办公室日常管理制度(试行)

办公室日常管理制度第一章总则办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境。办公室全面实行6S现场管理法，6S即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SAFE)。第一条目的：规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，提高办公质量与效率。第二条职责/权限：综合管理部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件、办公室人员及财产安全的监管。其他部门：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。第三条工作要求：办公室职员工作纪律：1.办公室人员须保持仪容仪表整洁。2.文明礼貌待人，严禁大声喧哗。3.夏天室温26℃以上方可开启空调，温度调节不得低于26℃(含）以下。4.保持个人办公台面整洁。5.做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。6.办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。7.非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室。8.在使用公共场所（如会议室）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作并随手关灯、关门。9．接打公司电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中闲聊，更不允许接打私人电话。如长时间不在工位，请同事帮忙接听电话并做好接听记录。10.上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在会议室内进行。11.公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向会议主持人请假）外，皆须准时参加。12.下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。第四条办公室职员着装要求：1.为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装,不可奇装异服。2.办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。3.头发梳理须整齐，男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁；女职员上班提倡化淡妆。4.各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。第二章员工行为规范第一条职业道德忠诚、守纪、勤勉、尽职、敬业第二条形象规范1、着装：整洁、大方、得体1）员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，服装正规、整洁、完好、协调、悦目。2）着装最好上下相配、平整，符合时节。3）女员工可以化淡妆，工作时间不能当众化妆，勿戴过多饰品。4）鞋、袜保持干净、卫生，在工作场所不赤脚、不穿拖鞋。2、举止：文雅、礼貌、精神1）遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。病假、事假应及时申请或通知本部门负责人，填报请假单。2）上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。3）对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。4）开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。5）热情接待每一位客人，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如有客人来访需等待时，应主动端茶道歉。6）保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。7）出入会议室或上司办公室，主要敲门示意，进入房间随手关门。第三条语言规范1、会话：亲切、诚恳、谦虚1）语言清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。2）与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。3）严禁说脏话、忌语，使用文明用语。4）同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉。5）见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简洁、明确。第三章员工日常工作行为规范第四条办公大厅、各独立办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、玩游戏、看视频、下载电影及做与工作无关之事，禁止吃早餐、零食。第五条工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。任何人面对来访客人，都要微笑迎接，及时引领客人会客室就做，通知被访人及时接待，不可冷落客人。随时保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。第六条员工不得携带违禁品、危险品、管制刀具等进入办公场所。第七条工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。第八条办公桌应素雅、整齐、干净，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放，资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。每日下班前及时整理整齐。第九条桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。第十条室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁。第十一条办公室墙面除了张贴必要的文件或图标外，应保持墙面清洁。第十二条办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。第十三条保证所属办公区域设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。第十四条要节约用水、用电，下班后及时关闭计算机；人员长时间离开办公室时应关闭空调；卫生间使用完毕要及时关闭水龙头，杜绝浪费，发现浪费，按本制度的第七章相关规定进行处罚。第十五条会议桌、沙发、茶几上不允许放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。第十六条工作中同事之间应本着以公司利益为重、团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。第十七条未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。第十八条公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。第四章办公现场管理制度第十九条员工应自觉维护办公场所清洁卫生，严禁堆放杂物、随意丢弃废物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。第二十条在使用打印复印机后，所产生的废纸须及时处理，重要文件应予以粉碎，非重要文件应回收再利用。扫描后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在打印复印机上。午间休息或下班后最后一位离开办公区的人员，要关闭水阀、电插座，关好门窗，锁好办公室大门，并将钥匙妥善保管。第五章爱护财产第二十一条每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。第二十二条打印复印机的管理与清洁及一般的维护由行政部负责第二十三条电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，将由行政部派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。第二十四条发现设备、设施有问题时，及时通知行政部，由行政部向维修部说明情况并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。第二十五条为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政部报告的责任。第六章安全第二十六条办公室为公司办公区域安全管理的归行政部门，负责安全防范措施的制订、落实、检查及安全事故的调查及处理：各部门、机构应负责本部门的安全管理工作。第二十七条员工使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作，以保障使用安全；员工不得擅自使用电热器具；下班时应切断办公设施设备的电源。下班后由最后一位离开的人员检查关闭电器、切断电源，并检查门窗是否关好，最后设防报警器锁好门。第七章罚则第二十八条本制度的检查、监督部门由公司行政部执行；第二十九条若有员工违反此规定，视情节严重，公司将给予口头警告、通报批评、负激励、降职降薪、辞退等处罚；第三十条各种处罚项目除按上述规定处罚外，均计入当月绩效考核评分项目。第八章附则第三十一条本规定由公司行政部负责解释、修订，本规定从发布之日起开始实施。贵州中鑫经贸有限责任公司2018年8月