第6节其他各类会计业务管理制度

1第六节其他各类会计业务管理制度一、出纳业务处理程序（一）收款程序第一条出纳部门收入现金，须凭现金收入传票（包括视同现金收入传票的各项凭证）收款，其程序为：1．应根据现金收入传票点收现款，鉴定现钞真伪无误后，即在现金收入传票加盖“收款日戳”及“分号”（收入传票之分号每日自第一号依序编列）并盖私章。2．如需签发或发还信托单或各种凭证时，应于传票下端制票员编号处登记“号码牌”号数（号码牌应与传票加盖骑缝私章）后，将“号码牌”（签发信托单时以收入传票第二联代替号码牌）交给客户，凭此向原经办部门领取所需凭证。3．将收款后的传票依序登记于：（1）现金收入账。（2）现金收入日记账后，传票及附件递交有关部门办理。各有关部门办妥手续后，按传票所记号码呼号收回“号码牌”（应注意有无涂改），凭此交付信托单或凭证等。（二）付款程序第二条出纳部门付出现金，须凭现金支出传票（包括视同现金支票传票的各项付款凭证）办理。1．凡付款传票，均须依照程序先由经办员、会计人员及各级主管人员核章后始得付款。2．出纳员支付款项时，须在查明传票的核章具备后在传票编列“分号”（每日自第一号依序编列）依序登记于：（1）现金支出账。（2）现金支出日记账。3．在传票及附件的凭证上加盖“付款日戳”及私章后，点检款项，按传票左端所记号码呼号，向客户收回“号码牌”（应注意号码有无涂改）并询明金额无误后，即照付现款（包括支票）。4．凡本公司签发的支票应以记名式为原则，支票经主管签盖印鉴后，均应加盖会计及出纳员等人员印鉴。（三）出纳事务第三条券币的整理：1．收入各项券币的整理均应凑成整数后封扎，其方法如下：（1）各种面额的券币均应分别整理，同一面额每100张为1扎，每10扎为1捆。（2）每扎应用纸签条封，每捆应加贴封，注明年月日。（3）同一面额未满100张的钞券，得以50张折摺封扎。（4）各扎各捆经收人员应加盖私章。2（5）各种硬币，同一面额每50枚为1卷，每1000枚为1袋，各卷各袋须加盖经收人员私章。2．经手点钞人员对其所签封的券币负责。顾客以当面点清为限，钞票一经离柜，所有封签即属无效。第四条其他事项：1．现金提存：（1）往来行库的票据及现金提送，应派适当人员充任，金额较巨或认为必要时应加派人员办理。（2）每日营业终了时，除酌留一部分作为次日营业开始时必要的支付资金外，所有款项应尽量送存行库。2．库存：（1）现金库存除现款外，其他一切票据、借据或取款凭条均不能抵充。营业终了结账后，如有经收（付）的款项应办妥次日收（付）款手续，经各级主管人员核章后连同传票一并保管。（2）每日库存现金，须与“现金库存表”所载金额相符，如有不符，应立即报告主管，并应于当日查明不符缘由。如确属无法当日查明时，应以暂收款或暂付款科目整理，俟次日再继续调查。3．金库：（1）金库内外门应备正副钥匙各一副，内门正钥匙由出纳员负责管理使用，外门正钥匙由经理或指定副经理掌管，非两者不得启闭金库，内外门副钥匙由经理会同会计科长及主办出纳员密封缄口盖骑缝章后，交由经理另行保管。（2）因故不能使用正钥匙需使用副钥匙时，经理须会同会计科长及主办出纳员启封，用后重新封存。4．贵重物品的保管：凡与业务有关的有价证券等贵重物品，需寄存出纳专用的金库时，应由经办人员扎成扎或整箱密封，并由主管人员签章后，连同保管条（写明交存的件数）交出纳员，出纳员点收后给保管条签章交经办员收执，发还保管物时，收回保管条注销后装订保管备查。5．银行存款支票簿的使用：（1）领用支票簿时，须由主管指派的经管员编列号码登记在“空白单据登记簿”上，发交经办人员签章后使用。（2）作废的支票，须盖“作废”戳记，粘贴于该同一号码的存根上，以示慎重。（3）每日营业终了时，经办员应即查对当日签发的支票存根，结计金额在存根最后一张背面，查对其是否与银行存款科目签发总数相符，是否与尚未使用的空白张数相符。（4）用讫的支票簿（存根），须交还经管员以查核使用张数及作废张数是否相符，并在“空白单据登记簿”备注栏注明后，妥为保存（订为15年）。6．银行存款的印鉴：银行存款的印鉴为有权签章人员印鉴（签章、职章、私章）及副署人员印鉴（会计科长、信托科长、出纳员的印章）。7．号码牌的使用：3（1）“号码牌”本身并非付款凭证，仅为经办员方便认识交付客户的标记，主管应指派经管员负责分发、收回及查对。（2）经管员发给号码牌时，应编列号码登记在“空白单据登记簿”上，由经办员签章领用，营业终了后，各经办员应将当日使用后收回部分及未使用部分分别整理后，交还经管员集中保管，使用后收回部分保管一个月后销毁。（3）经办员签发号码牌予顾客时，应在其正面与收入或支出传票加盖骑缝私章并盖日期戳记，收回号码牌时，应对骑缝图章详加核对以防仿造假冒，收回后并应即予以注销。（4）号码簿隔日无效，当日营业终了后，如客户未取款项时，经办员应向主管科长报告并填制（贷）暂收款项传票入账，日后客户持单前来取款须查明缘由报告主管认可后，填制（借）暂收款项传票办理付款。号码牌经管员应将其号码登记备查。（5）号码牌如有遗失，应按下列各点办理：顾客遗失时，应查明其交易性质、金额等详情，如认为无疑义应请顾客书面作废，经主管核准后照付款项，但如认为必要时应请觅具妥保后始予付款。公司内部经办员或经管员遗失时，应报请主管查明其遗失原因，倘因遗失而发生事故时，应由该经办员或经管员负一切责任。以上两种情形发生时，并应通知经管员将其号码登记备查。（6）号码牌应以各种不同颜色印制，经办人在分发使用时应逐日以不同的颜色分发，以防仿制或假冒。（四）票据的处理第五条收受票据应注意事项：1．凡与业务无关的票据不得收受。2．如非本人票据应请客户亲自背书，如属指名票据应请抬头人加盖印章。3．收受的票据面额较应缴纳款项为多时，在未兑现以前不得找还，其差额应俟兑现以“暂收款项”科目处理后退还。4．营业部门各经办员（包括外勤职员及出纳员）收到票据时，应立即在票据左上角画横线两道，并在收入传票摘要栏注明收票日期、票据号码、付款行库、金额及到期日。第六条收受本埠即期票据的处理：1．凡出纳员收入本埠即期的票据，应即日提出交换，并在收入传票摘要栏加盖“一交”、“二交”戳记，如当日不及交换者，应在收入传票摘要栏加盖“交换”戳记，以使经办员作为填注有关账簿的依据，以杜流弊。2．出纳员收入的票据提出兑现或经交换被退票时，应查验该票据是否由本公司提出，退票理由是否充足，经验明确实后，应立即联络经办员以最迅速的方法，通知顾客前来办理退票手续。3．出纳员收受的即期票据，应立即登记在“票据明细表”上，并在存入行库时加以注明行库类别，以于必要时与行库对账。第七条应收票据的处理：1．出纳收受应收票据时，应按到期日顺序妥为保管票据（外埠的票据应分开保管及时提出代收），并根据应收票据明细表，按到期日分别列在“应收票据备查簿”，所保管的票据4张数，金额应与应收票据备查簿的记载相符。2．应收票据到期，出纳应检出该日期票据与“应收票据备查簿”的记载核对无误后存入行库。3．顾客要求调换或领回公司保管中的票据时，除以现金抵换外，应以书面申请为原则，主管准许调换时，出纳应于“应收票据备查簿”变更该笔记载，并应请主管盖章证明。二、信托凭证挂失止付办法第一条本公司委托人或受益人如将所执信托单或原留印鉴图章遗失或毁灭时，应立即向本公司办理挂失止付手续。挂失的效力自本公司准其挂失时开始，如挂失前已经付款，不论是否被人冒领，本公司概不负责，经办员应审慎办理，以防假冒。第二条信托单的挂失：委托人或受益人如将信托单遗失或毁灭，而原留印鉴并无遗失，前来本公司申请挂失时，经办员应向委托人或受益人询明信托资金种类、信托单账号、姓名、金额及遗失原因、日期、地点，认无疑义后，办理下列手续。1．请委托人或受益人用原留印鉴填具“凭证挂失止付申请书”一份，在本公司同意的当地日报，刊登遗失作废广告1～3天，将原报各检一份送本公司备查（送来时应剪粘在申请书上并注明报纸名称及起讫日期）。2．经办员收到挂失止付申请书，先核对印鉴及信托资金内容后，应登记在“挂失止付申请书备查簿”，并将申请书暂附在委托人账卡上，用红笔在账卡上注明挂失日期及缘由，送有关人员核章。3．经过一个月后无纠葛等现象，再由委托人或受益人觅具本公司认为合格的保证人，填具“遗失补领新凭证保证书”，经办妥对保手续后，再予补发新信托单。第三条信托单的补发：信托单（定期）遗失，经办妥各类手续后应请委托人或受益人填具新印鉴卡，然后，按原委托的信托资金科目、金额、信托期间、收益率及到期起讫日期，填制转账传票并注明挂失理由，凭以结清原户转开新户（应仍用原户名另立新账号）。补发新信托单时，应于申请书备查簿及原信托资金账卡，注明补发日期及新信托单号码，新信托单上应盖“挂失补发”字样戳记，除补发日期外，其余均应照原信托的金额、收益率、时间及到期起讫日期填注“凭证挂失止付申请书”及“遗失补领新凭证保证书”，应一并附入传票作为附件。第四条图章的挂失：委托人或受益人如将留存本公司印鉴的图章遗失或毁灭，申请挂失时应办下列手续：1．请委托人或受益人提供信托证件，如信托单等的当地日报刊登遗失作废广告1～3天，将原报各检一份送本公司备查（送来时应剪粘在申请书上，注明报纸名称及起讫日期）。经办员收到申请书应暂附在委托人账卡上，用红笔在账卡上注明挂失止付、日期及缘由，送有关主管人员核章。挂失人如提供身份证件（如身份证），经办员验明确为本人无疑者，在申请书上注明“本人前来申请”，加盖印章，呈送主管核准后可免登报。2．请委托人觅具经本公司认为合格的保证人填具“遗失图章更换新印鉴保证书”及新5鉴卡一份备验，经办妥对保手续后，经办员登记于“挂失止付申请书备查簿”，并将旧印鉴卡注销，连同有关文件送信托科长及主管核章。3．经过一个月后如无纠葛等现象，方可凭新印鉴付款。但委托人如在登报后未满期前急需用款者，须具函申述理由，经主管人员酌准缩短时间。4．“图章挂失申请书”、“遗失图章更换新印鉴保证书”及盖印鉴卡，依序装册保存，以备查考。第五条信托单图一并遗失：1．委托人如将所执信托单连同原留印鉴的图章一并遗失或毁灭，申请挂失时，经办员应请委托人将信托单号码、账号、户名、金额及图章式样、质地、文字字体与遗失或毁灭缘由、日期、地点等详细述明，经认为无伪冒现象后，分别照信托单挂失及图章挂失手续办理。2．必要时须请委托人增加妥保或延长补发新信托单及更换新印鉴的时间，以杜流弊。