前期介入管理办法

XX物业管理有限公司物业管理前期介入管理规定第一章总则第一条消除前期隐患，为顾客后续的开发减少损失提供决策依据，同时为本公司后续的物业管理服务提供保障。第二条物业管理前期介入是指物业交付使用前，物业管理单位向开发商提供的为了优化设计、优化施工、营销配合等一系列有偿物业管理服务，它是前期物业管理服务的重要内容。第三条物业管理的前期介入必须保证充分、严密、细致，为后续的物业服务奠定良好的基础，并按公司制度规定及时协助、配合项目开发工作。第四条对XX开发项目，本公司各部门均有责任主动参与项目前期介入工作并有责任为物业前期介入工作提供必要条件。第五条本规定适用于顾客有明确管理意向要求到项目交付的前期介入工作。第二章职责与分工第六条物业前期部负责：一、顾客有明确管理意向要求到项目交付的前期介入工作和营销配合指导工作。二、牵头成立物业前期介入小组，并指导和监督前期介入小组工作。第七条物业前期介入小组负责前期介入的具体操作。第八条物业前期介入小组成员安排：物业前期部（组长），项目派驻负责人（副组长），工程技术部，及其他专业人员等。第三章前期介入工作组织原则第九条为保证前期介入工作的密切配合，项目所在公司在上述项目开发的各阶段，应将开发进度计划提前知会公司各部门（物业管理公司总经理室、物业前期介入小组），以便公司各部门做出相应的前期介入工作安排。第十条前期介入工作必须有计划地进行。物业前期介入小组负责人应在地产公司提出管理意向后十五天内与开发商落实前期介入的工作范围、地点、时间、接口等具体内容。并提交“前期介入工作计划”，明确各阶段的介入工作内容、项目派驻负责人、工作要求和议决等，经分管领导审批后，报集团备案。第十一条物业前期介入小组在各阶段的前期介入工作必须形成书面的介入工作报告，有针对性地提出物业专业意见和建议。第十二条物业前期介入小组组长应在每月底组织会议对工作做全面布置，并检查各项工作的完成情况。第十三条物业前期介入小组副组长全日制现场办公，负责管理项目现场工作的协调与安排，与当地有关政府部门、业务单位进行良好的沟通，了解所在地的有关情况。第十四条其余派驻项目的物业前期介入小组成员要对项目日常情况进行巡查与沟通，形成“物业前期工作联系函”报给项目所在地产公司，抄送物业前期部与总经理室。第十五条派驻项目的物业前期介入小组成员要对“物业前期工作联系函”中的内容进行跟踪，并将跟踪情况汇报给前期部。对于项目所在地产公司不能解决或者不予解决问题，物业前期介入小组副组长要及时上报前期部协调解决。第十六条物业前期部每月至少安排一次对前期项目进行现场工作：一、进行项目现场检查，对派驻人员工作情况进行了解并填写“前期部现场记录表”。(一)工程现场查看：施工现场查看、重大施工节点的记录、不合格项目的分析等；(二)物业现场查看：客服服务中心、员工宿舍等工作、生活区域的巡查，日常工作表单、记录、培训、考核等服务工作的品质督导，公司层面的员工培训、考核的实施，相关信息资料收集、工作进程记录的检查。二、与上级公司主管领导、工作人员的沟通：听取上级公司对物业服务方的意见、建议和工作安排等信息，汇报物业服务方的设想、建议、工作安排等；并填写“前期沟通信息记录表”。三、尽可能的去拜访项目所在地政府相关部门和行业协会人员，做好日常关系维护。第十七条物业前期介入小组在月末对本月的前期介入工作作出小结和分析形成“月度物业前期介入报告”，经项目施工单位所属公司确认，并抄报物业公司工程中心。第十八条“月度物业前期介入报告”形成后，由前期小组项目派驻负责人跟踪“月度物业前期介入报告”中的各项问题。前期部对于整改情况的跟踪进行监督。并在下月“月度物业前期介入报告”中体现上月报告中的整改情况。第四章项目立项介入第十九条项目立项介入是指在项目拿地之后对于集团和置业公司的项目定位，产品定位提出物业服务角度的建议。第二十条在项目“前期介入工作计划”提交后，由副组长收集项目所在地房地产及物业管理行业具体情况并编制“XX市物业情况概况”：一、当地物业管理行业法律法规及行业规范；二、对当地具有典型性楼盘进行学习和调查，了解当地物业市场的价格、人力资源成本等物业服务行业基本信息；三、了解当地人生活和风俗习惯；四、了解周边楼盘类型构成。第二十一条参与集团和置业公司项目定位会议并以物业管理专业角度提出项目定位方面的意见。第二十二条根据定位会议的决议，物业前期介入小组编制“XX项目物业管理思路”，经工程中心分管领导审核后由总经理审批，作为物业公司《项目定版报告》的组成部分提报集团。第五章项目规划设计的介入第二十三条在项目规划设计阶段，物业前期介入副组长应安排参与置业公司项目规划设计讨论会议，结合定版报告，根据地产项目开发特点，以及物业服务的需要，提出相应意见并将会议决议汇报物业前期部。第二十四条项目规划设计的前期介入包括以下内容：一、将已经交付使用其他项目中出现过的问题整理汇总、分析；二、通过调研当地（或附近地区）类似楼盘，收集并分析这些楼盘在规划及房屋质量方面的通病；三、从物业的使用便利、配套完善的角度提出建议；四、整体布局是否有利于日后开展物业管理工作；五、小区出入口设计、建筑单体入口与道路关系的合理性、人流、车流的组织是否相互干扰，消防车道设计、设计车位停车量、各种停车方式的分配比例、步行系统分布等是否合理。六、分期开发的，在保障小区整体协调的前提下，应设置围墙间隔已开发、未开发区域，考虑前期开发区域的人流、车流、停车场等规划是否满足该区域交付使用的需求。七、公建的配套设计和功能分配；八、绿化与景观系统设计的功能及经济性；九、配套与公共设施的配置种类、数量及分布；十、物业管理用房的位置及功能划分，面积是否符合法律法规的要求；十一、户型的平面设计是否合理；第二十五条对于副组长未能与地产公司会议中解决的设计问题，物业前期部应牵头组织品质管理中心、项目所在地产公司、前期介入小组召开协调会议。并将会议决议抄报总经理室。第七章项目施工的介入第二十六条项目施工阶段的介入分图纸阶段介入和施工实施阶段介入。第二十七条在项目进入施工阶段之后，副组长应每周参与地产项目工程部的工程例会，随时了解施工进度和现场情况。第二十八条施工图设计阶段，前期介入工作由物业前期介入小组负责，其主要工作任务是：从方便业主生活，降低日后物业管理成本的角度，也可通过相关项目的调查，总结类似的工程质量问题，如出现外墙及窗户渗漏水、公共设施、环境景观设置不合理等，在前期介入报告中列入反馈给品质管理中心，以便在设计中关注并避免。第二十九条施工图设计阶段工作主要内容包括但不限于：一、土建（一）屋面、有防水要求的卫生间（厨房）等防水材料的选择；（二）门、窗的材质；（三）屋面及管道井检修口的位置及尺寸；（四）地区气候差异对房屋质量的特殊要求；（五）烟道、排气道的位置；（六）广场、道路用饰面砖的互换性及清洁的便利性。二、配套（一）室内管道、计量器具、智能化设施布置的合理性，及给业主造成的影响；（二）各种设备产生的噪音对业主的影响；（三）各种设备总控制开关是否设在公共区域内；（四）各种设备设施的能源消耗；（五）室外管线、管道井布局的合理性，及给业主造成的影响；（六）设备用房、管理用房、垃圾中转站、公共区域等的设计是否合理。第三十条施工实施阶段的介入包括但不限于：一、土建阶段性了解和巡视；二、土建与系统施工的配合；三、隐蔽工程检查验收记录；四、设计变更记录的收集；五、水电及设施设备介入工作包括但不限于：(一)熟悉建筑施工图和水电、设备安装图纸、隐蔽工程记录，了解新材料、新技术的运用情况，收集整理各专业技术施工资料，对施工进行跟踪、监督、检查，发现影响今后使用功能的工程问题，及时提出整改建议。(二)掌握设计思路，掌握设计院设计思想、设计依据、载荷设计分析、基础处理、功能分区、建筑结构、隐蔽工程、水暖电智等各专业施工设计图。掌握各专业施工方法，掌握施工的难点，收集整理各种技术及施工资料，了解各种材料生产厂家及通讯地址。(三)提出整改合理化建议，根据以往的工程前期介入和已交付项目管理经验，就今后可能存在的施工质量隐患或影响使用和管理的问题（如水池、天面、卫生间的防水防漏，广场地面砖、内外墙裂缝的防范等等）与施工方、监理方的技术管理人员协商，提出建议、意见，对于施工中因各种原因造成的严惩工程质量问题，影响到今后的使用功能、使用安全等重大问题，及时向有关方提出整改建议。(四)设备房前期介入内容包括但不限于：a)独立用房，面积适用；b)有必要的通风、采光、防潮、防水、防暑措施；c)地面贴有瓷砖，坡度合理，并设有防止回灌的地漏；d)配有专用灭火器1-2个位置；e)预留设备检修、散热空间（设备与墙体，设备与设备之间），通过通风、采暖等设备避免温度过高或过低对设备造成损坏；f)有应急通讯、照明设施；g)窗户加装内置护栏、铁花等防止人员攀爬；h)位置合理，减少管道交叉和总长度；i)对设备采取相应的降低噪音措施，避免影响住户正常使用和居住；j)主要标识、线路图、制度上墙、上设备。（五）特殊设备房介入内容包括但不限于：a)电梯机房设置有专用工具挂置位置；b)二氧化碳灭火系统机房在房外设置启动设备和系统的装置；c)配电机房设备前设有专用的绝缘垫；d)二氧化碳灭火系统机房日常检测位置可与消防监控中心联系；e)二次供水储水池上方加盖防尘，内壁应有玻璃钢涂衬，有不锈钢扶手，便于清洁；f)水泵机房冬季最低温度低于0℃时，必须采用供暖措施；g)配电房、消防控制中心等需要工作人员24小时值班的设备房应装有空调和办公设备。六、设施、设备的安装调试的介入工作包括但不限于：(一)结合现场实际，通过详细研读各专业设计图纸，对照建筑结构空间尺寸和设备外型尺寸，熟悉建筑物的全部配套设备设施系统的设计布置情况，包括交配电设备系统、给排水设备系统、人防通风设备系统、地源热泵系统、消防设备系统、电梯设备系统以及智能化设备系统等。(二)通过详细查看各专业设备系统的设计技术参数，结合设备随机技术文件，了解掌握各专业设备的技术性能参数、安装基础、标高、位置和方向以及维修拆卸空间尺寸、动力电缆连接等技术问题。(三)在详细研读设计图纸和现场检查建筑空间位置及设备外形尺寸的基础上，从设备运行维护及角度认真考虑设备及系统的可操作性、可维修性、是否满足管理的要求等。(四)在符合设计规范、设计技术要求的前提下，应使设备及系统的巡视操作便利，易于维修保养，设备系统容量易调节搭配，系统管线布置和流程控制更趋于合理，各系统的功能、功能流量输出应便于计量管理、便于经济核算，并就这些问题提出改进意见或建议，提请设计单位和工程部改进。七、公共区域：(一)绿化区域：a)植物品种适应当地生长，维护费用较低；b)绿化整体布局合理，局部搭配得当（萌生植物的搭配及种植）；c)绿化浇灌覆盖全部，必要地区设置浇灌用水取水车（可与清洁用水综合考虑）；d)绿化覆盖区域应便于修剪、消杀，不能留有修剪盲点及治安、清洁盲点；e)在井、狗等标等处预留工程维修通道（鹅卵石）。(二)停车场：a)停车场系统及配件的长期可持续改进性（车用IC卡等）；b)车位线、导向线（牌）、车位档杆清晰、牢固；c)地面平整，无明显积水，沟渠盖板有预留；d)人员的专业培训及证件申办（价目及时管理制度标上墙）；e)配有专用的消防灭火器材；f)地下车场需有配套的排风换气系统；g)道闸系统技术成熟便于维修、养护；h)地沟盖板做防震（防噪）处理；i)排水沟渠形式环通，排水量满足雨季高发期的要求。(三)道路（小区）含周边维护a)布局合理，方便住户日常使用；b)形成网状式、环状；c)主要干道宽度能满足消防、救护车辆使用；d)路面砖、路砑石等材料备留（便于日后维修）；e)走水顺畅；f)有残疾人通道（不用下车直至门栋）；g)保证任何一点都不同，两条道路可到达；h)井盖、渠盖做防震、仿造噪理，防止夜间行车造成过人噪音；i)消防通道高度、宽度能满足消防车辆进出需求。(四)天台a)同高相邻天台尽可能相通；b)空间充裕，满足人员消防疏散要求；c)周边有防护措施及“禁止攀爬”标识（高空抛物）；d)天面