第1节物料与采购管理制度基础

1第一节物料与采购管理制度基础一、物料与采购管理系统第一条材料分类编号1．原料、物料的划分2．常备料与非常备料的划分3．编号原则设定第二条存量控制1．管理基准设定2．用料差异管理第三条请（采）购作业1．请购方式设定2．请购部门设定3．请购手续及权限4．请购进度控制5．供应厂商的选择与资料建立6．采购方式设定7．询价、议价及订购作业8．采购进度控制9．采购核决权限10．进口事务作业11．厂商交货异常处理第四条验收作业1．收料作业规定2．超短交料处理3．检验规范设定4．检验结果处理5．材料退货处理第五条仓储作业1．仓位规划2．料位及料品标示3．账务处理4．盘点周期方式及异常处理5．仓库安全管理措施第六条领料、发料作业21．材料领用规定2．以旧换新规定3．材料退库作业4．外协加工料交运管理第七条成品仓储管理1．仓位规划2．缴库核点3．出货控制4．退货处理5．滞成品管理第八条滞料、废料管理1．滞料、废料定义2．滞料、废料的处理二、采购管理制度（一）标准采购作业细则第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下：1．常备材料：生产管理部门2．预备材料：物料管理部门3．非常备材料：（1）订货生产用料：生产管理部门。（2）其他用料：使用部门或物料管理部门。第二条请购单的开立、递送1．请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参考库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。2．需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，以一单多品方式提出请购。3．紧急请购时，由请购部门在“请购单”的“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。4．材料检验须待试用方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试用检验”及“预定试用期限”。5．日常用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。第三条免开请购单的物品1．下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：3（1）贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。（2）招待用品：饮料、香烟等。（3）书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。（4）打字、刻印、报表等。2．零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限1．内购：（1）原物料：①请购金额预估在1万元以下者，由科长核批。②请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。③请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。（2）财产支出：①请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。②请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。③请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。（3）总务性用品：①请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。②请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。③请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。2．外购：（1）请购金额预估在10万（含）元以下者，由经理核决。（2）请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条请购案件的撤销1．请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。2．采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：（1）采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。第六条采购部门的划分1．内购：由国内采购部门负责办理。2．外购：由国外采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。3．总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方4式进行采购：1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。（二）国内采购作业处理第九条询价、比价、议价1．采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。2．若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以注明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。3．属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。4．对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。5．采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。6．“试用检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条呈核及核决采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核后，依请购核决权限呈核。第十一条订购1．采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。2．若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。3．采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。第十二条进度控制及事务联系1．国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。2．采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核批后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处5理。第十三条整理付款1．物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误后，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门。2．内购材料须待试用检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。3．短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。4．超交应经主管核批后方可依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。（三）境外采购作业处理（含进口事务、关务）第十四条询价、比价、议价1．外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。2．请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。第十五条呈核及核决1．比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“订购厂商”、“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。2．核决权限（1）采购金额以ＣＩＦ美元总价折合在×万元（含）以下者由经理核决。（2）采购金额以ＣＩＦ美元总价折合超过×万元以上者由总经理核决。（3）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。第十六条订购与合同1．“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。2．需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。第十七条进度控制及异常处理1．外购部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。2．外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”，记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。3．外购部门于外购案件装船日期有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。第十八条进口签证前（外购单核准后）的专案申请61．申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求外贸管理部门在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。2．进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位，向政府机关申请核准进口。第十九条进口签证外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向外贸管理部门办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。第二十条进口保险1．ＦＯＢ、ＦＡＳ、Ｃ＆Ｆ条件的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。2．进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条进口船务1．ＦＯＢ、ＦＡＳ的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船运公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。2．进口单位（船务经办人员）应将所选定的船运公司或承揽商名称，提供进口结汇经办人员，于“信用状开发申请书”列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。3．如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外购）”上注明，可委由发货人代为安排装船。第二十二条进口结汇进口单位应依“请购单（外购）”标示的“间发信用状日期”办理结汇，并于信用状（Ｌ/Ｃ）开出后以“开发Ｌ/Ｃ快报”通知外购部门联络供应厂商。第二十三条税务1．免货物税及“工业用证明”的申请进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。2．专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条输入许可证的修改供应商成本公司要求修改“输入许可证”时，外购部门应开立“输入许可证修改申请书”，经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五条装船通知及提货文件的提供1．外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。2．外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及有关文件，以7“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。3．提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。4．管理进口物品放行证的申请：进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或进口护照，以便据此报关提货。第二十六条进口报关1．关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报