档案管理办法修改稿

1山东省治淮东调南下续建工程档案管理办法（试行）第一章总则第一条为了切实做好山东省治淮东调南下续建工程档案管理工作，实现档案工作科学化、标准化、规范化，积极保护和有效利用档案信息资源，为工程建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》，结合工程建设管理实际，制定本办法。第二条工程档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成使用全过程中形成的，包括从项目提出、可行性研究、评估、立项、决策、计划、勘测、设计、招（投）标、施工、监理、质量检测与监督、建设管理到竣工验收、运行（试）、维护等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条工程档案是工程建设全过程的真实记录，是工程建设管理工作的重要组成部分。按照统一领导、统一管理的原则，管理好档案资料，确保档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。各级建管机构及勘察设计、招标代理、施工、设备制造、监理等参建单位必须加强对档案工作的领导，将其纳入项目管理工作的全过程，纳入目标管理岗位责任制，在工程建设与管理中要划出档案工作专项经费，以保障档案工作的正常开展。2第四条档案工作应采用现代化管理方法，各级建管单位应按照《全国档案信息化建设实施纲要》和《山东省档案信息化建设实施方案》的要求，充分利用新技术，开展本工程档案数字化工作，建立档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平。努力实现“一流工程，一流档案”的目标。第二章档案管理机构及其职责第五条各级工程建管及参建单位必须建立健全档案管理机构，确定分管档案工作的负责人，设立档案室，落实档案专（兼）职人员及岗位职责。各级专(兼)职档案人员应自觉接受上(同)级档案管理部门的业务指导，参加业务培训，建设部门应积极配合档案管理部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同做好本单位和所承担工程项目的档案工作。第六条省建管局对工程档案管理负全责，其档案管理部门的主要职责为：（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全工程档案管理办法和档案工作规章制度并组织实施，推行档案管理工作的标准化、规范化、现代化。（二）负责组织、协调、督促、指导、检查各参建单位和各级建管单位档案工作及本单位各部门档案的收集、整理、归档工作，加强归档前文件材料的管理工作。档案管理人员会同工程技3术人员对文件材料的归档情况进行定期检查，实行动态跟踪管理，审核验收归档案卷。（三）集中统一管理省建管局负责直接建设管理工程全部档案资料。实行文档一体化管理。编制档案分类大纲、保管期限表及检索工具，做好档案的接收、移交、保管、统计、鉴定、利用等工作，为工程建设管理提供服务。第七条各级建管单位档案管理部门的主要职责为：（一）对省建管局负责。集中统一管理本建管单位负责建设管理工程的全部档案资料。（二）负责督促、指导、检查所属工程建设管理项目档案的收集、整理、归档工作。（三）按有关规定向省建管局上报本单位室藏档案的案卷目录、卷内目录、纸质档案和相应光（软）盘。第八条参建单位应采取有效措施，确保所建项目整个过程各种载体、全部档案资料的动态跟踪管理。技术负责人应对工程档案内容及质量负责。并在提出工程项目预付款申请及分部、单位工程验收申请时，同时上报已有档案案卷目录、卷内目录及档案资料和相应光（软）盘。（一）勘测设计单位应根据有关要求分项目按设计阶段，对应归档的勘测设计材料原件进行收集、整理和立卷，按规定移交省建管局。（二）施工及设备制造承包单位负责所承担工程文件材料的4收集、整理、立卷和归档工作。应加强归档前档案资料的管理工作，严格登记，妥善保管，会同工程技术人员定期检查文件材料的整理情况，及时送交相应监理单位签署审核与鉴定意见。（三）监理单位负责对工程建设中形成的监理文件材料进行收集、整理、立卷和归档工作；督促、检查施工承包单位档案资料的整理工作，对施工档案资料及时签署审核与鉴定意见。总包单位对各分包单位提交的归档资料负有汇总责任，监理工程师对施工单位提交的归档资料应履行审核、签署手续，并由监理单位向建管局提交审核工程档案内容与整理质量情况的专题报告。（四）省建管局委托的代理机构应对其在本业务中所产生的全部文件材料负责，按本办法对应归档的文件材料进行收集、整理立卷，按规定移交省建管局。第九条各有关单位应建立健全工程档案管理制度，并填报附件1与附件2的有关内容，于机构成立或签订承包合同后15日内上报省建管局。第三章档案资料管理第十条实行文件形成单位立卷制度。按照国家和省档案行政管理部门的规定，应当立卷归档的材料由其形成单位的文书、业务部门收集齐全，并整理、立卷，定期交本单位档案管理部门；参建单位在工程建设管理中所形成的全部档案资料，应按本办法5收集、整理、立卷和归档，移交省建管局档案管理部门集中管理；任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档、上报。第十一条工程档案工作与工程建设实行“四同步，一超前”管理。即从工程建设项目论证时，要同步进行文件材料的收集、积累和整理工作；招投标、签订勘测、设计、施工、监理等合同（协议）时，应设置专门条款，对档案的载体形式、质量、份数、移交工作提出明确要求；支付工程预付款及结算、检查工程进度与质量时，要同时检查档案的收集、整理情况；成果评审、鉴定和工程质量评定时，要同时审查档案的完整、准确、系统及案卷质量是否符合要求；单位工程（含阶段验收）完（竣）工验收前，首先对档案进行验收,并做出相应的鉴定评语。第十二条实行档案评比及验收等级评定制度。档案验收等级作为工程质量等级评定的重要依据，优良工程的档案质量等级必须达到优良。档案资料质量（特别是竣工图）达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，不得进行工程验收。评定标准见附件3。第十三条水利工程档案的质量是衡量工程勘测、设计、咨询、招投标、施工、监理等工作质量的重要依据。应将其纳入工程质量的管理内容。档案达不到规定要求的，不得进行鉴定或通过验收。在规定期限内未完成归档任务的，不得评为优质工程。省建管局对最终档案资料验收不合格的单位，不返还质量保证金。对于归档质量优良、档案的综合管理及单项管理成绩突出的有关6单位或个人，可给予适当奖励（具体奖励办法另行制定）。第十四条为了加强档案利用与管理，档案管理部门要完善利用手段与措施，编制各种检索工具，积极主动为建设管理提供服务，充分发挥档案资料的作用；应制定档案借阅与利用等管理制度。凡属密级档案（含秘密、机密、绝密），必须按国家保密法规管理，根据利用范围，做好保密工作；对已超过保管期限的工程档案，应按《水利部科学技术档案管理暂行规定》进行鉴定、销毁。第十五条各级建管机构应配置适宜安全保存档案资料的专用装具，并配备适应档案现代化管理的技术设备。第四章归档范围与要求第十六条档案资料必须完整、准确、系统。文书档案与工程档案分类清楚，组卷合理。为保证工程档案的齐全完整，与工程项目密切的管理性文件应复制与相关的工程文件一并组卷。所有归档材料应是原件，双面用纸（特殊情况除外），要做到数据真实一致，字迹清楚、图面整洁，签字手续完备；案卷线装（去掉金属物），结实美观；图片、照片等要附以有关情况说明。卷内目录、备考表一律采用计算机打印。文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不应用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、铅笔书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）、复写以及热敏纸7等。工程档案资料立卷及整编要求见附件4。第十七条勘测设计、招投标、施工、设备生产、监理及建设管理单位归档范围分别见附件5、6、7、8、9、10、11、12、13、14。保管期限见附件15。第十八条竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到准确、清楚，真实反映工程竣工时的实际情况。建管局应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程为单位编制竣工图。竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章[图式见附件16－（3）]，有关单位和责任人应严格履行签字手续，不得代签；每套竣工图应附编制说明、鉴定意见和目录，施工单位应按以下要求编制竣工图：（一）按图施工没有变动的，在施工图上直接加盖并签署竣工图章。（二）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章。（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变、或图面变更超过1/3，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”[图式见附件16－（4）]。第十九条反映建设项目过程的照片（含底片）、胶片、录音、8录像等磁性载体材料，是工程档案的重要内容，应按其种类分别整理、立卷、制作成光盘，并对每个画面附以详细的语言或文字说明。对隐蔽工程、工程关键部位的施工，尤其对重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料。有关单位特别是施工、监理、建设单位从建设初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释。其中投资在50～100万元及100万以上的工程，各参建单位应提供15～20分钟或不少于30分钟能够反映项目建设全过程经过编辑（剪辑、配音、编写字幕）后的摄像资料，按规定移交省建管局。第二十条电子文件应与纸质文件同时归档，其内容应保持一致。归档文件的原件（已签字、签章）先扫描后装订。对扫描的文档用AdobeAcrobatStandard处理，形成PDF格式文件；图纸采用CAD格式，一并刻录在光盘上，内容应被计算机识别、处理。每份电子档案都应附有标签，注明档号、标题、编制单位、编制时间等。第二十一条归档套（份）数勘测设计、施工、设备制造、监理、委托代理、质量监督与检测等归档单位所提交的各种载体的档案应不少于三套。其中正本（原件）报省建管局一套，涉及的各级建管单位副本各一套。只有一份原件时，原件由产权单位保存，多家产权的由投资多的一方保管原件，其他单位保管复印件。第五章档案资料验收与移交9第二十二条水利工程档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分。各类归档案卷(竣工验收会议除外)及工程录像资料应作为工程验收的有机部分置于竣工验收会议现场接受审查。各单位（阶段）工程项目由组织工程验收单位的档案人员参加，并写出包括评定等级在内的档案验收意见。档案资料验收根据不同阶段，按以下程序进行：（一）单位工程完（竣）工验收1.施工及设备制造单位提出书面工程预付款申请或验收（交付设备）前15天，应按归档要求完成档案资料的整理工作，进行全面自查，项目监理人员对施工单位全部档案资料的内容及整理质量进行全面检查、把关签署审查意见后，按统一格式写出自检报告（含电子版），连同拟归档的档案文件正本（原件）一并上报省建管局审核。2.监理单位对其形成的监理档案按归档要求进行整理，按统一格式写出自检报告（含电子版），连同拟归档的档案文件正本一并上报省建管局。3.负责汇总的监理单位负责收集、汇总各监理单位的工程档案，与工程项目监理档案重复的只提交卷内目录。编制案卷目录（含电子版），按合同规定移交省建管局。4.省建管局档案管理部门会同建管部门的工程技术人员对档案资料的整理质量及内容进行审核，报项目质量监督站审定通过后，归档单位按要求完成副本制作、扫描刻录光盘后，由省建管10局档案管理部门出具档案合格书面证明，方可进行工程验收。5.建设、设计、施工、监理、质量监督与检测、质检等单位在提交工作报告的同时均应制做成多媒体，并刻录成光盘，现场汇报后归档。6.工程验收时，在验收小组的领导下，由省建管局、质量监督、监理、施工等单位的档案管理人员组成档案验收组，对档案进行审查与验收，评定档案质量等级，提出验收专题报告，其主要内容要写入工程验收鉴定书中。（二）全部工程竣工验收（包括初步验收）工程竣工验收前三个月，在完成各类文件材料、全套竣工图的组卷、分类、编号及填写案卷目录后，由省建管局组织施工、设计、监理等单位的项目负责人、工程技术人员和档案管理人员，对工程档案的完整性、系统性、准确性、规范性，进行全面检查，并进行档案质量等级自评，写出自检报告。经上级主管部门审核同意后，向验收主管部门报送《山东省