Office办公软件基础功能使用(完全版)

1OFFICE2010基本功能介绍2PART1EXCEL3简介Excel是微软公司Office办公软件中的一个组件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，能够进行数据的分析，具有强大的制作图表的功能。4工作界面标题栏功能区快速访问工具栏文件菜单列标状态栏显示模式显示比例滚动条行号编辑栏工作表区工作表5新建电子表单“工作簿”在MicrosoftExcel中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。下面将以建立一张员工工资表的操作来说明Excel的一些基本操作：步骤一：参见右图，单击A1单元格。工作表提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形。名称框6新建电子表单步骤二：输入“姓名”，参见下图。按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。7新建电子表单步骤三：A2输入AAA，在B2输入20，在C2输入保安，在D2输入1500。并依次输入使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。8单元格设置我们可以通过右键点选需要进行设置的单元格，在出现的菜单中选择“设置单元格项”，也可以通过使用“CTRL+1”的快捷键调出单元格设置对话框。下面的操作将结合“工资表”的特点来进行说明。快速访问工具栏9单元格设置一、左键选中A2-D2单元格，使用CTRL+1二、选择字体标签三、选择字体四、选择字形五、选择字号六、确定10单元格设置一、左键选中D2单元格，使用CTRL+1二、选择数字标签三、选择分类四、货币符号五、选择负数格式六、确定11单元格设置一、左键选中A2-D2单元格二、双击“格式刷“图标三、按住左键，拖曳填充红框区块12单元格设置步骤一：右键点击行号1，再出现的下拉菜单中选择插入。步骤二：选定A1-D1，使用”CTRL+1”调出单元格设置对话框。步骤三：按右图进行设置。步骤四：在合并后的单元格内输入“工资条”。选择“对齐”标签勾选“合并单元格”选择“对齐方式”13插入函数步骤一：左键选定D9单元格，单击“公式”功能栏下的“插入函数”图表，出现插入函数对话框。步骤二：选择常用函数下，的SUM函数（求和），出现函数参数对话框。步骤三：在Number1单元格内，输入D3：D8，点击确定，D9单元格即为六位员工的工资总额。设置函数参数选择“SUM”工资总额选择“插入函数”14插入图表步骤一：将光标移至A3单元格上。然后单击它并向下拖动，选定各员工的姓名，并按住键盘上的Ctrl键，将光标移至D3单元格上，向下拖动，选定各员工的工资额后，结束拖动并释放Ctrl键，如图一所示。步骤二：点击“插入”标签下图表区域内的柱状图图标，在下拉菜单中选择“二维柱状图”，得到图三。图一图二图三图表标题图例15引用引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。单元格引用与区域引用相对引用与绝对引用单元格引用：用字母标志列（从A到XFD，共17576列），用数字标志行（从1到1048576）。如：A1、B2、BC24、CDA10223。区域引用：用两个单元格名称中间加冒号来表示一个区块，其中第一个单元格名称为区块的左上角、后一个单元格名称为区块的右下角。如：（A1：B2），代表了A1/A2/B1/B2这4个单元格组成的区块。相对引用：复制公式时地址跟着发生变化，如C1单元格有公式：=A1+B1，当将公式复制到C2单元格时变为：=A2+B2。绝对引用：复制公式时地址不会跟着发生变化，如C1单元格有公式：=$A$1+$B$1，当将公式复制到C2单元格时仍为：=$A$1+$B$1。相对引用和绝对引用也可以混合使用，如：=$C1或=C$116排序和筛选在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对进行排序。排序分为升序和降序。升序：按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。降序：按反向字母顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。如果排序的数据是中文，则依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。快速排序数据标签关键字依据次序通过添加条件来进行多重排序17排序和筛选自动筛选时一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速的访问大量数据，并从中选出满足条件的记录并显示出来。数据标签单击小箭头，打开下拉列表快速排序选择条件搜索条件逻辑选择18数据透视表数据透视表是一种让用户可以根据不同的分类、不同的汇总方式、快速查看各种形式的数据汇总报表。简单来说，就是快速分类汇总数据，在处理数据方面非常强大。注意事项以工作表数据制作数据透视表，这些工作表数据必须是一个数据清单。所谓数据清单，就是在工作表数据区域的顶端行为字段名称(标题)，以后各行为数据(记录)，并且各列只包含一种类型数据的数据区域。这种结构的数据区域就相当于一个保存在工作表的数据库。第一，数据区域的顶端行为字段名称(标题)。第二，避免在数据清单中存在有空行和空列。这里需指明以下，所谓空行，是指在某行的各列中没有任何数据，如果某行的某些列没有数据，但其他列有数据，那么该行就不是空行。同样，空列也是如此。第三，各列只包含一种类型数据。第四，避免在数据清单中出现合并单元格。第五，避免在单元格的开始和末尾输入空格。第六，尽量避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表最好仅使用一个数据清单。第七，工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行，以便于检测和选定数据清单。19数据透视表下面通过具体实例，介绍数据透视表的功能。图一中的数据是某品牌2013年1月21-23日各种型号产品的的销售情况，我们将通过对其使用数据透视表，来学习数据透视表的功能。在使用数据透视表前，需要按照注意事项中的七点进行检查，其中重点检查第二和第三点。图一第二步：点击数据透视表图标第一步：选择数据区域引用数据区域选择放置位置20数据透视表点击确认后，EXCEL会新建一个sheet1，如下图：数据透视表显示区域：显示最终结果数据透视表字段列表：根据需求选择字段21数据透视表对数据透视表字段列表进行选择：步骤一：左键点击字段列表中“品名”这一项，拖曳到下面“行标签”框内，在数据透视表显示区域内出现如左侧图所示的内容。步骤二：依次将“日期”拖到“列标签”框内，“数量”拖到“数值”框内。结果如下图：22数据透视表通过调整各个框中的字段，可以得到不同的结果。23数据透视表在数值框中，可以进行选择计算。包括求和、计数、平均数、最大值、最小值、乘积等多种计算方式可以选择百分比、汇总百分比等多种显示方式24数据透视表求和计算，结果如下：平均值计算，结果如下：根据行计算结果：北京王府井1月21日销售全额为498元，22日为1245元，23日为747元，三天共计销售额为2490元，平均每天销售额为830元。根据列计算结果：1月21日，全国销售额为15273元，22日为15094元、23日为14916元，21日平均销售额为1018.2元，22日平均销售额为1006.27元、23日平均销售额为995.5元。25数据透视表求和计算，按列汇总百分比显示，结果如下：按行汇总百分比显示，结果如下：根据列汇总百分比：1月21日，北京王府井销售额占全国销售额的3.26%、武汉广场占8.15%。根据行汇总百分比：成都王府井，1月21日销售额占总销售额的38.46%、22日占23.08%、23日占38.46%26计算公式在Excel中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显示工资额总计的单元格——D9，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，如图所示。27计算公式只要您记住公式的应用法则，无论在单元格中，还是在“编辑栏”中都能建立并使用公式的。以下是一个公式范例：单元格引用工作表函数加法运算符区域引用数字常量除法运算符如果正确的创建了计算公式，那么在默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下CTRL+~组合键（位于键盘左上侧）。28运算符算数运算符用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。算术运算符名称用途示例+加号加3+3-减号“减”以及表示负数3-1-2*星号乘3*3/斜杠除3/3%百分号百分比20%^脱字符乘方3^2(与3*3相同）29运算符比较运算符用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。比较运算符名称用途示例=等号等于A1=B1大于号大于A1B1小于号小于A1B1=大于等于号大于等于A1=B1=小于等于号小于等于A1=B1不等于不等于A1B130运算符文本运算符这实际上是一个文字串联符——&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如North&wind，结果将是Northwind。引用运算符引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。引用运算符名称用途示例：冒号区域运算符，对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用B5：B15，逗号联合操作符将多个引用合并为一个引用SUM（B5:B15，D5:D15）31运算符运算的顺序如果公式中使用了多个运算符，Excel将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。优先级运算符用途1：（冒号）引用运算符2（空格）3，（逗号）4-（负号）-15%百分比6^乘方7*和/乘和除8+和-加和减9&连接两串文本32运算符应用计算公式的范例：1.求和应用=SUM(F6,D7,–E7)2.合并“姓”和“名”=D5&&E53.合并日期与文本=时间：&TEXT(F5,d-mmm-yy)4.按百分比增加=$F$5*(1+5%)5.基于单个条件求和=SUMIF(B3:B8,20,D3:D8)33函数Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算。参数常量参数可以是数字、文本、形如TRUE或FALSE的逻辑值、数组、形如#N/A的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。参数不仅仅是常量、公式或函数，还可以是数组、单元格引用。常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。例如，日期10/9/96、数字210和文本QuarterlyEarnings都是常量。公式或由公式得出的数值都不是常量。34函数函数的结构如下图所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。等号（如果此函数位于公式开始位置）函数名参数参数用括号括起各参数间用逗号分隔35函数嵌套函数所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作