Allconfs云会议网站制作软件V1.0使用说明书

上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0 Allconfs云会议网站制作软件V1.0 使用说明书         上海同众信息科技有限公司Allconfs.org2012-11-8上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0一、软件介绍1、开发背景在我国举办的国内外学术交流会议日渐增多，而且会议规模越来越大，要求也不断提高，参会代表和会议组织者都希望能提供更加及时快捷方便的会议服务。而作为学术会议的组织管理者，承办会议却是一项非常繁重而压力大的工作，如会议网站建设、会议通知发送、会议宣传推广、收款及确认、参会人员注册、参会者信息管理、会议征文及稿件管理、酒店预订等等琐碎复杂的会务管理往往让主办方头疼。１、邮寄会议通知或征文通知、电话通知潜在参会者，重复劳动，费时费力；２、Email接收论文投稿，一封封打开，一篇篇分类、整理，还要来回与作者确认，论文集整理更是挑灯熬夜；３、传真收发会议参会回执，还得手工录入回执表，手忙脚乱，仍不免出错还无法及时统计以便预订酒店；４、虽然建立了会议网站，但不懂程序往往无法自己直接修改网站内容，一点问题都要技术人员修改，自己不能随时根据需要而添加、修改或删除会议最新动态信息；或者只有会议信息网站,却没有把网上投稿\注册等业务系统集成到一起；５、…………其实这些都可改变，拥有Allconfs云会通，一切变的很轻松！立刻抛弃email收稿，实现征文注册自全动化！Allconfs云会通是我们专门为方便各种学会/协会组织主办国际国内学术会议、行业会议、论坛峰会大型学术会议，并实现会议网站建设、会议注册管理、网上论文投稿、酒店预定、旅游参团、参会代表缴费、现场二维码快速签到等会务管理而开发的综合性会议管理平台。它是由同众科技历经五年开发升级＼综合数千客户使用应用意见，集会议中英文网站建设、会议网上注册报名、会议征文投稿、审稿，和酒店预定、网上缴费以及现场签到等功能于一体，将会议网站建设、论文收集审核、大会注册报名、酒店预定、现场签到等繁锁的会务筹备工作变得轻松易行，极大提高会议服务的便利性和高效性，推进国际学术会议系统信息化建设。2、功能简介Allconfs云会通拥有强大的技术支撑和网络硬件条件，采用云服务方式搭建的功能强大的学术会议网站+会务管理系统，组委会无需购买或租赁单独服务器和带宽，低成本即可拥有，只需接入互联网，轻点鼠标即可进行会议系统的编辑和管理，随时掌握会议进展与动态，轻松处理各种会务问题。Allconfs云会通——拥有如下强大的功能：多个中英会议网站创建在线支付收款财务管理上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0会议网站栏目个性定义会议内部专题网上讨论会议网站风格个性定义在线双语预订房间管理中英文静态化网站生成在线双语预订旅游管理在线双语注册参会管理邮件群发短信发送提醒作者在线双语投递多稿在线客服即时互动交流评委在线双语分组审稿会议数据导出统计分析二维码新技术快速签到云会议推广与增值营销3、系统流程图4、功能简述对于会议组织者：1、智能自助会议网站建设、实时更新网站栏目以及会议内容，支持中英文双语，随时发布会议最新消息；上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.02、在线客服即时互动、Emai平台，手机短信发送、邮件自动提醒、在线群发让最新信息瞬间到达每一位参会者；3、在线管理参会代表，支持在线支付，查询实时显示统计报名者付款状态、发票财务管理、参会状态、订房状态等；4、在线征稿、可自动检索、管理稿件、下载备份；5、强大的在线审稿平台、稿件分组、评委在线审稿；6、全方位的各类注册数据信息Excel导出；7、享有Allconf云服务推广、自动快速加入搜索引擎收录。对于会议参会代表：1、网上注册个人信息，一分钟完成注册，一次注册，历届会议均可使用；2、网上投稿，分类，标题、作者、单位、稿件评审状态目了然，提交后即可获得是否成功的确认邮件，并可在审稿前随时登陆系统对论文进行修改提交全文；3、可以随时查看自己稿件的收录和评审状态；4、可在线进行会议参会注册，预订酒店房间和类型，提供包括邮局汇款、现场缴费、信用卡网上缴费在内的多种支付方式供选择；5、注册完成后可自动获得带二维码的注册确认函，可随时打印或者存为PDF文件；二、功能演示1、云会议无处不在——一个会议平台，发布多个会议与统一管理上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.02、丰富多样的会议网站、支持中英双语内置多套框架模板，支持栏目自定义，头部Banner自定义，风格自定义。效果1效果2效果3上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.03、在线注册参会/双语注册1上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.023上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.044、强大的参会管理功能（灵活可控制功能的开启与关闭）上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.05、在线投递摘要与全文上传完成之后,在作出终审之前,均可以对稿件编辑修改\上传修订版等。上传完成之后,在作出终审之前,均可以对稿件编辑修改\上传修订版等。上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.06、在线预订酒店7、在线预订旅游上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.08、参与会议内部讨论9、注册费用与支付1上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.023上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.04参会者通过网站完成注册之后，需要完成注册费用的操作如果是支付宝商家或托收方式，系统将自动与支付宝平台对账。支付用户的付款状态自动变更为已支付上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.010、修改注册信息11、导出打印会议注册表（带二维码电子签到功能）上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0三、强大的会务管理1、管理员登陆管理地址在网站底部（请在确认不再需要我们协助操作的情况下，完成修改密码、以保障信息安全，或告知新密码）；2、查阅向导请根据登陆之后的使用帮助检查下我们做的初始配置，注意不要随意删除原配置信息；3、重要操作：此下处请勿轻易点击删除，一旦删除，所有的会议网站信息将从数据库中清除！所有涉及到删除的操作，请务必确认！上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0操作员只需要点击编辑管理即可4、综合管理此处信息对应的是网站的基本信息的架构部分，其中栏目设置是指添加网站的栏目，只有添加了网站栏目才可以添加网站信息。栏目信息管理是指在网站栏目下添加内容。上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.05、上传滚动图片网站风格与静态化中上传滚动图片可以编辑上传，其余已完成配置、无需改动，否则会影响网站效果；展示效果一：展示效果二：上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.06、发邮件前的配置如果使用内置邮件系统，请完成邮件SMTP设置；7、注册类型与费用注册费用和注册类型是关联的，因此需要先配置注册类型。费用设置可以设置不同时段的提前注册优惠，以鼓励参会者提前交费。8、在线收款设置需要添加修改银行账号信息，即可将付款信息展示给参会注册者；上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0如果启用在线支付收款请务必与我们联系确认。9、管理会议讨论默认未开启会议讨论，需开启方可运行参会者进行讨论发言；10、在线投稿控制管理员可以选择是否开启摘要、全文的启动与关闭；相关时间节点是控制网站投稿的重要参数，超过时间将出现提示和不允许进行投稿；截止日期提示关闭则超过时间将不出现提示并允许进行投稿。上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.011、在线征稿配置在确认投稿开启之后，根据论文专题设置分类。12、稿件评审配置工作首先添加稿件分组：上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0其次将稿件归类到设置的组内：最后，添加审稿评委账号，通知评委登陆（评委登陆入口也在网站底部或左侧，请查找到链接即可）13、会务管理添加网外的注册信息、确认注册人员是否最终参会、电子签到14、财务管理上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0查阅和确认是否已支付、以及开发票信息。15、会议电子签到流程管理员默认未开启会议注册表(内含二维码签到功能)，如启用需进入【参会注册表控制】开启；参会者在完成注册和投稿之后，可以在参会报到之前点击导出打印该表，就可以作为参会电子签到的凭证了。16、稿件评审（支持双语评审摘要/全文）上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0专家凭分配的账号登陆管理平台：管理后台：上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0管理员根据多个评委的评审意见作出终审：终审结果将在在线投稿控制——终审之后，作者将无法对稿件进行编辑或修改。17、在线预订酒店管理员完成酒店房间信息配置之后上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0参会者注册完成后，18、在线旅游参团——管理操作方式同17上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.019、EMAIL、短信沟通我们在每个需要沟通的地方均配置了EMAIL和手机短信按钮勾选要发送的对象点击发EMAIL或手机短信输入要发送的信息即可发送。20、数据导入、导出内置EXCEL导出方式，可以对参会人员通讯录、财务信息、投稿人员、评委、预订酒店信息、旅游参团等信息的即时导出EXCEL数据。上海同众信息科技有限公司Allconfs云会通管理软件V1.0样例：上海同众信息科技有限公司电话：[phone]地址：上海杨浦区赤峰路65号同济大学科技园2号楼邮编：200092