EXCEL表格处理

第10章Excel表格处理Excel应用基础工作簿的建立和编辑单元格的调整Excel公式与函数工作表的格式编排和数据处理第10章Excel表格处理20710.1Excel应用基础作为本章的第一节，本节将让读者快速熟悉Excel的工作环境和基本操作，能够学会新建、打开、关闭和保存工作表等操作。10.1.1Excel的窗口组成本节主要介绍Excel的启动方式和窗口组成。1．Excel的启动与Office的其他组件一样，启动Excel也有多种方法：用【开始】菜单启动：选择【开始】|【程序】|MicrosoftOffice|MicrosoftOfficeExcel2003命令。用快捷方式启动：如果经常使用Excel，可以在桌面上创建一个快捷方式，在启动Windows以后，桌面上就会有一个Excel的图标，双击该图标即可启动Excel。2．Excel的窗口组成启动中文版Excel后，读者将看到如图10-1所示的窗口。该窗口由以下几个部分组成。图10-1Excel的窗口标题栏：标题栏最左端是Excel窗口的控制菜单图标，非常掌上宝X电脑火速入门208单击该图标，在弹出的下拉菜单中可以看到其中一些控制Excel窗口的命令，如恢复、最大化、最小化、还原窗口、关闭窗口等。菜单栏：菜单栏中包括了9个菜单项。它是Excel的核心部分，所有的排版和编辑等操作命令都可以在这些菜单中找到。用户也可以通过按键盘上的组合键来打开菜单。例如，按【Alt+F】组合键可以打开【文件】菜单，按【Alt+E】组合键可以打开【编辑】菜单等。【常用】工具栏：菜单栏的下方是【常用】工具栏。在Excel中，将一些最常用的命令以按钮的形式放在这里，单击某个按钮即可执行这个命令。当把鼠标指针放到工具按钮上后，光标下方就会显示此按钮的名称。【格式】工具栏：该工具栏位于【常用】工具栏的下方，与【常用】工具栏相似，操作方法也基本相同。其中的主要按钮有：字体、字号、加粗和斜体等。【格式】工具栏与【常用】工具栏的主要区别在于，【常用】工具栏侧重于文本编辑，而【格式】工具栏侧重于排版。编辑栏：编辑栏用于显示当前活动单元格中的数据或公式，是Excel特有的工具栏。其左侧显示单元格的名称，右侧显示单元格的数据或公式。工作表编辑区：工作表编辑区是用来记录数据的区域，占据着最大的窗口空调，所有信息都将存在于这张表格中。编辑区的上端横向是单元格的列标，从A开始，依次往后编号；左端是行号，用数字编号，从1开始。最右端是垂直滚动条，单击向上或向下按钮或拖动其中的滚动条，可以实现在编辑区的上下移动。状态栏：状态栏用于显示当前的操作状态，如有关命令、工具栏、按钮、正在进行的操作或插入点所在位置等信息。Excel的基本操作包括新建、打开、关闭以及保存工作簿等内第10章Excel表格处理209容，下面依次进行介绍。10.1.2新建工作簿要新建工作簿，可选择【文件】|【新建】命令，在弹出的任务窗格中单击【空白工作簿】超链接，如图10-2所示。此外，也可以通过单击【常用】工具栏中的按钮，创建新的Excel工作簿。图10-2新建Excel工作簿对话框10.1.3打开工作簿在使用Excel时，用户可以同时打开多个工作簿。所打开的工作簿个数受计算机内存大小的影响。打开已有的Excel工作簿的步骤为：选择【文件】|【打开】命令，在弹出的对话框中选择要打开的文件，单击【打开】按钮即可；单击【常用】工具栏上的按钮也可打开Excel工作簿。10.1.4关闭工作簿关闭工作簿有许多方法，常用的方法有以下3种：使用【文件】菜单关闭工作簿：选择【文件】|【关闭】命令。使用【关闭】按钮关闭工作簿：单击菜单栏最右侧的【关闭】按钮，可以关闭当前编辑的工作簿。单击标题栏最右侧的【关闭】按钮，可以关闭所有工作簿并退出Excel。非常掌上宝X电脑火速入门210使用标题栏最左侧的控制菜单图标：单击标题栏最左侧的控制菜单图标，在弹出的下拉菜单中选择【关闭】命令，即可关闭所有工作簿并退出Excel。10.1.5保存工作簿保存工作簿的方法主要有以下几种：使用【文件】菜单保存工作簿：选择【文件】|【保存】命令，在首次保存时，会弹出如图10-3所示的【另存为】对话框，在该对话框中的【保存位置】和【文件名】下拉列表框中分别输入相关内容，单击【保存】按钮即可。图10-3【另存为】对话框使用【保存】按钮保存工作簿：直接单击【常用】工具栏上的按钮，即可完成操作。使用【另存为】命令：选择【文件】|【另存为】命令，可以保存当前工作簿的副本。10.2工作簿的建立和编辑Excel的工作簿实际上就是文件的概念。工作簿用来组织和存放工作表，工作表的内容相当大，共有256列，65536行，每一张工作表都可以用来保存用户输入的数据。在工作簿中，可以建立多张工作表。通常，可以创建一组相关的工作表，例如，计算每月的财务结算，就需要每月一张工作表。第10章Excel表格处理21110.2.1工作簿的基本概念工作表是由行和列组成的网格。每张工作表包括16777216个单元格，它能满足用户的基本需要。每行和每列均有惟一的标识，每个单元格用一个地址来标识，该地址是列字母和行数字的结合。因此，工作表中的第一个单元格为A1，最后一个单元格为IV65536。工作表标签能隔离开每张工作表，用户可以在每一个标签上标明一些简单的英文字母作为标识。在需要时，通过查看这些标签即可准确地找到需要的工作表，工作表标签如图10-4所示。图10-4工作表标签10.2.2建立工作表启动Excel，系统会自动打开一个有3张工作表的工作薄，如要增加新的工作簿，首先应单击其中的某一个工作表标签来选定工作表，然后选择【插入】|【工作表】命令（如图10-5所示），便会看到建立了一张新的工作表，同时新建的工作表变成了当前的活动工作表。图10-5从【插入】菜单建立新的工作表在新建工作表时，可以控制工作簿中工作表的数量。具体的方非常掌上宝X电脑火速入门212法为：选择【工具】|【选项】命令，如图10-6所示。图10-6单击【选项】命令在弹出的【选项】对话框中，单击【常规】标签，如图10-7所示。在【新工作簿内的工作表数】数值框中输入一个数值，如输入5，单击【确定】按钮，则在下次打开该工作簿时，工作簿中可建立5张工作表。图10-7设置打开的工作表数10.2.3工作表的重命名、删除、移动与复制新创建的工作表的名称并不是一成不变的，可以对工作表进行重命名，还可以对工作表进行删除、移动和复制。（1）重命名工作表对工作表进行重命名，主要是为了让用户在使用工作表时更加第10章Excel表格处理213方便和快捷。重命名工作表的方法为：选定工作表，在工作表的标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】选项，如图10-8所示。此时，该工作表的标签开始反色显示，输入要改的表名，按回车键，即可实现重命名工作表的操作。图10-8选择【重命名】选项（2）删除工作表删除工作表的操作也比较简单，其基本步骤为：选定工作表标签，选择【编辑】|【删除工作表】命令，如图10-9所示。图10-9单击【删除工作表】命令在弹出的对话框中单击【删除】按钮即可删除该工作表。同时，其后的工作表变为活动工作表。如图10-10所示为确认删除对话框。非常掌上宝X电脑火速入门214图10-10确认删除对话框（3）移动工作表由于工作的需要，在一本工作簿中常要进行工作表次序的调整，调整的方法非常简单，选择要调整的工作表标签，然后沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，释放鼠标即可将工作表移动到新的位置。要把工作表移动到另外一本工作簿中，首先选中工作表标签，选择【编辑】|【移动或复制工作表】命令。在弹出的【移动或复制工作表】对话框中选中目标工作簿，并选择移动或复制的位置，单击【确定】按钮即可，如图10-11所示。（4）复制工作表在实际工作中，常会遇到多张表格相类似的情况，如工厂的工资单，基本上每月都一样，只有少数的几个地方会改动。这样就可以对工作表进行复制，从而减少大量的工作。在一本工作薄内复制工作表的方法比较简单，只需选中工作表标签，然后在按下Ctrl键的同时，把标签行拖动到选定的工作表的位置，释放鼠标即可复制工作表到新的位置。要把工作表的内容复制到另外一本工作簿中，先选定工作表的标签，选择【编辑】|【移动或复制工作表】命令，在弹出的对话框中选中【建立副本】复选框，在【将选定的工作表移至工作簿】下拉列表框中选择【固定资产清单01.xls】选项，单击【确定】按钮即可完成复制内容工作，如图10-12所示。图10-11移动工作表图10-12复制工作表第10章Excel表格处理21510.2.4Excel的数据类型在Excel中，把从键盘输入到工作表中的信息称为数据。Excel有多种数据形式，如数字、汉字、英文字母、时间、日期、公式和货币等。为了方便，Excel把数据分为了3种类型：标签、数值和公式。1．标签标签是指在工作表中的文字，包括中文、英文等的单词和句子。Excel不能对标签进行计算，只能修改和编辑其内容。2．数值数值是指由阿拉伯数字和小数点组成的真正的数字。在Excel中，它的大小可以进行计算，这也是代表Excel功能强大的一个主要方面。3．公式公式是指以“=”开头，由单元格名、运算符号和数组成的字符串。在工作表中，如果某一个单元格的数据为公式，则单击该单元格时它的公式就会在工作表编辑区上方的编辑栏上显示出来，如图10-13所示。此单元格内的数据为该公式计算出来的结果。图10-13公式和结果的显示非常掌上宝X电脑火速入门21610.3单元格的调整单元格的调整是指根据一定的目的，对单元格的形式和内容进行适当的调整，其主要内容包括如何选取单元格和区域，如何输入数据，如何移动、复制、删除和恢复数据，以及如何对工作表进行编辑、排版等。10.3.1选定工作表单元格是电子表格中最基本的单位，也是数据录入的起点。如果要录入数据，首先要选定单元格，选定单元格的基本方法有：用鼠标指针选取单元格：将鼠标指针移动到工作表区域，当其变为空心十字形状时，将它拖拽到想要选定的位置即可选定单元格。用【编辑】菜单选定单元格：选择【编辑】|【定位】命令，在弹出的对话框中输入要选定的单元格的序号，单击【确定】按钮即可选定单元格，如图10-14所示。图10-14【定位】对话框选定整行：选定整行时，只需将鼠标指针移到需要选行的行号上，待鼠标指针变成指向该行的箭头状时，单击鼠标左键即可选定该行，如图10-15所示。第10章Excel表格处理217图10-15选定整行选定整列：选定整列的方法同选定整行的方法基本相同，只需要用鼠标单击该列的列标即可选定。如要选定B列，只需用鼠标单击第B列的列标即可，如图10-16所示。图10-16选定整列选定整张工作表：在每张工作表编辑区的最左上角是一个全选按钮，要选定整张工作表时，只需要单击此按钮就可非常掌上宝X电脑火速入门218以了。在选定整张工作表后，其中的所有单元格都将全部变成深色，这说明可以对这张工作表进行编辑和修改了，如图10-17所示。图10-17选定整张工作表选定相邻区域：将鼠标指针移至要选定区域的第一个单元格，按住鼠标左键不放，拖动鼠标到要选定的区域的最后一个单元格，释放鼠标即可完成选定工作，如图10-18所示。图10-18选定相邻区域另外，也可用键盘来实现上面的操作，首先将鼠标指针移到要第10章Excel表格处理219选定区域的某个角的单元格上，然后按住Shift键不放，用方向键来选定即可。选定不连续的区域：按下Ctrl键的同时，单击需要的单元格或者拖动选定相邻的单元格区域，如图10-19所示。图10-19选定不相邻区域10.3.2数据的追加在对工作表的编辑过程中，难免会有遗漏或需要补充的情况，如果直接在原有的位置上添加数据，很可能会因此占据其他数据的位置，最终不得不重新修改整张工作表。追加数据的方法主要有：插入单元格：当需要某一个数据时，可用在工作表中插入单元格的方法来追加此数据。插入单元格的步骤为：单击需要在其左或其上插入单元格的单元格，使该单元格呈