公文写作――通知、请示

一、通知（一）通知的概念通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部时使用的公文。（二）通知的特点1、广泛性通知的广泛性，一是指通知使用机关单位广泛，不受发文机关级别高低的限制。任何机关、团体、企事业单位都可以使用通知；二是指通知内容广泛，无论是上级领导机关的重要决策，还是日常的行政工作都可以用通知来传达布署。2、使用频率高用于通知的内容广泛，使用单位广泛，因此它的使用频率高。在机关日常往来公文中，通知约占一半以上。3、种类多通知的使用范围广，因此种类也比较多。比如，按行文关系划分，可分为平行通知和下行通知；按内容和作用划分，又可分为批转、转发性通知、发布性通知、指示性通知、告知性通知、会议性通知、任免性通知几大类。（三）通知的种类及写法根据内容的作用，通知可分为以下几类：1、批转、转发性通知是批转下级机关的公文或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文时使用的一种通知，其写法如下：（1）标题批转、转发性通知的标题一律使用完全性标题，其中的事由部分是有“批转”或“转发”二字加批转或转发的文件名称构成。如：国务院批转国家税务总局《工商税制改革实施方案》的通知。（2）正文批转、转发性公文的正文比较简单，通常只有一句话，即写明批转、转发公文的名称，表明对批转、转发公文的态度，批转或转发的目的，执行的要求。有的通知还扼要地阐述批转、转发公文内容的重要性、必要性及执行过程中的要求。例文：国务院批转国家税务总局《工商税制改革实施方案》的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委，各直属机构：国务院同意国家税务总局《工商税制改革实施方案》，现转发给你们，请认真学习贯彻执行。这次工商税制改革是建国以来规模最大，范围最广泛，内容最深刻的一次税制改革，其目的是为了适应建立社会主义市场经济体制的需要。这次改革必须有力地促进我国社会主义经济的持续快速、健康发展。为此，各省、自治区、直辖市人民政府要高度重视、加强领导、切实抓好《工商税制改革实施方案》的组织实施。国务院一九九三年十二月二十五日附：《工商税制改革实施方案》2、发布性通知这类通知主要用于发布行政规章，如发布规定、条例、办法、细则等，要求有关单位执行。这类通知具有行文简短、语言庄重的特点，其写法如下：标题一律使用完全性标题，如：国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委，各直属机构：现将修订的《国家行政机关公文处理办法》发给你们，自一九九四年一月一日起施行。国务院办公厅一九九三年十一月二十一日3、告知性通知告知性通知是将新近决定的有关事项告知收文单位时使用的通知。这类通知的内容非常广泛，如人事调整、机构的设立及撤销，机关单位隶属关系的变更，单位更名等等。告知性通知的正文包括两项内容，一是告知事项的目的、依据，二是告知事项的具体内容。例文：关于院内部机构设立调整的通知院属各部门：院现有的机构设置已不能满足设计市场的需要，特作如下调整：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限责任公司二O一二年六月八日4、指示性通知指示性通知是向下级机关部署工作，阐明工作活动的指导原则，要求下级机关办理或共同执行时使用的通知，具体写法如下：（1）标题指示性通知要求使用完全性标题，如果情况紧急，可在通知前加“紧急”二字，如《关于加强防范禽流感的紧急通知》（2）正文指示性通知的正文包括两部分内容：①发文的缘由。主要阐述发文的目的、意义及依据。主要是为了使收文者认识到通知事项的重要性和必要性，提高执行的自觉性。这部分行文要简短，要有针对性。②通知的事项。这是通知的主体部分，应写明通知的具体内容，并阐述具体做法和执行要求。这部分一般采用分条分项的方法撰写。在撰写时应注意条与条之间的逻辑关系。例文：《关于严格请销假制度的通知》院各部门：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX现就有关问题通知如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXX公司年月日5、会议性通知会议性通知专门用于通知召开会议的有关事项，这类通知在写作上具有要素化的特点。即写清会议的名称，召开会议的目的、依据、会议的中心议题，召开会议的具体时间、地点、参加人员、其它事项等。例文：关于召开信息化工作会议的通知院属各部门：为进一步加强信息化在实际工作中的应用与掌握，决定召开信息化工作会议，现将有关事项通知如下：一、会议时间：二、会议地点;三、参加会议人员：四、其它事项：1、XXXXXX2、XXXXXX联系人：综合部XXX电话：XXXXXXXXXXXXXXX公司年月日6、任免通知这是行政机关单位任免、聘用干部时使用的一种通知，任免通知的正文很简单，只要写明任免的依据和任免事项即可。例文：关于XXXXXX同志职务的任免通知各部门：经院研究决定：任免XXX同志为院办公室主任。免去XXX同志院办公室主任职务。XXXXXX公司年月日二、请示（一）、请示的概念请示适用于向上级机关请求指示批准。凡是下级机关向上级机关请求指示、批准、帮助的事项，均应以请示行文。（二）、请示的种类从请示的内容和作用划分，请示主要有以下三种类型。1、请求指示的请示这是下级单位对工作中遇到的重大原则问题不能自行处理，请求上级指示处理意见的请示2、请求批示的请求这是请求对按规定需上级批准后才能办理的事情予以批准的请示，这类请示在基层单位工作中较常使用。例文：关于装修食堂有关问题的请示院领导：为XXXXXXXXX，现就有关问题请示如下：一、XXXXXXXXX二、XXXXXXXXX三、XXXXXXXXX以上请示当否，请批示。综合部年月日3.请求帮助的请示这是对工作中遇到的难以解决的困难，请求上级帮助解决的请示。这类请示在基层单位工作中使用的最为普遍。例文：关于增加办公费用预算的请示院领导：×××××××为此，特请院增加办公费用预算30万元。请予审批。综合部二0一三年五月二十日（三）请示的写作1.标题请示标题的写作要求与报告基本相同，多采用省略发文机关的标题。如《关于举办第二届趣味运动会的请示》。也可采用完全性标题，如《市政院与西岗区交警大队联合举办第二届趣味运动会的请示》。2.主送机关请示只能有一个主送机关，受双重领导的单位请示公文时，应根据行文的内容确定一个主送机关，抄送另一个上级机关。3.正文请示的正文由原由、事项和结语三部分构成。（1）原由即请示的原因部分，这是请示公文写作的关键，写作请示的原由时，要抓住主要问题，阐述清楚“为什么”。这一部分的“为什么”如不能阐述清楚，则下一部分的“做什么”就缺乏依据，请求批准的事项很可能落空。（2）事项这部分要说明“做什么”，常用“为此，特请求……”，“鉴于上述情况，特请示如下”等引出请示的具体事项。这部分在请示帮助的请示中往往是用一、两句话表述的，并且紧接着请示的原由阐述请示事项，并不单独设立一段内容。如是其它类型的请示，则需单独设段写明具体事项。（3）结语请示的结尾部分一般以惯用语做结语，如“请予审批”、“当否，请批示”、“以上请示如无不妥，请批准”等。（4）落款注明发文单位及发文时间。4.请示的写作要求（1）要一文一事（2）主送机关要单一（3）理由要充分合理（4）用语要得当三．请示与报告的区别（1）目的不同报告行文的目的是向上级机关提供有关情况，反映有关问题，并提出建议。除呈转性报告外，不要求答复。请示行文的目的是请求上级机关审查批示或批准某一事项，或请求上级机关就某一问题予以解答，要求回复。（2）时限不同报告所涉及的内容属于已经完成或正在实施，并已阶段完成的事项。请示涉及的事项是尚未实施的，需上级机关批准的才能实施。即所谓“事前请示，事后报告”。（3）内容结构不同报告涉及的内容较为广泛，行文较长，结构安排因文而异，不拘一格。请示的内容具体单一，由于需要批复，因此要求“一文一事”。写作结构比较稳定，请示的原由、事项与结语三部分缺一不可，结构形式基本无变化。