档案管理办法

**********公司档案管理规定第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，更好地为公司生产建设和经营管理服务，根据国家档案工作法规及中国联合网络通信公司档案管理规定，特制定本规定。第二条档案是指公司在通信生产建设、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和本公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的文件材料。第三条档案工作是企业管理工作的重要组成部分，各部门、分公司应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入纳入本部门、分公司的工作流程当中，纳入分管领导的岗位责任和管理人员的岗位职责中，切实做好这项具有历史意义的工作。第二章档案管理体制及职责分工第四条公司在综合部设档案室，负责全公司各门类档案的管理工作，并对公司各部门、各分公司档案管理工作进行指导、监督和检查。一、公司各部门设兼职档案员，负责本部门档案资料的收集、整理和移交归档工作。各工程管理部门的项目管理员负责将自己负责的工程项目档案收集、整理后，交本部门兼职档案员统一归档，并对档案内容的真实性、准确性、完整性负责。二、各分公司在综合部设档案室，并指定专人负责统一管理本分公司全部档案资料。三、档案部门工作人员负责按照公司档案管理要求，做好档案的接收、编目、保管、提供利用、统计、鉴定销毁等工作。第三章档案资料的形成、积累和归档第五条、公司综合部根据国家法规和集团公司档案管理工作相关规定，结合本单位实际情况，建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，并监督实施。第六条、各部门兼职档案管理人员负责收集、整理本部门需要归档的文件材料，在规定时间内向公司档案管理部门移交。第七条、档案部门必须参加本单位组织的产品定型鉴定、设备仪器开箱、科研成果鉴定、基本建设项目（工程）竣工档案验收工作。在鉴定或验收证书上，必须有档案人员签字。第八条归档范围：各种活动中形成的具有保存价值的不同形式、载体的文件材料均应列入归档范围（具体内容参照《中国联合网络通信集团有限公司档案分类规则》）。第九条、归档时间一、文书档案：每年3月底以前归档上一年全部文件材料。二、工程档案：工程项目竣工验收后3个月内完成本项目全部资料归档。三、会计档案：会计文件材料在会计年度终了后，由财务部门整理立卷，并由财务部门保管一年后向档案部门移交。四、电子文件：逻辑归档时时进行，物理归档按纸质载体形式归档要求归档。五、磁带、光盘、照片、胶片、实物等形式的档案资料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其他载体一并归档。六、更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。第十条归档要求一、归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。二、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。三、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。企业档案部门对归档的文件材料的质量进行检查，凡不符合归档要求的应重新整理。任何人不得拒绝归档。四、归档文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可增加份数。第十一条文件材料归档时，交接双方必须填写移交清册并清点核对，履行交接手续。第四章档案的管理第十二条建立档案管理各项制度，具体包括：档案保管制度、档案保密制度和档案借阅制度等（见附件）。第十三条档案的分类按照《中国联合网络通信集团有限公司档案分类规则》进行分类（见附件）。第十四条档案的保管一、公司及各分公司档案部门应根据保存档案的数量，设置必要的档案库房和档案专用设备。二、应做到库房、办公室、阅览室三者分开。库房要安全适用，有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫鼠、防磁化等措施。三、档案库房应由专人负责管理，建立检查和清点制度，做到帐、物相符。对破损和变质的档案应及时修补、复制和做其他技术处理。四、库房应保持卫生清洁。坚持温湿度登记，温、湿度应符合各类载体的保管要求。定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患。定期清理核对库藏档案,做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。第十五条档案的鉴定重庆市分公司档案鉴定小组由公司分管档案工作的领导任组长，成员由档案管理部门、档案形成部门组成，负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。档案保管期限如下：文书档案：分为永久、定期30年、定期10年工程档案：分为永久、长期、短期会计档案：分为永久、定期25年、定期15年声像、实物等档案保管期限的划分参照文书档案进行管理。档案鉴定组织对已满保管期限的档案进行鉴定，对已无保存价值的档案进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限。保管期限已满且确无保存价值的档案应登记造册，经相关领导批准后进行销毁。销毁清册须永久保存。档案销毁必须实行两人以上监销。第十六条档案的统计档案部门对档案管理、利用、档案人员等有关情况进行日常统计，并按要求填报有关报表。第五章档案的利用第十七条档案管理部门应积极主动向档案利用者提供服务，最大限度地发挥档案资料在公司生活经营等活动中的作用。公司各部门、各分公司根据档案借查阅制度的要求对公司档案进行利用。（见附件）借查阅公司档案可采用直接查阅、电话调阅、传真等方式，可提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案等。第十八条档案的开发与利用工作，必须严格执行保密制度，凡属带有密级的文件资料，未经批准不得对外提供，不得出版发行。在档案利用工作中，如发现有对档案的损毁、泄密、丢失等行为，档案部门负责人及当事人都要受到严肃的处分，如果触犯了国家法律，则要追究有关当事人的刑事责任。第十九条档案部门可根据本单位的档案特点及工作需要，积极开展档案编研工作。重点编写具有参考价值的资料，如：全宗介绍、组织沿革、大事记、专题介绍、科研项目及成果简介、企业年鉴等。第六章奖惩第二十条公司对在档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人给予表彰和奖励。第十一条对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。第七章附则第二十二条本规定由公司综合部负责解释。第二十三条各分公司请参照本办法执行。第二十四条本办法自发文之日起执行。附件1*********公司档案分类表一级类目名称与标识二级类目名称与标识基本范围A党群工作类01党务工作业务综合管理，党组（委）各种会议，党员代表大会，党（委）办公室其它业务性工作等文件材料。02组织工作业务综合管理，党的组织建设，党员和党的干部，党费，统战管理工作等文件材料。03宣传工作业务综合管理，理论教育，宣传活动，政治思想工作，精神文明建设管理工作等文件材料。04纪检监察工作业务综合管理，党风廉政建设，党纪检查，政纪监察，违犯党纪、政纪案件审理，检举管理工作等文件材料。05工会工作业务综合管理，改革方案，政策调研，合法权益，组织建设，员工代表大会，会费管理，劳模会议，劳动竞赛，民主管理，技术革新，劳动福利，女工工作，文体活动，权益保障工作，国际交流工作等文件材料。06共青团工作业务综合管理，组织建设，政治思想教育，团员代表大会，团员及团费管理工作等文件材料。07协会工作业务综合管理，各专业协会，协会工作，其它管理工作等文件材料。B行政管理类01政务工作业务综合管理，企业设立，企业章程，总经理办公会，工作会议，调研报告，题案，文秘，档案，机要，保密，信访，信息，新闻管理工作等文件材料。02企业策划业务综合管理，发展战略，重大改革方案，对策，管理体制，运营机制，董事会，股东会，监事会，市场开放，涉及香港、澳门、台湾电信政策管理工作等文件材料。03法律事务业务综合管理，法律宣传教育，法律纠纷，公证裁决，企业登记，合同协议，营业执照管理工作等文件材料。04人事管理业务综合管理，人事制度改革，领导班子建设，员工招聘、录用、调配，干部考核、任免，专业技术职称评聘，智力引进，员工培训，员工奖惩，出国政审，劳薪福利待遇，人事档案，员工离退休管理工作等文件材料。05劳薪管理业务综合管理，机构设置，定员定额，员工晋升、岗位设置、岗位资格、劳动合同，技能鉴定，劳薪计划，劳薪，劳动保护，安全生产，社会保险，退休，附业、辅业管理工作等文件材料。06教育工作业务综合管理，职业教育，技术培训，在岗培训管理工作等文件材料。07后勤管理行政管理综合管理，员工生活福利，房屋资产，餐管，医疗卫生，计划生育，办公设备、用品，交通工具，物业和社区协调管理工作等文件材料。08审计工作业务综合管理，经济效益，基本建设，经营责任，离任经济责任，专项资金，内控审计管理工作等文件材料。09外事工作业务综合管理，国际合作交往，合资企业机构建立，参加国际电信机构活动，海外投资，融资准备，领导出访，出国（境）审批和涉外管理工作等文件材料。C经营管理类01经营决策管理业务综合管理，经营策划，发展规划、计划、方针目标管理，经营战略决策，经营分析与市场预测，经济责任制，经营责任制，股东股权及分利决策管理工作等文件材料。02经营业务管理业务综合管理，业务经营发展策略，经营战略、目标，国内电信业务经营，经营计划，业务成本，业务规章、服务标准，市场营销，市场预测、分析工作，业务宣传工作，网间互联互通，大客户业务和需求，新业务、新产品开发推广，业务资费，资费优惠政策，国际电信业务经营，对外合作组织，国际电信业务组织，国际业务海外拓展，国际资费，国际及港、澳、台电信业务管理等工作文件材料。03服务质量管理业务综合管理，服务质量，服务质量考核，用户意见征询评价，服务质量投诉管理工作等文件材料。04计划管理业务综合管理，中长期发展计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，固定资产投产计划，建设资金计划，重大投资项目计划，建设项目计划，技术引进计划，进出口计划，各种统计报表管理工作等文件材料。05财务管理业务综合管理，财务政策，财务计划，资金，资产，收支、成本，固定资产投资，境内投资，境外投资，融资，贷款，产权，会计，财务清算，收益分配企业效益考核，基本建设项目费用，税务，控购，行政开支，财务检查管理工作等文件材料。06股票管理业务综合管理，股份上市，股票发行，股票管理等工作文件材料。D生产技术管理类01生产综合管理业务综合管理，通信生产组织调度，网络资源组织调度，网络与通信的安全保卫防范，查处重大事故、案件和安全生产，号簿，卡号，环保，能源管理工作等文件材料。02运行维护管理业务综合管理，网络的运行维护管理方式，管理流程，维护指标，业务规程，维护作业协调，网络设备质量评价，设备运行，设施防护，网络资源维护，网络运行监控，控制操作，网络计划，网络性能，运行质量，话务控制，网络运行信息和数据，党政专用通信，党政专用通信网，专用会议电视网运行维护，应急通信，数据通信，移动通信，卫星通信，宽带通信，信息安全管理工作等文件材料。03基本建设管理业务综合管理，基建项目（工程）管理工作，建设技术标准、规范，定额工作，建设项目考核，认证，创优评优，抗震，基建涉外管理工作等文件材料。04科技工作管理业务综合管理，技术发展战略策略及证策，科研计划，新技术开发应用，技术体制，软科学研究，新设备入网验证，电信产品质量监测，技术革新，科技外事，技术标准、计量、科技情报、专利，科技成果鉴定与推广管理工作等文件材料。05质量管理业务综合管理，国际标准，国家标准，行业标准，质量认定，通信（产品）质量监督，质量控制，电信（产品）质量创优、评优管理工作等文件材料。E基本建设类01综合工程基本建设类档案按综合工程项目、通信工程项目、建筑工程项目、采购项目档案设置。同一项目档案包括工程依据性、基础性、可行性研究、设计、勘察、开发、实施、施工、监理、竣工验收、审计、决算、工程创优等全过程形成的文件材料。02通信工程同上03建筑工程同上04采购项目包括采购申请及批准、招投标、评标、中标、合同等文件材料。F设备仪器类01生产设备设备仪器档案三级及三级以下类目按设备种类设置。同一设备仪器内，含设备购置、安装测试、设备使用维护、设备管理的全过程中