江苏省农机安全监理行政执法档案管理办法

-1-附件：江苏省农机安全监理行政执法档案管理办法目录第一章总则第二章档案室设置及人员配备第三章档案分类第四章档案制作及归档第五章档案检索、保密及利用第六章档案保存、补建及销毁第七章奖惩第八章附则第一章总则第一条为规范我省农机安全监理行政执法档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》以及国家、省关于农机安全监理工作的相关规定，制定本办法。第二条本办法所称农机安全监理行政执法档案（以下简称“执法档案”），是指我省各级农机安全监理机构在办理拖拉机、联合收割机登记、检验及其驾驶证申领、纠正农机作业违法违规行为、处理农机事故的过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、数据、实物等不同形式、载体的历史记录。第三条执法档案工作是农机安全监理机构重要的基础工作，各级农机主管部门及监理机构应当加强管理，将之纳入农机安全监理事业的总体发展规划。第四条省农机安全监理所主管全省执法档案工作。市、县级农机安-2-全监理机构主管本行政区域内执法档案工作。农机主管部门和上一级农机安全监理机构在职责范围内负责对辖区内执法档案工作的业务指导、监督和检查。第五条各级农机安全监理机构应建立健全执法档案的制作、归档、利用、检查、考核制度，明确相关岗位职责，强化责任意识，统筹规划、分级建档、科学管理，不断提高执法档案管理水平。第六条各地要保障执法档案管理所必须的档案设备、库房、人员及工作经费，推进档案管理规范化、科学化、信息化进程。第二章档案室设置及人员配备第七条市、县级农机安全监理机构应当结合本单位执法档案管理的情况和发展需求，设置专门档案室。第八条档案室应当具备符合要求的档案库房和管理设施，使用符合国家标准的档案用品和装具，存放执法档案的档案柜应为铁质。严禁堆放档案。执法档案多柜存放的，应绘制档案存放示意图或者设置档案柜标签，注明档案类别及起止序号。第九条档案室内必须保持清洁，不得存放与档案无关的物品。档案室设置要远离易燃、易爆和有腐蚀性气体的场所，应尽可能与行政服务窗口相通或者相邻，以方便工作。第十条档案室必须配置防火、防盗、防尘、防潮、防虫蛀和鼠害、遮光的设施和装备。第十一条档案室应配备至少1台用于档案管理和查询的电脑，并根据需要逐步配备打印机、缩微、监控、温湿度自动控制等先进设备和通讯设备等。第十二条档案室的管理职能是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的方针政策、法律法规和技术标准，负责档案室建设和规划工作；（二）拟订辖区内执法档案工作管理制度，并负责组织实施；-3-（三）负责接收、整理、鉴定、统计、保管执法档案及有关资料；（四）负责执法档案信息化建设和电子文件的归档工作；（五）开展执法档案的利用工作；（六）开展执法档案管理人员及其他监理人员的档案业务培训；（七）利用执法档案开展多种形式的宣传教育活动，推进农机安全监理业务及行政执法的规范化。第十三条市、县级农机安全监理机构应当明确分管档案工作的领导1人，配备专（兼）职档案管理人员不少于1人。执法档案数量达到6000卷（份、册）以上的，应配备专（兼）职档案管理人员不少于2人。第十四条档案管理人员应为本单位在编在册工作人员，并持有省农机安全监理所颁发的《农机安全监理证》。第十五条档案管理人员应当热心档案事业，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，熟悉安全生产法律法规、农机安全监理各类行政执法业务工作规范以及档案管理工作相关法律法规，熟练使用江苏省农机安全监督管理信息系统，具备执法档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。第十六条档案管理人员要严格执行执法档案工作各项规章制度，做好档案日常管理、维护、服务等工作，定期开展检查，消除安全隐患，保证执法档案完整和安全。遇有特殊情况，应立即向领导报告，及时妥善处理。第十七条农机安全监理机构应当按照法律法规的有关规定采取有效措施，防止职业中毒事故的发生。长期接触有毒有害物质的档案管理人员，依法享有社会工伤保险等有关待遇。第十八条档案管理人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。第三章档案分类第十九条行政许可档案-4-（一）拖拉机登记1、无挂车拖拉机2、上道路拖拉机（二）拖拉机年度检验1、无挂车拖拉机2、上道路拖拉机（三）联合收割机登记（四）联合收割机年度检验（五）临时行驶拖拉机、联合收割机（六）拖拉机驾驶证申领1、无挂车拖拉机驾驶人2、上道路拖拉机驾驶人（七）联合收割机驾驶证申领第二十条行政处罚档案（一）简易程序（二）一般程序第二十一条行政确认档案（一）特别重大事故（二）重大事故（三）较大事故（四）一般事故第四章档案制作及归档第二十二条执法档案材料应当按照规定的格式印制、填写，符合有关规范和标准的要求。有条件的应按规定的格式打印制作；手工填写的，应当使用碳素或蓝黑墨水，做到字迹清楚、文面整洁、符号正确。第二十三条执法档案文书的内容应当符合有关法律、法规、规章、规范性文件、技术标准等规定，做到格式统一、内容完整、表述清楚，用-5-语规范、简练、严谨、通畅。第二十四条执法档案文书设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。执法档案文书中除编号、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用国家公布的简化汉字。需要当事人签名的栏目，不得用打印或加盖指印的方式替代。第二十五条任何单位和个人不得擅自涂改、故意损毁或者伪造执法档案。除各种笔录外，其他执法档案一律不得涂改；涂改笔录，应由被询问人在涂改处加盖指印。第二十六条行政许可、行政处罚、行政确认事项办结后，应将执法档案及时归档。档案材料应按A4纸标准装订成册，使用专用档案袋分别存放，做到“一案一档、一事一档、一机（人）一档、一档一号”。第二十七条执法档案的卷内材料应当按结论、决定、结案处理性文件在前、依据材料在后，正件在前、附件在后的顺序排列。其中,行政许可档案，应按业务流程单在前、受理材料和记录在后的顺序排列。第二十八条卷内材料应采用左侧装订，装订时应保证左、下侧对齐，做到整齐美观固定，不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。所有材料应采用阿拉伯数字依次编写页码或件号，并统一在有实际内容的每页材料正面的右上角、背面的左上角编上页号。图表和声像材料应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。第二十九条执法档案卷内破损的材料应当修补，文书过小的应使用国际标准A4纸衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐，字迹已扩散的应当复制并与原件一并立卷。不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中随卷归档，并在证据袋上和证据材料备查表中注明证据名称、数量、提取时间、地点、责任人、存放地点等内容。第三十条执法档案的卷内材料应当制作目录，并置于资料首页或在档案袋上填制目录。目录应当按规定的格式逐件填写，材料的题名不得更改和简化。第三十一条拖拉机和联合收割机定期检验、适用简易程序的行政处-6-罚档案可分别按拖拉机和联合收割机登记编号、处罚时间顺序排放，按年度装订成册，单独保管。第三十二条执法档案的封面，应按规定用碳素或蓝黑墨水填写或用电脑打印案卷题名及相关内容，简明、确切地反映卷内材料内容。第三十三条对归档资料不符合要求的，档案管理人员可以不接收或及时向分管领导及主要领导报告，责成相关岗位人员予以补充、完善。第五章档案检索、保密及利用第三十四条对归档的执法档案，应当区别其内容和载体，按照便于保管、方便利用的原则进行分类整理、排列和保管，完善检索程序，满足执法档案查阅、利用的需要。第三十五条档案室及档案管理人员应当严格执行有关保密制度，未经同意，任何个人不得将执法档案带出档案室、泄露及公布档案内容。第三十六条对法院、检察院、公安、纪检、监察等有关部门因办案需要查阅行政许可档案及农机事故处理相关材料的，须出具合法有效的档案查询公函及工作人员有效工作证明，农机安全监理机构查验后方可按其查阅范围和内容提供服务；对所有人或驾驶人查询本人行政许可档案的，应当审查其提交的身份证明、行驶证、登记证书或驾驶证。第三十七条查阅、借阅(含复制、摘录等,下同)执法档案及材料的，应当按有关规定填写《档案查阅登记簿》，履行批准和登记手续。档案查阅应在档案室或专门的阅览室进行，档案管理人员应在场，查阅结束后，应当及时归档。《档案查阅登记簿》应载明查阅、借阅档案的名称、册数、档案编号和查阅、借阅人姓名、单位、联系电话、身份证明及号码、查阅公函号码、查阅事由、查阅时间等内容，并由查阅人、档案管理人、单位负责人分别签名，并记录其他需要说明的事项，永久保存。第三十八条对法院、检察院、公安等相关部门依法要求查封、扣押拖拉机、联合收割机的，农机安全监理机构应当审查提交的公函及工作人-7-员有效工作证明，自受理之日起，将公函存入相关档案，将档案查封信息录入江苏省农机安全监督管理信息系统，告知登记审核岗暂停受理该机各项登记业务。接到原查封机关公函，通知解封的，应当立即予以解封，将公函存入相关档案，将档案解封信息录入江苏省农机安全监督管理信息系统，告知登记审核岗恢复受理该机各项登记业务。第三十九条拖拉机、联合收割机被盗抢，其所有人向公安机关报警后，凭合法有效证明材料申请封存（或解除封存）该机档案。第六章档案保存、补建及销毁第四十条执法档案的保存期限为：行政许可、行政处罚、行政确认档案及因肇事逃逸被吊销驾驶证的行政许可档案，均应永久保存。但是，适用简易程序的行政处罚档案，保存期限为10年；被撤销驾驶证的行政许可档案和办理注销登记或驾驶证予以吊销、注销的行政许可档案，保存期限为3年；拖拉机、联合收割机年度检验档案，保存期限为2年。第四十一条保存执法档案应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。第四十二条因特殊原因致使行政许可档案损毁、丢失的，应书面报告省农机安全监理所，经书面批准后，按照江苏省农机安全监督管理信息系统的信息补建档案，打印所有记录信息，并补充所有人或驾驶人身份证明复印件。档案补建后，应报省农机安全监理所审核。省农机安全监理所与江苏省农机安全监督管理信息系统核对，并出具核对公函。除档案材料中缺少省农机安全监理所批准补建档案的文件和核对公函的，补建的拖拉机档案与原拖拉机档案具有同等效力。第四十三条对保存期限已满，需要销毁的执法档案，应当填写《档案销毁登记薄》，由单位成立的执法档案鉴定小组集体鉴定同意，符合本-8-办法有关规定，经鉴定小组组长签字，书面报上一级农机安全监理机构批准后，在指定的地点，由监销人和销毁人共同完成档案的销毁。未经鉴定和批准，不得销毁执法档案。第四十四条《档案销毁登记薄》，应载明销毁档案的名称、册数、起止年限、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁事由、销毁时间等内容，并由监销人、销毁人、执法档案鉴定小组组长分别签名，永久保存。第七章奖惩第四十五条各级农机主管部门或农机安全监理机构对在执法档案工作中做出下列贡献或显著成绩的单位或个人应给予表彰与奖励。（一）在执法档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；（二）在执法档案的保护、制度建设和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）同违反执法档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第四十六条有下列行为之一的，农机主管部门或农机安全监理机构应当对执法档案的分管领导、档案管理人员或其他直接责任人视情节责令限期整改、予以通报批评、调离岗位等；情节严重的依法予以行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（一）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、泄露、公布执法档案的；（二）不按规定归档，无故拒绝归档或者将执法档案据为已有的；（三）伪造、编造、涂改执法档案的；（四）擅自交换、出卖、赠送执法档案的；（五）玩忽职守，造成执法档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（六）其他违反档案管理法律法规和规定的行为。第八章附则第四十七条本办法所涉及执法档案的印鉴使用、归档须知、文书式样等另行规定。-9-第四十八条市、县级农机安全监理机构可根据本办法制定实施细则。第四十九条本办法由江苏省农业机械安全监理所监督管理科负责解释。第五十条本办法自2009年7月1日起施行。省农机安全监理所于1997年5月26日颁发的《江苏省农业机械监理业务档案