管理学-第Ⅴ篇--控制篇

第Ⅴ篇控制篇中国石油大学经济管理学院李宏勋教授·第十五章控制工作·第十六章控制方法第十五章控制工作控制是个驾驶盘,把管理的组织、领导、计划的目标连接在一起，使它们与企业的资源、环境更加符合学习本章，你需要掌握控制的概念和作用控制过程控制的基本类型有效控制的基本原则有效控制系统的特征七人分粥的故事有七个人曾经住在一起，每天分一桶粥。要命的是，粥每天都是不够的。一开始，他们决定轮流来分粥，每天轮一个。于是乎每周下来，他们只有一天是饱的，就是自己分粥的那一天。七人分粥（一）七人轮流•一天饱•六天饥七人分粥（二）推选好人•权力导致腐败•绝对权力导致绝对腐败七人分粥（三）委员会制度•公平了•粥凉了七人分粥（四）真正好制度•仍然轮流分•分者最后取制度管理防止制度被蚕食•制度失效=管理失效一、控制的概念与作用控制就是依据计划检查计划的执行情况，并根据偏差，或调整行动，或调整计划，做到凡事心中有数，凡事尽在掌握之中。简单地说，控制就是使事情按计划进行，也就是纠偏，即纠正实际执行情况与所计划的理想状态之间的偏差。控制和计划的关系控制和计划是一对孪生兄弟，是互相依存的。没有计划，控制没有目标；没有控制，计划的实现得不到保障。•计划和控制实质上是一个问题的两个方面而已。控制在管理中的作用一方面起检验作用，它检验各项工作是否按预定计划执行，同时也检验计划的正确性和合理性；另一方面起调整作用，它调整行动或计划，使两者相吻合。改进工作方法二、控制过程修改计划修改标准制订计划和目标1、确定控制标准开展各项工作2、衡量实际成效3、(1)分析偏差(2)采取纠偏措施有偏差无偏差控制过程可分为三个阶段：确定控制标准、衡量实际成效、分析偏差并予以纠正。（一）确定控制标准控制标准的确定是控制能否有效实行的关键。没有切实可行的控制标准，控制就可能流于形式。标准就是计量实际或预期工作成果的尺度。确定控制标准，首先应该明确控制的对象，也就是体现目标特性、影响目标实现的要素。由于计划是进行控制的依据，所以从逻辑上讲，控制标准来源于计划，但因为计划是为实现某一决策目标而制定的综合性的行动方案，往往只是一个行动纲领，不可能有具体的实施过程。因此，标准来源于计划但不同于计划。标准不明确会怎样？标准不清会导致效率低下、工作质量不符合要求和上下级挫折感请你把这份文件打一下分配任务时你怎么还没有打好？一天后我还以为你周未才要··你怎么打成这样？你又没有说要怎样验收时最终结果我真没用气死我了！控制标准的分类控制标准定量标准管理标准工作标准定性标准优秀标准合格标准时间标准数量标准质量标准成本标准管理标准表明了组织对某项工作或行为的管理力度指组织对某项工作（或员工行为）要求达到的程度“多快好省”是我们对很多工作的理想追求标准维度使用的衡量尺度需要达到的标准时间按时开始、按时交卷8点开始、10点结束数量完成考试题目做完四大题32小题质量差错率、合规性无违纪行为，成绩在60分以上成本考试时间在半小时到2小时之间管理控制标准要求简单明了，可以定量，容易测定制定标准的方法常用的制定标准的方法有以下三种.这些方法各有其优缺点，可以结合起来使用1.统计方法统计方法，指利用历史资料，在统计分析的基础上，制定当前工作的控制标准。2、工程方法工程方法，指通过对控制对象进行全面的、科学的分析，以分析所得到数据和参数为基础制定控制标准。3、经验估算法经验估算法，指由经验丰富的管理者来制定标准。（二）衡量实际成效这一步是将实际工作成绩与控制标准进行比较，对工作做出客观的评价，从中发现二者的偏差，为进一步采取控制措施提供全面准确的信息。这就要求我们知道衡量什么和怎样衡量，即衡量的对象和方法。1.衡量的对象其实并不是计划实施的所有步骤都要进行控制，而是要选择一些关键点进行控制。关键点就是计划实施过程中起决定作用的点或者容易出偏差的点，起转折作用的点，变化大不易掌握的点，有示范作用的点等。具体哪些是关键点，应具体问题具体分析。但作为管理者应该清楚，你衡量的对象是什么就决定了人们追求什么，但得到的不一定是你想要的，这正如“楚王爱细腰，宫中犹饿死”；“上有好者，下必甚焉”。2.衡量的方法计划的执行情况和问题处理的信息一般可通过听取口头汇报、书面汇报和进行直接观察等方式获得，管理者通过这些渠道了解所需要的信息，并以此来衡量实际工作业绩。（1）口头汇报口头汇报分正式汇报和非正式汇报两种。其中，正式汇报往往在某些公众场合上，如会议等；非正式汇报往往是一对一的、情况报告和信息沟通式的，如电话交谈、个别交谈等。优点：方便、快捷，还可以通过语气、用词和身体动作来表达某些信息；缺点：不易保存，容易误传。（2）书面汇报书面汇报是在计划结束或告一段落后形成的、将在实际工作中采集到的数据以一定的方法进行加工处理后得到的文字资料，如工作总结、会计报表，统计报表等。优点：比较全面和准确，易于保存；缺点：在时间上有些滞后；且容易报喜不报忧。（3）直接观察直接观察就是由负责控制的人员亲临工作现场，通过观察、与工作人员现场交谈来了解工作的实际情况，获得第一手信息。如发达国家的一些成功企业提倡“走动管理”，就是要求管理人员走出办公室，到现场去巡视，亲自了解实际情况，在现场发现问题，解决问题。优点：真实、快捷，每个管理者能根据自己喜好的角度去观察；缺点：所得信息需要去伪存真、分析判断，也有个人偏好的影响及观察时间不同所得结论不同等问题。这些方法各有其优缺点，可以结合起来使用。（三）分析偏差，并予以纠正通过衡量实际成效，如果有较大偏差，则要分析造成偏差的原因并采取措施加以纠正。一般说来，造成偏差的原因不外乎计划操作、外部环境发生重大变化和计划不合理等三大原因。1.计划操作原因当由于计划执行者的自身原因发生偏差时，如工作不认真、缺乏责任心、不执行相应的规章制度等或者能力不够，不能胜任工作等。这时可采取如重申规章制度、明确责任、按规定处罚有关人员；或调整工作人员、加强员工培训、改组领导班子等措施。俄罗斯火灾启示问责就要问到痛2009年12月5日，俄罗斯彼尔姆市夜总会发生严重火灾事故，导致120多人死亡、120多人入院。这场火灾灾情之惨烈，影响之恶劣，已深深刺痛了俄罗斯人，当地官员不可能无动于衷，如彼尔姆市长卡茨所说，至少在道德上已经不能继续担任市长一职。9日，俄罗斯彼尔姆边疆区政府宣布集体辞职。俄罗斯总统要求，要惩处所有对事故负有责任的人员，包括相关政府官员和监管部门人员。这样的问责力度前所未闻。俄罗斯也是个安全事故高发国家，仅最近几年，类似的严重事故已多次发生。经验表明，事故高发的地区，往往都是政府监管不严、执法环境不好、以罚代管严重的地区。就像我们所熟悉的，当事故发生之后，俄罗斯也照例会开展全国突击检查，出台相关法规和条例，但事故依然发生，说明主要问题出在执行上。硬件之失，可以通过整改“亡羊补牢”，公众安全意识不高，可以通过教育逐渐提升。但监管不力甚至执法犯法，只能通过严厉问责和依法惩处来根治。没有问责的监管，形同虚设；没有威慑力的问责，同样形同虚设。问责就要问到痛，就不要走过场。政府集体总辞，或许才算彻底问责，方能让所有失职渎职者有所警醒。2.外部环境发生重大变化当外部环境发生重大变化而发生偏差时，如国家政策法规发生变化、某个大客户或供应商突然破产、自然界不可抗拒的灾害等，由于这些因素是企业所不能控制的，所以只能采取一些补救措施或变换目标。3.计划不合理有时制定计划不切合实际，如我国在建政初期提出用较短的时间“赶英超美”，这是管理者在制定计划时脱离实际、盲目乐观、好高骛远，把目标定得太高。这时应根据实际情况，及时调整目标，调整到合理的水平。也有时在制定目标时，过于保守，把目标定得过低，起不到激励作用，也应进行调整。但应该注意不能凭一时冲动，随意更改计划，那样计划就将失去存在意义，也谈不上有效控制了。三、控制的基本类型。系统的运行过程均为输入—转换—输出。(一）根据控制时点的不同，控制可分为前馈控制、现场控制和反馈控制。输入现场控制转换输出前馈控制反馈控制信息流向纠正措施前馈、反馈、现场控制过程输入转换过程输出前馈控制预防可能出现的问题现场控制及时纠正工作进行中出现的问题反馈控制纠正已经出现的问题控制类型示意图扁鹊的医术魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢？”扁鹊答：“长兄最好，中兄次之，我最差。”文王再问：“那么为什么你最出名呢？”扁鹊答：“长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去；中兄治病，是治病于病情初起时。一般人以为他只能治轻微的小病，所以他的名气只及本乡里。扁鹊的医术而我是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术，所以以为我的医术高明，名气因此响遍全国。”管理心得事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，可惜大多数的事业经营者均未能体会到这一点，等到错误的决策造成了重大的损失才寻求弥补。而往往是即使请来了名气很大的“空降兵”，结果于事无补。曲突徙薪有位客人到某人家里做客，看见主人家的灶上烟囱是直的，旁边又有很多木材。客人告诉主人说，烟囱要改曲，木材须移去，否则将来可能会有火灾，主人听了没有作任何表示。不久主人家里果然失火，四周的邻居赶紧跑来救火，最后火被扑灭了，于是主人烹羊宰牛，宴请四邻，以酬谢他们救火的功劳，但并没有请当初建议他将木材移走，烟囱改曲的人。曲突徙薪有人对主人说：“如果当初听了那位先生的话，今天也不用准备筵席，而且没有火灾的损失，现在论功行赏，原先给你建议的人没有被感恩，而救火的人却是座上客，真是很奇怪的事呢！”主人顿时省悟，赶紧去邀请当初给予建议的那个客人来吃酒。管理心得一般人认为，足以摆平或解决企业经营过程中的各种棘手问题的人，就是优秀的管理者，其实这是有待商榷的，俗话说：“预防重于治疗”，能防患于未然之前，更胜于治乱于已成之后，由此观之，企业问题的预防者，其实是优于企业问题的解决者1.前馈控制前馈控制(Precontrol)亦称作事前控制、预先控制。它是在工作正式开始前对工作中可能产生的偏差进行预测和估计并采取防范措施，将可能的偏差消除于产生之前。所谓前馈控制，就是观察那些作用于系统的各种可以测量的输入量和主要扰动量，分析它们对系统输出的影响关系，在这些可测量的输入量和主要扰动量的不利影响产生以前，通过及时采取纠正措施，来消除它们的不利影响。如组织总要制定一系列规章制度让员工遵守，以这种事前对基本行为的规范保证工作的顺利进行；再如，企业为了生产出高质量的产品而对进厂原材料进行检验，对员工进行上岗前培训等，这些都属于前馈控制。优点：1）可以防患于未然，以避免事后控制对已铸成的差错无能为力的弊端；2)不易造成面对面的冲突，易于被员工接受并付诸实施。缺点：充分了解事前控制因素与计划工作的影响的信息（即扰动量）十分困难2.现场控制现场控制（ConcurrentControl）也称作同步控制或同期控制，是在计划执行的同时所进行的控制。现场控制主要有监督和指导两项职能。管理者亲临现场就是一种最常见的现场控制活动。优点：具有指导的职能，有助于提高工作人员的工作能力和自我控制能力。缺点：1)受到管理者的时间、精力和业务水平的制约；2)应用范围较窄，一般说来，对于便于计量的工作较易进行现场控制，而对一些难以计量的工作，就很难进行现场控制；3)容易在控制者与被控制者之间形成对立情绪，伤害被控制者的工作积极性。3.反馈控制3.反馈控制（Postcontrol），也叫事后控制，这种控制把注意力主要集中于工作或行为的结果上，通过对已形成的结果进行测量、比较和分析，发现偏差情况，依此采取措施，对今后的活动进行纠正。比如，企业发现不合格产品后追究当事人的责任且制定防范再次出现质量事故的新规章，发现产品销路不畅而相应做出减产、转产或加强促销的决定，以及学校对违纪学生进行处罚等，这些都属于反馈控制。优点：1)避免下一次活动发生类似的问题；2)消除偏差对后续活动过程的影响；3)可以