甘肃省集体林权制度改革档案管理办法

甘肃省集体林权制度改革档案管理办法第一章总则第一条为加强和规范全省集体林权制度改革（以下简称林权改革）档案工作，确保林权改革档案完整、准确、系统，更好地为林权改革工作服务，根据《中华人民共和国森林法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，以及《国家林业局国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》，结合全省林权改革工作实际，制定本办法。第二条林权改革档案是指在林权改革过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录和材料。第三条林权改革档案工作是林权改革工作中的一项重要基础工作，贯穿于林权改革工作全过程，直接关系到林权改革工作质量和改革的顺利推进，应将林权改革档案管理工作作为林权改革工作质量检查验收的重要内容，进行验收考核。第四条林权改革档案工作应当坚持以下原则：(一)坚持统一管理的原则。加强林权改革档案管理，是各级林业、档案部门的应尽职责。严格按照林业及档案工作有关法律法规和政策规定，根据林权改革工作需要，明确档案管理要求，统一制度，统一领导。(二)坚持分级负责的原则。各级政府、林业部门及村委会要按照档案工作要求，认真抓好本机关、本单位林权改革档案建立与管理，同时指导所属单位做好林权改革档案材料的收集、整理、保管和利用等工作，县级林业主管部门要特别注意做好林权登记发证档案管理工作。各级档案行政管理部门应加强对本行政区域内林权改革档案工作的监督和指导。(三)坚持集中保管的原则。林权改革档案是各级林业部门、乡镇政府及村委会等参与林权改革单位档案全宗中不可分割的重要组成部分，必须由档案形成机关、单位集中保管，科学管理，实现档案资源信息共享，服务实际工作需要。(四)坚持同步进行的原则。档案管理是林权改革工作的重要内容。档案管理要与改革工作同步进行、协调开展。做到改革工作进展到哪里，档案工作就延伸到哪里。要确保林权改革全过程档案资料的完整、准确与系统，使之及时、完整、准确地反映林权改革状况。(五)坚持规范运作的原则。应以有利于档案安全保管和有效利用为原则，提出林权改革档案管理的具体要求，并严格按要求规范操作。第五条各级林业和档案行政管理部门应当密切配合，通力协作，加强对林权改革档案工作的检查指导。各级档案行政管理部门应主动为林权改革档案工作提供业务咨询和技术服务。第二章人员和职责第六条各级林业主管部门、乡镇政府及村委会等参与林权改革单位，应加强对林权改革档案管理工作的领导，建立林权改革档案工作领导负责制，明确分管领导，建立健全工作制度并保证林权改革档案工作所需人、财、物的投入。第七条各级林业主管部门、乡镇政府及村委会等参与林权改革单位，应根据实际情况增设林权改革档案库房或专柜，配备能力强、素质高的专兼职档案管理人员并保持相对稳定，建立档案管理人员责任制。第八条林权改革档案管理人员要有高度的责任感，精通业务，忠于职守，严肃纪律，保守秘密，不断提高业务水平。其职责是：（一）贯彻执行国家有关林业、档案工作的法律、法规、规范性文件，结合本单位实际，建立健全林权改革档案的收集、整理、归档、保管、利用和移交等各项规章制度。（二）主动、及时、全面、系统地收集、整理林权改革档案，负责林权改革档案的归档、保管、利用、移交等日常服务和档案管理工作。（三）接受林业主管部门和档案行政管理部门的监督、指导、检查和验收。第三章资料的收集、整理和归档第九条各级林业主管部门、乡镇政府及村委会等参与林权改革单位，应将林权改革文件材料的收集、整理、归档作为林权改革工作的重要内容，纳入工作计划、实施方案及有关人员岗位责任制中，确保林权改革档案工作顺利进行。第十条各级林业行政主管部门和建立林权改革档案的机构、组织，要将能够反映林权改革重要职能活动且具有查考利用价值的各种载体文件材料原件收集齐全、分类整理、归档保存。具体要求按《甘肃省集体林权制度改革档案资料归档范围与保管期限表》（见附件）执行。第十一条林权改革工作人员要及时收集在林权改革实施过程中形成具有保存价值的各种形式和载体文件材料原件、已办理完毕需归档的文件材料原件等，必须交由档案管理人员保管、整理、归档和提供利用，不得据为己有。林改工作人员在工作调离前，须将个人手中的林改文件材料悉数移交给林权改革档案管理人员，不得销毁或擅自带离原单位。第十二条归档林权改革文件应为原件，因特殊原因留存复制件的，必须由经办人核准，并注明原件存放处。凡需归档的文件材料要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备，使用的书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保护的要求。照片和图片要有文字说明，标明时间、地点、人物、事件。非纸质材料要配以相应的目录和说明，并确保载体的有效性，重要电子文件要使用不可擦写光盘，并制成纸质档案同时归档保存。第十三条林权改革档案中文件类材料，一般应按年度归档整理；资源调查、林权勘验等图纸资料，一般应按A4标准折叠成册装订；林权登记档案材料，一般以宗地为单位保管，在完成工作后及时归档；权属发生变化时，应及时补充变更记录。第十四条林权改革档案文件归档整理后，应编制档案检索目录即案卷目录或归档文件目录、专题文件目录、林木林地权属人名索引等，有条件的单位应建立档案信息管理系统。第十五条林权改革文件材料的归档范围（见附件），其中：（一）涉及林权改革工作的各种会议材料、文件、工作计划、实施方案、工作宣传、检查、汇报、总结等文件材料，由主办单位按文书档案归档保存。（二）涉及森林资源调查图表、林权界线图表、各种汇总清册、统计表、林权登记申请表、林木林地权属证明文件、公告材料、现场勘验认界材料、附图或者地块示意图、登记的核准文件、林权登记台帐等林木和林地权属登记发证原始材料，林权管理信息系统的备份等文件材料，由县级以上地方人民政府承办林权登记发证事宜的林业主管部门归档保存，有条件的地区可同时将一套原件移交同级国家综合档案馆保存。（三）明晰落实产权过程中，各村调查图表、清册、实施方案、合同、协议、村民代表大会纪录、决议、公示等文件材料，由乡镇政府、村委会等参与林权改革的单位归档保存。（四）有关林权争议、来信来访、矛盾纠纷调处等文件材料，由受理机关或单位归档保存。第十六条根据林权改革工作的实际，各级林业主管部门、乡镇政府、村委会等参与林权改革单位都应分别建立林权改革档案，进行管理。省、市(州)级林权改革档案应作为文书档案进行管理；县（市、区）、乡镇和村级林权改革档案可按专门档案进行管理。产生业务文件较多的机关或单位，可按照前期文件（方案）类、资源调查类、合同类、林权登记类、综合类等进行分类整理。第四章档案的保管、利用和移交第十七条林权改革文件材料的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。（一）永久保管主要为：本机关、本单位政策性文件；重要会议，重大活动，重要业务文件；重要问题请示与批复，重要报告、总结、统计、汇总材料；重要合同协议、凭证性文件材料；上、下、同级机关关于重要业务问题往来文件等。（二）定期保管主要为：上级机关颁发需要本机关、本单位贯彻执行的文件和一般职能活动形成的一般性、过程性文件。第十八条各级林业部门、乡镇政府要明确林权改革档案保管责任单位、责任人，根据工作需要配备档案库房或档案专柜及相应的设施设备，采取各种防范措施，切实做好防火、防盗、防潮、防光、防污染、防鼠、防虫等工作，确保档案安全。村级林权改革档案应指定专人进行保管，对不具备档案安全保管条件的可由乡镇代为保管。第十九条县级林权改革档案除确需保密的（如成幅的地形图等）之外，应当按照有关规定，为社会提供利用服务。在提供档案利用服务时，不得损害国家、社会和其他组织利益，不得侵犯他人合法权益。档案移交单位利用有关档案资料时，各级档案行政管理部门应做好服务工作，免收除复制成本费外的其他各种费用，并为查阅档案提供便利条件。第二十条各级林业主管部门、乡镇政府及村委会等参与林权改革单位，均应积极创造条件，开展林权改革档案利用工作。利用林权改革档案，不得借出档案室外。档案管理人员对归还的林权改革档案应认真查验，发现案卷有被拆，卷内文件材料有被抽取、涂改、勾画、增删、污损或短缺的，应及时向林业主管部门、档案行政管理部门报告，追究当事人的责任。第二十一条档案管理人员调动工作前，应办妥林权改革档案交接手续，做到档案实体与档案目录帐实相符、齐全完整。第二十二条县级林业主管部门应形成两套林权改革纸质档案和一套电子档案，按照国家有关法律、法规规定，在保管一定期限后按时向同级国家综合档案馆移交，并按规定办理交接手续，县级林业主管部门应保留移交清册备案。不具备档案安全保管条件的单位可提前移交。各级档案行政管理部门应当按规定及时指导本行政区域内参与林权改革单位所形成的林权改革档案，并接受移交。第五章奖励与惩罚第二十三条在林权改革档案工作中做出显著成绩的，各级政府或林业主管部门和档案行政管理部门应联合给予表扬和奖励。第二十四条对林权改革中，档案管理工作不到位的，应限期整改；切实提高档案工作管理水平，确保林权改革档案管理工作质量。违反档案管理有关规定的，依法进行处理。第六章附则第二十五条本办法自公布之日起施行。附件：甘肃省集体林权制度改革档案资料归档范围与保管期限表归档单位归档类别归档文件材料范围年限一、市（州）林权改革档案（一)前期文件（方案）类省、市（州）、县（市、区）的集体林权制度改革文件（方案）永久（二）资源调查类市（州）社会经济基本状况和森林、林木、林地资源现状及林改前后集体林的变化情况永久（三）综合类包括本次林权改革工作计划、工作总结等永久本次林权改革历次会议记录30本次林权改革宣传培训情况、资料10二、县（市、区）林权改革档案（一）前期文件（方案）类市（州）、县（市、区）、乡（镇）的集体林权制度改革文件（方案）永久（二）资源调查类县（市、区）社会经济基本状况和森林、林木、林地资源现状及林改前后集体林的变化情况永久（三）林权登记类包括林权管理信息系统的备份材料，林权登记申请表、林权登记现场勘验表及相关证明材料、林木林地权属证明文件、林权证发放永久登记册，有关林权争议的调处材料等（四）综合类包括本次林权改革工作计划、工作总结等永久本次林权改革历次会议记录30本次林权改革宣传培训情况、资料10三、乡（镇）林权改革档案（一）前期文件（方案）类县（市、区）、乡（镇）的集体林权制度改革文件（方案）永久（二）资源调查类乡（镇）人口、经济基本状况和森林、林木、林地资源现状及林改前后集体林的变化情况永久（三）各村林权改革档案类对乡（镇）所辖各村进行排序、以行政村为单位、将各村的林权改革档案纳入乡级林权改革档案中（内容同行政村林权改革档案，要求原件）永久归档单位归档类别归档文件材料范围期限四、行政村林权改革档案（一）前期文件（方案）类本行政村的集体林权制度改革方案永久（二）资源调查本行政村人口、经济基本状况和森林、林永久类木、林地资源现状及林改前后集体林的变化情况（三）合同类1、家庭承包合同2、其他承包合同3、林权转让合同永久（四）林权登记类包括林权登记申请表、林权登记现场勘验表及相关证明材料、林木林地权属证明文件、林权证发放登记册，有关林权争议的调处材料永久四、行政村林权改革档案（五）综合类1、各种台帐永久2、本次林权改革工作计划永久3、行政村和村民小组会议记录。包括会议的时间、地点、参加人数、会议内容、结果、表决签字等永久4、行政村林权改革工作领导小组、评估小组、外业调查人员名单及职责305、家庭承包过程中抓阄人员、时间、地点和结果记录；招标、拍卖等其他承包方式的记录材料等永久6、外业勘察记录。包括文字、图表、签字等内容永久7、历次公示记录。包括公示时间、地点、内容、结果等永久8、其他与林权改革相关的文字、图表、音像等永久9、本行政村林权改革工作总结永久10、本行政村林权改革工作验收申请和上级验收意见永久