档案管理制度0213

档案管理制度一、档案接收制度（一）凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，均应整理归档。（二）接收时间及程序。各业务部门必须按照各类档案的归档范围，将具有保存价值的材料收集齐全，进行整理，移交给档案室，立卷人认真填写移交目录，对照档案，查点清楚，立卷人与接收人应在移交目录上签字，各保存一份（移交目录表由档案室提供）。1、科研档案在研究课题结束后，次年6月底前归档。归档前，应先进行整理、分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上），填写归档文件材料审查意见（签字手续完备），整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。3、基建项目在完工验收后六个月内归档。4、大型仪器设备资料在验收后归档。5、文书档案按照“随办随归”的原则，及时或定期归档。6、会计档案按保存两年后，每年三月底前归档。7、声像档案每年三月底前归案（录音、录像、题词、照片）。8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料。（三）移交的案卷质量必须符合规范，对不符合要求的，要限期整理，待符合标准后才接收。1、案卷内文件材料要齐全、完整。2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。二、档案整理制度（一）建立档案联络网，网员为兼职立卷人，负责本单位档案的收集、整理，实行预立卷。（二）档案的整理工作必须按照“便于保管、方便利用”的原则和要求，必须保持文件之间的有机联系，根据其形成特点和规律进行整理。（三）根据有关档案分类原则、规范，结合本单位实际，编制科学的档案分类方案。（四）根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理、合理组卷。（五）案卷的封面要采用国家规定的标准格式，并按规定填写。（六）案卷质量符合标准。案卷编目要正确，案卷题名要简明，要准确反映卷内文件内容，保管期限划分准确，组卷合理，卷内文件排列系统，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。装订整齐、美观。三、档案统计制度（一）为总结档案工作经验，认识和掌握档案工作的基本规律，用数量的方法，揭示档案工作的发展过程，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。（二）档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。统计工作要实事求是，科学地反映情况，严防随意更改。（三）建立健全档案的登记、统计制度，统计应及时，数据要准确、可靠，帐物相符。（四）按年度做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作。（五）按年度做好档案管理机构和人员状况、档案设施情况的统计等工作。（六）加强对统计数据的利用、定期分析，及时提供给领导及有关部门，为制定计划、总结工作，探索本处档案工作规律提供依据。（七）根据上级主管部门的要求，及时、准确地填报有关报表。四、档案保密制度（一）认真贯彻《中华人民共和国保守秘密法》，树立正确的保密观念，遵守各项档案管理制度，自觉执行保密制度。（二）凡属密级档案，必须依照规定的阅读范围，经主管领导批准，方可查阅或借阅，未经批准，不得随意复印、摘抄档案。（三）查阅密级档案内容由档案室人员提供，经办人员不得擅自翻阅，与本人工作不对口带保密内容的档案一般不予查阅。密级档案一般不予外借，确需外借的必须经处领导批准，并采用安全的箱、柜存放，防止丢失。（四）非专职人员未经许可，不得进入密级档案库房。（五）未立卷的保密文件材料，保管有序，不随意乱放。（六）密级材料的重复件，应按保密规定处理。（七）档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。（八）本室人员不得私自将库内档案调出或向他人提供档案内容。（九）违反本制度，故意或过失泄密者，看情节轻重，按《保密法》给予处理。五、档案借阅制度（一）档案管理人员要积极提供档案，为我局的中心任务和各项工作服务。（二）内部借阅档案，应在档案借阅簿上登记题名、卷号、利用目的、借阅日期、归还日期。凡属密级档案，必须依照规定的阅读范围，经主管领导批准，方可查阅或借阅。（三）外单位借阅档案，凭介绍信并注明查阅目的和范围，经局领导批准后在档案室查阅，不外借，如有特殊情况须外借，必须经处领导批准。外协单位，因工作需要查阅与协作项目相关的档案时，应与业务部门相关人员共同办理查阅、借阅手续。（四）机密、绝密档案需经处主要领导批准后方可查阅。档案原件原则上不得借出或复印，如有特殊需要，须报经局主要领导批准。借阅人除详细填写外借登记簿外，并每卷需交300——500元押金，由处经办人壹个月内负责收回归档。（五）档案在借用期间，利用者应保护档案，不准拆散、抽出、调换、圈点、划线、涂改和转借他人等，必须注意保密和保证档案的绝对安全。不得自行影印或复制。（六）摘录或复制档案，须经管理人员校对审核后才能带走。局内借阅时间不得超过两星期。如确系工作需要，须办理续借手续。因工作调动者，需归还所借档案，并经档案室签字，否则不预办理调动手续。（七）所借图纸等不能用于施工现场。底图一律不外借，需要时可在档案室查阅。（八）借阅档案要当面点清，归还时管理人员必须认真验收，方可注销。发现有损毁或涂改等问题，责成修复补救。（九）档案遗失时，外单位扣留借阅者押金，处内对借阅者或经办人每卷罚款300——500元。六、档案修改补充制度（一）为了真实地反映工程情况，确保科技文件材料的准确性，随着科技的发展，工程的维护、改造、设备的更新，必须对已经归档的科技文件材料进行修改补充。（二）更改已经归档的科技文件材料由档案部门组织有关业务部门填写更改单，经主管领导审查批准后，持通知单到档案室进行更改。（三）修改内容较小时，可直接在页面“杠改”、“划改”或者发送“变化通知单”，修改后应在修改处加盖“更改章”。修改内容较多时，应另外行文，原文作废。新文列入原文目录并注明所代替的原文编号。作废的文件应注明新文的编号，根据需要另行保管，如确无保存价值，严格执行销毁制度。（四）更改补充后的底图，应复晒新图，连同更改通知单及其它文件材料一道归档，新图提供利用，同时旧图作废。（五）对修改后的档案，入库前要认真检查，发现问题及时采取措施，以维护档案的安全。七、档案鉴定销毁制度（一）档案的鉴定、销毁工作，应在局分管领导的主持下，由档案室和有关职能部门组成鉴定小组进行这项工作。（二）鉴定小组根据国家档案行政管理部门的有关规定和程序，对已超过保管期限的库存档案的保存价值、保管期限和所划密级，进行鉴定，鉴定工作结束后应提出工作报告。（三）销毁档案必须严格掌握，慎重从事，经鉴定予以销毁的档案，要逐卷造册（编制销毁清册一式两份），由业务主管领导审批、签字后，定点、专人监销；清销保密范围内的档案由保密小组实施，要严格登记，清销人、保密小组组长签字同意后可实施；因设计变更、原档案作废，应及时抽出、造册报批，进行处理。（四）准备销毁的档案，在未批准前，单独保管，以便审批时检查，万一个别鉴定不准确仍需利用的，抽出另行继续保存。（五）销毁前，应认真进行清点核对；销毁后，监销人员在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人签字，并将监销情况报告主管领导。（六）销毁档案时要严格执行保密规定。（七）销毁清册由档案室列入档案保管。八、档案复制制度（一）凡需摘录、复制档案资料，必须做到：1、复制档案材料，需申请，写明工作需要情况或原因，并经有关领导批准同意。2、保密范围内的档案，需经局保密小组负责人（总支办）批准后方可复制。3、一般档案，需经局领导批准，档案室负责人同意，方可复制。4、科技档案的底稿与底图不外借，可在档案室查阅。因工作需要复制时，需经主管领导批准，档案室负责人同意。（二）档案实行有偿使用的原则，对内复制，收取成本费，年终结算；对外复制，按市场价格收费。（三）外单位需要复制利用我局档案材料的，得到主管领导批准后，收取技术转让费和复制费。（四）摘录、复制档案资料，须经档案管理人员审阅确认无误后，加盖档案室章，方可出室。九、档案库房管理制度（一）为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，严格执行《档案库房技术管理暂行规定》（1991年12月26日国家档案局发布）。贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温湿度控制和调节，防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。（二）档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14～24℃，相对湿度应控制在45～60%；库房内备有空调、去湿机、温湿度计，每天温湿度测记两次（上午九点，下午四点），并随时予以控制调节。（三）库房内严禁吸烟，档案工作人员下班前必须切断库房内所有电源，并备有灭火器，消除一切火灾隐患。（四）档案库房安装防盗门窗，非工作期间关窗锁门，非档案工作人员未经同意不得入内，与档案无关的物品不准入库。（五）保持库房整洁、通风，定期打扫卫生，库房配备吸尘器用于除尘，不得用水拖、抹地面和档案橱柜、密集架。（六）每年检查一次防虫、防霉药物，对短缺和不适用的要及时进行更换补充。（七）档案在任何情况下均应避免阳光直射。（八）每年定期对库藏档案进行安全检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。十、档案工作考核制度（一）为了加强档案的综合管理，实现档案管理工作规范化、科学化和制度化，更好地为我局的生产管理、防汛抗旱、综合经营服务。根据国家、省有关档案法律、法规的要求，结合我局实际情况，制定该档案工作考核制度。（二）档案考核列入单位年度综合考核内容中，对档案工作开展好的单位，将在年度考核中给予加分。（三）局内各业务部门档案文件材料的形成、积累、整理、归档工作的开展情况，列入各部门及有关人员的考核范围之内。对积极主动开发与提供利用档案，为经营、管理工作增加经济效益等做出贡献的人员，给予表扬和奖励。（四）单项工程结束后，没有完成竣工文件材料的，财务部门不予结帐。设备购置等档案材料不齐全的，不予报销冲账。（五）工程档案归档率100%，完整率98%以上，永久保存的文件材料的完整率100%。基础工程、隐蔽工程的文件材料准确性达到100%，若达不到上述要求的，对该项目负责人给予批评，并在个人考核中扣分。（六）档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著给予表扬，成绩突出者给予奖励。（七）在档案收集、整理、归档与提供利用过程中，因不负责任未按规定归档或者未按期移交档案，造成档案资料失密、损毁、丢失或涂改、伪造档案的，依据档案法规给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的，依据档案法规给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。十一、档案安全制度（一）为确保档案资源安全，必须加强对档案的安全管理。（二）实行档案安全责任制，加强对档案安全工作的领导。分级负责，局行政一把手为总负责人，档案分管领导为直接负责人，档案室主任为岗位负责人，档案人员各负其责。（三）贯彻“预防为主，防治结合”的原则，切实做好档案库房内外部环境、档案保管保护设备设施、档案实体、档案信息和网络的安全管理以及档案防火、防盗、防潮湿、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等方面的工作。（四）加强档案安全日常管理工作，定期（每月一次）对档案保管状况检查。发现档案安全隐患要及时整改和跟踪督办。（五）坚持事故处理“三不放过”原则，对于档案安全事故责任人和有关领导，要依照有关法律、法规，追究责任，严肃处理。重大档案安全事故，要在24小时内报告我处党委，并报上级档案行政管理部门。十二、科技图书、期刊借阅制度（一）科技图书、期刊借阅对象：我局职工。每人限借总数：每次不得超过五本。借期：不得超过六个月。如因工作需要，不能按期归还，则携书前来办理续借手续。（二）书刊借阅超过五本、过期不还或不办理续借手续者，即停止借阅，停借半年后仍不办理手续，则所借书刊按