档案管理制度汇编细则

第1页共60页********有限公司**内字〔2012〕25号关于印发《****有限公司档案管理制度汇编》（修订）的通知各部门（所）：《*****有限公司档案管理制度汇编》（修订）业经公司研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。本管理制度汇编已包含2012年1月5日颁发的《装饰工程档案管理办法》。该办法中的《项目档案报审表》（编号CB-05-1至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程资料归档记录表》（编号：CB-05）。各部门移交工程、设计、软装项目档案使用CB-05-1至CB-05-3这三种表格，各部门移交工程、设计、软装以外的各类档案，使用CB-05-4表格。如该办法与本汇编有冲突之处，以本汇编为准。同时，2000年8月颁发的《********有限公装饰公司档案管理制度汇编》即日起废止。特此通知。二〇一二年七月十六日第2页共60页*********有限公司档案管理制度汇编（修订）一、总则（一）为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规范化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）及《广州市执行归档文件整理规则实施细则》，结合公司实际情况，制定本办法。（二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。二、档案机构及其职责（一）本公司设置综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。（二）公司档案室的基本职责：1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。第3页共60页4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。三、各部门设立兼职档案员，其主要职责是：1、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向综合档案室反映档案工作情况，积极配合其开展工作，并接受综合档案室的监督、指导和检查。2、根据本公司《各部门归档范围明细表》，负责做好本部门档案材料的收集整理工作，并在规定期限内向综合档案室移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。3、配合公司综合档案室做好档案的鉴定、销毁工作。三、档案的接收与整理（一）建立、健全归档制度。凡在本公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括0装饰工程、1设备仪器、2基建、3科研、4、文书档案、5声像档案、6人员档案、7会计档案、8实物档案），应定期交档案室归档。（二）档案综合管理范围及归档时间：1、装饰工程，是反映本公司承包装饰工程的真实记录，包括工程、设计、软装，是本公司档案的重要组成部分。（1）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。（2）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。设计项目，图纸提交完毕后两个月内归档。在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。第4页共60页2、设备仪器类，包括在全公司范围内使用的，具有参考价值的设备说明书、图纸、合格证、保修卡、安装证明等成套材料（每种型号设备只归档一套材料）。由主管部门积累、预立卷，在设备投入使用后3个月内交公司档案室整理、归档。3、基建档案，指本公司自有物业产生的工程项目（含办公场地装修、改造等工程）从立项至竣工所形成的文字、图表材料。工程部在项目竣工验收后收集、整理、立卷，并在工程竣工验收后3个月内交公司档案室归档。4、科研类，是指承接集团科研项目的记录文件。研究课题在鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。5、文书档案,包括公司上级下发的、公司内部各部门在各项工作中形成的、具有保存价值的文字材料。属本公司发文的，经办公自动化流程办结后，由发文部门内勤将两份纸质正文连同公司领导签名的呈批表一起及时送综合部归档；属外单位来文的，综合部收到后呈领导审批，通过电脑扫描进入办公自动化流程，办结后归档；属于只能采用纸介质方式流转的文件材料，由综合部办结后归档。档案室每年将上一年的文件以件为单位按《归档文件整理规则》分类、排列、编号、装订、编目、入库。6、声像档案，各部门在工作中形成的，以电子文档、感光材料、磁性材料或其他合成材料等非纸质材料为载体的具有保存价值的档案，应于声像材料形成后一个月内，交公司档案室归档。7、人员档案类,特指已故人员档案，是指本公司已故,与本公司签订劳动合同的在编人员的人事档案。由主管部门于该职员去世3个月后交公司档案室归档。因人事档案不属于综合档室案管理范围，不存放综合档案室。由综合部按人事档案的相关要求进行独立管理和保密。第5页共60页8、会计档案，包含本公司财务部形成的会计报表、账薄、凭证、工资册等会计资料。会计年度终了，由主管部门立卷归档，并于档案产生之后的第三年向公司档案室移交。9、实物档案，指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。应归档的实物自形成后的三个月内由主办部门向公司档案室移交，由于特殊原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，标明存放地点，再按规定存放。（三）本公司形成的全部档案为一个全宗。全宗内的档案，按门类分成九大类进行整理。分类应保持前后一致，不能随意变动。四、档案的保管与统计（一）公司档案室必须设置专用档案库房。库房应坚固，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防水淹等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45％-60％。库房管理人员每天须调节库房的温湿度，并做好温湿度登记，定期对获得的数据进行分析。档案库房内严禁吸烟及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品。库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。（三）建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。五、档案的提供利用（一）档案室应根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，第6页共60页为公司工作提供服务，并注意掌握档案的利用效果。（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。1、借阅时间（1）未立卷档案材料（即在档案室积累的本年度档案材料），借阅时间一般不超过三个工作日，如遇节假日，须在放假前归还。（2）已立卷归档和涉密的档案材料，原则上不能借出。如确因工作需要借出，须经公司总经理书面审批，且不得将借阅的文件携带出公司，并在下班前归还。2、审批权限（1）本公司员工借阅档案材料，经部门负责人审批可查阅或复印与部门业务有关的资料。超出范围的，须经综合部负责人书面批准。（2）本公司以外人员借阅档案原件时，应持公司介绍信，经综合部负责人书面同意后方可借阅，并在档案室阅览，不得借出。3、借阅利用要求借阅档案材料必须妥善保管，不得遗失，不得泄密；要爱护档案，不得在档案材料上圈写、划线、涂改、折叠、拆卷、抽页或污损，不得擅自转借或复印。借阅档案材料如有遗失，应立即通知档案室，并向综合部负责人报告。六、档案的鉴定、移交、销毁（一）根据国家的有关规定，结合实际，编制本公司各门类档案的保管期限表，经公司领导批准后执行，并报集团档案室备案。（二）定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作在综合部负责第7页共60页人的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。七、本办法自颁布之日起施行。附件：1.**************有限公司档案综合管理分类方案2.**************有限公司装饰工程档案管理办法3.**************有限公司设备档案管理办法4.**************有限公司基建档案管理办法5.**************有限公司科研档案管理办法6.**************有限公司文书档案管理办法7.**************有限公司声像档案管理办法8.**************有限公司人员档案管理办法9.**************有限公司会计档案管理办法10.**************有限公司实物档案管理办法11**************有限公司档案库房管理办法12.**************有限公司档案鉴定、销毁制度13.**************有限公司档案鉴定小组职责14.**************有限公司档案保密制度15．**************有限公司各部门归档范围明细表16.**************有限公司项目档案报审表第8页共60页附件1**************有限公司档案综合管理分类方案为适应公司档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进公司档案业务管理水平的提高，根据国家档案印发的《企业档案工作规范》和《广州市执行归档文件整理规则实施细则》，结合我司实际情况制定本方案。一、分类原则1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2.本公司全部档案分为九类，分别用0-9阿拉伯数字按顺序编大类代字。3.大类下的属类用“.阿拉伯数字”作类目号，从左至右称为一级类目、二级类目、三级类目。类目级数根据档案材料的数量和内容需要决定。4.本方案适用我司全部档案的分类、组卷和排架管理。二、类别设置（一）各大类档案类目号0．装饰工程类（含工程、软装、设计）1．设备仪器类2．基建类3．科研类4．文书档案第9页共60页5．声像档案类6．人员档案类7．会计档案类8．实物档案类（二）各级档案类目0.装饰工程0.2010.1.0工程项目0.2010.1.0.1工程项目管理类0.2010.1.0.2工程项目经济类0.2010.1.0.3工程项目技术类0.2010.1.1软装项目0.2010.1.1.1软装项目管理类0.2010.1.1.2软装项目经济类0.2010.1.1.3软装项目技术类0.2010.1.2设计项目0.2010.1.2.1设计项目管理类0.2010.1.2.2设计项目经济类0.2010.1.2.3设计项目技术类备注：包含软装、工程、设计的项目，纳入工程项目归档。1.设备仪器档案1.1办公设备1.2动力交通设备（发电机、汽车等）2.基建档案2.1房屋产权2.1.1第10页共60页2.1.22.1.32.22.2.12.2.22.2.32.2.43．科研类3.1**施工课题研究3.2**设计课题研究4.文书档案（按年度-保管期限）5．声像档案类5.1照片5.1.1底片5.1.2正片5.1.2.1公司建设面貌5.1.2.2人物（领导班子、劳模等）5.1.2.3各种会议照片5.1.2.4领导参观、视察照片5.1.2.5装饰工程照片5.1.2.6文化娱乐活动5.1.2.7荣誉、证书、纪念品照片5.2录音带5.3录像带5.4磁盘5.5光盘6．人员档案类第11页共60页7．会计档案类7.1会计报表7.2会计帐簿7.3会计凭证7.4工资单及其他8．实物档案类8.1可折叠档案8.1.1锦旗