浙江省疾病预防控制档案管理办法

1浙江省疾病预防控制档案管理办法第一章总则第一条为加强浙江省疾病预防控制系统的档案管理，提高档案科学管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在疾病预防控制工作和社会主义现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》及《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等规定，特制定本办法。第二条疾病预防控制档案，是指各级疾病预防控制机构在疾病预防控制、卫生检验检测、健康教育、科研培训及党、政、工、团、民主党派管理等活动中形成的各种门类、载体档案的总和。第三条疾病预防控制档案工作是疾病预防控制工作的重要组成部分，是提高疾病预防控制工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必要条件。第四条各级卫生行政主管部门要把所属疾病预防控制机构的档案工作列入发展规划和检查、考核、评比内容；各级档案行政管理部门要加强对疾病预防控制档案管理工作的技术指导和监督。第五条各级疾病预防控制机构对本单位形成的各种门类、载体的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全，便于开发利用。第二章档案机构、人员和职责第六条浙江省疾病预防控制中心负责全省疾病预防控制档案工作的业务指导，同时接受省档案行政管理部门和省卫生行政主管部门的监督、指导和检查；市、县（市、区）疾病预防控制机构负责本地区疾病预防控制档案工作的业务指导和管理，同时接受上级疾病预防控制机构、当地档案行政管理部门和卫生行政主管部门的监督、指导和检查。第七条各级疾病预防控制机构要加强对档案工作的领导，确定一名领导负责，把档案工作纳入本单位的工作计划和议事日程，切实解决工作中的实际问题，在人员配备、经费、库房等方面给予保证。第八条各级疾病预防控制机构应建立和健全综合档案室，作为本单位统一管理档案工作的职能机构。第九条各级疾病预防控制机构的综合档案室，应配备一名以上专职档案管理人员。暂不具备条件的县级单位，可以先配备兼职人员作为过渡，但应按要求保证兼职人员从事档案工作的时间。档案人员须经档案专业培训，取得相应的资2格证书，并定期接受继续教育培训。各单位的内设机构（科室）应配备专职或兼职档案员，负责本部门文件材料的积累、整理和归档工作。档案工作人员应忠于职守，努力学习，具备专业知识，并保持相对稳定。第十条综合档案室的基本工作职责（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，建立健全本单位档案工作的各项规章制度。（二）集中统一管理本单位形成的各种门类、载体的档案，做好档案移交进馆工作。（三）督促、指导和协助本单位各部门对所形成的文件材料进行收集、整理和归档。（四）对下级单位的档案工作进行监督、指导。（五）遵守国家有关保密的规定，确保国家秘密的安全，维护本单位和科技人员的知识产权和利益。（六）编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源。第十一条档案管理人员的待遇应与其他专业技术人员等同。按国家有关规定，档案管理人员可分别不同情况，评聘档案专业、卫生专业或其他专业的技术职务。第十二条各单位对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的集体和个人，应给予表彰、奖励；对违反档案管理法规的，要根据不同情况给予批评和必要的处分。第三章档案的管理第十三条各级疾病预防控制机构应建立健全文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责，作为考核评比的重要内容。第十四条各级疾病预防控制机构在工作中形成的应归档的文件材料，必须按照规定，及时向本单位的综合档案室移交，任何个人不得将归档文件材料据为己有。归档范围按《浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。第十五条归档时间各项工作中形成的全部应归档的文件材料，应于次年三月底前将整理后的文3件材料移交综合档案室，集中管理，以保证档案的完整与安全。会计档案可在财务部门保留一年，期满后，由财务部门编造清册，按归档要求整理完毕，交综合档案室归档。科研课题、专题调查、仪器设备、基建工程等项目，应在项目完成后或告一段落时，将所有应归档文件整理后，由项目（或部门）负责人审定后归档。各类重大疫情处理、救灾防病及其他突发性公共卫生事件处理，应在工作结束后一个月内形成专题档案，经科室负责人审定，办公室审核归档。第十六条各单位、各部门在检查、验收工作任务、基建工程和仪器设备时，应同时检查文件材料的齐全、完整及准确情况；其中科研成果、全局性的调查、重要的仪器设备（万元以上）和基建项目（十万元以上）的检查验收，必须有档案部门的人员参加并签署意见，文件材料不符合要求的项目，不能通过鉴定验收。第十七条归档要求（一）归档工作由文件材料形成者或兼职档案员承担，他们负责收集、整理。综合档案室负责指导和协助。其中综合性文件材料和跨部门联合承办的文件材料应由牵头部门负责归档。内容包括：按照《浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表》确定归档与不归档、划定保管期限；按《浙江省疾病预防控制归档文件整理规则》分类，归档材料必须经形成部门负责人审定，并在备考表整理人、检查人一栏上签字后送综合档案室归档。（二）归档文件材料必须是原件（外来复印件除外，传真件可复印归档），做到齐全、完整、系统、准确；底稿与印刷件一并归档。纸张质量和规格符合要求，书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合档案要求的耐久材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久材料，其中必须一式数份的发票、鉴定证书、报表等，可使用标有“DA”的圆珠笔和档案复写纸。（三）归档文件材料应排列有序。第十八条综合档案室的各种门类、载体的档案应进行统一分类、编号、编目和排列。各类纸质文件应以“件”为单位整理，具体方法按《浙江省疾病预防控制归档文件整理规则》执行。其中基建、会计、仪器设备、个人业务技术档案等纸质档案应采取不同的分类编号，按卷整理、保管，单独编目，具体整理方法参照《基本建设档案资料管理暂行规定》、《会计档案管理办法》等执行。照片、声像等特殊载体档案的整理按《浙江省疾病预防控制照片档案管理办法》、《浙江省疾病预防控制磁性载体档案管理办法》执行。电子文件的归档按照《电子文件归档与管理规范》及《电子公文归档管理暂行办法》执行。4档案部门要编制归档文件目录。第十九条疾病预防控制档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种，各单位应按照《浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表》制订本单位的文件材料归档范围和保管期限表，作为文件材料归档和划分保管期限的依据。第二十条根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和卫生部、国家保密局颁发的《卫生工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等有关规定，疾病预防控制档案划分为绝密、机密、秘密三种密级，并及时做好密级的复核、变更和解密工作。第二十一条各级疾病预防控制机构必须有专用的档案库房。有条件的单位要同时配备档案工作办公用房和阅览室。档案库房门窗要坚固，库房内应配备必要的设备，保持适当的温湿度，要有防盗、防火、防光、防尘、防虫、防霉等安全保护措施。档案管理人员应定期对库房内档案的保管情况进行全面检查，发现问题及时解决，对破损或变质的档案要及时修复。应配备计算机、复印机等现代化办公设备。第二十二条各单位应成立由单位领导、档案管理人员和有关业务技术负责人组成的档案鉴定小组，负责本单位档案鉴定工作的组织与实施。销毁失去保存价值的档案，必须由鉴定小组提出审查意见，登记造册，经单位分管领导批准后，在指定的地点销毁。未经鉴定和批准的档案，不得任意销毁。销毁档案应注意安全保密，一般必须要有两人以上鉴销，鉴销人员应在销毁清册上签名，并注明销毁的方式与日期。各单位应按照国家的有关规定，定期向档案馆移交档案。第四章档案的利用、统计第二十三条各级疾病预防控制机构的综合档案室，要通过各种方式和途径，积极主动地开展档案利用工作，为本单位、本系统的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。第二十四条综合档案室要建立档案的借阅制度，根据档案的密级，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。第二十五条各级疾病预防控制机构综合档案室的档案，是现行档案，主要供本单位、本系统使用，不属开放范围。外系统利用疾病预防控制档案，必须经档案形成部门同意和单位领导批准，并适当收取费用。收费办法参照国家档案局、5国家物价局制订的国档发（1987）21号《关于利用档案收费有关规定的通知》执行。各级疾病预防控制机构对本单位的移交进馆的档案，有优先利用权。第二十六条综合档案室要积极开展档案的编研工作，编制《大事记》、《组织沿革》、《基础数据汇集》等，并和相关部门合作，开发深层次的编研材料，加强档案利用效果反馈，编制档案利用效果典型事例汇编。第二十七条综合档案室应建立档案统计台帐，即对档案的收进、移出、借阅、利用等方面及时进行登记，做到“家底清楚”、“帐目”与实物相符。按要求完成档案工作统计报表的填报任务，并按规定向档案业务管理机关报送，必须做到实事求是，如实反映情况，不得虚报、漏报和伪造。第五章附则第二十八条卫生监督和预防保健体制改革中档案管理按下述原则执行：（一）保持原卫生防疫站档案全宗的完整和安全，任何部门和个人不得私自带走留存、转移、分散和销毁档案。（二）原卫生防疫站档案全宗从撤销之日起终止，可由新建立的疾病预防控制中心代管，再按有关规定向同级档案馆移交。（三）卫生监督所和疾病预防控制中心成立之前所形成的未归档文件材料统一移交疾病预防控制中心档案室。其中企业上报的申请卫生许可和产品许可等资料，可按工作职能的划分，统一划归卫生监督所归档。第二十九条人事档案的管理，根据各地具体情况和有关规定自行确定管理办法。第三十条各级疾病预防控制机构可根据本办法制定本单位的实施细则。第三十一条本办法公布实施前已整理的档案，可维持原状，也可按本办法要求逐步调整。第三十二条本办法由浙江省疾病预防控制中心负责解释。第三十三条本办法从2006年1月1日起施行。6浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表序号归档范围保管期限建档部门1本单位党、政、工、团、妇、职工大会的文件材料①通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言材料、提案、选举结果、会议讨论通过的文件、决议、决定、纪要、简报等文件材料②讨论未通过的文件材料、重要的贺电、贺信、小组会议记录等文件材料③参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料永久长期短期职能科室2本单位党组织、行政办公会议的文件材料①会议纪要、记录、讨论通过的文件、重要的汇报材料②一般的汇报材料永久长期职能科室3本单位召开的工作、重要专业会议的文件材料①通知、名单、日程、报告、决议、决定、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报等文件材料②典型材料、发言稿、讨论文件等文件材料③参考材料、小组记录永久长期短期相关科室4一般专业会议文件材料①纪要、通知、总结、名单、讲话等文件材料②典型材料、发言稿、简报等文件材料长期短期业务科室5上级机关召开会议的文件材料①上级机关召开的重要会议的主要文件材料、本机关领导人在会议上的重要发言材料、会议的报告、总结、决议等文件材料②简报、参考材料等文件材料长期短期相关科室7序号归档范围保管期限建档部门6上级机关文件①直属上级机关颁发的、属本单位主管业务的；非直属上级机关颁发的针对本单位主管业务并要执行的重要文件材料②直属上级机关颁发的属单位主管业务并要执行的文件材料③其他需要执行的文件材料永久长期短期相关科室7同级机关和非隶属机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的条例、规定、通知等文件材料短期相关科室8党和政府、人大领导人、上级机关视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话等文件材料①重要的文件材料②一般的文件材料永久短期相关科室9本单位制发的（包括与其他机关联合制发的）规定、通报、通知等文件材料①有关政策法规性的和重要业务问题的文件材料②反映一般业务问题的文件材料③事务性有参考价值的文件材料永久长期短期相关科室10代上级机关起草并采用的重要文件的最后草稿、参与上级机关起草的法规、标准、规范的主要起草人、调研材料、领导签发的定稿、上报稿①重要法规性的