.△△△△1.||||-------案卷顺序号2.|||---------------二级类目3.||-----------------------年度4.|-----------------------------------一级类目代号，表示电子城公司行政2)音像、图片、磁盘等特种载体档案,一级类目设实物资料(SC•P)、声像资料(SC•V)、电子档资料(TZ•E)、其他资料(TZ•O)。二级类目按工程项目类（G）、人物类（R）、会议类（H）、参观视察类（C）、经营活动类（J）、荣誉类（Y）、文体活动类（W）。其档号可标识为DZCTZ•S—2010—G—0001。4.3档案分类体系表一级类目二级类目三级类目代号类目名称代号类目名称代号类目名称X行政管理类B办公文件按机构设置A安全保卫F法律事务H汇报性文字资料Z证件性文书资料D档案和信息管理G固定资产管理L后勤管理R个人资料W外事工作P凭证性文件J经营管理类Y经营决策按机构设置J计划工作H会议记录G法规性文件C财务管理Z总结性文件P批示性文件Y营销设计G广告、推广资料按项目设置S设计资料Q企划资料B报告策划类ZS招商资料K客户资料Z楼宇租赁、售租X其他相关资料S设备仪器按设备种类设置按型号设置G工程档案G规划设计按项目设置W工程文件Q其他JC基础建设类Z总图运输按项目设置T土建G给排水F采暖通风D电气DZ电子计算机J机械H合同档案H合同管理按项目设置G公司股东会、董事会S诉讼、公共/商务事务Z政策研究C上市筹备Q其他C财务档案Z帐薄按年度设置P凭证B报表Q其他R人事档案T题赠性资料TS图书资料W网络技术类TZ特种档案(TZ•S)实物资料(TZ•S)声像资料(TZ•S)电子档资料(TZ•S)其他G工程项目类按项目设置R人物类H会议类C参观视察类J经营活动类Y荣誉类W文体活动类5档案保管期限5.1公司文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。5.2永久保管的文书档案主要包括：1)公司章程；2)股东名簿；3)组织规程及办事细则；4)董事会及股东会相关文件材料；5)年度会计报表；6)公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，政府机关核准文件；7)不动产所有权状及其他债权凭证；8)工程设计图；9)本机关机构演变、人事任免等文件材料；10)其他经核定须永久保存的文书。5.330年定期保管的文书档案主要包括：1)重要的事业计划资料；2)重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的相关文件材料；3)公司关于次重要问题的请示与上级机关的批复、批示，政府机关核准文件；4)集团公司下属分、子公司及各部门重要函件、请示与集团公司的复函、批复等文件材料5)集团公司下属分、子公司及各部门报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。6)其他经核定须保存30年的文书。5.410年定期保管的文书档案主要包括：1)期满或解除之合约；2)本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；3)公司人事管理工作形成的一般性文件材料；4)公司一般性事务管理文件材料；5)公司关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；集团公司下属分、子公司及各部门关于一般性业务问题的来函、请示与集团公司的复函、批复等文件材料；6)其他经核定须保存10年的文书。5.5公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。6密级档案管理档案级别分类档案按其密级程度分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“普通”四级。6.1绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。6.2机密档案包括：1)财务资料；2)公司重要会议纪要；3)公司经营情况；4)人事档案、薪资性档案、劳动合同；5)技术资料；6)金额在10万-100万元的合同。6.3秘密档案包括：1)重要项目资料；2)项目合同协议。3)金额在10万以下需要加密的合同。6.4普通档案包括各部门提交的周期性计划和总结性文件；7档案的收集整理与归档7.1档案的收集：7.1.1集中收集档案信息部每年2月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司文员按照要求整理好档案，进行分类编码，填写移交清单，经部门领导签字确认后按规定对档案进行分类、编号、归档。档案部和信息部负责人对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行立卷，并上传至档案管理系统。7.1.2平时归卷1)各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。2)应当归档的文件材料由具体承办人负责积累，办理完毕后应在3个工作日内向所在部室档案管理员移交。3)收发文的归档需即办即立卷。具体流程详见文书管理制度。4)招商资料：诚意金客户的原始资料