档案及物品管理办法

第1页共39页档案管理制度（暂行）第一章总则第一条为了加强本公司档案及机要物品的管理，保证公司档案资料及机要物品的安全完整，根据档案管理的有关规定，结合本公司的业务实际，制订本办法。第二条档案是指本公司在各项业务活动中形成的全部档案资料的总和，是反映公司在各个历史时期各项工作活动的真实记录，起着原始凭证的作用，是查考公司工作，研究公司历史的重要依据，各部门必须加强档案工作的管理，按照规定、要求和严格保管的原则，对档案实行科学管理，方便使用，充分发挥档案的作用。第三条机要是指明确与公司财产、物品安全与完整密切相关的物件和附件，如：印鉴、电脑软件、办公室钥匙、汽车钥匙、汽车防盗锁匙、仓库钥匙等。第二章档案工作机构及其职责第四条公司设立档案室，在公司总经理的直接领导下，严格执行公司的保密制度，直接对董事长负责，独立履行机要和档案管理职能，保护档案的完整与安全。对各部门在工作活动中形成的具有查考利用价值的各类不同载体的档案实行集中统一管理，保管、保护、保密，并做到方便、快捷、准确地提供利用。第五条档案室设管理员1名，全面负责档案室的日常工作，检查和指导各部门的档案工作，并指导公司全体员工严格遵守公司档案管理制度，具体人选由董事长确定。第六条档案室设助理档案管理员1名。助理档案管理员在管理员的领导下，具体从事机要与档案的管理工作。第七条公司各部门须指定兼职文件资料员，负责本部门档案资料的收集、整理、鉴定、保管、移交工作。各部门负责人是应移交档案资料的第一责任人，直接对本部门档案资料遗失、泄密承担责任。第八条档案管理人员要由思想好、作风正派、热爱档案工作、责任心强、积极学习档案管理的技术和技巧的人员来担当。第九条档案管理人员要严格履行职责，确保公司档案的安全与完整，遇事及时汇报，第2页共39页如因工作失职，造成档案泄密和遗失的将追究其责任，直至追究其刑事责任。第十条公司档案室属公司机要重地，非档案管理员、非工作需要或未经批准，任何人员不得随意进入档案室；以维护档案室的机要性和严肃性。第十一条档案室的具体职责1.负责公司往来文件、请示、申请、报告和政府机关下发的文件、批复的收发、登记、传阅、归卷存档。2.负责登记和邮寄各种机要文件及信函。3.负责保管各类经济业务合同，如：融资合同、合作合同、房屋销售合同、施工合同、购销合同等各类与经营和经济相关的合同及协议书。4.负责保管各类工程和工程技术资料，如：招标评标文件、设计方案、施工图纸等。5.负责保管公司的法律法规证书，如：企业法人营业执照、资质证书、组织机构代码证（卡）、税务登记证、税务登记表、贷款证（卡）、印鉴启用卡、销(预)售许可证、土地使用合同、项目投资许可证、建设用地规划许可证、房地产证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、消防许可证、竣工验收单证、建设工程结算书等法定证件。6.负责管理机动车辆行驶证、购置附加费证、保险卡，以及各种固定资产的购买合同、房产证等所有权证书。7.负责公司公章、各种专用章、法定代表人姓名章等印鉴的保管、登记、使用。8.负责法定代表人证明书、法定代表人授权委托书、行政介绍信的保管和填制。9.负责公司人事档案、工资档案、招调、辞聘、职务变动、劳动保险、劳动合同等文件文书的立卷归档。10.负责管存公司各项规章制度。11.负责管存各种电脑软件和存有信息资料的软盘、光碟、录象带等音像和数字化制品。12.负责保管公司一切机要物品。第十二条档案管理人员的职守1.档案管理人员要认真学习时事政治，保持严肃、严谨、严格的工作态度，及时整理、登记编号、归档文件，履行档案员的职责，按照档案保管要求，保管保护好档案资料。2.耐心细致的做好归档文件的分检立卷工作，避免串卷、错页等差错发生。3.严格按规定办理证件、印鉴、档案领用、借用、复印登记签名手续。4.拒绝审批手续不全的人员借（查）阅和复印档案资料。5.不能利用职务之便擅自外借档案资料。第3页共39页6.不传播机要机密信息资料。第三章档案的归档与不归档范围第十三条档案的归档范围1.法定证照类1.1公司设立与变更的资料：包括公司营业执照（正、副本）、组织机构代码证（卡）、税务登记证（国税、地税）、印章起用登记卡、贷款证（卡）、公司章程、董事会决议、股东会议决议、验资报告、注册资本登记缴费收据（复印件）及其他相关的文件和证照（件）等。1.2主营业务经营的证照和文件资料：包括能表示公司合法经营而必须具备的证件和文件资料。如：房地产开发资质证书（正、副本）、物业管理资质证书、销（预）售许可证、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、施工许可证、建筑物竣工验收证、收费许可证、税务检查报告社会劳动保险登记卡、审计报告以及相关的申请报告和批复等。1.3机动车辆证照：包括本公司所拥有的各种机动车辆，如：小汽车、人货车、面包车、摩托车、卡车等，按国家规定必须具备的证件。如：行驶证、购置附加费证、保险卡、保养证、养路费证、小汽车使用证、牌照、发票单据（或复印件）、汽车钥匙（防盗锁匙）、车管所机动车辆档案编号以及购置报告、批复、合同等。1.4产权证书：包括公司购买或受让的资产证书。如：商品房房产证、自有自用房房产证、购房合同及相关的协议书、公证书、购房发票、契税发票、印花税发票等证书和单据。1.5其他证书：包括能反映公司在市场和社会地位及代表公司行为的证件和文书。如：权属证书、法定代表人证明书、法定代表人授权委托书、行政介绍信等。2.文书档案类2.1内部文件：包括在公司范围内为加强管理和协调工作而发布的文件。如：通知、通报、规章制度、工作总结、会议纪要、会议记录、各部门向总经理或董事长提交的请示、申请、报告以及公司领导的批示和批复等。2.2外部文件：包括公司对外或外来的文件或信函，如：向政府有关部门提交的函件、请示、报告、申请以及政府有关部门对我司请示、申请和报告的批复及和兄弟单位对我司信函的复函，以及与相关单位之间相互往来的信函等。2.3公司与集团公司、董事长的所有传真文件及董事长的审批原件。3.项目建设（开发）类文件资料：包括公司与《投资协议》甲方的所有往来文件、合作建设（开发）合同及协议、投资立项申请及批复、项目投资许可证、建设申请及批复、建筑第4页共39页设计、建筑图纸、竣工验收资料、消防许可证、市政府批准用地文件、用地红线图、付清地价款证明、土地使用权出让合同、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、施工许可证、征地补偿协议书、建筑总平面图、建筑物竣工图（平面、立面、剖面图）、工程预算书、竣工结算书、房地产权登记申请等。4.劳动工资类：包括劳动合同、劳动用工指标手册、社会劳动保险卡、工资档案、招调辞聘的申请报告、批复、任职通知、公司人员基本状况登记表、工资评定表、转正定级表、立功、授奖、处罚通知或通报等证书和文件。5.财务会计类：包括财务会计的帐本、凭证、报表、审计报告、查帐报告、税务检查报告、验资报告、交接清单、收据存根、各种自制原始凭证、以及与财务相关的统计表、经济活动分析表、各种登记本等，包括上述文件内容生成的电子文件。6.经济合同（协议）与法律文书类6.1.采购合同：包括以我司为买方面对市场与不同的商号签订的购销合同和协议。如：购车合同、销售代理合同、定货合同、购办公设备的合同等。6.2.销售合同：包括以我司为卖方面向客户的各种销售合同。如：商品房销售合同、销售代理合同、以及其他类似的合同与协议。6.3.其他合同与协议：包括不包含上述范围内的合同与协议。如：施工建设合同、借款协议、投资协议、合作协议等。6.4.法律文书类：主要包括仲裁申请书、各种裁决书、判决书、起诉书、上诉书、应诉文书、传票等法律文书和文件。7.资产设备类：包括公司实际拥有的各种有形资产和无形资产的权属证书、发票或收据（复印件）、受让和馈赠的设备物质及相关的文件等。如：商标注册证、设备统一编号单，设备（固定资产）购置申请表、固定资产卡片、发票和收据（复印件）、证件、证书（包括合格证等）、说明书、保修保养卡、保养修理登记手册、规费缴交凭证、报废申请审批表、固定资产交付使用单、固定资产报废单、固定资产有（无）偿调拨单、资产设备受让或转让协议等文件。8.电脑软件及资料类8.1.应用软件：包括各种电脑基本操作必备的，工具性程序软件。如：系统工作软件、打印机驱程、声卡驱程、显卡驱程、显示器驱程等。8.2.专业软件：包括各种专业性比较强，价值高，可以重复使用的专业系统软件。如：财务核算系统、物业管理系统、工程预算系统、绘图系统、售楼系统等。第5页共39页8.3.资料盘：包括各种存储着各单位各部门在工作中自我形成的各种文字、图表等资料信息的软盘或光碟。如：各项规章制度、报告、申请、请示、总结、汇报和起草的协议、合同、预算等。9.声像类：包括各种本公司在各种活动中所形成的有保存价值的声像资料，如：照片、录象、录音等，各类归档的声像资料均要附有简明扼要的文字说明。10.捐赠类：包括各种本公司根据董事长的指示向社会、团体、机构、基金会捐赠的扶贫救灾款、建设款、慈善基金等活动形成文件和票据等。第十四条档案的不归档范围1.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。2.上级机关普发供参考阅、不办理的文件材料。3.只供参考的抄件和征求意见（未定）稿的文件。4.未经会议讨论和领导审阅、签发生效的文件、电报草稿；一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）；铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。5.以参考目的从各方面搜集的文件材料。6.非主管单位召开的会议文件，不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。第四章档案归档程序和基本要求第十五条档案归档的程序1.凡是本公司在各项业务工作中形成的各种文件材料（包括各种不同载体的文件资料）都必须按下列程序及时向档案室办理移交、归档手续。经办人完成手续后连同附件——→交本部门兼职文件资料员登记、整理、立卷、列造清单——→移交公司档案室、办理移交手续——→档案室整理、分类、归档。2.各部门的文件资料由部门兼职文件资料员负责文书立卷归档工作。办理完毕的文件材料，由兼职文件资料员负责整理、登记、立卷，并按规定的时间和要求，向档案室办理移交。移交时应根据移交的案卷目录进行清点，校对、并履行移交手续。第十六条档案归档的基本要求1.为便于立卷，兼职文件资料员在收到文件后，即对照分类体系，按文件的重要程度分门别类进行存放。2.各部门兼职文件资料员对需交档案室归档的文件资料按照公司的档案归档范围进行第6页共39页整理、登记及列造清单，并按规定的时间、要求，向档案室移交。3.任何人不得私自将归档文件据为己有，工作变动或离职的人员应将经办的文件材料向接办人员交代清楚，不得擅自带走或销毁。4.文件材料移交归档时，由文件材料移交部门对所归档的文件材料的保存价值进行鉴定，并根据文件材料的内容分出密级（绝密、机密、秘密、普通），确定保管期限（永久、长期、短期）。不同密级、不同保管期限的文件应分开立卷。5.文件材料应按照自然形成、保持时间联系的原则和归档要求、特征及文件内容分类归档。6.各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或根据实际情况适当增加其归档份数。7.归档的文件材料必须是原件（若遇特殊情况需注明原因和原件的所在地），每份文件的底稿、附件和与文件有关的签报、批示等原件及原稿均应齐全完整。8.凡提交归档的文件材料必须完整、系统、准确及字迹清楚工整。如因特殊情况造成空缺、遗漏，应及时追讨、补齐，并在档案中附上文字说明。9.声像类档案的资料均要附有简明抑要的文字说明《声像类文字说明》，文字说明的内容包括：涉及的主要人物的姓名、职务、时间（拍摄时间）、地点、所反映事件、事物的具体内容，以及制作者等六要素。10.由多个部门共同参与办理的工作或项目，其文件材料由主办部门收集，交档案室归档。11.有多个部门参加的会议所形成的决议、文件及纪要等材料由会议召集部门收集整理，交档案室归档。12.各部门需归档的文件材料，必须先由各部门负责人审核后，方可移交到档案室。13.文书档案中公司与集团公司所有往来的传真文件及董事